Das große FAQ zum Thema E-Mail-Sicherheit

Die Apologeten der neuen "sozialen Medien" wie Facebook und Twitter verkünden zwar immer wieder, das Ende der E-Mail sei gekommen. Aber ebenso wenig, wie wir in absehbarer Zukunft das "papierlose Büro" erleben werden, werden E-Mails als gängiges Mittel zur Kommunikation über das Netz verschwinden. So kommen dann E-Mails jeden Tag an fast jedem Arbeitsplatz wie selbstverständlich zum Einsatz - so selbstverständlich, dass sich die Anwender häufig keine Gedanken mehr über die Sicherheit dieses Kommunikationskanals machen: Oder denken Sie beim Telefonieren immer daran, wie sicher die Übertragung ist?

Doch wer mit E-Mails arbeitet und sie intensiv nutzt, sollte auch über deren Sicherheit ebenso intensiv nachdenken. Wir haben in unserer FAQ einige wichtige Fragen, Antworten und Lösungen rund um das Thema "E-Mail sicher nutzen" zusammengestellt.

Wie sicher ist der Inhalt einer E-Mail?

Es wurde schon oft geschrieben und gesagt, aber viele Anwender scheinen es immer wieder zu vergessen: Der Inhalt einer E-Mail ist grundsätzlich nicht gesichert. Alles was ein Nutzer in einer E-Mail-Nachricht schreibt, geht im Klartext über die Verbindung. Deshalb wird eine solche Nachricht auch immer wieder gerne mit einer Postkarte verglichen: Auch die kann jeder lesen, der sie zufällig (oder absichtlich) in die Hand bekommt. Um Daten mitzulesen, die offen über eine Netzwerkverbindung gesendet werden, bedarf es zudem keiner großartigen "Hacker-Kenntnisse": Werkzeuge zur Netzwerküberwachung - sogenannte Sniffer - wie etwa das bekannte Wireshark oder auch Microsofts Network Monitor erlauben das einfache Mitlesen der Nachrichten im Klartext.

Praxis-Tipp: Überlegen Sie immer gut, was Sie in einer Mail schreiben und überlegen sie, ob Sie diese Informationen auch einer Postkarte anvertrauen würden. Kreditkarten- und Bankkonto-Daten sowie ähnlich sensible Daten haben in einer normalen Mail nichts verloren!

Reicht eine AV-Lösung auf dem System zum Schutz der E-Mail?

Es ist wohl selbstverständlich, dass heute kein System mehr ohne eine entsprechende Antivirus-Lösung betrieben werden sollte. Doch braucht sich ein Anwender keine Gedanken mehr um die Gefahren machen, die aus den E-Mail-Nachrichten drohen, wenn sein System mit einer solchen Sicherheitslösung geschützt ist? Ein großer Teil der Schadprogramme gelangt heute mittels einer E-Mail auf die Systeme und damit häufig auch in die Netzwerke. Antivirus-Programme tragen dieser Entwicklung Rechnung und können häufig bereits auf dieser Ebene eingreifen. Aber gerade wenn eine der ansonsten sehr guten freien AV-Lösungen zum Einsatz kommt, kann es sein, dass diese nicht dezidiert die Nachrichten und - noch viel wichtiger - die diversen Anhänge durchsucht. Einige Anbieter stellten diese Möglichkeiten erst mit den kommerziellen Versionen ihrer Antivirus-Lösungen zur Verfügung. Darum ist eine Antivirus-Software auch in Hinblick auf die Sicherheit der E-Mail nur ein Baustein in der Abwehr von Angriffen auf die Computersysteme. Auch die Gefahren, die beispielsweise durch den Einsatz von HTML-Nachrichten entstehen (wir gehen darauf in diesem Bericht noch detaillierter ein), können durch diese Programme nicht erkannt und bewältigt werden.

Wie kann ich E-Mail-Nachrichten sicherer versenden?

