Office 2007 dürfte die immer noch am meisten verwendete Office-Suite sein. Die gegenüber Office 2003 komplett überarbeitete Benutzeroberfläche erleichtert Anfängern den Einstieg und verbessert die Übersicht beträchtlich - Microsoft hat das Ribbon-Interface deshalb für Office 2010 nicht nur beibehalten, sondern sogar noch weiter entwickelt.
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Wir stellen in diesem Artikel die nützlichsten Funktionen von Office 2007 vor. Zudem erfahren Sie, wo Sie klassische Funktionen wie Serienbriefe, Inhaltsverzeichnis und Kommentare finden und was diese bieten.
Verbessern Sie die Leistung von Office 2007, greifen Sie schneller auf Ihre Dokumentenordner zu und beheben Sie mögliche Probleme mit der Endbenutzerlizenz, dem Benutzernamen sowie dem Registrierungsschlüssel.
Office-Tuning
Das "Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit" zeichnet auf, wie Sie die einzelnen Office-Komponenten benutzen und welche Probleme dabei entstehen. Diese Informationen werden an Microsoft weitergeleitet und sollen zur Verbesserung der Produkte beitragen.
Die Funktion verbraucht jedoch unnötig Ressourcen. So schalten Sie diese ab, falls sie bei der Installation von Office 2007 aufgespielt wurde: Klicken Sie in Word, Excel oder PowerPoint auf den Office-Button (oben links) und wählen Sie die Optionen-Schaltfläche. Im Vertrauensstellungscenter navigieren Sie zu den Einstellungen für das Vertrauensstellungscenter. Unter Datenschutzoptionen entfernen Sie das Häkchen vor "Beim Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit anmelden" und bestätigen das Ganze mit OK.
Effizentere Organistion
Benutzen Sie oft dieselben Ordner zur Dokumentenablage, können Sie diese dem "Datei öffnen"-Dialog hinzufügen. Starten Sie eine beliebige Office-Anwendung, beispielsweise Word. Klicken Sie auf den Office-Button und wählen Sie Öffnen. Der "Datei öffnen"-Dialog erscheint als weiteres Fenster. Navigieren Sie zu dem Ordner, den Sie gerne in der Symbolleiste links ablegen möchten. Markieren Sie diesen mit einem einfachen Mausklick. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Symbolleiste und wählen den Punkt Ordnername hinzufügen. Tipp: Via Rechtsklick auf eines der Symbole in der Leiste können Sie die Ansicht zwischen großen und kleinen Icons ändern.
Benutzernamen wechseln
Sie können den Benutzernamen und das Kürzel für alle Anwendungen in Office 2007 gleichzeitig umstellen. Damit lässt sich der Verfasser von Dokumenten wechseln. Öffnen Sie eine beliebige Office-Anwendung, klicken Sie auf den Office-Button und wählen Sie Optionen. Greifen Sie zum Punkt Häufig verwendet und geben Sie unter "Microsoft Office-Kopie personalisieren" die gewünschten Daten ein. Mit OK bestätigen Sie Ihre Eingabe.
Produktschlüssel ändern
Unter Umständen haben Sie bei der Installation von Office 2007 den falschen Produktschlüssel eingegeben und müssen diesen nun ändern. Dazu ist ein Eingriff in die Windows-Registry nötig. Dabei handelt es sich um die Systemdatenbank von Windows. Erstellen Sie deshalb zuerst eine Sicherungskopie der Registry, bevor Sie etwas ändern. Melden Sie sich dazu als Administrator am PC an. Schließen Sie alle Office-Programme.
Klicken Sie in Windows XP auf Start/Ausführen. Geben Sie Regedit ein und drücken Sie Enter. Bei Vista klicken Sie auf den Vista-Button und tippen im Suchfeld Regedit gefolgt von Enter ein. Jetzt öffnet sich der Registry-Editor, in dem Sie per Datei/Exportieren ein Backup machen - am besten auf eine CD/DVD.
Suchen Sie jetzt den folgenden Eintrag und öffnen Sie ihn per Doppelklick: HKEY_LOCAL_ MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\ 12.0\Registration. Wählen Sie den Eintrag {91120000-002E-0000-0000-0000000FF1CE} und kontrollieren Sie im Fenster rechts, ob es sich dabei wirklich um Office 2007 handelt.
Klicken Sie mit Rechts auf den Eintrag. Greifen Sie zu Umbenennen. Fügen Sie dem Eintrag einen Zusatz wie _OLD hinzu. Starten Sie nun eine beliebige Office-Anwendung. Jetzt können Sie den richtigen Produktschlüssel eingeben.
