Ratgeber

Die 25 besten Tipps für Powerpoint

08.04.2024
Grafiken, Stil, SmartArt und vieles mehr: Mit unseren 25 Powerpoint-Tipps gelingen ansprechende und spannende Präsentationen. Powerpoint für Profis eben.

Die verzwickte Multifunktionsleiste: Vielen Nutzern ist die Ribbon-Multifunktionsleiste von Office 2007 nach Jahren immer noch suspekt. Sie sind die alte und bewährte Symbolleiste mit Menüs wie Datei, Bearbeiten etc. gewohnt. Unser Tipp: Zerbrechen Sie sich nicht den Kopf darüber, wo denn nun eine bestimmte Einstellung steckt. In den meisten Fällen werden Sie automatisch zum richtigen Register gelotst, indem Sie auf der Folie das zu ändernde Objekt einfach doppelklicken.

Grafiken, Grafiken, Grafiken

Versuchen Sie, in Ihrer Präsentation die Texte entweder ganz durch Grafiken zu ersetzen oder sie wenigstens damit aufzuwerten. Wie Sie gleich sehen werden, versorgt uns Microsoft mit allen Zutaten, die für eindrucksvolle, grafisch aufgepeppte Vorträge nötig sind.

Bleiben Sie einem Stil treu

Powerpoint bietet zahlreiche "Design"-Vorlagen, die nicht nur aus Hintergründen bestehen, sondern auch die passenden Schrift- und Farbzusammenstellungen enthalten. Wenn Sie beispielsweise einen Rahmen zeichnen und die Farbe der Kontur oder Fläche ändern möchten, zeigt Ihnen die Anwendung immer zuerst jene Farben an, die zum ausgewählten "Design" gehören.

Müssen Sie also keiner bestimmten Farbgebung folgen, sollten Sie bei den vorgeschlagenen Mischungen bleiben, denn die sind nicht von schlechten Eltern.

Powerpoint ist kein Versteckspiel.
Schlechte Redner verstecken sich hinter ihrer Präsentation. Wenn sie dann noch den Raum abdunkeln, so dass man sie nicht sieht, ist aus ihrer Sicht alles perfekt. Denn sie wollen sich gar nicht zeigen, nicht reden und schon gar nicht etwas präsentieren.
Die Präsentation ist die beste Lesevorlage. Oder?
Miese Redner lesen ab. Statt frei zu sprechen und die Stichpunkte auf den Folien als Leitfaden für den Vortrag zu nehmen, buchstabieren sie jeden einzelnen Punkt. Und vergessen dabei, dass das Auditorium viel schneller ist und längst alles abgelesen hat.
Langeweile vom ersten Punkt an.
Die Titel auf den Folien sollten ihre Namen verdienen. Jeder Folientitel muss wie eine Schlagzeile in der Zeitung die Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Eine Folienüberschrift wie "Technische Umsetzung 1 bis 5" tut das definitiv nicht.
Bunte Bilder machen froh.
Klar, Bilder sagen mehr als 1000 Worte. Vor allem über den Redner. Wer Cliparts mit realen Bildern mischt und dazu noch Cartoons oder typografische Darstellungen presst, überfordert sich und sein Publikum. Das ästhetische Chaos auf der Folie spiegelt das Chaos im Kopf des Referenten wider. Bitte bei einer Bildsprache bleiben. Wenige große Bilder sind besser, als ein Briefmarken-Potpourri.
Schlussfloskeln auf der letzten Folie
"Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!" auf der letzten Folie ist ein Armutszeugnis. Ein Dank ist eine persönliche Botschaft, die durchaus während des Vortrages vom Redner übermittelt werden kann. Das aber vorher hinzuschreiben signalisiert: Mir ist egal, wer da vor mir sitzt. Vielleicht war das Publikum ja unaufmerksam. Dann wäre der Dank nicht angebracht. Besser einen einprägsamen Slogan hinschreiben und diesen am Ende stehen lassen.
Nach dem Vortrag flüchten.
Die Flucht von der Bühne ist bei PPT-Rednern weit verbreitet. Doch der schnelle Abgang drückt nur die Unsicherheit des Referenten aus. Er will keine Fragen beantworten und steht dem Auditorium nicht mehr zu Verfügung. Eigentlich wollte er überhaupt nicht vortragen.
Alles dabei.
Der Foliensammler nimmt zum Vortrag immer alle Folien mit. Er springt munter hin und her und sagt den Leuten, was sie jetzt nicht sehen dürfen. Dieses Verhalten zeigt nicht nur, dass der Referent keine Lust hatte sich vorzubereiten, es sagt auch, dass er Herrschaftswissen anhäuft, das er nicht teilen will.
Vorsprung durch Technik.
Audi hat Recht. Wer seine Präsentation technisch nicht im Griff hat, hat verloren. Statt bei Rückfragen zu vorherigen Folien einfach die Foliennummer einzugeben und mit "Enter" direkt dorthin zu springen, beendet der Technikmuffel den Präsentationsmodus, blättert zeitraubend zur gesuchten Folie zurück, um dann wieder umständlich die Show zu starten.
Hilfsmittel ignorieren.
Ein Computer kann mehr als nur eine Ansicht zeigen. Wer differenziert, kann besser steuern. Das Publikum sieht nur die Folien, der Referent jedoch kann sich auf seinem Bildschirm am Rednerpult die nächsten Folien anzeigen oder zusätzliche Notizen einblenden lassen. So bleibt er Herr der Lage und ist dem Publikum immer einen Schritt voraus.
Testen - wieso?
Das geht doch auch während des Vortrags, meinen manche PPT-Redner. Besonders, wer nur mit Stick anreist, tut gut daran, vor dem Vortrag zu testen, ob die Präsentation auf dem Rechner läuft, ob Schriften, Kontraste und das Format stimmen. Denn langatmige Laptopforschungen will niemand im Publikum sehen.

