So können Anwender beispielsweise mit den neuen "Quick Steps" Abläufe automatisieren und damit eigene Makros in die ebenfalls neu gestaltete Ribbon Bar ablegen. Bei ausufernden Mail-Threads ist die neue Darstellung der E-Mail-Unterhaltung ein echter Zugewinn in Sachen Übersichtlichkeit. Diese lässt sich darüber hinaus noch an die persönlichen Anforderungen anpassen. Nachfolgend haben wir für Sie hilfreiche Tipps und Tricks für Microsoft Outlook 2010 zusammengestellt.
Outlook-Datendateien auf Outlook 2010 migrieren
Wenn Sie Outlook 2010 über ein bestehendes Outlook 2007 installieren, übernimmt Outlook die Einstellungen normalerweise ohne Probleme. Wollen Sie aber eine neue Installation durchführen und vorhandene Datendateien (*.pst) nachträglich integrieren, gilt es einiges zu beachten.
Outlook 2010 speichert Datendateien nicht mehr versteckt im Benutzerprofil, sondern im Verzeichnis Outlook-Dateien im Ordner Dokumente des Profils. Wollen Sie Ihre alte Datei weiterverwenden, können Sie diese in die neue Datei importieren. Alternativ können Sie auch die neue Datendatei löschen und Ihre alte Datei an den gewünschten Speicherort kopieren. Outlook bemerkt beim nächsten Start, dass die Datei fehlt, und fragt Sie nach dem Speicherort der neuen Datei. Haben Sie Regeln angelegt, sind diese häufig abhängig vom Namen der Datendatei. Sie sollten diese im Dateisystem daher möglichst so benennen, wie der Name beim Erstellen der Regel lautete.
Sie können für POP3-Konten einstellen, welche Datendatei Outlook für den Posteingang verwenden soll. Dazu bietet Outlook eine Auswahl beim Erstellen eines neuen Kontos an, oder Sie können die Auswahl nachträglich ändern. Rufen Sie dazu über die Registerkarte Datei die Kontoeinstellungen auf und klicken auf Ordner wechseln wenn Sie das POP3-Konto markiert haben.
In Outlook 2010 verwenden auch IMAP-Konten eine Datendatei. Diese dient aber nur der Zwischenspeicherung von E-Mails, damit Sie diese auch offline lesen können. Die E-Mails selbst verbleiben auf dem Server. Die Standard-Datendatei von IMAP-Konten sollten Sie nicht anpassen.
So haben Sie das Menüband im Griff
Wer auf Outlook 2010 umsteigt, sieht sich in Sachen Bedienung mit dem neuen Menüband (Ribbon) konfrontiert. Dieses lässt sich in puncto Bedienung an die eigenen Bedürfnisse anpassen.
Wem das neue Menüband zu viel Platz auf dem Bildschirm einnimmt, kann es auch ausblenden. Dazu klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil am rechten oberen Rand. Über diesen Pfeil können Sie in allen Office-2010-Programmen die Menüleiste ein- und ausblenden.
Klicken Sie auf eine Registerkarte, blendet Outlook 2010 die Leiste kurz ein, sodass die Befehle sichtbar sind, und nach wenigen Sekunden verschwindet das Menüband automatisch wieder. Über die Kontextmenüs zu Objekten stehen die wichtigsten Befehle aber weiterhin zur Verfügung. Wenn Sie auf die (Alt)-Taste drücken, zeigt Outlook die möglichen Tastenkombinationen und damit verbundenen Funktionen an.
Die einzelnen Spalten der verschiedenen Bereiche können Sie durch Ziehen vergrößern oder verkleinern. Das Menüband lässt sich über die Registerkarte Datei im Bereich Optionen über den Link Menüband anpassen konfigurieren.
