Was genau ist Worforce Collaboration? Die Schwierigkeiten beginnen schon bei der Definition. Die Analysten von Aberdeen schlagen in einer Studie diese vor: "Workforce Collaboration bezeichnet die Vernetzung von Angestellten und das Teilen von Wissen zum Zweck festgelegter Ziele". Es geht also nicht einfach um irgendeine Form der Zusammenarbeit oder des Einsatzes von Web 2.0-Werkzeugen, sondern um eine Strategie.
Wer das beherzigt, kann mit Tools für die Zusammenarbeit sichtbare Ergebnisse vorlegen. Aberdeen unterscheidet die Studienteilnehmer je nach Performance in drei Kategorien: Best in Class (BiC), Mittelfeld und Schlusslichter ("Laggard"). Dabei konnten die BiCs ihre Projektdauer im Schnitt um 34 Prozent senken. Die Firmen im Mittelfeld dagegen müssen sich mit einer Verringerung um ein Prozent zufrieden geben, während die Laggards sogar eine Ausweitung der Projektdauer um zwei Prozent aufweisen.
Beispiel Projektvorbereitungszeit (Time-to-resolution): Die besonders erfolgreichen Unternehmen verzeichnen eine Reduktion um 22 Prozent. Das Mittelfeld verbucht immerhin noch fünf Prozent. Die Nachzügler dagegen müssen eine Ausdehnung von fünf Prozent hinnehmen.
Außerdem haben die Analysten die Produktivität neuer Mitarbeiter untersucht. Ergebnis: Die Musterfirmen konnten die Leistung neuer Kollegen mittels Workforce Collaboration um ein knappes Fünftel (19 Prozent) verbessern. Durchschnittsunternehmen gelang das nur zu sechs Prozent, während die Schlusslichter eine Verschlechterung um ein Prozent feststellen.
Schließlich wurden die Kosten für Trainings und Schulungen verglichen. Während die als Best in Class eingeordneten Studienteilnehmer 14 Prozent einsparen, sind es im Mittelfeld nur drei Prozent. Die Nachzügler haben sogar zwei Prozent mehr bezahlt.
Eine der wichtigsten Ursachen für diese unterschiedlichen Resultate liegt darin, dass besonders erfolgreiche Unternehmen von Anfang an den IT-Entscheider in das Thema Workforce Collaboration einbeziehen.
Das spiegelt sich im Technologie-Einsatz wider. So haben 81 Prozent der BiCs File-sharing Tools implementiert, aber nur 63 Prozent des Mittelfelds und 45 Prozent der Nachzügler. Ähnliche Diskrepanzen zeigen sich bei Task-Management-Werkzeugen für gemeinsame Projekte (78 Prozent vs. 46 und 30 Prozent), Software für das Entwickeln von Web-Portalen (75 Prozent vs. 59 und 42 Prozent) oder Web-Konferenzen (78 Prozent vs. 61 und 40 Prozent).
Darüberhinaus arbeiten Best in Class Unternehmen häufiger mit Blogs und Wikis. Sie nutzen auch häufiger Kalender, die allen Projektbeteiligten zugänglich sind.
Mit dem Kauf der Tools ist es nicht getan
Das Kaufen von Technik ist das eine, der Umgang damit das andere. Auch dabei zeigt die Studie erhebliche Unterschiede zwischen den Teilnehmer-Kategorien auf. 81 Prozent der BiCs geben an, die komplette Belegschaft über neue Tools zu informieren. Von den Firmen im Mittelfeld sagen das nur 41 Prozent und bei den Laggards nur 28 Prozent.
Stichwort Training: 78 Prozent der Musterfirmen geben an, das Personal könne auf Schulungs-Material zugreifen, aber nur 32 Prozent der Durchschnittsfirmen. Unter den Schlusslichtern ist es nur jede Fünfte. 69 Prozent der BiCs erklären denn auch, ihre Angestellten seien in der Lage, neuen Content in eine gemeinsame Wissens-Datenbank einzupflegen (Mittelfeld: 41 Prozent, Schlusslichter: 31 Prozent).
Nimmt man diese Zahlen für bare Münze, erklärt es sich von selbst, warum 84 Prozent der Best in Class-Unternehmen ihren Workforce Collaboration-Initiativen Erfolg attestieren. Im Gegenzug gesteht fast jeder zweite Laggard (49 Prozent) seine Unzufriedenheit ein.
Die Musterschüler wollen denn auch weiter investieren, vor allem in Mash-Ups (59 Prozent) und in Werkzeuge, die neue Mitarbeiter noch schneller einbinden (50 Prozent).
Vorurteile gegen Web 2.0 gibt es überall
Dennoch wissen auch die Entscheider aus Best in Class-Firmen von Hürden zu berichten, die es zu überwinden galt. So mussten sich 42 Prozent anhören, Web 2.0 halte die Leute von der Arbeit ab. 29 Prozent wurden sinngemäß gefragt, warum sie denn etwas ändern wollten, es laufe doch gut. Ebenso viele sollten mit dem Hinweis auf zu hohe Kosten abgeblockt werden.
Hintergrund der ganzen Workforce Collaboration-Entwicklung ist aus Sicht der Studienteilnehmer in erster Linie die Globalisierung und die Verteilung der Belegschaft auf verschiedene Standorte in der Welt (44 Prozent der Nennungen). Außerdem wollen die Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren (43 Prozent) und innovative Produkte und Services anbieten (38 Prozent).
Aberdeen hat für die Studie "Workforce Collaboration and web 2.0 - improving productivity by facilitating knowledge transfer" mit Entscheidern aus 270 global operierenden Unternehmen gesprochen.