Werden Sie zum Rosinenpicker

Vielleicht gefällt Ihnen ein Design nicht, wohl aber seine Farbzusammenstellung. In solchen Fällen sollten Sie in der Multifunktionsleiste im Register Entwurf das erste "Design" Larissa verwenden, das völlig schmucklos ist. Wählen Sie danach im Einblendmenü Farben die gewünschte Farbmischung A. Nun können Sie Ihre eigene Präsentation von Grund auf nach diesem Farbschema gestalten.

Formen

Die vordefinierten Formen gibt es in Powerpoint schon ewig, doch endlich sehen die Resultate nicht mehr so aus, als wären sie von Hand auf einer Achterbahn gezeichnet worden. Stattdessen überzeugen sie mit sanft geschwungenen Kurven und geglätteten Kanten.

Formen ändern

Neue Formen zeichnen Sie in Powerpoint 2007, indem Sie in der Multifunktionsleiste auf das Register Einfügen klicken. Wählen Sie im Einblendmenü Formen eine der zahlreichen Varianten und zeichnen Sie diese auf die Folie. Einige Formen sind fest definiert, andere haben gelbe Rauten, mit denen sie sich ändern lassen. So machen Sie etwa aus einer geschweiften Klammer blitzschnell eine eckige. Bei jeder Form lassen sich mittels Doppelklick und der Option Zeichentools (Format) die Umrandung und die Füllung ändern. Außerdem können Sie Effekte zuschalten, wie zum Beispiel Schatten oder Spiegelungen.