Probleme mit Endbenutzerlizenz
Es kann vorkommen, dass der Endbenutzerlizenzvertrag bei jedem Office-Start neu akzeptiert werden muss. Der Grund: Sie haben die Installation von Office 2007 nicht als Administrator, sondern als Nutzer mit eingeschränkten Rechten durchgeführt. Während der Installation nimmt Office Eingriffe in die Windows-Registry vor. Bei mangelnden Schreibrechten wird dies unterbunden. Die Bürosuite weiß nach einem Neustart nicht mehr, dass Sie die Lizenzbestimmungen bereits akzeptiert haben.
Sie müssen Office deswegen nicht neu installieren, Hilfe bringt bereits ein Eingriff in die Windows-Registry. Öffnen Sie diese wie unter "Produktschlüssel ändern" beschrieben. Navigieren Sie danach zu HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Office.0. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner 12.0 und wählen Sie Berechtigungen. Aktivieren Sie nun bei den einzelnen Benutzern unter "Zulassen" den "Vollzugriff". Mit Übernehmen bestätigen Sie das Ganze.
Nach erneutem Einloggen mit dem ursprünglichen Benutzerkonto und einmaligem Akzeptieren der Benutzerbedingungen sollte das Problem behoben sein.
Word: effektiv arbeiten
Word 2007 bietet nützliche Funktionen für die Teamarbeit, für die Übersicht in großen Dokumenten sowie für das Bedrucken von Etiketten und Umschlägen.
Arbeiten mehrere Personen am selben Dokument, sollten Sie die Funktion Änderungen nachverfolgen benutzen. Klicken Sie dazu auf den Reiter Überprüfen. Der Button Änderungen nachverfolgen aktiviert das Protokollieren aller Textänderungen. Um die Einstellungen der Funktion anzupassen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil auf der Schaltfläche.
Besonders komfortabel ist die Funktion Dokumente vergleichen. Haben Sie zwei unterschiedliche Versionen eines Dokuments, öffnen Sie eines und gehen zu Überprüfen/Vergleichen/Vergleichen/Kombinieren. Wählen Sie danach die beiden Dokumente aus, passen Sie die Einstellungen per Erweitern an und klicken Sie auf OK. Word zeigt Ihnen nun in einem Fenster beide Versionen sowie ein neues Dokument, in dem beide kombiniert sind. Sie können anschließend einzelne Änderungen annehmen oder ablehnen.
Word: Inhaltsverzeichnis erstellen
Wenn Sie ein mehrseitiges Dokument mit vielen Kapiteln planen, hilft die Funktion Inhaltsverzeichnis. Diese finden Sie unter dem Reiter Verweise ganz links. Mit einem Klick auf die Schaltfläche bietet Ihnen Word drei unterschiedliche Inhaltsverzeichnisse an. Zwei, die automatisch generiert werden, und eines, das Sie manuell erstellen.
Wählen Sie das gewünschte aus. Word fügt nun ein leeres Inhaltsverzeichnis an jener Stelle ein, an der sich der Cursor befindet. Markieren Sie während des Schreibens die Titel und klicken Sie unter Start/Formatvorlagen auf die entsprechende Formatierung (z.B. Überschrift).
Damit der Titel im Inhaltsverzeichnis erscheint, müssen Sie dieses aktualisieren. Wählen Sie es aus und klicken Sie auf Tabelle aktualisieren. Haben Sie hingegen den ganzen Text schon geschrieben und möchten das Inhaltsverzeichnis nachträglich hinzufügen, gehen Sie wie folgt vor: Platzieren Sie den Cursor an jener Stelle im Dokument, an der das Verzeichnis eingefügt werden soll. Klicken Sie anschließend auf Verweise/ Inhaltsverzeichnis/Inhaltsverzeichnis einfügen/ Optionen. Setzen Sie ein Häkchen bei Formatvorlagen und weisen Sie den einzelnen Formatvorlagen für die Titel eine entsprechende Ebenenzahl zu. Bestätigen Sie die Einstellungen mit zweimal OK. Word kreiert nun automatisch das Inhaltsverzeichnis.
Word: Etiketten, Couverts, Serienbriefe
Alle wichtigen Funktionen für Serienbriefe sowie zum Beschriften von Couverts und Etiketten finden Sie in dem Reiter Sendungen. Die Optionen sind fast die gleichen wie im älteren Word 2003 - abgesehen von der neuen Anordnung der Menüs. Umschläge und Etiketten gestalten Sie mit den Optionen unter Erstellen A. Gleich daneben finden Sie die Funktion Seriendruck starten B. Seriendruckfelder fügen Sie mithilfe der Optionen in Felder schreiben und einfügen ein C. Rechts davon überprüfen Sie Ihr Dokument via Vorschau Ergebnisse D. Und zu guter Letzt senden Sie das Ergebnis via Fertig stellen E an einen Drucker oder per Mail.