Die einfache Antwort auf diese Frage lautet: Verschlüsseln Sie ihre Nachrichten! Warum aber verschlüsseln dann nicht mehr Anwender ihre Nachrichten standardmäßig? Wer zudem einmal versucht hat, einem Geschäftspartner oder gar einer Bank oder Behörde eine verschlüsselte Nachricht zu übermitteln, wird ebenfalls festgestellt haben, dass die Verbreitung dieser Sicherheitsmaßnahme eher gering ist.

Ein Schutzwall direkt beim Anwender
Viele Webmail-Anbieter (in diesem Beispiele Google Mail) bieten bereits standardmäßig einen guten Schutz vor Spam, wenn die Anwender sich etwas mit den Filtereinstellungen befassen.

die Server bieten standardmäßigen Anti-Spam-Schutz
Hier sind die entsprechenden Meldungen der Ereignisprotolle für die „Inhalts-Identifizierung“ und die „Standardfilterebene“ eines Exchange-Servers zu sehen.

Millionen von Spam-Nachrichten
Wenn Anwender richtig darauf reagieren und diese Art von Mail nicht durch einen Klick auf „Keine Junk-E-Mail“ freigeben, werden viele davon auch von Client-Programmen abgefangen

Die äußere Verteidigungslinie
Eine Appliance, die einen sogenannten „Reputations-Filter“ verwendet, lässt solche Nachrichten erst gar nicht in das Firmennetzwerk gelangen.

Der Antivirus-Schutz kann ebenfalls in der vordersten Linie zum Einsatz kommen
Die meisten Appliances sind dazu in der Lage, die eingehenden Nachrichten vor dem Wechsel in das Firmennetzwerk auf Viren zu untersuchen.

Der Transfer vom E-Mail-Server zum Client
Bei Verwendung von POP3 ist er gänzlich unverschlüsselt und kann mit etwas Knowhow mittels Port-Sniffing und Port-Mirroring protokolliert werden

Ein einfaches Zertifikat für den Einsatz mit S/Mime
: Anbieter wie StartSSL bieten kostenlose Class1-Zertifikate an, die für Privatanwender und kleinen Firmen ausreichen können.

Schneller Einsatz bei einer aktuellen Version von Microsoft Outlook (hier Outlook 2007)
Das Zertifikat wird im Vertrauensstellungscenter importiert. Das funktioniert auch dann tadellos, wenn das Zertifikat zuvor mit dem Firefox angefordert wurde.

Alle gängigen E-Mail-Client-Programme unterstützten S/MIME, wie hier am Beispiel Thunderbird gezeigt wird
Auf Smartphones und Handheld-PCs ist die Unterstützung im Moment noch nicht selbstverständlich.

Nicht zu übersehen
Mit diesem Zertifikat es etwas nicht in Ordnung, was für den Benutzer in aller Deutlichkeit angezeigt wird.

Es ist wichtig, dass ist ein gültiges Zertifikat vorhanden ist
Wer diesen Teil nicht besitzt, kann einem anderem Empfänger zwar eine verschlüsselte Nachricht schicken, muss aber damit rechnen, dass dieser sie nicht lesen kann.

Elegant und übersichtlich gelöst
Die Schlüsselbundverwaltung auf den Apple-Rechnern und OS X. Auch hier fügt sich das freie Class1-Zertifikat problemlos ein.

Eine Archivierung der E-Mail findet häufig sowohl auf dem Client-Computer, als auch auf der Seite des Servers statt
Während es auf dem Client die eigenen Nachrichten sind, die gesichert werden, speichert der Server in der Regel alle ein- und ausgegangenen Nachrichten.

Das liegt unter anderem daran, dass die Anbieter von Mail-Programmen keine entsprechende Standardlösung in ihren Produkten integrieren (oder auch nur so etwas etablieren) und viele Lösungen auf dem Markt leider etwas unpraktisch in der Anwendung sind.

