Anpassungsfähige IT minimiert Aufwand und Kosten.
Eigentlich ist die Lösung relativ einfach: Um den Anforderungen guter Corporate Governance gerecht zu werden müssten, so die Quocirca-Analysten, CIOs nur zwei Dinge berücksichtigen:
Angesichts der Datenmengen, die in europäischen Unternehmen anfallen, ist das natürlich leichter gesagt als getan: 90 Prozent der befragten Firmen arbeiten mittlerweile mit einem Speichervolumen von mehreren Terabyte. Bei drei Viertel liegt die Speicherdauer aller Daten zwischen fünf und zehn Jahren.
Die Autoren der Studie plädieren angesichts des hohen Aufwands für den Einsatz einer adaptiven IT. Dadurch können CIOs flexibel auf sich verändernde Vorgaben der Corporate Governance reagieren. Ein weiterer Vorteil: Für neue Aufgaben und Richtlinien müssen nicht mehr jedes Mal neue Elemente implementiert werden.
Strategien für die E-Mail-Archivierung
Besonderes Augenmerk legt die Studie auf die Archivierung von E-Mails, da diese nicht nur bei der Kommunikation eine zentrale Rolle einnehmen. Die elektronische Post hat auch einen immer größeren Anteil am Volumen aller im Unternehmen archivierten Daten.
Das Speichern könnte durch den Einsatz spezieller Filter optimiert werden. Empfohlen wird eine zweistufige Strategie. In einem ersten Schritt werden jene E-Mails definiert und nicht in die Speicherroutinen miteinbezogen, die ohnehin keine Rolle für die Geschäftsprozesse spielen und nicht justiziabel sind. Das gelte natürlich für eingehende Spam-Mail oder für E-Mails bestimmter Domains, mit deren Absender keine Geschäftsbeziehungen eingegangen werden. Auch E-Mails aus der privaten Kommunikation der Mitarbeiter müssten nicht mit archiviert werden.
Um die Speicherungsstrategien weiter zu optimieren, werden in der Studie weitere Regeln empfohlen: Beispielsweise könnten E-Mails von Angestellten der Rechtsabteilung länger gespeichert werden, also solche von anderen Mitarbeitern. E-Mails mit besonders großen Dateianhängen könnten über einen kürzeren Zeitraum als weniger speicherintensive elektronische Post archiviert werden.
Flexibel auf neue Anforderungen reagieren
Mit den entsprechenden Anwendungen könnten die Unternehmen dann schnell auf rechtliche Veränderungen eingehen. Gleichzeitig falle es den Firmen auch leichter, einmal abgespeicherte Daten wieder aufzufinden.
Außerdem würden entsprechende Regeln dazu beitragen, dass Mitarbeiter ihre Daten nicht mehr auf potenziell unsicheren Einzelplatzrechnern, sondern auf den E-Mail-Servern speichern. Dies verbessere auch unternehmensweit den Zugang zu den Daten.
Auf Basis der Befragungsergebnisse und der empfohlenen Strategien hat Quocirca die teilnehmenden Unternehmen auch qualitativ bewertet. Demnach versucht der Großteil der Unternehmen bereits die IT nach den Vorgaben der Corporate Governance auszurichten und hat entsprechende Maßnahmen ergriffen. Allerdings seien die Kosten für Implementierung und laufenden Betrieb noch zu hoch. Außerdem würde noch mit zu vielen verschiedenen Anwendungen gearbeitet.
Minderheit mit optimaler Strategie
Nur etwa zehn Prozent der Unternehmen hätten das Zusammenspiel zwischen IT und Corporate Governance optimal gemeistert. Sie haben unternehmensweite Lösungen für die Archivierung von Daten, ihren schnellen Abruf sowie die Zusammenführung von Daten gefunden.
Rund fünf Prozent der befragten Firmen stellt die Studie ein schlechtes Zeugnis auf: Sie haben es demnach nicht geschafft, die IT nach der Corporate Governance auszurichten. Entsprechende Vorgaben können sie nicht einhalten und laufen Gefahr rechtliche Bestimmungen zu verletzen. Außerdem litten Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.
Für die Studie befragte Quocirca 300 IT-Verantwortliche der oberen Führungsebene. Miteinbezogen wurden Unternehmen aus Großbritannien, Deutschland und Frankreich. Die Analyse wurde von den Software-Anbietern Veritas und EMC in Auftrag gegeben.
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