Seit jeher kann Word mit Zahlen in Tabellen einfache Rechenoperationen ausführen. Vermissen Sie diese Funktion in Word 2007? Klicken Sie in die Zelle, in der das Ergebnis erscheinen soll. Öffnen Sie in der Multifunktionsleiste unter TABELLENTOOLS den Punkt LAYOUT. Greifen Sie darin unter DATEN zur Schaltfläche FORMEL und tippen Sie die Formel ein. Die Zellbezeichnungen müssen Sie sich dabei gleich wie in Excel vorstellen. Die erste ist die Spalte A, die zweite die Spalte B. Auch die Zeilennummerierung ist dieselbe.
Excel: bunt rechnen
Gestalten Sie in Excel 2007 beeindruckende Diagramme, erstellen Sie auf einfache Weise Formeln und finden Sie in wenigen Sekunden Funktionen von älteren Excel-Versionen.
Microsoft hat Excel 2007 nicht nur zahlreiche neue Diagramme spendiert, sondern auch deren Handhabung erheblich vereinfacht. Unter dem Reiter Einfügen finden Sie die Option Diagramme. Klicken Sie auf den gewünschten Diagrammtyp. Der Punkt Alle Diagrammtypen öffnet ein weiteres Fenster, in dem sämtliche Diagramme ausgewählt werden können. Nachdem Sie sich für eines entschieden und dieses angeklickt haben, öffnet Excel ein weiteres Menü namens Diagrammtools. Unter den Punkten Entwurf, Layout und Format passen Sie das Diagramm Ihren persönlichen Wünschen an. Sie können auch jederzeit mittels Diagrammtyp ändern ein anderes Diagramm auswählen.
Excel-Formeln erstellen
Auch die Formelfunktionen haben in Excel 2007 ein eigenes Menü erhalten. Der Reiter Formeln beherbergt alle notwendigen Optionen. Und so erstellen Sie eine eigene Formel: Klicken Sie in der Tabelle auf die Stelle, an der die Formel platziert werden soll. Wählen Sie unter Rubriken wie Finanzmathematik oder Logisch die gewünschte Funktion aus. Sind Sie nicht sicher, in welcher Kategorie das Gesuchte steckt? Klicken Sie auf das große Symbol Funktion einfügen. Versuchen Sie es im Feld "Funktion suchen" zuerst mit einem Stichwort, z.B. "Durchschnitt". Ist der Name der Funktion bekannt, schnappen Sie sich bei "Kategorie auswählen" den Punkt "Alle" und tippen die ersten paar Buchstaben ein. Wählen Sie die Funktion. Mit einem Klick auf Hilfe für diese Funktion gelangen Sie zu Anwendungsbeispielen.
Finden Sie einen bestimmten Befehl aus Excel 2003 in der neuen Version 2007 nicht, hilft Ihnen ein Besuch auf der Microsoft-Webseite weiter. Klicken Sie auf Handbuch starten. Es erscheint die bekannte Oberfläche von Excel 2003. Wählen Sie die gesuchte Funktion aus. Jetzt wird eingeblendet, wo sich die Option in Excel 2007 befindet. Achtung: Um das interaktive Handbuch zu betrachten, benötigen Sie den Adobe Flash-Player 7.0 oder höher (Download unter www.adobe.com/go/getflashplayer).
In früheren Excel-Versionen griffen Sie zu der Funktion DATEDIF, um z.B. Ihr Alter in Tagen auszurechnen. Der Funktionsassistent von Excel 2007 bietet jedoch diese Funktion gar nicht an. Sogar die Hilfe schweigt sich darüber aus. Sie können die Funktion aber trotzdem noch benutzen, sofern Sie die Formel manuell eintippen. Schreiben Sie in Zelle A1 Ihr Geburtsdatum und in Zelle A2 den heutigen Tag, z.B. mit =HEUTE(). In Zelle A3 kommt folgende Formel, die Ihr Alter in Tagen ausgibt: =DATEDIF(A1;A2;"d").