Ein wichtiger Punkt im Menüband ist die Schnellzugriffsleiste. Hier können Sie Funktionen hinterlegen, die Sie häufig benötigen. Das funktioniert nicht nur in Outlook 2010, sondern in allen Programmen von Office 2010. Sie finden diese Leiste ganz oben links im Fenster.
Um die Leiste um eine neue Funktion zu erweitern, können Sie die jeweilige Funktion mit der rechten Maustaste der Leiste hinzufügen oder über den kleinen Pfeil am Rand der Leiste die entsprechenden Einstellungen vornehmen. Wenn Sie auf den Pfeil zur Anpassung der Schnellzugriffsleiste klicken, können Sie aus allen in Outlook zur Verfügung stehenden Befehlen von allen Registerkarten die entsprechenden Symbole auswählen und den Befehl hinzufügen.
Haben Sie den Bearbeitungsmodus des Menübandes geöffnet, finden Sie unten rechts die Schaltfläche Importieren\Exportieren. Über diesen Assistenten können Sie die Einstellungen sichern und bei einer erneuten Installation einlesen.
Einstellungen auf andere Rechner portieren
Sie haben die Möglichkeit, die exportierte Datei auf anderen Computern wieder zu importieren, und erhalten dadurch ein identisches Menüband. Bei der Bearbeitung können Sie sich links alle Befehle anzeigen, die Outlook kennt, und rechts die aktuellen Einstellungen anpassen.
Auf diesem Weg lassen sich neue Registerkarten erstellen, neue Gruppen in bestehenden Registerkarten anlegen, Befehle umbenennen, neue hinzufügen oder nicht verwendete löschen. Outlook speichert die Änderungen in Dateien mit der Endung *.OfficeUI. Die Dateien liegen im Verzeichnis C:\Users\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\Office und haben folgende Aufgaben:
• olkexplorer.officeUI - Startfenster von Outlook
• olkmailitem.officeUI - E-Mail-Editor
• olkmailread.officeUI - Nachrichten lesen
• olkapptitem.officeUI - Neuer Termin oder Besprechung im Kalenderbereich
• olkaddritem.officeUI - Kontakte erstellen
• olkdlstitem.officeUI - Kontaktgruppen erstellen
• olktaskitem.officeUI - Aufgaben
• olklogitem.officeUI - Journal
Neben den *officeUI-Dateien finden Sie an dieser Stelle auch *.qat-Dateien. Dies sind die Einstellungsdateien der Symbolleisten für den Schnellzugriff der jeweiligen Fenster. Nehmen Sie Änderungen vor, sollten Sie auch diese Dateien sichern und wiederherstellen. Der Ordner Appdata ist versteckt. Damit Sie diesen sehen, müssen Sie im Windows-Explorer versteckte Systemdateien einblenden lassen. Um ihn sichtbar zu machen, müssen Sie ihn im Windows-Explorer über Organisieren\Ordner und Suchoptionen auf der Registerkarte Ansicht durch Aktivieren der Option Ausgeblendete Dateien, Ordner und Verzeichnisse anzeigen im Bereich Versteckte Dateien und Ordner erst einblenden.
Mit Quicksteps Abläufe vereinfachen
Wer viel mit Outlook arbeitet, findet mit den sogenannten Quicksteps eine Möglichkeit; mehrere Schritte, die in Outlook häufig durchgeführt werden, in einem automatischen Ablauf zusammenzufassen. Dieser lässt sich dann auf einen Klick ausführen.
Auf diesem Weg können Sie zum Beispiel mit einem Klick E-Mails in Ordner verschieben, eine Kategorie hinzufügen oder eine Antwort-Mail oder Besprechungsanfrage erstellen. Grundsätzlich lassen sich mit dieser Funktion alle wiederkehrenden Aufgaben, die mehrere Schritte erfordern, bequem in einem Ablauf festlegen:
1. Sie klicken mit der rechten Maustaste auf irgendeine E-Mail im Posteingang und wählen Quicksteps\Neu erstellen.
2. Auf dem folgenden Fenster erstellen Sie dann ganz einfach den Quickstep. Zunächst geben Sie einen passenden Namen an, der später auch im Menü erscheint.