Lösungen zum Verschlüsseln der E-Mails: Eine Freeware-Lösung,deren Einsatz auch vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) aktiv unterstützt wird, trägt den Namen GPG4win (GNU Privacy for Windows) und steht zum kostenlosen Download für Windows-Systeme bereit. Die Software kann nicht nur die E-Mail-Nachrichten, sondern auch Dateien und Ordner auf dem PC verschlüsseln. Auch die Integrität der Daten lässt sich mittels der Software durch den Einsatz digitaler Signaturen sichern. Als Standards werden dabei OpenPGP und S/MIME (X.509) unterstützt. Neben dem eigentlichen Verschlüsselungsprogramm GNUPG beinhaltet das Paket eine Software mit Namen "Kleopatra", die als Zertifikatsmanager arbeitet. Die Software ist so angelegt, dass sie sich leicht unter Windows installieren lässt. Sie arbeitet mit Windows XP, Vista und Windows 7 zusammen und unterstützt dabei sowohl 32- als auch 64-Bit-Systeme.

Wer Microsoft Outlook in der Version 2003 oder 2007 verwendet, findet nach der Installation einen neuen Menüpunkt in seinem Programm, der ihm das Verschlüsseln und Signieren seiner Nachrichten erlaubt. Das Programm führt schon bei der Installation durch das Anlegen eines entsprechenden Schlüsselpaares. Kommt allerdings die aktuelle Outlook-Version 2010 zu Einsatz, bekommt der Anwender keine Integration der Lösung geboten: Er muss die Dateien "von Hand" verschlüsseln und in seine Nachricht übertragen.

Nicht einfach zu finden
Zwar liefert Microsoft das Werkzeug „ScanPST“ bei allen Outlook-Versionen seit Office 2000 mit, versteckt es aber immer wieder an anderer Stelle auf dem System.

Einfache, sehr stringente Bedienung
Das Werkzeug "ScanPST" findet in der Regel automatisch den Pfad zur richtigen PST-Datei und startet dann nach dem „OK“ die Überprüfung/Reparatur ebenso automatisch.

Das Programm „OutlookAttachView“ beim Start
Die Freeware ist flexibel genug, um auch mit mehreren Outlook-Profilen zusammenzuarbeiten. Zudem kann der Anwender gleich beim Start den Zeitraum der Suche einschränken.

Der richtige Anhang wurde gefunden
Danach kann der Nutzer nun mit Hilfe von „OutlookAttachView“ entscheiden, ob er das Attachment kopieren, weiterverarbeiten oder nur anschauen möchte.

Welche Dubletten „verstopfen“ den Posteingang?
Das Programm MODupRemover durchsucht die verschiedenen Outlook-Ordner nach doppelten Dateien und bietet sie dann zum Löschen an.

Die Auswahl entscheidet darüber, wie lange der Suchlauf dauert
Wenn ein Anwender hier alle Ordner von Outlook durchsuchen lässt, kann das schon etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Zunächst etwas verwirrend
Die Anzeige von MODupRemover erschließt sich dem Anwender nicht auf den ersten Blick – da die Lösung aber alle gelöschten Dateien nur in den Outlook-Papierkorb schiebt, hat der Anwender immer noch das „letzte Wort“.

Nach der Installation des SPAMfighters
Der Anwender wird deutlich darauf hingewiesen, dass er diese Pro-Version nur eine gewisse Zeit nutzen kann – allerdings sind die Funktionen der Standardversion für die meisten Privatanwender durchaus ausreichend.

Enge Integration
Einer der großen Vorteile der SPAMfighter-Software besteht darin, dass sie sich nahtlos in die E-Mail-Anwendungen wie hier den Mozilla Thunderbird einfügt und damit dem Anwender die Arbeit erleichtert.

Eine sehr gute Möglichkeit, das Spam-Aufkommen in der eigenen Mail einzuschränken
Der SPAMfighter erlaubt es, die eingehenden Nachrichten nach der jeweiligen Sprache zu selektieren und entsprechend zu sperren.

Fehlt ansonsten beim Mozilla Thunderbird
Mit dem Add-on Lightning steht auch für dieses Mail-Programm eine Möglichkeit zur Verfügung, die eine Verwaltung von Terminen erlaubt.

Gute gelungene Integration
Obwohl sich das Lighting-Add-on noch in der ersten Version befindet, bietet es dem Anwender schon die meisten Funktionen, die er von einer Terminverwaltung (hier das Einladen zu Terminen) erwartet.