So werden Sie zum Powerpoint-Profi
Powerpoint oder nicht?
Überlegen Sie vor dem Vortrag: Muss es überhaupt Powerpoint sein? Reicht vielleicht eine "Atmo-Präsentation" mit Hintergrundbildern? Oder genügen nur kurze Überschriften? Reicht ein Handout für hinterher zum Verteilen? Merken Sie sich: Die Präsentation muss zum Thema passen, nicht umgekehrt.
Das 6x6 pro Folie
Maximal sechs Zeilen Text pro Folie und sechs Wörter pro Zeile. 30 bis 40 Punkt Schriftgröße, keine Farbexperiente, Stichpunkte genügen, nicht mehr als drei verschiedene Fonts in der gesamten Präsentation.
Vorbereitung
Beschäftigen Sie sich mit dem Ort des Vortrags. Wie groß ist der Raum, wie große die Bühne, die Leinwand? Ist mit der Technik alles in Ordnung? Wie lange dauert der Vortrag? Wer länger als eine halbe Stunde referiert, verliert sein Publikum - egal, wie gut die Präsentation auch ist.
Professionelle Fotos
Meiden Sie Cliparts, binden Sie maximal eigene bzw. Unternehmensfotos in sehr guter Qualität ein.
Grafiken dosieren
Grafiken und Diagramme nur dort einbauen, wo sie eine Aussage belegen oder verstärken. Hier gilt: Je einfacher und verständlicher, desto besser.
Gut präsentiert
Meiden Sie billige Vorlagen, Übergangs- und Soundeffekte zwischen den Folien. Nehmen Sie Corporate-Design-Vorlagen her, wenn Sie welche haben - wenn nicht, erstellen Sie welche.
Viel Erfolg!
Bevor Sie präsentieren, spielen Sie alles noch einmal durch, holen Sie tief Luft und dann ab dafür. Denken Sie daran: Eine gute Präsentation ist nichts ohne guten Präsentator. Happy powerpointing!

Alle Attribute übertragen

Vielleicht haben Sie nach einigen Versuchen das optimale Erscheinungsbild für eine Form gefunden, das Sie nun auch auf die anderen Formen der Präsentation übertragen möchten. Kein Problem: Markieren Sie die Originalform und drücken Sie das Tastenkürzel Ctrl+Shift+C, um die Attribute in die Zwischenablage zu kopieren. Markieren Sie nun die gewünschte Form und übertragen Sie die Werte mit dem Tastenkürzel Ctrl+Shift+V.

Einzelnes Attribut ändern

Wenn Sie bei mehreren Objekten nur ein Attribut ändern möchten, hilft wieder ein Kürzel. Klicken Sie mit Rechts auf eine Form. Wählen Sie danach im Kontextmenü Form formatieren. Ändern Sie das gewünschte Attribut (etwa die Linienstärke). Lassen Sie das Dialogfeld offen, klicken Sie auf eine andere Form und drücken Sie F4, um die Änderung auch auf diese Form zu übertragen.

Objekte duplizieren

So erstellen Sie im Handumdrehen exakt ausgerichtete Objektkopien: Markieren Sie ein Objekt und drücken Sie das Kürzel Ctrl+D, um es zu duplizieren. Bewegen Sie das Duplikat an den gewünschten Ort. Dazu können Sie auch die Pfeiltasten auf der Tastatur verwenden. Wenn Sie nun noch einmal Ctrl+D drücken, wird das nächste Duplikat im gleichen Abstand angelegt.

Fotos und Cliparts

Jede Präsentation wirkt erst durch den Einsatz von Bildern lebendig. Viele Anwender googeln sich quer durchs Internet, um passendes Material zu finden - immer mit dem Risiko, irgendwelche Urheberrechte zu verletzen. Das muss nicht sein, denn Microsoft offeriert über das Internet eine schier grenzenlose Fülle an kostenlosen Fotos und Cliparts, die Sie gefahrlos verwenden dürfen. Nutzen Sie diesen Fundus.

Fotos und Cliparts einfügen

Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf das Register Einfügen und danach auf die Schaltfläche ClipArt. Es öffnet sich rechts eine Seitenleiste. Tippen Sie zuoberst einen Suchbegriff A ein. Bestätigen Sie mit Enter. Wenn Sie mit dem Internet verbunden sind, werden Sie mit Treffern überhäuft. Klicken Sie auf ein Resultat B, um das Bild in die Präsentation zu übernehmen.