3. Sie können an dieser Stelle auch durch Klicken auf das Icon das entsprechende Icon des Quicksteps anpassen. Dieses sehen Sie dann im Kontextmenü von E-Mails im Untermenü Quicksteps und im Menüband von E-Mails.
4. Im unteren Bereich können Sie zunächst die erste Aktion auswählen, die Sie durchführen wollen.
5. Wenn Sie zum Beispiel In Ordner verschieben auswählen, erscheint ein weiteres Menü, über das Sie den Ordner auswählen können.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion hinzufügen, um der Kette eine weitere Aktion hinzuzufügen.
7. Weisen Sie dem Quickstep auf Wunsch noch eine Tastenkombination zu und klicken auf Speichern.
Sie erreichen den Quickstep künftig entweder über das Kontextmenü von E-Mails über den Menüpunkt Quicksteps oder über das entsprechende Icon in der Menüleiste von Mails.
Vorgeschlagene Kontakte, Adress-Cache und *.nk2-Dateien verstehen
Viele Anwender von Outlook greifen auf die Adressvorschläge zu, die Outlook ab Version 2000 Anwendern unterbreitet, sobald diese den ersten Buchstaben der E-Mail-Adresse auf der Tastatur eingeben. Mit Outlook 2010 ändert sich das Verfahren, wie diese abgelegt werden.
Jeden Empfänger einer E-Mail, die Sie schreiben, nimmt Outlook dazu in einer speziellen Datei mit der Endung *.nk2 auf. Diese Dateien gibt es in Outlook 2010 allerdings nicht mehr.
Die Funktionalität dieser Dateien hat Microsoft in den Ordner Vorgeschlagene Kontakte integriert, den Sie in der Verwaltung der Kontakte sehen. Der Ordner ist Bestandteil der Datendatei des jeweiligen Kontos und kann daher leicht zwischen verschiedenen Rechnern mitwandern. Wollen Sie die *.nk2-Dateien von Vorgängerversionen von Outlook 2010 übernehmen, haben Sie die Möglichkeit, direkt von der Vorgängerversion auf Outlook 2010 zu aktualisieren. Mit der Option /importnk2 von Outlook können Sie nachträglich NK2-Dateien in die vorgeschlagenen Kontakte importieren. Wie das geht, lesen Sie im folgenden KB-Artikel.
Outlook 2010 kann *.nk2-Dateien von Outlook 2003 und Outlook 2007 problemlos übernehmen, wenn sich diese im Verzeichnis \Benutzer\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\Outlook befinden. Der Ordner Appdata ist standardmäßig versteckt; damit Sie ihn sehen, müssen Sie ihn im Windows-Explorer über Organisieren\Ordner und Suchoptionen auf der Registerkarte Ansicht durch Aktivieren der Option Ausgeblendete Dateien, Ordner und Verzeichnisse anzeigen im Bereich Versteckte Dateien und Ordner erst einblenden. Bei Nirsoft finden Sie einen nk2-Editor, mit dem Sie den Inhalt der *.nk2-Dateien von Outlook 2003/2007 direkt bearbeiten können.
E-Mail-Unterhaltungen effizient nutzen
E-Mails zum gleichen Thema zeigt Outlook 2010 übersichtlich als Unterhaltung an. Damit kann man seine E-Mails sehr effizient darstellen lassen, wenn man die Unterhaltungsansicht an seine eigenen Bedürfnisse anpasst.
Wollen Sie E-Mails nicht als Unterhaltungen anzeigen, sondern Sie bevorzugen die Ansichten der Vorgängerversionen von Outlook 2010, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Spaltennamen und deaktivieren die Option Als Unterhaltungen anzeigen. Anschließend können Sie auswählen, ob Sie diesen Vorgang generell für Outlook festlegen wollen oder nur für diesen Ordner. Anschließend deaktiviert Outlook die Unterhaltungsansicht. Über den gleichen Weg können Sie diese Funktion aber wieder aktivieren.
