Eine wichtige Anwendung bei Smartphones ist die Verwaltung von Terminen. Neben der reinen Planung von Terminen mit Geräten wie dem iPhone ist natürlich auch die Synchronisierung mit anderen Kalendern wichtig, zum Beispiel mit dem Exchange-Postfach oder Outlook. Dazu gehört natürlich auch die Verwaltung von Besprechungsanfragen.
Im iPhone ist eine Standard-App für die Verwaltung der Termine integriert, die Benutzern eine recht gute Hilfe ist. Doch für Power-User und Profis sind zusätzliche Apps notwendig, wenn Termine optimal verwaltet werden sollen. iPhones lassen sich problemlos mit allen wichtigen Diensten synchronisieren, um auch unterwegs terminlich immer auf dem neuesten Stand zu sein.
iPhone und Exchange
Wenn Sie das iPhone über Exchange ActiveSync mit einem Exchange-Postfach verbunden haben, synchronisiert sich automatisch auch der Kalender mit dem Exchange-Postfach. In diesem Fall ist der Kalender in Outlook ebenfalls aktuell, auch wenn Sie über Outlook Anywhere arbeiten. Die Einstellungen für die Synchronisierung des Kalenders nehmen Sie im iPhone über Einstellungen\Mail, Kontakte, Kalender vor. Auf diese Weise verbinden Sie sich zudem mit Google-Konten, die Einstellungen zur Synchronisierung sind dabei identisch.
Rufen Sie die Einstellungen des Exchange-Kontos auf, für das Sie den Kalender verwalten wollen. In der Verwaltung der Synchronisierung für das entsprechende Postfach finden Sie für die drei Bereiche Mail, Kontakte und Kalender jeweils einen Schieberegler, über den Sie generell die Synchronisierung ein- oder ausschalten.
Alternativ können Sie auf der Hauptseite, in der Sie die Konten verwalten, nach unten zum Bereich Kalender scrollen. An dieser Stelle legen Sie zum Beispiel den Standardkalender fest und konfigurieren, welche Zeiträume die Kalendersynchronisierung berücksichtigen soll. Die Zeitzone wird ebenfalls hier eingestellt. Die Einstellungen gelten dann für alle Konten, deren Kalender Sie synchronisieren.
Die Einstellung der Zeitzone ist besonders wichtig. Haben Sie auf dem iPhone eine andere Zeitzone als in Ihren Kalendern eingestellt, mit denen Sie synchronisieren, kann es zu Problemen kommen. Dann sind Termine, die Sie im iPhone eintragen, unter Umständen nicht korrekt synchronisiert und stehen in den synchronisierten Kalendern mit anderen Daten.
Kalender-Einstellungen
Weitere Einstellungen finden Sie direkt im Kalender, wenn Sie die Standard-App aufrufen und auf die Schaltfläche Kalender tippen. Hier können Sie einstellen, welche Kalender auf dem iPhone zur Verfügung stehen sollen. Im unteren Bereich haben Sie noch die Möglichkeit, die Kategorie Geburtstage zu aktivieren. Sie können diese Kategorie aber nicht beim Erstellen von Terminen auswählen; vielmehr liest das iPhone die Daten aus den Kontakten aus und fügt sie dem Kalender hinzu.
Dazu müssen Sie den Kontakt, dem Sie einen Geburtstag hinzufügen möchten, bearbeiten und im Eigenschaftsfenster ein neues Feld hinzufügen. Wählen Sie hier Geburtstag aus und füllen Sie Daten aus. Das iPhone übernimmt die Daten automatisch in den Kalender. Bevor Sie die Kalendersynchronisierung starten, sollten Sie auf diese Weise die Geburtstagtermine in den Kontakten pflegen und selbst erstellte Termine löschen.
Wenn Sie wiederholende Geburtstagtermine importieren, legt das iPhone unter Umständen hierfür verschiedene Einzeltermine an, was den Kalender unnötig aufbläht. Generell ist der Standardkalender im iPhone sehr leicht zu bedienen, weil er nur sehr wenige Optionen bietet. Bevor Sie eine Synchronisierung starten, sollten Sie Ihren Kalender zunächst aufräumen und Daten korrekt pflegen, um Datenmüll zu vermeiden.
Synchronisierung mit Outlook oder Google
Wollen Sie ein iPhone mit einem Outlook-Kalender synchronisieren, der nicht mit Exchange verbunden ist, konfigurieren Sie diese Möglichkeit in iTunes auf dem entsprechenden Rechner. Die Synchronisierung erfolgt dann nur, wenn Sie das Gerät mit Outlook und iTunes verbinden.
