Die verbesserte Zusammenarbeit in Projektteams und eine effektivere Nutzung des Client und der Webanwendung standen im Mittelpunkt der Weiterentwicklung bei Project 2013 von Microsoft. Interessierte Administratroren können sich die Vorabversion zum Testen herunterladen: Download Microsoft Project Professional 2013 Preview
Wenn Microsoft die neue Version Project 2013 auf den Markt bringt, steht Projektmanagern und Teammitgliedern ein verbessertes Werkzeug zur Planung, Zusammenarbeit und Kommunikation im Team zur Verfügung. Für Administratoren und Entscheider steht mit Project Online, dem neuen Angebot in der Cloud, eine Alternative zur selbst aufgesetzten Infrastruktur zur Verfügung, die zudem die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit erleichtert.
Project Server - grundlegende Umbauarbeiten an der Basis
Microsoft hat mit der neuesten Version die Integration von Project und SharePoint weiterverfolgt. Für den Benutzer zeigt sich das am deutlichsten in seinem persönlichen Arbeitsbereich - der MySite. Ganz gleich ob er als Benutzer in einer SharePoint-Liste oder als Ressource einem Vorgang im Projektplan zugeordnet ist.
Foto: Campana & Schott
Alle seine Aufgaben und Vorgänge werden nun in einer gemeinsamen Übersicht angezeigt; der Benutzer kann darauf zugreifen. Auch die Zeiterfassung ist auf diesem Wege erreichbar. Die Zeitentabellen können ebenfalls über die MySite aufgerufen und gepflegt werden.
SharePoint ist damit mehr als nur eine Basis; der Projektarbeitsbereich wird zum zentralen Kommunikations- und Projektsteuerungswerkzeug. Termine und Meilensteine aus dem Projektplan können gemeinsam mit Terminen aus dem Projektkalender in einer Übersicht dargestellt werden. Die Planung von Vorgängen wird nun auch im Projektarbeitsbereich durch die Anzeige der Timeline unterstützt.
Vereinfacht: Zugang für neue Anwender und Workflow-Pflege für Administratoren
Für die Abbildung von Arbeitsabläufen wie beispielsweise Projektanträgen erleichtert das neue Project die Arbeit mit zwei Funktionen. Zum einen ist es möglich, eine SharePoint-Liste als Ideenspeicher zu nutzen und durch den Import daraus Projekte zu generieren. Dabei werden die Listenfelder den Stammdaten in Project Server zugeordnet. Zum anderen sind nun Workflows SharePoint- und Project-Server-übergreifend möglich und werden mittels SharePoint Designer, einem visuellen Editor, erstellt. Für Administratoren wird dadurch die Erstellung und Pflege von Workflows stark vereinfacht.
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Gut durchdacht ist auch die Integration für SharePoint-basierte Projektplanung. Gerade kleine und mittelgroße Projektorganisationen haben nun die Möglichkeit, erst mit einem auf SharePoint basierten Projektarbeitsbereich zu starten und später diese reinen SharePoint Projekte in den Project Server zu importieren. Von nun an ist auch ein gemeinsames Berichtswesen möglich. Musste man sich in den Vorgängerversionen noch entscheiden, ob man Projekte in Project Server oder SharePoint plant, so ist nun beides parallel möglich und kann im Einzelfall je Projekt entschieden werden. Besonders neuen Anwendern wird so der Zugang zu einer unternehmensweiten Projektmanagementlösung erleichtert.
Erfahrenen Administratoren wird der neue Systemaufbau von Project Server bekannt vorkommen. Wurden zuvor die Daten über mehrere Datenbanken verteilt, so ist Microsoft nun wieder zurückgekehrt zu dem Prinzip einer Datenbank pro Project Web App (PWA) Instanz. Diese Datenbank kann auch für Berichte und Auswertungen genutzt werden.
Project Client - klare Optik und effektive Planung
Die größte Änderung im Client ist gleich beim Öffnen des Programms erkennbar. Project Professional fügt sich nahtlos in die neue und klare Optik der Office-2013-Familie ein. Während ansonsten am bewährten Konzept der Menüführung (Ribbon) festgehalten wurde, hat Microsoft vor allem den Startbildschirm und Backstage-Bereich überarbeitet. Der Anwender erhält nun direkten Zugriff auf die zuletzt geöffneten Projektpläne oder kann aus einer Übersicht inklusive Inhaltsvorschau aus den bereitgestellten Projektplanvorlagen wählen.
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Neu sind auch die Report Tools. Der Projektmanager hat nun direkt im Client die Möglichkeit, umfassende Berichte und Analysen zu erstellen, mit Anmerkungen und Notizen zu versehen und sie schließlich über die Integration in die Office Familie in Word, Excel und Co. weiterzuverwenden. War in den Vorgängerversionen die Erstellung von Berichten noch auf Vorlagen beschränkt und setzte Excel oder Visio voraus, so stehen dem Projektleiter nun bereits in Project Funktionen zur Verfügung, die denen in Excel und Word ähneln.
Weitere Neuerungen entdeckt man erst bei näherem Hinsehen. Durch die Lync-Integration ist es nun auch in Project möglich, die Präsenzinformationen von Ressourcen und Teammitgliedern einzusehen und diese per Kurznachricht oder VOIP-Anruf zu kontaktieren. Eine eher unscheinbare, in ihrer Auswirkung jedoch besonders für Großprojekte bedeutende Änderung betrifft die Datumsgrenze. Project erlaubt nun die Terminplanung über das Jahr 2049 hinaus bis ins Jahr 2149.
