Die besten Reisekosten-Tools

Bei der softwaregestützten Reisekostenabrechnung stehen vor allem Prozessoptimierung, Transparenz und Wirtschaftlichkeit im Fokus. Die speziellen Tools, die heute verfügbar sind, können sämtliche Prozesse der Vorbereitung, Genehmigung, Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen erleichtern. Die Optimierung dieser Prozesse soll in erster Linie den Zeit- und Verwaltungsaufwand reduzieren und gleichzeitig ein hohes Maß an Transparenz und Genauigkeit garantieren.

Im Folgenden werden neun Anwendungen in Augenschein genommen, die vor allem in Sachen Funktionalität und Rechtssicherheit überzeugen können. Alle aufgeführten Lösungen unterstützen das aktuelle Reisekostenrecht, das zum 1. Januar 2014 hierzulande in Kraft getreten ist. Egal ob im Browser, auf dem Desktop oder Mobil aus dem Smartphone: Mit diesen modernen Lösungen können Unternehmen ihre Reisekosten problemlos nach den neuen Abrechnungsregeln verwalten.

Reisekostenabrechnung aus der Cloud: HRworks

Mit "HRworks” bietet die gleichnamige Firma aus Freiburg eine professionelle Business-Software zur Reisekostenabrechnung an, die von Großunternehmen wie Mc-Donald’s, NEC oder Warner Music verwendet wird, aber auch für mittelständische Unternehmen ab 15 Mitarbeitern geeignet ist. Das System ist Web-basierend und wird als SaaS-Lösung angeboten.

Doch, wie der Anbieter erklärt, ist die Web-basierte Lösung auch für mittelständische Unternehmen ab etwa 15 Mitarbeiter geeignet. Von der Bestellung der Reisemittel über die Beantragung und Genehmigung bis hin zur Abrechnung der Reisekosten integriert HRworks sämtliche Aufgaben in einem ganzheitlichen Workflow, der durch E-Mail unterstützt wird.

Basierend auf dem Prinzip des “Employee Self Service” können Mitarbeiter sämtliche Daten selbst pflegen. Dadurch sollen administrative Kosten und der Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduziert werden können. Wenn die Dienstreise beendet ist, stehen zahlreiche Reports zur Verfügung, die flexibel nach Projekten, Kostenstellen, Mitarbeitern oder Standorten erstellt werden können.

Zu den weiteren Besonderheiten der Lösung zählen unter anderem die automatische Aktualisierung von Wechselkursen und Pauschalen, die Integration in externe Lohn- und Finanzbuchhaltungslösungen sowie automatisierte Kreditkarten-Schnittstellen. Praktisch: Belege, die während der Dienstreise mit einer Kreditkarte beahlt wurden, lassen sich auf einfache Weise dem entsprechenden Mitarbeiter und der Reise zuordnen.

Preise und Verfügbarkeit: Neben dem Reisekostenabrechnungsmodul bietet das Tool weitere Module für die Abwesenheitsverwaltung und Arbeitsmittelverwaltung an. Kostenpunkt: vier Euro netto pro Anwender und Monat (maximal 100 User). Anders als bei den meisten SaaS-Angeboten üblich, müssen Kunden bei der Einführung des Systems allerdings mit einer zusätzlichen Startinvestition rechnen. Die Kosten für die Inbetriebnahme von HRworks beginnen laut Anbieter bei rund 1.560 Euro.

Zep

Eine weitere On-Demand-Lösung, mit der KMUs ihre Reisekosten effizient verwalten können, ist "Zep". 2006 mit einem Innovationspreis der Initiative Mittelstand ausgezeichnet, bietet das System neben Projektmanagement und Zeiterfassung auch ein umfangreiches Modul für die Reisekostenabrechnung. Somit ist die Lösung vor allem für Firmen attraktiv, die projektorientiert arbeiten. Die Erfassung von Reisezeiten ist bei Zep vollständig im zentralem Projektmanagement-Modul integriert.

