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Auf der einen Seite die jungen Kollegen mit ihrem Whatsapp-Selbstverständnis, auf der anderen Seite die langjährigen Mitarbeiter, die sich schon mit der E-Mail schwer getan haben - von homogener Belegschaft kann heute keine Rede mehr sein. Sowohl technologisch als auch von der Mentalität her agieren die Mitarbeiter sehr unterschiedlich. Wie Collaboration gelingen kann, zeigt ein Webcast der Computerwoche.
Michael Würdemann, ESS Technical Sales Manager DACH bei IBM Deutschland ("Mister Collaboration"), diskutiert darüber mit Lynn-Kristin Thorenz, Senior Director Research & Consulting bei IDC Germany. Die Seite des Praktikers vertritt Holger Rieth, Bereichsleiter IT bei Stute Logistics.
Zum Video: Collaboration von E-Mail bis Whatsapp
Detlef Korus von der Computerwoche moderiert. Er fragt zunächst einmal die Webcast-Zuschauer nach ihrer meistgenutzten Art, Dokumente auszutauschen. Zwei Drittel nennen die E-Mail, 17 Prozent Share Point. Kommentar von Analystin Thorenz: "Das sind wohl die IT-affinen Zuschauer!" Ihrer Beobachtung nach kann vom papierlosen Büro in Deutschland noch keine Rede sein. Thorenz beobachte, dass Collaboration Thema Nummer Eins ist in den Unternehmen - nicht aber Social Collaboration.
Und so bestätigt Rieth, dass bei Stute Logistics Widerstände zu überwinden waren. Der Datenschutz spielte dabei natürlich eine Rolle, vor allem nach dem Kippen von Safe Harbour. Das Unternehmen entschied sich gegen die Cloud und für eine On Premise-Lösung. Denn der Bedarf für eine Collaboration-Lösung war nicht mehr zu übersehen: Immer mehr und immer enger kommuniziert Stute Logistics mit den Kunden. "Als Company sind wir project-driven und arbeiten Eins zu Eins mit den Kunden zusammen", erklärt Rieth. Den Impuls zum Handeln gab schließlich das Business.
Im Arbeitsalltag ging es dem IT-Bereichsleiter um die Abkehr von der E-Mail. "E-Mail ist eine Datensenke", schmunzelt er. Da werden Infos an einen Verteiler geschickt, aber einzelne Empfänger antworten nur dem Absender statt allen. Oder sie ändern die Betreffzeile. Analystin Thorenz kann das anhand von Zahlen bestätigen: Die Hälfte ihrer Arbeitszeit verbringen Wissensarbeiter mit E-Mails und der Suche nach Dokumenten.
Das Logistikunternehmen wollte also ein besseres Wissens-Management. Doch die Belegschaft musste von den neuen Tools erst einmal überzeugt werden. Denn es gab Bedenken. "Wir mussten den Mitarbeitern sagen: 'Wenn du in die Plattform was reinschreibst, hat das keine negativen Konsequenzen für dich'", erinnert sich Rieth.
"Sie haben den Betriebsrat einfach korrumpiert"
Und der Betriebsrat? Der sprang auf, als er gesehen hat, wie gut er die Plattform für seine eigene Arbeit nutzen kann. "Sie haben den Betriebsrat einfach korrumpiert", grinst Moderator Korus.
Eben das ist aber für IBM-Manager Würdemann der richtige Ansatz: am Arbeitsalltag der Mitarbeiter anknüpfen. "Man muss den Leuten sagen: 'Du bist viel unterwegs, mit IBM Connections hast du immer deine Daten dabei'", sagt er. Das sei viel sinnvoller als die Ankündigung, in der Firma ein Knowledge-Management-System einführen zu wollen.
Würdemann kennt aber auch selbstbewusste Fachabteilungen, die sich etwa mit folgenden Worten an die IT wenden: "Ich soll jetzt mobiler Vertrieb werden, gib mir etwas wie Facebook!" Insbesondere jüngere Kollegen ließen sich die Nutzung von Dropbox und Co. nicht verbieten. Blockt der IT-Chef ab, tauschen die Mitarbeiter eben über ihre privaten Endgeräte Kundendaten aus.
Für IBM geht es im nächsten Schritt um die Entwicklung zum Kognitiven. Das System soll die Daten auch verstehen können. Dazu ein konkretes Beispiel: Virtuelle Assistenten sollen die Inbox sortieren und für den Nutzer erkennen, was ihm wirklich wichtig ist. Ziel: fordert die Chefin das Senden einer Präsentation an, schlägt der virtuelle Assistent dem Nutzer diese Aktion gleich vor.
"Das ist natürlich die hohe Kunst", kommentiert Rieth. Fest steht jedenfalls: die Anforderungen an das Wissens-Management in den Unternehmen steigen. Stute Logistics selbst ist dafür das beste Beispiel: Auch der Lastwagenfahrer entwickelt sich durch die Nutzung mobiler Handhelds zum Knowledge-Worker. Die alten Grenzen zwischen "Blue Collar" und "White Collar" lösen sich auf. Analystin Thorenz bestätigt: "Information ist die Währung der Zukunft, das sagt man nicht umsonst!"