Die MailStore-Anwendung zeigt sich bereits während der Installation flexibel
Sie kann als portable Version auch in einem beliebigen Ordner auf dem System installiert werden.

Archivierung mit sehr vielen Möglichkeiten
Mit Hilfe des MailStore-Programm können Anwender Sicherungen von ganz unterschiedlichen Mail-Programmen und –Profilen anlegen – sie sind dabei nicht auf ein Mail-Konto beschränkt.

Ein weiterer Vorteil einer ordentlichen Archivierung
Mit Hilfe der im Programm integrierten Suchmöglichkeiten lassen sich so auch bestimmte Nachrichten und Anhänge schnell innerhalb der Archive wiederfinden.

MailCheck2 macht bei der Installation zunächst einen sehr unspektakulären Eindruck
Hier muss der Anwender zunächst die Daten seiner Mail-Provider eintragen – das Programm kennt aber POP3- und IMAP-Server der gängigen Provider automatisch.

Zusätzlicher Tool-Tipp
Die Anwendung MailCheck2 kann so konfiguriert werden, dass sie dem Nutzer in der Tool-Leiste einen Überblick über die auf den verschiedenen Konten eingegangenen Mail-Nachrichten bietet.

Die Nachrichten werden im Programm MailCheck2 lediglich im Textformat angezeigt
Da so keine aktiven Inhalte übertragen werden, ist eine große Gefahr von Angriffen über E-Mail-Nachrichten gebannt.

Security auch für Thunderbird

Für Anwender von Mozillas Thunderbird bietet sich die Erweiterung EnigMail an, die ebenfalls auf OpenPGP aufsetzt und eine entsprechende Integration in das Mail-Programm bietet: Sie ist im Gegensatz zu GPG4win nicht von der Version des Mail-Programms abhängig und arbeitete in unseren Tests problemlos auch mit der aktuellen Version 13 von Thunderbird zusammen.

Praxis-Tipp: Wer diese beiden Anwendungen einmal testet, wird feststellen, dass es zunächst einmal eine gewisse Lernkurve zu bewältigen gilt. Das größere Problem dürfte es aber sein, sein Gegenüber vom Einsatz einer solchen Lösung zu überzeugen - hier gilt es noch, Pionierarbeit zu leisten. Unser Vorschlag deshalb: Setzen sie eine der gängigen freien Verschlüsselungslösungen wie Truecrypt oder Sophos Free Encryption ein, erzeugen damit einen sicheren Container, schreiben Ihren Text in dem Textverarbeitungsprogramm ihrer Wahl und legen ihn in diesen Container. Dieser wird an den Empfänger als E-Mail-Attachment geschickt, das benötigte Passwort zum Entschlüsseln wird dabei natürlich auf einem anderen Weg (beispielsweise per Telefon oder persönlich) übermittelt.

Wichtig: Die meisten Verschlüsselungsprogramme bieten auch die Möglichkeit, selbst-entpackende, ausführbare Dateien zu erstellen. Auch wenn dieses Vorgehen zunächst wie eine gute Idee erscheint, sollten Sie diese Methode nicht verwenden: Diese Programme erzeugen zumeist Dateien mit der Endung *.exe und solche Anhänge werden aus Sicherheitsgründen von einem Großteil der Mail-Server und -Gateways blockiert und nicht angenommen.

Warum sollte man keine HTML-Nachrichten verwenden?

Reine Textnachrichten sind langweilig - jedenfalls scheinen das sowohl die Entwickler der meisten E-Mail-Programme als auch die Absender eines Großteils der Nachrichten zu meinen: Nachrichten im HTML-Format sind zumeist Standard. Vom Standpunkt der Sicherheit aus betrachtet stellt der Einsatz dieses Formats allerdings ein erhebliches Risiko da. Durch die Möglichkeit, in HTML auch entsprechende Skripte einzubetten, können so ungewollt potenziell gefährliche Programme auf den Rechner gelangen. Auch wenn die Nachrichten dann keine "bunten" Überschriften und eingebetteten Bildern bieten - das reine Textformat ist der sicherere Weg.