Bei jedem Projekt können Anwender abgestufte Einstellungen wählen. Verpflegungsmehraufwand, Anreisepauschalen, Kilometergeld, Fremdkosten und Spesen werden je nach Einstellung automatisch abgerechnet. Ferner liefert das System detaillierte Nachweise über die erfassten Reisekosten, die sich nach verschiedenen Kriterien wie Kunde oder Projekt flexibel anpassen lassen.

Preise und Verfügbarkeit: Zep wird in zwei Versionen angeboten, die Reisekostenabrechnung ist nur in der Professional-Version verfügbar. Nach Herstellerangaben kostet sie ab 25 Euro netto pro Anwender und Monat. Wer das System aus Sicherheitsgründen lieber im eigenen Unternehmensnetzwerk betreiben will, wählt die On-Premise-Variante aus. Die Lizenz kostet in diesem Fall ab 1.070 Euro. Hinzu kommen jährliche Support- und Wartungsgebühren in Höhe von 214 Euro netto. Mit dem Online-Preisrechner lassen sich die Preise für beliebige Einsatzszenarien schnell ermitteln.

Xpenditure

Mit Xpenditure präsentiert sich eine moderne SaaS-Lösung, die für die einfache Reisekostenabrechnung und Ausgabenverwaltung im Browser konzipiert ist. In Sachen Usability und Benutzererfahrung überzeugt das Tool durch ein optisch ansprechendes User Interface, das auf allen Plattformen eine gute Figur macht. Neben der Web-Version stellt der Hersteller nämlich nützliche Apps für iOS, Android, Windows Phone und Blackberry bereit. Damit können Anwender ihre Belege auf schnelle und intuitive Weise einscannen.

Bei der Digitalisierung lassen sich alle relevanten Daten automatisch auslesen, behauptet der Hersteller. Sämtliche digitalisierte Belege stehen dann im Online-Account zur Weiterverarbeitung bereit. Hier kann man auf Basis dieser Daten verschiedene Berichte erstellen, etwa für Ausgaben, Erstattungen oder Buchhaltung. Ein weiterer Vorteil: Die individuell erstellten Berichte lassen sich in üblichen Formaten wie CSV, XML und PDF exportieren.

Preise und Verfügbarkeit: Xpenditure bietet verschiedene Abo-Pakete, die für Selbstständige, Kleinunternehmen und Mittelständler konzipiert sind. Während der Basis-Account fünf Euro pro Anwender und Monat kostet, schlägt die Professional-Edition mit sieben Euro pro User und Monat zu Buche. Größere Unternehmen ab 100 Mitarbeiter müssen ein persönliches Angebot beantragen, um die genauen Preiskonditionen zu erfahren.

Reisekosten-Tools für den Desktop: Datev Reisekosten Classic

Mittelständler, die eine Software für die Reisekostenabrechnung der Enterprise-Klasse suchen, finden in "Datev Reisekosten Classic” eine effiziente und kostengünstige Alternative. Ähnlich wie bei HRworks steht hier ein ganzheitlicher und reibungsloser Workflow im Mittelpunkt. Für die Erfassung sämtlicher Daten wie Reisezeiten, Fahrtstrecken, Belege und Sachbezüge benötigen Kunden zusätzlich die Software "Reisekosten Vorerfassung”. Über eine Programmverbindung lassen sich die Reisedaten in Reisekosten Classic importieren.

Das Zusammenspiel der beiden speziellen Lösungen soll den Arbeitsablauf von der Erfassung bis zur Abrechnung verbessern. Zusätzlich lässt sich das Programm "Datev Fahrtenbuch” integrieren. Damit werden Mitarbeiter in die Lage versetzt, Fahrten mit Dienst- und Privatfahrzeugen erfassen und abrechnen zu können.

Preise und Verfügbarkeit: Die Reisekosten Vorerfassung kostet laut Anbieter 79 Euro netto (einmalige Überlassungsvergütung zuzüglich Wartung). Für die Nutzung von Reisekosten Classic fangen die Preise bei 21 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer pro Monat an.

