Compliance konterkariert Sparmaßnahmen

Einerseits schaffen Unternehmen immer mehr Farblaser-Drucker an, andererseits sollen die Mitarbeiter möglichst nichts in Farbe ausdrucken. So paradox lesen sich die Ergebnisse der "Printerumfrage 12", die der Münchener Marktforscher Dokulife im Auftrag des Druckerherstellers Brother, Bad Vilbel, erstellt hat.

Teilnehmer der Studie sind nicht Entscheider, sondern IT-Anwender aus dem deutschsprachigen Raum. Knapp 8.700 Menschen haben sich beteiligt.

Doppelseitig Drucken als Standardeinstellung

Die häufigsten Drucksparmaßnahmen sind demnach Einschränken des Farbdrucks (35 Prozent der Nennungen) und das Etablieren von beidseitigem Druck (Duplex) als Standard (29 Prozent). Außerdem berichten die Anwender, dass Recycling-Papier eingeführt wurde und es nur Geräte eines einzigen Herstellers gibt (ebenfalls jeweils 29 Prozent).

27 Prozent der Befragten geben an, dass Tintenstrahldrucker abgeschafft wurden, 25 Prozent sprechen allgemein von weniger Geräten. Dass man sie und ihre Kollegen über Druckkosten aufklärt, berichten 19 Prozent der Umfrageteilnehmer.

Diese Aufklärungsmaßnahmen bleiben offenbar theoretischer Natur, denn Schulungen zur Gerätenutzung stellen mit nur vier Prozent der Nennungen eine Ausnahme dar. Ebenfalls eine Ausnahmen (fünf Prozent) ist das Einführen von IDs, mit denen sich Mitarbeiter am Drucker anmelden.

Stichwort Einschränkung des Farbdrucks: Hier haben die Marktforscher genauer nachgefragt - sie wollten wissen, wie sich der Einsatz der Gerätetypen im Zwei-Jahres-Vergleich entwickelt. Fazit: Je nach Firmengröße legen Farb-Laser gegenüber dem Jahr 2010 zwischen drei und neun Prozent zu. Hier gilt: je größer das Unternehmen, umso häufiger der Einsatz von Farb-Lasern. Schwarz-Weiß-Laser dagegen sind in allen Firmen rückläufig (zwischen fünf und acht Prozent Minus).

Bei Tintenstrahlern verläuft die Entwicklung uneinheitlich. Kleine und kleinere Firmen (bis 250 Mitarbeiter) setzen heute im Vergleich zu 2010 bis zu fünf Prozent mehr Tintenstrahler ein. Größere Unternehmen haben die Zahl dieser Geräte um ein bis zwei Prozent gesenkt.

Die Marktforscher wollten außerdem wissen, wie es um das Druckvolumen bestellt ist. Gut jeder Zweite (51 Prozent) druckt heute etwa genau so viel wie vor zwei Jahren. Mehr als jeder Vierte (27 Prozent) gibt an, mittlerweile mehr auszudrucken. Knapp jeder Fünfte (19 Prozent) druckt weniger.

Mehr drucken wegen Compliance

Von denen, die heute mehr drucken, begründen das zwölf Prozent mit neuen gesetzlichen Bestimmungen. Umgekehrt sagt nur ein Prozent derer, die weniger drucken, das liege an Compliance. Der Hauptgrund für das vermehrte Drucken besteht jedoch darin, dass die Befragten immer mehr Dokumente bearbeiten müssen (62 Prozent) beziehungsweise immer mehr Informationen erhalten und sich durch das Ausdrucken einen Überblick verschaffen wollen (45 Prozent).

Was Papier und Toner angeht, so müssen sich die Mitarbeiter üblicherweise selbst darum kümmern, auch in großen Unternehmen. Papier legt jeder selbst nach, erklären 88 Prozent (Großunternehmen ab 1.000 Mitarbeitern) bis 95 Prozent (Kleinfirmen) der Befragten. Das Nachfüllen von Toner beziehungsweise Tinte übernehmen in 56 Prozent (Großunternehmen) bis 86 Prozent (Kleinfirmen) die Kollegen.

Das heißt umgekehrt: der Anteil der Firmen, die eine bestimmte Person für den Tinte-/Toner-Wechsel abstellen, reicht von dreizehn bis 35 Prozent. Den Spitzensatz von 35 Prozent erreichen dabei mittlere Firmen (51 bis 250 Mitarbeiter), Konzerne von mehr als 1.000 Mitarbeitern kommen nur auf 29 Prozent.

Dafür lagern große Firmen diese Aufgabe am ehesten an externe Dienstleister aus, sogenannte Managed Print Services (MPS) erreichen hier einen Grad von zwölf Prozent. Unter den Firmen mit weniger als 1.000 Mitarbeitern nutzen nur ein bis sechs Prozent solche Dienstleistungen.

Nur vier Prozent drucken vom Smartphone oder Handy

Ein weiteres Ergebnis der Studie: Drucken vom Smartphone oder Handy ist bisher eine Seltenheit. Lediglich vier Prozent der Befragten nutzen diese Möglichkeit - weitere elf Prozent geben an, sie würden gern vom mobilen Handheld aus drucken. 60 Prozent verspüren kein Bedürfnis danach, weitere 26 Prozent geben an, kein Smartphone oder Handy zu besitzen.