Whitfield Diffie
1984: Für Vorträge vor seinen Vorgesetzten bei der amerikanischen Telefongesellschaft Bell Northern schreibt Whitfield Diffie ein kleines Präsentationsprogramm. Damit gilt er später vielen als der eigentliche Erfinder von Powerpoint. Diffie wird als Hippie mit langen Haaren geschildert. Bis heute ist er seiner Frisur treu geblieben.
Whitfield Diffie
1975 hat Diffie (rechts) mit Martin Hellman (Mitte) das Verfahren zum Austausch von Schlüsseln (Diffie-Hellman-Algorithmus) entwickelt, das bis heute im Einsatz ist.
Robert Gaskins
Robert Gaskins, Diffies Chef bei Bell Northern, entwickelt die Software "Presenter". Sie ähnelt Diffies Präsentationsprogramm. Gaskins kündigt bei Bell Northern und kauft sich in das Softwareunternehmen Forethought ein, um Presenter vermarkten zu können.
Powerpoint 1.0
April 1987: Presenter heißt jetzt Powerpoint. Die Version 1.0 (schwarzweiß auf einer Diskette) läuft nur mit dem Apple-Betriebssystem und wird sofort ein großer Erfolg.
Microsoft GBU, Menlo Park
August 1987: Microsoft kauft Forethougt samt Powerpoint für 14 Millionen Dollar und entwickelt es in seiner Graphics Business Unit (hier der Eingang) in Menlo Park, Kalifornien weiter. Mai 1990: Die erste Powerpoint-Version für Windows kommt auf den Markt.
Powerpoint 3.0
1992: Powerpoint wird Teil des Büropakets Office 3.0. Via Office hat sich die Software seither Hunderte Millionen Male verkauft. Gaskins verlässt 1996 Microsoft.
Powerpoint-Folien
Heute, weltweit: Geschätzte 30 Millionen Präsentationen pro Tag enthalten Powerpoint-Elemente.

Bilderrahmen

Endlich gibt es in Powerpoint die Möglichkeit, Bilder im passenden Rahmen zu präsentieren. Doppelklicken Sie ein Foto oder eine Grafik. Dadurch wechseln Sie in der Multifunktionsleiste zum Register Bildtools (Format). Hier finden Sie unter Bildformatvorlagen jede Menge Rahmen, Schatten, dezente Spiegelungen und mehr C. All diese Effekte lassen sich mit den angrenzenden Einblendmenüs Bildform, Grafikrahmen und Bildeffekte kombinieren. Doch nicht vergessen: Weniger ist manchmal mehr.

Cliparts zerpflücken

Die meisten Cliparts von Microsoft lassen sich in einzelne Grundformen zerlegen. Diese können danach individuell bearbeitet werden. Platzieren Sie dazu einen Clipart auf der Folie, klicken Sie ihn mit Rechts an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Gruppieren/Gruppierung aufheben. Powerpoint verlangt eine Bestätigung. Drücken Sie dazu auf die Schaltfläche OK. Klicken Sie noch einmal mit Rechts auf den Clipart und nehmen Sie wieder Gruppieren/Gruppierung aufheben. Jetzt zerfällt er in seine Einzelteile, die sich alle bearbeiten oder löschen lassen A.

Die Nadel im Heuhaufen

Ein zerlegter Clipart kann aus Dutzenden von Linien und Formen bestehen, was die Aktivierung des richtigen Elements nicht unbedingt erleichtert. Hier eine kleine Hilfe: Heben Sie die Gruppierung nur einmal auf - also ohne dass der Clipart ganz in seine Bestandteile zerfällt. Drücken Sie nun mehrmals die Tabulator-Taste, um ein Element nach dem anderen zu markieren und anschließend zu manipulieren.

Gruppenelemente ausblenden

Möchten Sie ein Element in einem Clipart weder ändern noch löschen, sondern nur ausblenden? Auch das lässt sich machen: Klicken Sie auf die Gruppe und danach in der Multifunktionsleiste auf das Register Start. Wählen Sie nun im Bereich "Bearbeiten" Markieren (obiger Screenshot B), und danach Auswahlbereich. Powerpoint zeigt rechts alle Elemente der Folie an C. Falls eines davon aus einer Gruppe besteht, klicken Sie im Dialogfeld auf das Pluszeichen, um alle Elemente anzuzeigen D. Nun lassen sich einzelne Bestandteile der Gruppe mit einem Klick auf das Augensymbol ein- und ausblenden.