MonKey Reisekosten

Eine weitere professionelle Desktop-Lösung bietet sich mit "MonKey Reisekosten 2014" an. Die Software von der deutschen ProSaldo GmbH adressiert Angestellte, Selbständige, sowie KMUs und Vereine, die die Verwaltung ihrer Fahrzeuge, Fahrtenbücher und Reisekostenabrechnungen übersichtlich und sicher am PC erledigen möchten. Wie der Hersteller erklärt, ermöglicht die Reiseverwaltung das Erfassen von ein- und mehrtägigen In- und Auslandsreisen inklusive aller Belege, das Einbinden von Einträgen aus dem Fahrtenbuch sowie das Festlegen der Optionen für Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen.

Praktisch: Der automatisch generierte Reisebericht enthält alle für die Abrechnung notwendigen Angaben. Bei Bedarf können die automatisch vorkontierten Belege als Buchungsliste für die Buchhaltungslösung MonKey Office oder in ein anderes Finanz-Tool exportiert werden.

Preise und Verfügbarkeit: Eine Besonderheit der MonKey-Lösung besteht darin, dass sie nicht nur für Windows, sondern auch für Mac OS X verfügbar ist. Die Einzelplatzlizenz schlägt mit knapp 50 Euro zuzüglich Versandkosten zu Buche. Das Programm kann im Online-Shop des Herstellers.

Lexware Reisekosten

"Lexware Reisekosten” stellt eine weitere leistungsfähige Desktop-Software für Windows dar, die Reisekosten-Management und Fahrtenbuch mit KfZ-Verwaltung in eine einheitliche Arbeitsumgebung integriert. Wie der Anbieter erklärt, sind sämtliche Länder, Pauschalen und Währungen in der Programmdatenbank hinterlegt. In der aktuellen Version werden die gesetzlichen Pauschalen und Berechnungswerte für das Abrechnungsjahr 2012 berücksichtigt.

Zu den besonderen Features der Software zählen unter anderem ein integrierter Routenplaner für Deutschland und Europa, Plausibilitätsprüfung sowie Reisebudgetierung. Mit dem "Lexware Aktualisierungsservice” garantiert der Hersteller, die Software stets auf dem neuesten Stand der Gesetze zu halten.

Preise und Verfügbarkeit: Die Lexware-Lösung ist in drei Varianten erhältlich. Die Standard-Version bietet Abrechnungen für bis zu drei Reisende und kostet einmalig knapp 90 Euro. Mit der "Plus”-Version können Unternehmen die Reisekosten für bis zu 100 Mitarbeiter abrechnen. Schließlich unterstützt die netzwerkfähige "Pro”-Edition beliebig viele Reisende und bietet einen größeren Funktionsumfang. Kostenpunkt: knapp 500 Euro. Alle Versionen lassen sich vier Wochen lang kostenlos testen.

Intex Reisekosten

"Intex Reisekosten” ist eine Desktop-Anwendung zur Abrechnung von Inlands- und Auslandsreisen nach Pauschalen und Einzelbelegen, die auf Apples Datenbanklösung FileMaker basiert und sowohl für Windows als auch für Mac erhältlich ist. Sie berücksichtigt laut Hersteller alle steuerrechtlichen Vorschriften - etwa für Kilometergelder oder Kürzungen von Pauschalen sowie aktuelle Pauschalsatztabellen. Bewirtungsspesen, Kürzungen, Vorsteuerausweis und Reiseplanung sind ebenfalls integriert.

Die Software wartet mit netten Funktionen wie etwa Assistenten und Wertelisten auf, die die Dateneingabe vereinfachen sollen. Geschäftsreisende, die mit einem iPhone oder iPad unterwegs sind, können mit Hilfe von FileMaker Go auf die Software zugreifen, Belege erfassen und die Reisekosten stets im Blick behalten.