Welche Sicherheitseinstellungen sind bei Outlook sinnvoll?

In Zusammenhang mit der vorherigen Frage ist es zunächst einmal sehr sinnvoll, das Mail-Programm so zu konfigurieren, dass es automatisch alle Nachrichten nur noch im Textformat anzeigt. Dies gelingt in neueren Outlook-Versionen über das sogenannte Vertrauensstellungscenter (bis Outlook 2007) oder Sicherheitscenter (ab Outlook 2010). Erreicht werden können diese Einstellungen über den Weg: Datei/Optionen/Sicherheitscenter/Einstellungen für das Sicherheitscenter/E-Mail-Sicherheit. Dort kann ein Anwender festlegen, dass Standardnachrichten (und auch signierte Nachrichten) nur im Textformat angezeigt wird. Zeigt sich beim Lesen einer derart konvertierten E-Mail, dass sie im Textformat nur schwer oder überhaupt nicht lesbar ist, lassen sich die ursprünglichen Formatierungen wiederherstellen. Dies geschieht per Mausklick auf "als HTML anzeigen". Bitte nur anwenden, wenn die Nachricht aus einer verlässlichen Quellen stammt!

Wer nicht ganz auf HTML-Nachrichten verzichten will, dabei aber die Sicherheit verbessern möchte, kann im Sicherheits- oder Vertrauensstellungscenter auch den Eintrag "Automatischer Download" auswählen. Hier sind verschiedene Konfigurationen möglich, wie das Ausschalten des automatischen Bilder-Downloads in HTML-Nachrichten. Höchste Sicherheit bietet nur das Sperren aller angebotenen Optionen - seien Sie sich jedoch darüber im Klaren, dass die Nachrichten dann nicht mehr unbedingt "leserfreundlich" aussehen.

Ignorieren Sie E-Mails, die zur Eingabe vertraulicher Daten auffordern!
<strong>Merkmal:</strong> Um eine möglichst hohe Öffnungsquote zu erreichen, wird oft versucht, Angst zu erzeugen in der Hoffnung, dass der Nutzer auf diese Weise seine übliche Vorsicht aufgibt. Besonders beliebt ist der Trick, eine Sperrung des Kontos (bei der Bank, bei PayPal oder bei Facebook) oder der Kreditkarte vorzutäuschen – verbunden mit der Aufforderung, sich auf eine von der E-Mail aus verlinkten Seite anzumelden, um die Sperrung aufzuheben. Meist versuchen die Betrüger auch, einen zeitlichen Druck aufzubauen, indem sie behaupten, die Eingabe der Daten müsse in den nächsten 24 Stunden erfolgen.<br /><br /> <strong>Tipp:</strong> Generell versenden Banken, aber auch Kreditkartenunternehmen und Online-Bezahldienste keinerlei E-Mails, die zu einer Seite verlinken, auf denen Sie Ihre Kontodaten eingeben sollen. Löschen Sie die E-Mail sofort und klicken Sie keinesfalls auf den Link! Schon der bloße Besuch der Seite kann zu einer Infektion mit einem Virus oder Trojaner führen (Drive-by-Download)!

Überprüfen Sie, ob die Website gesichert ist!
<strong>Merkmal:</strong> Webseiten, auf denen wichtige Daten eingegeben werden sollen, sind in der Regel durch eine sichere Verbindung geschützt. Dies lässt sich daran erkennen, dass die Web-Adresse (URL) mit https:// statt mit http:// beginnt. Verweist eine E-Mail, die zur Eingabe vertraulicher Daten auffordert, auf eine ungesicherte Website, ist diese mit hoher Wahrscheinlichkeit gefälscht. Oftmals verbergen die Phisher die tatsächliche Ziel-URL jedoch hinter einer angeblich gesicherten Scheinadresse.<br /><br /> <strong>Tipp:</strong> Überprüfen Sie, wohin der Link tatsächlich führt: mittels Rechtsklick auf den Link und Auswahl von „Eigenschaften“ oder, wenn Sie den Link bereits angeklickt haben, durch Überprüfung der Adresse in der Adresszeile. Auch hier gilt: Im Zweifel den Link nicht anklicken und die E-Mail löschen!