Auch über die Registerkarte Ansicht lassen sich die Unterhaltungseinstellungen für E-Mails anpassen. Standardmäßig blendet Outlook auch E-Mails zu der Unterhaltung ein, die in anderen Ordnern gespeichert sind. Diese Option können Sie auf Wunsch deaktivieren oder anpassen. Achten Sie darauf, dass Outlook diese Einstellungen nur für den markierten Ordner anwendet. Wollen Sie Änderungen auf alle anderen Ordner übernehmen, klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht auf die Schaltfläche Ansicht ändern und wählen aus dem Menü Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen aus.
Haben Sie die Unterhaltungseinstellungen aktiviert und lassen Sie sich über die Registerkarte Ansicht über die Einstellungen bei Unterhaltungseinstellungen auch E-Mails aus anderen Ordnern anzeigen, löscht Outlook alle angezeigten E-Mails, wenn Sie die Unterhaltung komplett löschen.
Wenn Sie auf den Betreff ganz oben einer Unterhaltung klicken, markiert Outlook 2010 immer alle E-Mails und löscht diese auch. Wollen Sie nur einzelne E-Mails löschen, markieren Sie diese einzeln oder deaktivieren Sie die Ansicht der E-Mails auch aus anderen Ordnern. In diesem Fall verringert sich aber der Nutzen der Unterhaltungsansicht erheblich. Dann müssen Sie die Einstellungen für jeden Ordner einzeln übernehmen oder über Ansicht ändern die Option Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen auswählen. Für einzelne Ordner können Sie die Einstellung dann wieder zurücknehmen.
Unterhaltungen aufräumen
In der Unterhaltungsansicht sehen Sie an den kleinen Linien und Punkten am linken Rand der Unterhaltung, wer auf welche E-Mails in der Unterhaltung geantwortet hat. Wenn Sie auf eine E-Mail in der Unterhaltung klicken, zeigt Outlook an, welche E-Mails auf diese geantwortet haben.
Outlook zeigt Warnungen an, wenn es bemerkt, dass die E-Mail möglicherweise sehr viele Empfänger erreichen soll oder Sie auf eine E-Mail antworten, die in einer Unterhaltung nicht die aktuellste ist. Wenn Sie auf die Warnungen klicken, kann Outlook gleich die richtige E-Mail öffnen, und Sie können auf diese antworten.
Stört Sie eine Unterhaltung, können Sie diese durch Auswahl von Ignorieren mit der rechten Maustaste ausblenden lassen. Neue E-Mails verschiebt Outlook dann automatisch in die gelöschten Objekte, und Sie bekommen von der Unterhaltung nichts mehr mit.
Klicken Sie auf Unterhaltung aufräumen, löscht Outlook diejenigen E-Mails aus der Unterhaltung, die doppelt vorhanden sind. Sobald eine E-Mail aber nur eine kleine Änderung im Vergleich zu anderen hat, wird sie durch diesen Mechanismus nicht gelöscht. Wie sich Outlook bei Auswahl dieser Option verhalten soll, können Sie auf der Registerkarte Datei in den Optionen einstellen. Klicken Sie dazu auf E-Mail. Im Bereich Unterhaltungen aufräumen können Sie die Einstellungen anpassen und einen Ordner auswählen, in den Outlook gelöschte E-Mails von Unterhaltungen ablegen soll.
Profileinstellungen von Outlook 2007/2010 sichern
Die Einstellungen der Profile, also E-Mail-Konten, die Anmeldung und die Anzeige der Favoritenordner, speichert Outlook nicht in der Outlook-Datendatei. Das bedeutet, dass Sie bei jeder neuen Installation von Outlook die E-Mail-Konten und Profile neu einrichten und die Favoritenordner neu erstellen müssen.
