Mitarbeiter können mit Google Docs Dokumente erstellen, speichern und bearbeiten - egal wo sie sich gerade befinden. Aber der noch weit wichtigere Aspekt ist, dass sie zeitgleich am gleichen Dokument zusammenarbeiten können. Und das von jedem Punkt der Erde aus, sofern alle Bearbeiter über einen Computer und eine Internetverbindung verfügen.
Foto: Google
Microsoft Office 2010 und die dazu veröffentlichten Office Web Apps ermöglichen Ihnen ebenfalls Dokumente innerhalb einer Cloud zu erstellen, zu speichern und zu bearbeiten. Zwar hat Microsoft die Nase vorn, wenn es um eine ausgeklügelte Produktivitätslösung geht, aber Google hat einen deutlichen Vorsprung beim gleichzeitigen Multi-User-Bearbeiten einer Cloud-Datei.
Wir geben Ihnen auf den nächsten Seiten einen kurzen Überblick über die wichtigsten Google Docs-Anwendungen und den jeweiligen Echtzeitbearbeitungsfunktionen.
Dokumente
Sobald jemand ein Dokument erstellt, kann die Person anderen die Erlaubnis geben, das Dokument einzusehen oder es sogar zu bearbeiten. Sie können ein Dokument für bis zu 200 Personen freigeben und bis zu 50 Mitarbeiter können es gleichzeitig editieren. Wenn mehrere Nutzer am gleichen Dokument arbeiten, dann werden diese in einer Box am oberen Bildschirmrand inklusive Namen angezeigt.
Nutzer mit Ansichts- oder Bearbeitungserlaubnis können jede Veränderung des Dokuments in Echtzeit mitverfolgen. Es kann natürlich vorkommen, dass gerade zufällig zwei Personen den gleichen Abschnitt zur gleichen Zeit bearbeiten möchten. Dann achtet Google jedoch sehr genau auf die Editier-Zeitstempel und ordnet so die Änderungen in der richtigen Reihenfolge.
Zum Glück können Sie mit den Google-Programmen auch chatten. Dies erleichtert die Arbeit an einem Projekt mit mehreren Co-Autoren deutlich. Klicken Sie einfach auf den Pfeil rechts neben dem Namen im oberen Bildschirmteil. Wählen Sie nun den gewünschten Gesprächspartner aus und es öffnet sich das entsprechende Texteingabefeld. Machen Sie oft Gebrauch von dieser Funktion, denn so kann die Arbeitsteilung sinnvoll organisiert und Konflikten vorgebeugt werden. Außerdem können Sie direkt Rückmeldung zu Ihren Änderungen erhalten.
Arbeitsmappen und Präsentationen
Wie bei allen Docs können Sie auch Arbeitsmappen mit bis zu 200 Nutzern teilen und 50 Nutzer können gleichzeitig daran arbeiten. Auch hier werden am oberen Bildschirmrand die aktiven Dokument-Bearbeiter angezeigt und ein Klick auf den Pfeil öffnet die Chatfunktion.
Ein kleines eingefärbtes Quadrat neben dem Nutzernamen zeigt die Nutzerfarbe an. Jede Zelle, die gerade von diesem Nutzer aktiv bearbeitet wird, erscheint daraufhin in der jeweiligen Nutzerfarbe. So können Sie leicht einsehen, welche Zelle gerade von welchem Mitarbeiter verändert wird.
Präsentationsdateien, ähnlich zu den gewohnten Powerpoint-Folien, können ebenfalls mit 200 verschiedenen Nutzern geteilt werden. Jedoch können hier nur maximal 10 Personen gleichzeitig eine Datei bearbeiten. Die weiteren Funktionen sind sehr ähnlich zu den anderen Applikationen. Sie können Änderungen in Echtzeit einsehen, mit anderen Kollegen chatten und die Bearbeiterliste einsehen.
Zeichnungen
Google Drawings ist der Neuling in der Google-Docs-Produktreihe und bietet ähnliche Funktionen wie Microsoft Visio. Bei Drawings können ebenfalls 50 Nutzer gleichzeitig an einer Datei arbeiten und Sie können mit diesen Leuten chatten.
Jedoch hat Drawings eine etwas andere Definition von "Echtzeit". Online-Bearbeiter können erst die vollendeten Änderungen der anderen sehen. Erstellt beispielsweise ein Co-Autor eine neue Form oder bearbeitet eine bereits vorhandene, dann werden die Änderungen erst für andere sichtbar, wenn sie komplett ausgeführt wurden. Sollte also dem Nutzer während er arbeitet die Figur nicht gefallen und die Erstellung abbrechen, dann wird keiner der Co-Autoren dies bemerken.
Google Docs ist momentan noch nicht so etabliert und bietet nicht den großen Funktionsumfang wie Microsoft Office auf dem Desktop. Viele schätzen aber gerade dies an Google Docs, da es sich auf das Wichtigste beschränkt. Für die einfachen Dokumente, Arbeitsmappen, Präsentationen und Zeichnungen ist Google Docs allemal ausreichend. Und im Hinblick auf die Echtzeit-Zusammenarbeit setzt Google gerade neue Maßstäbe.
Quelle: PC-Welt