Unternehmen geben pro Jahr etwa 15 bis 20 Prozent mehr Geld für die Speicherung von Daten auf Plattenlaufwerken, Bändern, speziellen Netzwerkgeräten aus. Hinzu kommen noch Kosten für die benötigte Software und das Personal, um diese zu verwalten. Gleichzeitig fallen die Kosten für Speicher-Hardware kontinuierlich. Betrugen sie im Jahr 2001 noch 60 US-Dollar pro Gigabyte, lagen sie im Jahr 2006 bereits bei unter zehn US-Dollar.
Intelligente Speicher-Strategien entwickeln
Die höheren Kosten erklären sich den Beratern zufolge zum einen mit den extrem hohen Daten-Volumina aus intensiven Geschäfts-Anwendungen, E-Mails mit Megabyte-schweren Anhängen oder aufgrund automatisierter IT-Prozesse, zum anderen durch gestiegene gesetzliche Anforderungen. So müssen geschäftsrelevante Daten meist über einen langen Zeitraum vorgehalten werden und beispielsweise Finanzbehörden im Rahmen einer Betriebsprüfung zur Verfügung gestellt werden.
Hinzu kommt außerdem, dass viele Betriebe wichtige Daten immer noch in unterschiedlichen Datentöpfen hinterlegen oder zu viele Sicherheitskopien abspeichern, was Kosten, etwa für Verwaltung und Datenabgleich, zusätzlich in die Höhe treibt.
Durch intelligente Strategien hingegen könnten Firmen ihre Speicherkosten deutlich reduzieren, so die Berater. Deshalb sollte in jedem Fall eine Änderung der bisherigen Praxis stattfinden. So müsse zwischen IT-Verantwortlichen und Geschäftsentscheidern über die Bedürfnisse, Möglichkeiten und Kosten der Datenspeicherung ein "gegenseitiger wohlinformierter Gedankenaustausch" stattfinden. Das Management weiß zwar, dass es Daten vorhalten muss, überlässt das Wie jedoch der IT-Abteilung. Im Gegenzug ist diese über bestimmte Details, beispielsweise wie lange die gesetzliche Vorhaltefrist wichtiger Daten ist, oft nicht ausreichend informiert.
Bisherige Praxis ändern
Zunächst sollte die IT-Abteilung eine Liste, zum Beispiel mit unterschiedlichen Speicherlösungen, zusammenstellen auf deren Basis verschiedene Optionen diskutiert werden. Oft kommt ein Unternehmen bereits mit einer günstigen Speicherlösung aus, etwa wenn keine ausgefeilten Backup- oder Recovery-Funktionen benötigt werden. Hier können die Kosten bereits um den Faktor zehn variieren.
Gemeinsam kann anhand der Übersicht zudem erarbeitet werden, welche Service-Level unbedingt erreicht werden müssen. Hier gehören Speicher-Hardware, -Software sowie Arbeits- und Wartungskosten auf den Prüfstand. Bereits ein einfacher Kosten-Leistungs-Vergleich kann hier zu guten Lösungen führen. Firmen die diesen Leitlinien folgten, konnten ihre Speicherkosten um bis zu 40 Prozent verringern, und zwar ohne Einbußen bei der Service-Qualität.
Alles unter die Lupe nehmen
In weiteren Schritten sollten dann die einzelnen Geschäftsanwendungen genau unter die Lupe genommen werden, um für diese das jeweils geeignete Speicher-Level festzulegen. Hier ist eine Abstufung zwischen geschäftskritischen Applikationen, wie etwa ERP-Systemen, die einen hohen Service-Level benötigen, und weniger geschäftskritischen Anwendungen, wie etwa Test-Systemen, vorzunehmen.
Durch diese Abstufung lassen sich, so vermerkt der von den McKinsey-Beratern Kishore Kanakamedala, James M. Kaplan, and Rajesh Srinivasaraghavan verfasste Trendbericht “A smarter approach to data storage” abschließend, weitere Kosten sparen.