Es gibt einen einfachen Weg, diese Sicherung über die Registry durchzuführen, da Outlook 2010 alle Informationen zu den Profilen in der Registry speichert. Zur Wiederherstellung müssen Sie dann anschließend nur auf die exportierte Registrydatei doppelklicken, und alle E-Mail-Einstellungen sind wieder da. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie den Registry-Editor, indem Sie regedit im Suchfeld des Startmenüs eingeben und bestätigen.
2. Navigieren Sie zu HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles.
3. Sie sehen unterhalb des Schlüssels Profiles jedes Profil als eigenen Schlüssel. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Profil, das Sie exportieren wollen, und wählen aus dem Menü Exportieren aus.
4. Suchen Sie einen Speicherplatz für die *.reg-Datei und klicken auf Speichern.
5. Wollen Sie nach einer Neuinstallation Outlook 2010 die Profile wiederherstellen, reicht ein Doppelklick auf diese *.reg-Datei. Ein mühsames Neueinrichten können Sie sich sparen. Achten Sie aber darauf, dass die Einstellungen in der Registry-Datei alle vorhandenen Einstellungen in Outlook löschen. Sichern Sie zusätzlich noch die *.pst-Dateien, müssen Sie nach einer erneuten Installation von Outlook nur die *.pst-Dateien an den ursprünglichen Ort kopieren und die *.reg-Datei importieren lassen, und Outlook ist wieder ordnungsgemäß eingestellt.
pst-Dateien richtig verwalten
Mit Outlook 2010 haben Sie die Möglichkeit, für jedes eingerichtete E-Mail-Konto eine eigene .pst-Datei zu verwenden. Auch der Speicherort der pst-Dateien erlaubt mit Outlook 2010 eine übersichtlichere Ordnung.
Eine Neuerung in Outlook 2010 besteht darin, dass Sie für jedes eingerichtete E-Mail-Konto eine eigene .pst-Datei verwenden können, um so eine effizientere Ordnerstruktur zu erstellen. Sie können aber auch für alle Konten eine einzelne .pst-Datei erstellen.
Diese Möglichkeit erhalten Sie über den Assistenten zur Erstellung von neuen Konten. Hier können Sie auswählen, welche Aktion Sie durchführen wollen. Standardmäßig speichert Outlook 2010 .pst-Dateien nicht mehr in verschachtelten Ordnern im Benutzerprofil, sondern im Verzeichnis Outlook-Dateien des Dokumente-Ordners von Profilen:
C:\Users\<Benutzername>\Documents\Outlook-Dateien
Über verschiedene Registerkarten erreichen Sie die Einstellungen und Funktionen in Outlook 2010. Über die Registerkarte Datei finden Sie alle allgemeinen Einstellungen und die Verwaltung der einzelnen Konten. Installieren Sie Outlook 2010 über eine bestehende Outlook-2007-Installation, übernimmt Outlook die Einstellungen normalerweise ohne Probleme. Wollen Sie Ihre alte Datei weiterverwenden, können Sie sie in die neue Datei importieren. Alternativ können Sie die neue Datendatei löschen und Ihre alte Datei an den gewünschten Speicherort kopieren.
Outlook bemerkt beim nächsten Start, dass die Datei fehlt, und fragt Sie nach dem Speicherort der neuen Datei. Haben Sie Regeln angelegt, sind diese häufig abhängig vom Namen der Datendatei. Sie sollten diese im Dateisystem daher möglichst so benennen, wie der Name beim Erstellen der Regel lautete. Sie können für POP3-Konten einstellen, welche Datendatei Outlook für den Posteingang verwenden soll. Dazu bietet Outlook eine Auswahl beim Erstellen eines neuen Kontos an.