Die hinterlegten Daten können zudem auf intuitive Weise analysiert und nach verschiedenen Kriterien abgefragt, gefiltert und sortiert werden. Ferner lassen sie sich in Tabellenkalkulationssoftware wie Excel oder Numbers exportieren. Wer die gesammelten Daten zu Papier bringen möchte, der kann dies mit Hilfe eines integrierten Druck-Layout-Editors auf bequeme Weise tun.

Preise und Verfügbarkeit: Intex Reisekosten ist mit Windows und Mac OS X kompatibel. Kunden aus drei Versionen auswählen, die sich im Leistungsumfang voneinander unterscheiden. Die Preise für eine Einzelplatzlizenz beginnen bei 49 Euro. Wie der Hersteller erklärt, ist dabei die Zahl der Reisenden und abzurechnenden Reisen sowie der Pauschalsätze unbegrenzt.

Outdoor

Neben diesen Desktop-Lösungen gibt es auf dem Markt auch einige On-Premise-Anwendung, die Web-basiert arbeiten und Unternehmen auf dem eigenen Server betreiben können. Dazu zählt das Reisekosten-Programm "Outdoor" der Firma Inmoti GmbH aus Freiburg. Die Software verspricht eine intuitive und reibungslose Eingabe der Reisedaten und Belegerfassung.

So kann Outdoor mit komfortablen Funktionen aufwarten, die für eine Zeiteinsparung im Vergleich zu einer manuellen Bearbeitung der Daten sorgen. Hierzu zählen unter anderem die automatische Kontierung von Belegen, Vorsteuer- und Kilometergeldberechnung oder die übersichtliche Einzelbelegverwaltung mit den entsprechenden steuerlichen Besonderheiten. Ebenfalls möglich ist die Verwendung von Kostenstellen und Kostenträgen.

Durch eine Reihe verschiedener Dokumente lassen sich Reisetätigkeiten während der Reise protokollieren, die für die Buchhaltung, den Steuerberater oder das Finanzamt relevant sind. Wie bei den Standard-Tools in diesem Bereich üblich, bietet auch Outdoor aussagekräftige Berichte, die flexibel nach eigenen Bedürfnissen anpassbar sind und dem Anwender ermöglichen, sich stets einen Überblick über seine Reisekosten zu verschaffen.

Preise und Verfügbarkeit: Der Hersteller bietet mit dem "Outdoor Starter Kit" ein komplettes Installations- und Einrichtungspaket, das alle Maßnahmen beinhaltet, um die Anwendung auf dem eigenen Server produktiv einzusetzen. In zwei Arbeitstagen wird das System durch einen Consultant beim Kunden vor Ort eingerichtet. Kostenpunkt: 2.400 Euro zuzüglich Reisekosten des Inmoti-Mitarbeiters. Für die Nutzung der Software fallen dann 2,15 Euro pro Reisender und Monat an.

Euro-Reisekosten

Für Einsteiger, die bisher ihre Reisekostenabrechnung auf Papier oder mit Excel abgewickelt haben, kommen günstige Einsteiger-Tools in Frage. Dazu zählt beispielsweise die Software "Euro-Reisekosten 2014” von der deutschen Softwareschmiede TaskX. Durch eine Reihe von Dialogen wird der Anwender in einer Art Wizard Schritt für Schritt geführt, von der Belegerfassung bis hin zur Auswertung sämtlicher Reisekosten. Bei jedem Schritt werden neben der Erläuterung der verschiedenen Bedienelemente auch die steuerlichen Regelungen verständlich erklärt.

Bei der Belegerfassung erfolgt automatisch die Berechnung der abzugsfähigen Vorsteuer sowie der Ausweis aller Beträge auf einer Belegliste. Für den Ausdruck stehen verschiedene Berichte mit Abrechnungsdetails zur Verfügung.

Preise und Verfügbarkeit: Die Software ist in zwei Versionen verfügbar. Die Standard-Version kostet laut Anbieter knapp 35 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Die Pro-Version bietet einige zusätzliche Features und ist für rund 55 Euro brutto zu haben.