Unternehmen, die ihre IT teilweise oder komplett an einen Outsourcing-Dienstleister auslagern, wollen damit Kosten sparen und sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.
Doch in Outsourcing-Projekten lauern zahlreiche Fallstricke, die das Vorhaben zum Scheitern bringen können.
Fehlerquellen beim Outsourcing
1. Firmen kommunizieren das Vorhaben zu früh der Unternehmensöffentlichkeit.
2. Die Auslagerung der IT wird als ein rein technisches Projekt betrachtet.
3. Die Unternehmensstrategie wird nicht ausreichend einbezogen.
4. Die Wettbewerbssituation auf dem Absatzmarkt wird ignoriert.
5. Bei den Anforderungen an die zukünftige IT-Landschaft werden Geschäftsperspektiven und -strategien zu wenig einbezogen.
6. Auf allen Projektbeteiligten lastet ein hoher Erwartungs- und Zeitdruck. Das erschwert die Aufstellung eines Projektplans, der sukzessive abgearbeitet wird und führt zu unnötigen Doppelarbeiten.
7. Mit den von einer IT-Auslagerung betroffenen IT-Mitarbeitern werden Vereinbarungen zu spät oder gar nicht getroffen.
Diese Fehler lassen sich jedoch vermeiden. Dafür muss nicht einmal ein großes Rad gedreht werden. Nach Auffassung der Münchner Unternehmensberatung Scopar brauchen Firmen für den IT-Outsourcing-Erfolg nur drei Grundregeln und acht Prozess-Schritte beachten.
Die IT nach Regeln auslagern
Regel 1: Bevor das erste Mal im eigenen Unternehmen öffentlich über IT-Outsourcing gesprochen wird, sollte die Firmenleitung das Projekt detailliert und unter Einbeziehung aller verfügbaren strategischer Informationen im kleinen Kreis planen.
Regel 2: Dabei empfiehlt es sich, bereits in der Vorbereitungsphase Outsourcing-erfahrene IT-Berater sowie Rechtsanwälte einzubeziehen und mit diesen das Vorgehen zu besprechen und abzustimmen.
Regel 3: Als Ergebnis der Beratungen müssen in einem ersten Schritt die Outsourcing-Ziele verbindlich festgelegt werden.
Im zweiten Schritt erfolgt die Definition der wesentlichen Handlungsfelder, z.B. welche IT-Systeme ausgelagert werden. Dabei muss Klarheit geschaffen werden, ob fällige Release-Wechsel noch von der eigenen IT-Organisation oder dem Outsourcing-Partner durchgeführt werden. Ergänzend dazu sind Meilensteinpläne zu verabschieden, zu welchem Zeitpunkt das Vorhaben mit den relevanten IT-Leistungsträgern besprochen wird. Erst danach sollte das Management das Outsourcing-Projekt "öffentlich" im Unternehmen bekanntgeben.
Intern gut vorbereiten
Im dritten Schritt sind interne Vorbereitungen zu treffen. Dazu gehört unter anderem, einen Entwurf der zukünftigen IT-Ablauf- und Aufbauorganisation zu erstellen. Das ist eine wichtige Voraussetzung für die Gespräche und Vereinbarungen mit den bisherigen IT-Mitarbeitern, etwa im Hinblick auf Bleibeprämien, Versetzungen, Schulungsmaßnahmen oder Betriebsübergänge. Den Beratern zufolge ist die Bedeutung der Vorbereitungsphase nicht zu unterschätzen.
Danach werden die Ausschreibungsunterlagen erstellt und es geht auf die Partnersuche. Bei der Wahl des künftigen Outsourcing-Partners ist zu beachten, dass dieser die Branche des Auftraggebers genau kennt und auch mit den eingesetzten IT-Systemen, etwa SAP oder Oracle, vertraut ist. Darüber hinaus ist der persönliche Faktor wichtig, denn der IT-Dienstleister muss zum Unternehmen und dessen Kultur passen.
IT-Systeme vor der Übergabe testen
Die anschließende Vertragsgestaltung sollte der Auftraggeber, unterstützt von unabhängigen Beratern und Rechtsexperten, unbedingt selbst übernehmen. Ansonsten muss er sich unter Umständen durch eine 800 Seiten lange Vertragsvorlage des künftigen Partners kämpfen, die diverse rechtliche Fallstricke enthalten kann.
Bevor die Systeme endgültig an den künftigen Outsourcing-Dienstleister übergeben werden, sollte noch eine Testphase zwischengeschaltet sein. Dabei wird ein Teilsystem, etwa die E-Mail-Anwendung oder die SAP-Applikations-Wartung, testweise ausgelagert.
Meilensteine befolgen
Verlaufen diese Tests erfolgreich, steht der finalen Übergabe nichts mehr im Weg. Meilensteine und ein detaillierter Zeitplan legen alle dafür notwendigen Schritte fest, inklusive Schnittstellen-Management. Ab dem protokollierten Übergabe-Zeitpunkt muss der neue Vertragspartner die zugesagten Leistungen erbringen, etwa im Hinblick auf Anwender-Support sowie Applikations-Wartung und -Entwicklung.
Letzter Schritt ist dann die Optimierungsphase. In regelmäßigen Treffen lassen sich Informationen, etwa zu zukünftig notwendigen Entwicklungen, austauschen, oder Unstimmigkeiten klären.