Alternativ können Sie die Auswahl nachträglich ändern. Klicken Sie dazu in der Registerkarte Datei im Menüband auf Kontoeinstellungen. Markieren Sie anschließend auf der Registerkarte E-Mail des Dialogfelds Kontoeinstellungen das entsprechende POP3-Konto und klicken auf die Schaltfläche Ordner wechseln.
In Outlook 2010 verwenden auch IMAP-Konten eine Datendatei. Diese dient aber nur dem Zwischenspeichern von E-Mails, damit Sie diese auch offline lesen können. Die E-Mails selbst verbleiben auf dem Server. Sie können Konten verschiedener Anbieter zentral verwalten und mehrere Exchange-Konten gleichzeitig einrichten. Wenn Sie Outlook 2010 an Exchange anbinden, arbeitet auch die neue Version mit dem Exchange-Cache-Modus. Dabei verwendet Outlook eine spezielle Datendatei, in welcher der Inhalt des Exchange-Postfachs zwischengespeichert wird. Diese befindet sich standardmäßig im Verzeichnis
c:\Users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
und hat die Endung .ost.
Outlook-Datendateien *.pst reparieren
Wenn sich die Outlook-pst-Datei nicht öffnen lässt, eine Fehlermeldung erscheint oder sonstige Umstände auf Inkonsistenzen in den Daten hinweisen, kann eine Reparatur der Datei Abhilfe schaffen.
Microsoft liefert seit einigen Versionen von Outlook serienmäßig das Tool Scanpst.exe mit. Dieses Tool dient zum Reparieren des Posteingangs und überprüft Outlook-Datendateien (*.pst) auf dem System hinsichtlich der Datenstruktur. So wird Scanpst.exe beispielsweise automatisch mit Microsoft Outlook 2010 auf dem System installiert. Das Tool versucht, etwaige Probleme mit der Datendatei durch Zurücksetzen der Datendateistruktur und Neuerstellen der Kopfzeilen für Outlook-Elemente zu beheben. Bevor Sie Scanpst.exe starten, sollte Outlook beendet werden. Sicherheitshalber können Sie bereits vorab Ihre Datendatei kopieren; das Tool bietet aber auch während des Ablaufs die Option dazu.
Das Tool befindet sich im jeweiligen Office-Pfad, bei Outlook 2010 also beispielsweise unter Programme\Microsoft Office\OFFICE14, oder Sie suchen einfach danach. Nachdem Sie das Scanpst.exe gestartet haben, können Sie die zu reparierende Datei auswählen. Das Tool bietet Ihnen an, eine Protokolldatei zu erstellen. Ist es nicht die erste Reparatur, können Sie so auch eine bestehende Protokolldatei erweitern, etwa zur eingehenden Fehleranalyse. Sie haben danach die Option, eine Sicherungskopie der *.pst-Datei im Zustand vor der Reparatur zu erstellen, was empfehlenswert ist. Da je nach Inkonsistenzen bei einer reparaturbedürftigen Datendatei auch Daten - sprich Mails oder Ordner - bei der Reparatur verloren gehen können, sollten Sie in jedem Fall zumindest zum Status quo zurückkehren können.
Danach startet die Reparatur; ist diese erfolgreich, folgt eine entsprechende Meldung. Dann können Sie Outlook mit dem Profil, das zur reparierten pst-Datei gehört, wieder starten.
Heute-Ansicht optimal anpassen
Wie schon bei den Vorgängerversionen, bietet Outlook 2010 weiterhin eine Heute-Ansicht an. Diese lässt sich mit wenigen Handgriffen individualisieren und so an die eigenen Bedürfnisse anpassen.
Klicken Sie auf den obersten Bereich des Kontos mit der Bezeichnung der Datendatei, oder Outlook blendet bei Anbindung an Exchange auf das Exchange-Konto die Anzahl der aktuellen E-Mails ein sowie Aufgaben, die Sie heute erledigen wollen, und Kalendereinträge ein. Diese Ansicht funktioniert allerdings nicht für IMAP-Konten, sondern nur bei POP3 beziehungsweise beim Einsatz von Outlook-Datendateien und bei der Exchange-Anbindung. IMAP kann keine Aufgaben und Kalendereinträge synchronisieren, sondern nur die E-Mails anzeigen.
