Immer mehr Beschäftigte wollen heute in ihrem beruflichen Umfeld über Social-Media-Anwendungen kommunizieren, die sie auch privat. Damit erreicht das "Bring-your-own-IT (ByoIT)"-Prinzip den Collaboration-Bereich. 46 Prozent der Angestellten verwenden im Büro wie selbstverständlich Dienste für Instant Messaging, Chat, Sprach- und Videoübertragung oder den Austausch von Dokumenten. Sie nutzen diese Services auf dem Desktop ebenso wie auf firmeneigenen Mobilgeräten, ob Laptop, Smartphone oder Tablet. Zu diesem Ergebnis kommt der US-Marktforscher Forrester Research in dem Bericht "The Rise Of Personal Communications. Social Media Collaboration Hijacks The Enterprise".
Laut Studienautor Dan Bieler interessiert die Mitarbeiter an Tools wie Google Plus, Google Hangouts, Facebook Messenger, Kakaotalk, Skype und Dropbox vor allem, dass sie damit kostengünstig, komfortabel und effizient Informationen, Daten und Dokumente mit Kollegen austauschen können. Angestellte, die nach der ByoIT-Devise handeln, leisten damit jedoch einer Schatten-IT Vorschub und verletzen Sicherheits- und Compliance-Regeln. Laut Studie sind immerhin 51 Prozent der Beschäftigten so verantwortungsbewusst, dass sie aus genau diesen Gründen geschäftlich keine privaten Collaboration-Tools verwenden.
Social Media genießt keine Priorität
CIOs stehen hier vor einem Dilemma. Sie glauben einerseits, dass die bisher eingesetzten, teuren Kommunikations- und Collaboration-Lösungen ebenso effektiv sind wie moderne Social-Media-Anwendungen. Andererseits ist das IT-Budget angespannt, sodass die IT-Chefs auch im Bereich der internen Kommunikation und Zusammenarbeit die laufenden IT-Kosten verringern müssen. Zugleich sollen sie für eine gute Anwendererfahrung sorgen. Und hier führt laut Bieler kein Weg an modernen Social-Media-Anwendungen vorbei. Die Realität sieht anders aus. Der Untersuchung zufolge spielen unter den befragten CIOs strategische Social-Media-Projekte keine Rolle. Sie rangieren auf der Prioritätenliste erst an fünfter Stelle.
Die Analyse der Daten aus der Erhebung zeigt, dass speziell große Konzerne stabile, verlässliche und sichere UC-Plattformen (Unified Communications) bevorzugen, die primär auf die Anforderungen der Mitarbeiterkommunikation zugeschnitten sind. Die Konzerne haben jedoch eine Vielzahl kleiner Zulieferer oder Kunden, mit denen sie Informationen austauschen. Diese wiederum setzen für kollaborative Prozesse verstärkt Social-Media-Anwendungen ein, so dass die Internet-basierenden Tools durch die Hintertür ins Unternehmen gelangen.
Null statt 540.000 Euro Lizenzkosten
Immerhin wird die Bedeutung einer schnellen und unkomplizierten Absprache kaum mehr in Frage gestellt. Top-Management und Geschäftsbereichsleiter haben erkannt, dass eine effiziente informelle Kommunikation zwischen den Beschäftigten wie auch mit Kunden und Lieferanten mehr Tempo in die Geschäftsprozesse und die Entwicklung neuer Produkte und Services bringen kann. 58 Prozent der IT- und Business-Verantwortlichen erwarten vom Einsatz von Social-Media-Services eine verbesserte Kommunikation mit den Beschäftigten außerhalb des Büros. 52 Prozent glauben zudem, dass Mitarbeiter produktiver arbeiten, weil Informationen schneller und weniger formal ausgetauscht würden. 54 Prozent gehen davon aus, dass durch die Implementierung von Social-Media-Lösungen die Kosten für Kollaboration und Kommunikation sinken.
Forrester-Analyst Bieler rechnet die Einsparmöglichkeiten konkret an einem Beispiel vor. So koste in einem 5000-User-Szenario ein Collaboration-Produktpaket, das aus Microsoft Exchange, Sharepoint und Lync besteht, monatlich neun Euro pro User. Dadurch kämen in einem Jahr allein 540.000 Euro an Lizenzkosten zusammen. Eine frei verfügbare Social-Media-Anwendung kostet nichts, zumindest was die Lizenzkosten betrifft.
So wichtig das Reduzieren der IT-Kosten auch ist, IT-Leiter müssen auch an die Sicherheit denken und genau festlegen, welche Social-Media-Lösungen welche Mitarbeitergruppe im Unternehmen zu welchen Konditionen und zu welchem Zweck benutzen darf.
Mehr Sicherheit mit zertifizierten Tools
Setzen Mitarbeiter zur geschäftlichen Kommunikation nämlich Social-Media-Tools ein, die nicht von der IT zertifiziert sind, steigt das Risiko, dass die IT-Systeme durch Malware infiziert werden.
Für die aktuelle Untersuchung hat Forrester zwei eigene Studien ausgewertet und deren Ergebnisse zusammengefasst. Es handelt sich zum einen um den "Forrsights Telecom And Mobility Workforce Survey, Q2 2013", für den mehr als 5000 Information Worker befragt wurden; zum anderen um den "Forrsights Networks And Telecommunications Survey, Q1 2013", einer Umfrage unter mehr als 2100 Netzwerk- und TK-Verantwortlichen.