PowerPoint: guter Vortrag
Peppen Sie Ihre Präsentationen mit Animationen auf und benutzen Sie denselben Vortrag für verschiedene Zielgruppen. Der Reiter Animationen vereint sämtliche wichtigen Optionen, um in Ihren Präsentationen für Bewegung zu sorgen. In der Mitte finden Sie die Funktion für die Übergänge zwischen den einzelnen Folien. Halten Sie den Mauszeiger auf eines der Symbole, sehen Sie eine Vorschau. Klicken Sie auf den gewünschten Übergang. Danach passen Sie diesen mittels der Optionen rechts oben an. Bewegte Objekte gestalten Sie wie folgt: Klicken Sie das zu animierende Element an und wählen Sie in der Gruppe Animation entweder eine vordefinierte Animation aus oder erstellen Sie selbst eine.
Gezielt Präsentieren mit Powerpoint
Eine weitere neue Funktion in PowerPoint 2007 heißt Bildschirmpräsentation. Hier kontrollieren Sie Ihre Vorträge, passen diese an oder fügen mithilfe eines Mikrofons Kommentare hinzu. Besonders nützlich ist die Option Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation/Zielgruppenorientierte Präsentationen. Klicken Sie auf Neu. Nun haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Versionen Ihrer Präsentation zu erstellen bzw. anzugeben, welche Folien wann gezeigt werden sollen. Dies macht Sinn, wenn Sie zum Beispiel denselben Vortrag zwei unterschiedlichen Gruppen vortragen und bei der einen ein Kapitel auslassen möchten.
Beim Drucken fällt Ihnen auf, dass die Schatteneffekte fehlen, die Sie einigen Elementen verpasst haben. Öffnen Sie den Office-Button und darin den Bereich DRUCKEN. Haken Sie "Hohe Qualität" an und klicken Sie auf OK. Soll das Drucken von Objektschatten standardmäßig eingeschaltet sein, öffnen Sie via Office-Button die POWERPOINT-OPTIONEN. Gehen Sie zu ERWEITERT und aktivieren Sie im Bereich "Drucken" die Option "Hohe Qualität".
Outlook: besser mailen
Nutzen Sie die hilfreiche Nachverfolgungsoption in Outlook 2007 und drucken Sie nur die Mailpassagen aus, die Sie wirklich interessieren.
Auf den ersten Blick sieht Outlook 2007 der Vorgängerversion beruhigend ähnlich. Trotzdem gibt es einige äußerst nützliche Neuerungen zu entdecken. Unter anderem hat Microsoft die Nachverfolgungsfunktion von Outlook komplett überarbeitet. Über die Schaltfläche Zur Nachverfolgung versehen Sie E-Mails, Kontakte, Aufgaben etc. mit einer Kennzeichnung oder einer Erinnerung. Diese Hinweise werden direkt in den Aufgaben und der Aufgabenleiste angezeigt.
Nur Ausschnitt drucken mit Outlook
In älteren Programmversionen konnten Sie aus einer langen E-Mail (im Webseitenformat HTML) auf Wunsch nur den markierten Bereich drucken. Diese Funktion ist in Outlook 2007 leider weggefallen. Gehen Sie stattdessen so vor: Öffnen Sie die Nachricht per Doppelklick, damit sie in einem separaten Fenster angezeigt wird. Gehen Sie zur Option Andere Aktionen/Ansicht im Browser. Die Mail öffnet sich im Webbrowser. Im Gegensatz zu Outlook 2007 wird dieser das Drucken markierter Teile erlauben. Leider müssen Sie dabei jedoch auf die Kopfzeilen der E-Mail verzichten.
Geheimtipp Outlook: Mails in IMAP-Konto löschen
Outlook 2007 unterstützt nicht nur Exchange und POP3-Mailkonten, sondern auch IMAP. Diese Art der Postverwaltung ermöglicht es, direkt im Mailkonto zu arbeiten. Alle lokal getätigten Änderungen werden sofort ins Konto beim Mailprovider übertragen – jedenfalls fast. Wenn Sie zum Beispiel Nachrichten löschen, werden diese nur als gelöscht markiert. Das erkennen Sie daran, dass diese durchgestrichen dargestellt werden.
So löschen Sie die Nachrichten ganz: Öffnen Sie unter EXTRAS die KONTOEINSTELLUNGEN. Klicken Sie Ihr IMAP-Konto an, wählen Sie ÄNDERN und gehen Sie zu WEITERE EINSTELLUNGEN. Setzen Sie im Register ALLGEMEIN ein Häkchen bei „Elemente online beim Wechseln des Ordners löschen“. Bleiben Sie nach dem Löschen von Mails nun jeweils im Onlinemodus und wechseln Sie in einen anderen Ordner. Sobald Sie zu diesem Ordner zurückkehren, sind die durchgestrichenen Nachrichten verschwunden.
Der Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PCtipp. Quelle: PC-Welt