Reduktion auf das Wesentliche

Fotos lassen sich direkt in Powerpoint beschneiden. Das gilt auch für Cliparts - allerdings nur, wenn die Gruppierung nicht aufgehoben wurde. Doppelklicken Sie das Bild. Greifen Sie in der Multifunktionsleiste zu Bildtools (Format). Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Zuschneiden A. Die Grafik wird schwarz umrahmt B. Ziehen Sie eines dieser Rahmenelemente nach innen, um die Grafik zu beschneiden.

Ballast abwerfen

Fotos und Bilder treiben die Dateigröße in die Höhe - was zu einem Problem werden kann, wenn die Präsentation später per E-Mail verschickt werden soll. Die beste Lösung: Komprimieren Sie alle Bilder, wenn Sie mit der Gestaltung der Präsentation fertig sind.

Achtung: Dabei werden Bildteile, die abgeschnitten wurden (siehe vorheriger Tipp), definitiv gelöscht. Gleichzeitig reduziert Powerpoint die Auflösung auf ein vernünftiges Maß. Weil diese Aktion nicht umkehrbar ist, sollten Sie die Originaldatei zuerst unter einem anderen Namen sichern.

So geht's: Doppelklicken Sie auf ein beliebiges Foto, um in der Multifunktionsleiste das Register Bildtools (Format) anzuzeigen. Klicken Sie unter "Anpassen" auf die Option Bilder komprimieren C. Aktivieren Sie "Nur ausgewählte Bilder übernehmen" D, wenn Sie nur das gewählte Bild verkleinern möchten. Ansonsten werden die anschließenden Einstellungen auf alle Bilder im Dokument angewandt. Klicken Sie nun auf Optionen, um die Art der Kompression sowie die Auflösung festzulegen E: Kreuzen Sie beide Komprimierungsoptionen an. Jetzt folgt die Auflösung unter "Zielausgabe": Die Einstellung "Drucken" wird wirklich nur verwendet, wenn Sie die Präsentation an eine Druckerei weiterreichen möchten. "Bildschirm" reicht vielfach auch für Laserdrucker, während "E-Mail" ebenfalls auf einem Projektor einwandfrei aussieht. Microsoft liegt mit seinen Vorschlägen definitiv auf der sicheren Seite.

SmartArt

Mit dem Tipp auf der ersten Seite "Grafiken, Grafiken, Grafiken" sind nicht nur Fotos und Cliparts gemeint, sondern auch erklärende Grafiken wie Flussdiagramme, Organigramme und dergleichen. In Powerpoint heißen diese SmartArts. Während Powerpoint früher externe Module startete, um Diagramme von bescheidener Qualität herzustellen, läuft Powerpoint 2007 zur Höchstform auf. Es versteht wesentlich mehr Diagrammformen und erstellt diese fast vollautomatisch.

Besser noch: Das Programm liefert gleich die Informationen dazu, bei welcher Gelegenheit ein Diagrammtyp vorzugsweise eingesetzt wird.

Schnell getippt

Um eine SmartArt-Grafik zu platzieren, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf das Register Einfügen und anschließend auf die Schaltfläche SmartArt. Jetzt wählen Sie aus den zahlreichen Vorschlägen den passenden aus. Beachten Sie am linken Rand unbedingt den gerippten Anfasser A. Ein Klick darauf öffnet ein Panel, in dem Sie Texte wesentlich komfortabler erfassen können. Ein erneuter Klick lässt das Panel wieder verschwinden.

Effekt-Hascherei

SmartArts werden in weiten Teilen wie andere Grafiken behandelt. Sie lassen sich den Farbkombinationen und Auszeichnungen von "Designs" unterordnen. Auch Effekte wie Schattierungen sind möglich B.