Achten Sie auf die genaue Schreibweise der URL!
<strong>Merkmal:</strong> Um an ihr Ziel zu kommen, müssen die Phisher den Anschein erwecken, die E-Mail sowie die Seite, auf welcher der Nutzer seine Daten eingeben soll, wären echt und gehörten dem angeblichen Absender. Daher wählen sie Adressen, die auf den ersten Blick wie eine echte Adresse, beispielsweise der Bank, aussehen. Dabei werden von der Bank nicht benutzte, aber plausibel erscheinende Adressen verwendet (z. B. www.sparkasseonline. de) oder unauffällige Schreibfehler eingebaut ("postank" statt "postbank").<br /><br /> <strong>Tipp:</strong> Achten Sie immer auf die Schreibweise der URL (auch schon im E-Mail-Absender!) und überprüfen Sie diese auf Schreibfehler! Überprüfen Sie auch, welche URL das Unternehmen normalerweise hat (durch Vergleich mit der Website oder mit echten E-Mails)!

Achten Sie genau darauf, welche Daten Sie eingeben sollen!
<strong>Merkmal:</strong> Zugänge zu Online-Konten, aber auch der Einsatz von Kreditkarten benötigen meist ein mehrstufiges Authentifizierungsverfahren. Bei Online-Konten sind das beispielsweise Kontonummer und TAN, bei Kreditkarten Kartennummer, Ablaufdatum und die dreistellige Prüfnummer. Als sichere Alternative gibt es seit einiger Zeit auch die Verifizierung über das so genannte 3D-Secure-Verfahren (z.B. „Verified by Visa“).<br /><br /> <strong>Tipp:</strong> Werden Sie aufgefordert, mehr als eine TAN oder sowohl ihre Prüfnummer als auch die 3D-Secure-ID einzugeben, handelt es sich um Phishing. Seriöse Websites verlangen nie beide Daten gleichzeitig.

Nicht nur Konto- und Kreditkarten-Phishing ist gefährlich!
<strong>Merkmal:</strong> Schon längst beschränkt sich das Interesse der Phisher nicht mehr nur auf Bank- oder Kreditkartendaten. Generell ist jeder Zugang zu Online-Diensten interessant, sei es das Webmail-Konto, der Zugang zu sozialen Netzwerken, selbst Business-Dienste wie Google AdWords. Dabei nutzen beispielsweise Spammer die erbeuteten Daten, um Kampagnen für eigene Seiten zu schalten – auf Kosten der betrogenen Nutzer.<br /><br /> <strong>Tipp:</strong> Behandeln sie alle Zugangsdaten zu Internetdiensten vertraulich, auch wenn sie Ihnen nicht wichtig erscheinen! Angebliche E-Mails von Facebook oder Hotmail können genauso gefährlich sein wie solche von Ihrer Bank.

Ist vom Einsatz einer Web-Mail-Lösung grundsätzlich abzuraten?

Grundsätzlich können Web-Mail-Lösungen heute ebenso gut eingesetzt werden wie "althergebrachte" E-Mail-Lösungen auf dem Rechner. Allerdings gilt beim Einsatz von Web-Mail-Anwendungen der gleiche wie für Cloud-Dienste ganz allgemein. Wer eine Web-Mail-Lösung verwendet, muss immer ein besonderes Augenmerk auf die Client-Server-Verbindung haben (sei es auf Notebook, Tablet oder Smartphone) und die folgenden Grundsätze beachten:

• Zugriff auf Web-Mail-Konten nur und ausschließlich über SSL-Verbindungen - nie eine offene Verbindung zulassen.

• Sicherstellen, dass die Webseite auch schon bei der Anmeldung verschlüsselt ist - mache Seiten schalten die SSL-Verbindung erst NACH dem Verbindungsaufbau ein, wodurch der Name und das Passwort des Anwenders unverschlüsselt übertragen werden.

• Kommt das Mail-Konto für geschäftliche Zwecke zum Einsatz, sollte sichergestellt sein, dass der Provider die Daten in Deutschland oder mindestens in der EU hostet.