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Während manche Anwender in den Vorgängerversionen tatsächlich bei großen Infrastrukturprojekten an die Grenze stießen, so könnte mit der neuen Version nun theoretisch auch die Bevölkerung des Mars im nächsten Jahrhundert bis ins Detail geplant werden. Wesentlich mehr Anwender werden dagegen von der Visualisierung von Vorgangspfaden profitieren. War es bisher nur möglich, den gesamten kritischen Pfad in einem Projektplan hervorzuheben, so können nun beliebige Vorgänge ausgewählt und die dafür kritischen sowie weniger kritischen Vorgänger farblich unterschiedlich in der Ansicht markiert werden.
Project Online - neues Angebot für kleine und mittlere Projektorganisationen
Mit Project 2013 bietet Microsoft dabei neben der bekannten Client/Server-Architektur erstmals auch ein Cloud-Angebot an: Project Online. Basierend auf Office 365 als Plattform ist es für IT-Entscheider möglich, eine Umgebung für die Projektorganisation auf Knopfdruck bereitzustellen. Aufwändige Planungen und die Bereitstellung von Hard- und Software entfallen, Betriebs- und Lizenzkosten sinken. Dabei steht mit Project Online ebenfalls der Client zur Verfügung und nahezu alle Funktionen von Project Server stehen auch online zur Verfügung.
Die Einbindung in bestehende Infrastrukturen inklusive Benutzerverzeichnis und Anmeldeinformationen ist ebenso möglich wie die Bereitstellung einer kompletten Arbeitsumgebung in der Cloud. Office 365 bietet neben den Angeboten für Project und SharePoint auch das Benutzerverzeichnis Active Directory sowie mit Exchange Online eine vollständige Infrastruktur für die E-Mail-Kommunikation.
Im Detail finden sich in Project Online nahezu alle Funktionen wieder, die der Anwender auch im Project Server vorfindet. Einschränkungen müssen lediglich für das Berichtswesen hingenommen werden - das Business Intelligence Center steht nicht zur Verfügung. Bedingt durch die neue Architektur sind keine direkten Zugriffe auf die Datenbanken möglich. Mit Excel Services und dem neuen Modell für Datenzugriffe mittels OData stellt Microsoft jedoch auch hier eine leistungsstarke Alternative zur Verfügung.
Herausforderung: Anbindung an interne ERP-Systeme mit Project Online
Die Anbindung an interne ERP-Systeme stellt mit Project Online erwartungsgemäß eine größere Herausforderung dar. Um den Datenaustausch zwischen der Cloud und SAP-Systemen dennoch über kontrollierte und gesicherte Kommunikationswege zu ermöglichen, bieten sich Integrationslösungen von Drittherstellern an. Campana & Schott beispielsweise offeriert das Produkt CS Connect.
Apps und der SharePoint Store
Eine kleine Revolution in der Welt der Geschäftsanwendungen stellen die Apps dar. Die kleinen Helferlein und Programme waren zuvor nur Endverbrauchern ein Begriff und sind in der modernen Kommunikationswelt kaum mehr wegzudenken. Microsoft orientiert sich dabei an erfolgreichen Umsetzungen aus dem Bereich der mobilen Kommunikation und führt den SharePoint Store ein. Apple und Google haben ihre App Stores mit durchschlagendem Erfolg im Konsumentenmarkt positioniert, auch Microsoft profitiert von seinen Erfahrungen mit dem Marketplace für Windows Phone und setzt dieses Prinzip nun für die Office-Familie fort. Neben dem SharePoint Store, in dem die Apps für Serverprodukte bereitgestellt werden, ist in den neuen Office-Client-Applikationen ein Office Store integriert, über den Apps für Word, Excel, PowerPoint und Co. bezogen werden können.
Apps und App Store auch speziell für Geschäftskunden
Microsoft überträgt das Prinzip des App Stores aus dem Konsumentenbereich in den Markt für Geschäftsanwendungen. Neben dem öffentlichen SharePoint Store steht jedem Unternehmen auch ein spezifischer Unternehmenskatalog zur Verfügung.
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Die typische Zielgruppe für Apps sind in erster Linie die Anwender, aber auch Projektmanager, -planer und -mitglieder. Standardaufgaben können durch Apps unterstützt oder gar automatisiert werden. Dessen ungeachtet werden Erweiterungen und umfangreiche Project-Server-Lösungen aber ihre Daseinsberechtigung behalten. Den Softwareanbietern stehen beide Wege offen; der Kunde kann aus den neuen Möglichkeiten die passende für sich heraussuchen.
Über diesen Weg werden kundenspezifische Apps bereitgestellt, die nicht im öffentlichen SharePoint Store zu finden sein werden. Zusätzlich wird auf diesem Weg der Zugang zum öffentlichen Store geregelt, um zu kontrollieren, welche Apps im Unternehmen zur Verfügung gestellt und von den Anwendern eingesetzt werden dürfen.
Fazit
Mit Project 2013 bringt Microsoft eine rundum erneuerte Version der populären Software auf den Markt. Bekannte und häufig genutzte Funktionen wurden weiterentwickelt und auf vielfachen Wunsch der Anwender verbessert. Project wird dadurch zu einem effizienteren Werkzeug und fügt sich einfacher in bestehende Arbeitsprozesse ein. Eine kleine "Revolution" im Markt ist Project Online. Erstmals wird damit unternehmensweites Projektmanagement auch für kleinere und mittlere Projektorganisationen interessant, da eine wesentliche Einstiegshürde fällt. Project Online erlaubt es, ein ausgewachsenes Projektmanagement-System einzuführen, ohne zuvor Hardware, Software und Infrastruktur einrichten zu müssen. Davon können auch große Organisationen profitieren: Für Geschäftsbereiche, Teams oder einzelne Großprojekte lassen sich separate Systeme quasi auf Knopfdruck bereitstellen. (Computerwoche)