Schnelle Konvertierung

Wenn Sie auf einer Folie bereits eine Aufzählung erstellt haben und nun doch der Meinung sind, dass sich eine Grafik besser macht, lässt sich das mit einem Handgriff ändern. Markieren Sie den Text, klicken Sie ihn mit Rechts an und picken Sie im Kontextmenü den Befehl In SmartArt konvertieren heraus. Wählen Sie nun den gewünschten Typ aus - fertig.

Automatische Schrittgröße

Wird die Grafik oder nur ein einzelnes Element davon vergrößert bzw. verkleinert, ändert Powerpoint in den meisten Fällen die Schrittgröße. Wenn Sie auf diesen Automatismus verzichten möchten, wählen Sie ein Element an und geben die Schrittgröße manuell ein. Ab jetzt ändert sich diese nicht mehr selbstständig.

Nicht alles auf einmal

Den letzten Schliff erhalten Grafiken, wenn wir nicht alles auf einen Schlag preisgeben. Wer etwas runterleiert, was längst auf der Folie sichtbar ist, schafft keine Spannung. Deshalb lässt sich jedes SmartArt-Element Punkt für Punkt einblenden. Um zu diesen Optionen zu gelangen, klicken Sie auf das gewünschte SmartArt-Objekt und in der Multifunktionsleiste auf das Register Animation. Unter Animieren finden Sie nicht nur die passende Funktion - Powerpoint zeigt Ihnen sogar eine Musteranimation, wenn Sie den Mauszeiger über eine Einstellung bewegen.

Führungslinien

Sie sind bei grafischen Feinarbeiten eigentlich unverzichtbar: die praktischen Führungslinien, die sich bis Office 2003 mit dem Kürzel Ctrl+G ein- und ausblenden ließen. Diese gibt es auch in Office 2007. Man muss nur wissen wo.

Führungslinien einblenden

Um Führungslinien einzublenden, klicken Sie mit Rechts auf eine freie Stelle in der Folie und wählen anschließend im Kontextmenü Raster und Führungslinien. Aktivieren Sie danach die Programmoption "Zeichnungslinien auf dem Bildschirm anzeigen".

Führungslinien per Schnellstartleiste

Sie werden Führungslinien bestimmt häufig brauchen. Grund genug, den entsprechenden Befehl in der Office-Schnellstartleiste abzulegen: Klicken Sie auf ein beliebiges SmartArt-Objekt. Gehen Sie in der Multifunktionsleiste zum Register SmartArt-Tools (Format). Klicken Sie jetzt auf das Einblendmenü Anordnen und wählen Sie Ausrichten. Nun sehen Sie den Befehl Rastereinstellungen. Drücken Sie mit Rechts auf diesen, nehmen Sie Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.

Kürzel für die Führungslinien

Ein kleines, aber feines Detail: Jedes Symbol in der Schnellstartleiste lässt sich auch über die Tastatur aufrufen. Dabei orientiert sich das Kürzel an der Position des Objekts in der Schnellstartleiste. Wenn sich Ihr Symbol für die Rastereinstellungen zum Beispiel an der vierten Position von links befindet, lautet das Kürzel Alt+4.

Rasterwirkung ausschalten

Genau wie die Objekte orientieren sich Führungslinien an einem unsichtbaren Raster. Das heißt, sie lassen sich nicht stufenlos verschieben. Um diese magnetische Wirkung temporär auszuschalten, halten Sie die Alt-Taste gedrückt, während Sie eine Führungslinie verschieben. Wird Alt gedrückt, während Sie Grafiken oder Text verschieben, hebt Powerpoint sowohl die magnetische Wirkung des unsichtbaren Rasters als auch die Führungslinien auf.

Duplizieren und löschen

Zwei Führungslinien sind gut, mehr davon wären manchmal besser. Drücken Sie die Ctrl-Taste, während Sie eine Führungslinie verschieben, um diese zu duplizieren. Möchten Sie eine Führungslinie wieder loswerden, bewegen Sie diese einfach aus der Folie hinaus.