Foto: Joachim Wendler
Kann man mit dem Erstellen von Handbüchern und Dokumentationen noch jemanden hinterm Ofen hervorlocken, jemanden mit dieser langweiligen, nicht nur von Entwicklern vielgehassten Arbeit begeistern? Über ihren Einsatz und ihre Notwendigkeit sind sich alle einig - aber selbst produzieren: nein danke.
Dass es dennoch funktionieren kann, beweist der Stuttgarter Spezialist für Projekt-Management, Immobilienberatung und Engineering Drees & Sommer1. Und vielleicht hängt so eine Realisierung auch mit den Köpfen "da oben" zusammen, die wissen, wie man ein auf Anhieb dröge anmutendes Projekt umsetzt und die Mitarbeiter dafür gewinnt.
Der große Vorteil des Drees-&-Sommer-CIOs besteht darin, dass er die volle Unterstützung seines Topmanagements genießt, sich auf seine Mitarbeiter verlassen kann, dass aber auch seine internen Kunden, die Fachabteilungen, ihm Bestnoten geben. Denn schon zweimal stand Peter Meyerhans beim IT-Excellence-Award2 der COMPUTERWOCHE-Schwesterpublikation CIO auf dem Treppchen, im vergangenen Jahr sogar auf Platz eins. Das heißt, die schwäbische Unternehmensberatung hat Deutschlands zufriedenste Mitarbeiter, was die Hardware- und Softwareausstattung, das Dienste- undSchulungsangebot sowie auch den Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg betrifft, aber auch in punctoIT-Qualifizierung oder Einsatz von neuesten IT-Entwicklungen wie Blogs und Wikis ist das Unternehmen ganz vorn.
Und um dies unter Beweis zu stellen, hat sich der Stuttgarter IT-Chef mit einem Teilprojekt innerhalb dem Wissens-Management-Projekt auch um die Auszeichnung "CIO des Jahres" beworben. Zu Recht, wie sich herausstellte, denn die Jury war vom Projekt sehr angetan, und Meyerhans landete auf Platz drei in der Kategorie Mittelstand.
Obwohl es sich eher unspektakulär anhört, kann das Erstellen von elektronischen Handbüchern zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden, erst recht in einer Unternehmensberatung, wenn Vorlagen, Checklisten, Berechnungstabellen, Skizzen, Ablaufpläne oder Best-Practice-Beispiele leicht auffindbar sind. "Diese Dokumente lagen mehr oder weniger gut auffindbar in verschiedenen Ablagefächern unseres 'Dresors'. Der Dresor ist die Fundgrube in unserem Intranet", erzählt Meyerhans schmunzelnd. Im Dresor mussten früher alle oben genannten Dokumente abgelegt werden, um für jeden verfügbar zu sein.
Die Idee war dann, pro so genanntes Leistungsbild (= übergreifendes Thema wie Projekt-Management) ein elektronisches Handbuch zu erstellen. Diese Handbücher wurden und werden am Prozess orientiert aufgebaut. Der Anwender kann sie aber auch per Knopfdruck nach anderen Kriterien sortieren lassen. Das wichtigste und am häufigsten gebrauchte Handbuch für Projekt-Management lässt sich zum Beispiel nach Projektphasen oder nach Themen sortieren. Die Navigation durch den Anwender erfolgt grafisch. Sortiert er nach Phasen und geht etwa in die "Planung", findet er die Themenblöcke gruppiert nach: Allgemein/Organisation/Kosten/Termine/Qualität/Verträge und Versicherung. Innerhalb dieser Blöcke findet er entweder selbsterklärende Hinweise (eine Zeile) oder so genannte Container, bestehend aus Dokumenten.
Mit Symbolen arbeiten
Jedes Dokument hat einen sprechenden Namen, und vor jedem Dokument gibt es ein Symbol mit typischem Inhalt und unterschiedlichen Farben. So findet der Anwender das gesuchte Dokument schon aufgrund des grafischen Symbols sehr viel schneller, als wenn er jeden Dokumentnamen lesen muss. "Mit Hilfe dieser Symbole konnten wir die Suchzeiten extrem verkürzen", berichtet Meyerhans. Das ganze Werkzeug ist auf Wiki- Technik aufgebaut.
Nebst dem schnellen Finden ist laut Meyerhans ein weiterer Vorteil darin zu sehen, dass der Nutzer das komplette Handbuch lokal kopieren darf und nach dem Ausfüllen aller Checklisten, Anpassen der Terminplanvorlagen an sein Projekt und Ausfüllen der Berechnungsvorlagen aller Art eine fast vollständige Dokumentation über sein Projekt besitzt.
Da die Mitarbeiter die Notwendigkeit eines solchen Projektes einsahen, könne man von Widerständen nicht sprechen, sagt der IT-Chef. Eher sei es so gewesen, dass dem Fachbereich anfänglich die Vorstellungskraft fehlte, was sich mit so einer Lösung alles machen ließe, so dass sie am Altbewährten lange festhielten. "Damit kamen viele wertvolle Inputs aus dem Fachbereich etwas spät", bedauert Meyerhans. Mittlerweile habe sich das Werkzeug etabliert, weitere Handbücher sind in Arbeit und noch mehr in Planung.