In diesem Fall sollten Sie besser den Kalender in Outlook mit einem Google-Kalender synchronisieren und den Google-Kalender mit dem iPhone. Auf diese Weise können Sie dann auch über das Internet synchronisieren. Dazu verbinden Sie das iPhone mit dem PC und starten iTunes. Die Konfiguration der Synchronisierung direkt mit Outlook nehmen Sie vor, wenn Sie das Gerät im Navigationsbereich von iTunes anklicken und zu Info wechseln. Aktivieren Sie die Option Kalender synchronisieren mit Outlook und legen Sie fest, welchen Outlook-Kalender Sie synchronisieren wollen.
Erfahrungsgemäß funktioniert diese Synchronisierung aber nicht immer ordnungsgemäß. Sie sollten daher die Termine stichprobenartig kontrollieren. Vor allem, wenn Sie wiederholende Termine in Outlook pflegen, funktioniert die Synchronisierung nicht immer sauber.
Wenn Sie über ein Google-Konto verfügen, können Sie auch über Ihren Google-Mail-Account den Kalender online pflegen. Im iPhone synchronisieren Sie dann über das eingetragene Google-Konto auch den Kalender. Die Einstellungen sind identisch mit der Konfiguration bei Exchange-Postfächern. Setzen Sie eine andere Kalendersoftware ein, bietet es sich an, in dieser Software die Termine zu exportieren, zum Beispiel als *.csv-Datei, und im Google-Kalender zu importieren. Das geht ganz leicht, und auf diese Weise bekommen Sie die Termine schnell und einfach auf das iPhone, indem Sie das Google-Konto anbinden und die Kalendersynchronisierung einrichten.
Das iPhone mit dem Google-Kalender synchronisieren
Die meiste Arbeit bei der Synchronisierung zwischen Google-Kalender und iPhone nehmen Sie in der Weboberfläche des Google-Kalenders vor. Diesen müssen Sie zunächst an Ihre Bedürfnisse optimal anpassen. Das anschließende Einrichten auf dem iPhone ist ein Kinderspiel und funktioniert genauso wie bei Exchange.
Sie fügen ein neues Konto hinzu und wählen Google Mail aus. Für die Anbindung müssen Sie nur E-Mail-Adresse, Ihren Namen und das Kennwort des Kontos eingeben. Die Serverdaten füllt das iPhone automatisch aus. Haben Sie alle notwendigen Daten eingegeben, synchronisiert sich das Telefon automatisch.
Wenn Sie auf dem iPhone bereits einen Kalender angelegt haben, erhalten Sie eine Meldung, in der Sie auswählen müssen, ob Sie den Kalender auf dem iPhone beibehalten oder löschen wollen. In diesem Fall sollten Sie den Kalender natürlich beibehalten - löschen sollten Sie ihn nur dann, wenn Sie die Daten des Kalenders auf dem iPhone nicht mehr benötigen. Falls Sie einen lokalen Kalender beibehalten, synchronisiert das iPhone die Termine nicht mit dem Google-Mail-Kalender. Hier trennt das iPhone strikt zwischen lokalen und synchronisierten Kalender.
Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten mit dem iPhone synchronisieren, übernimmt das Smartphone die Termine aus allen Kalendern und zeigt diese in der Kalender-App an. Der beste Weg zur Synchronisierung besteht darin, dass Sie externe Kalender zunächst im Google-Kalender importieren und dann den Google-Kalender mit dem iPhone synchronisieren lassen. Wollen Sie mehrere Google-Kalender mit dem iPhone synchronisieren, müssen Sie dazu zunächst die entsprechenden Einstellungen in Ihrem Google-Kalender vornehmen.
Dazu müssen Sie auf dem iPhone mit Safari zur Seite http://m.google.com/sync wechseln. Durch einen Bug bei Google erhalten Sie eine Meldung, dass die Seite nicht kompatibel ist. Klicken Sie dazu auf den Link Sprache und ändern die Sprache auf Englisch (US). Anschließend müssen Sie sich an Ihrem Google-Konto anmelden. Im Fenster sehen Sie die mobilen Geräte, mit denen Sie sich mit dem Konto synchronisieren, und können Einstellungen vornehmen.