• Wer mit seinem mobilen Client auf eine Web-Mail-Lösung oder auch auf den regulären Mail-Server zugreift, sollte dazu NIEMALS einen öffentlichen nicht verschlüsselten WLAN-Hotspot verwenden.

Ein Web-Mail-Konto eignet sich gut als "Zweit-Postfach": Wer sein eigenes "echtes" Mail-Postfach konsequent nur für die wichtige Kommunikation mit vertrauenswürdigen Absendern/Empfänger verwendet, kann ein solches (zumeist kostenloses) Zweitkonto gut dazu verwenden, um beispielsweise interessante Beiträge von Firmenseiten herunterzuladen, die zumeist die Eingabe einer E-Mail-Adresse verlangen. Auch die Teilnahme an Gewinnspielen und ähnlichen Aktivitäten wird so sicherer: Werden im Rahmen dieser Kontakte Spam-Nachrichten ausgelöst (was leider immer noch der Fall ist), landen diese nur auf dem Zweitkonto und verstopfen nicht die wirklich wichtige Adresse.

Last but not least: Sichern, sichern, sichern…

Einen Ratschlag sollte jeder Anwender immer beherzigen: Sichern Sie ihre Mail regelmäßig und häufig. Heute werden sehr viele wichtigen Nachrichten und Informationen über diesen Kanal verschickt, die für den Geschäftsbetrieb wichtig sind. Geht die komplette gesammelte Mail verloren, weil beispielsweise der die Festplatte im Rechner defekt ist, kann es im günstigsten Fall möglich sein, die Nachrichten mit Hilfe des Providers wiederherzustellen. Wer eine gehostete E-Mail-Lösung verwendet, kann sich in der Regel darauf verlassen, dass der Provider grundsätzlich entsprechende Sicherungsmaßnahmen einsetzt und so die Nachrichten wiederherstellbar sind. Kommen aber in kleinen und mittleren Betrieben oder in SOHO-Umgebungen (Small Office/ Home Office) beispielsweise nur individuelle Systeme mit Outlook zum Einsatz, ist der Anwender gefordert, seine Nachrichten selbst zu sichern.

Die einfachste Möglichkeit der Sicherung besteht beim Einsatz von Microsoft Outlook darin, die zentrale Datenbank des Mail-Programms regelmäßig in einer Sicherungskopie abzulegen. Bei dieser PST-Datei (Personal Store) handelt es um ein proprietäres Dateiformat von Microsoft. Es enthält nicht nur die Nachrichten, sondern auch die Kontakte, Notizen und Kalenderdaten, die der Anwender in Outlook gespeichert hat. Während diese Datei bei früheren Outlook-Versionen in den Ordner des Benutzerprofils zu finden war, wird sie heute standardmäßig unter dem Pfad C:\Benutzer\(Benutzername)igene Dokumente\Outlook-Dateien abgelegt und kann von dort einfach kopiert werden. Thunderbird verwendet mehrere Dateien, die bei Windows 7 unter dem Pfad C:\Benutzer\(Benutzername)\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles zu finden sind. Auch diese Dateien können von dort kopiert und gesichert werden.

Praxis-Tipp: Sichern ist eine lästige Aufgabe, die man sich so einfach wie möglich gestalten sollte. Deshalb ist es sinnvoll, auf eine der vielen Free- und Shareware-Lösungen zurückzugreifen, die diese Aufgabe deutlich erleichtern können. So hat sich bei uns unter anderem die Lösung MailStore Home bewährt, die für den privaten Bereich kostenlos ist und sowohl mit den verschiedenen Outlook-Versionen als auch mit Thunderbird und Web-Mail-Lösungen zusammenarbeitet. Wer nur mit Mozilla-Tools arbeitet, sollte einen Blick auf MozBackup werfen, eine Open-Source-Lösung, die dann auch noch die Daten des Firefox-Browsers mitsichert.

Auf jeden Fall darf eine regelmäßige Sicherung der E-Mail-Daten nicht vernachlässig werden und sollte fester Bestandteil eines jeden Sicherheitskonzept rund um die elektronischen Nachrichten sein.