Apps für die Termin-Verwaltung
Generell sind die Verwaltung von Terminen und die Synchronisierung mit verschiedenen Kalendern recht einfach. Der Standardkalender im iPhone bietet ebenfalls wertvolle Hilfe bei der Verwaltung dieser Termine, ist aber nicht sehr umfangreich. Im App-Store gibt es jedoch zahlreiche weitere Apps, welche die Verwaltung Ihrer Termine enorm erleichtern. Vor allem Anwender, die intensiv mit dem Kalender arbeiten, sollten sich diese Apps ansehen.
Wenn Sie bei der Terminplanung vor allem auf den Google-Kalender setzen, sollten Sie sich die kostenpflichtige App CalenGoo (5,49 Euro) ansehen. Diese App kann wesentlich effizienter mit dem Google-Kalender umgehen als die Standard-App des iPhone. Sie lässt sich offline nutzen und synchronisiert sich automatisch bei der nächsten Internetverbindung. Sie können verschiedene Ansichten aktivieren und Farbeinstellungen anpassen. Vor allem Power-User, die auch beruflich den Google-Kalender intensiv nutzen, kommen um diese App kaum herum.
Eine weitere wertvolle App ist Week Calendar (1,59 Euro). Diese App kann Termine in Wochenansichten effizient anordnen und bietet vor allem für solche Anwender eine optimale Ergänzung, die ihre Arbeitswoche effizient planen wollen. Die App funktioniert auch zusammen mit Exchange, kann aber nur einen Exchange-Kalender unterstützen. Die Übersichtsfunktionen des Kalenders gleichen diesen Nachteil jedoch wieder aus.
Wer eine schnelle Übersicht über ein ganzes Jahr erhalten will, ist mit der kostenlosen App PocketCal gut beraten. Die App ist einfach zu bedienen und ideal für Anwender, die sich rasch einen Überblick verschaffen möchten. Es ist auch möglich, zum aktuellen Datum zu springen und mit einem einfachen Antippen das Jahr zu wechseln. Die Ansicht lässt sich so anpassen, dass die App auch weniger Monate auf einer Seite anzeigt, wenn Sie nicht das ganze Jahr sehen wollen.
Eine weitere App zur Terminverwaltung ist miCal. Auch sie erweitert die Funktionen des Standardkalenders. Sie können mit der App beispielsweise Ansichten wechseln und den Kalender in Queransicht anzeigen lassen. Mit dem Dashboard haben Sie alle Termine des Tages perfekt in der Übersicht. Die App unterstützt sämtliche Kalender, die Sie mit dem iPhone synchronisieren können, also Outlook, Exchange, Google, Facebook, etc.
Kalender-Kosmetik mit Quick Calendar
Ein Helfer in eher optischer Hinsicht ist die App Quick Calendar. Mit ihr können Sie den Startbildschirm des iPhones mit einem Kalender integrieren. Standardmäßig ist das mit dem iPhone nicht möglich. Quick Calendar kann beliebige Hintergrundbilder so anpassen, dass Sie künftig im Lockscreen einen Kalender sehen.
Sie sehen aber auf dem Kalender nicht den aktuellen Tag und auch nicht Ihre Termine, sondern lediglich die nächsten 2zwei bis drei Monate, zusammen mit dem Hintergrundbild, als statische Aufnahme. Der Kalender ist nicht dynamisch, sondern wird als Screenshot erstellt. Das heißt, Sie müssen nach spätestens drei Monaten erneut eine Änderung vornehmen, was aber verschmerzbar ist. Nachdem Sie die App aus dem Store installiert haben, starten Sie diese auf dem iPhone. Anschließend nehmen Sie über Settings zunächst die Einstellungen vor. Klicken Sie dann auf Library und wählen Sie das Bild aus, das Sie im Lockscreen als Kalenderbild hinterlegen wollen.
Haben Sie das Bild ausgewählt, sehen Sie über Preview eine Vorschau. Anschließend müssen Sie einen Screenshot erstellen. Dazu ist keine App erforderlich. Um vom lokalen Bildschirm einen Screenshot zu erstellen, halten Sie kurz die Stand-by-Taste des iPhones gedrückt. Drücken Sie zusätzlich kurz auf die Home-Taste in der Mitte des iPhones erstellt das iPhone einen Screenshot und speichert diesen bei den Fotos. Verlassen Sie jetzt die App und klicken auf Einstellungen\Hintergrundbild. Achten Sie aber darauf, den Screenshot im Preview-Fenster zu erstellen, da ansonsten auf dem Bild auch die Quick-Calendar-Einstellungen zu sehen sind. Wählen Sie den erstellten Screenshot aus, den Sie als Lockscreen nutzen wollen.
Quelle: Tecchannel