Box: Drag and Drop
Der Komfort der Browseranwendung kann es mit den Desktop-Clients der Konkurrenz aufnehmen. Der Upload von Dateien funktioniert per Drag and Drop.

Box: Suche
Die Suchfunktion von Box ist eine Stärke. Inhalte von Dokumenten durchforstet sie aber leider nur nach einem Upgrade.

Box: Vergleich
Vorbildlich: Box zeigt in einer Vergleichstabelle ausführlich die Features der verschiedenen Preismodelle.

DriveOnWeb: Firmenkunden
Auf der Homepage verstärken Referenzkunden wie Telekom, Bertelsmann und Philips den vertrauenswürdigen und professionellen Eindruck.

DriveOnWeb: Oberfläche
Die Oberfläche und Ordnerbenennung bei DriveOnWeb ähneln stark Windows.

DriveOnWeb: Storage Bucks
Die Gebühren bei DriveOnWeb sind nur schwer bis gar nicht zu durchblicken.

Dropbox
Mit den vorbenannten Standardordnern und dem sowohl optisch wie auch bedientechnisch dem Betriebssystem angepassten Konzept wird das Herumschieben von Daten auf der Online-Platte so normal wie auf der lokalen HDD.

Dropbox: Tour
Hübsche Zeichentrickfiguren machen bei der Dropbox-Tour Technik für jeden anschaulich und begreifbar.

Dropbox: Browser
Standardordner machen die Bedienung bei Dropbox leicht verständlich.

HiDrive: Android
Auf iPhone, iPad, WindowsPhone und Android-Smartphone bietet die kostenlose HiDrive-App Zugriff auf die gespeicherten Dateien.

HiDrive: Gratisversion
Für den unverbindlichen Test - oder dauerhaftes Gratis-Nutzen - gibt es alternativ noch die Free-Version (free-hidrive.com), die fünf Gigabyte kostenlosen Online-Speicher samt unkomplizierter Anmeldung bietet.

HiDrive: Browser
Im Webbrowser erinnert die Oberfläche von HiDrive an eine NAS-Netzwerkfestplatte.

iCloud: Interface
iCloud packt die wichtigste Mac-Software wie iCal für Terminverwaltung komplett und so gut wie auf dem Desktop.

iCloud: Systemsteuerung Windows
Nicht nur etwas für Macs: Windows-User können sich mit der Gratis-Systemsteuerung die wichtigsten iCloud-Funktionen auch auf den PC holen.

Mozy: Browser
Im Browser sind nur die angemeldeten Rechner zu sehen. Die Datenwiederherstellung lässt sich leicht starten.

Mozy: System
Mozy kümmert sich fast vollautomatisch um die Datensicherung und läuft unauffällig, aber immer, im Hintergrund.

Mozyhome: Optionen
Mit Mozyhome stellt Mozy noch einen dezidierteren Online-Speicher für die private Foto- und Videosammlung bereit.

Mozyhome: Sicherung
Hier lassen sich private Erinnerungen schnell aufbewahren.

OpenDrive: Browser
Die Browseroberfläche bei OpenDrive ist passabel, teils jedoch unnötig unkomfortabel.

OpenDrive: Desktop
Der Desktop-Zugriff ist zwar bequem per Gratis-Software möglich, doch der gedrosselte Betrieb im Basic-Account wird spürbar.

SkyDrive: Interface
Die Oberfläche im Browser erinnert – klar - an Windows.

SkyDrive: Profil
Das SkyDrive-Profil lässt sich mit Social-Media-Diensten verbinden.

SkyDrive: Web Apps
Mit den Office Web Apps lassen sich neue Dokumente online erstellen und bearbeiten.

Wuala: Erweitern
Mehr Speicher einkaufen läuft bei Wuala transparent und schnell.

Wuala: Sync
Die Wuala-Software wirkt (wie die Titelleiste auch zugibt) wie eine Beta-Version, die noch Feinschliff braucht. Der Bedienkomfort ist aber in Ordnung.

(Computerwoche)