Wenn Sie auf den Link Outlook Heute anpassen rechts oben klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen, die Outlook bei der Anzeige berücksichtigen soll. Hier legen Sie die Ansicht der verschiedenen Bereiche, das Format und die Anzahl der Tage fest, die Outlook berücksichtigen soll.
Aktivieren Sie die Option Beim Start direkt zu Outlook Heute wechseln, wird diese Ansicht automatisch beim Aufruf von Outlook dargestellt. Wollen Sie einen anderen Ordner beim Start von Outlook anzeigen, zum Beispiel den Posteingang eines bestimmten Kontos, können Sie das in den Optionen konfigurieren. Diese Einstellungen finden Sie auf folgendem Weg:
1. Öffnen Sie die Registerkarte Datei.
2. Klicken Sie auf Optionen.
3. Aktivieren Sie die Kategorie Erweitert.
Im Bereich Starten und Beenden von Outlook können Sie den Ordner auswählen, den Outlook beim Start automatisch anzeigen soll.
Wenn Sie die Option aktiviert haben, dass Outlook immer mit der Heute-Ansicht starten soll, berücksichtigt Outlook nur die Heute-Ansicht. Damit der gewünschte Ordner beim Start angezeigt wird, müssen Sie zunächst die Heute-Ansicht deaktivieren.
Google Mail an Outlook 2010 anbinden
Der Freeware-Mailer von Google bietet ebenfalls IMAP-Support an, kann also von der automatischen Konteneinrichtung (Autodiscover) profitieren. Bevor Sie Outlook 2010 an Google Mail anbinden können, müssen Sie im Web-Interface von Google Mail den IMAP-Support aktivieren:
1. Um sich am Web-Interface von Google Mail anzumelden, verwenden Sie zum Beispiel die Adresse https://www.google.com/accounts.
2. Klicken Sie dann auf Google Mail und weiter auf Einstellungen.
3. Klicken Sie dann im Einstellungsfenster von Google Mail auf die Registerkarte Weiterleitung und POP/IMAP.
4. Anschließend müssen Sie die Option IMAP aktivieren auswählen und schließlich auf Änderungen speichern klicken. POP3 ist standardmäßig bereits aktiviert.
Anschließend können Sie Outlook starten und Google Mail direkt beim Start einbinden oder über Systemsteuerung/Benutzerkonten und Jugendschutz/E-Mail das Konto einrichten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
1. Starten Sie über die Registerkarte Datei von Outlook 2010 die Einrichtung eines neuen E-Mail-Kontos.
2. Belassen Sie die Einstellung E-Mail-Konto im Fenster Konto automatisch einrichten.
3. Geben Sie den Namen, die E-Mail-Adresse und das Kennwort für den Google Mail-Account ein.
4. Klicken Sie auf Weiter.
Outlook sucht anschließend die für die Anmeldung erforderlichen Server per IMAP und verwendet zur Anmeldung Ihr Kennwort. Anschließend erhalten Sie eine Information, dass die Anmeldung an Google Mail erfolgreich durchgeführt wurde. Der IMAP-Server von Google trägt die Bezeichnung imap.googlemail.com, der Postausgangsserver hat den Namen smtp.googlemail.com.
Google Mail arbeitet mit Verschlüsselung bei der Anbindung von IMAP und verwendet dazu den Port 993 für IMAP und den Port 587 für SMTP. Wenn Sie das Konto manuell einrichten, müssen Sie diese Daten in den erweiterten Einstellungen festlegen. Bei dem automatischen Einrichten von Outlook 2010 übernimmt das Programm das für Sie. Google Mail lässt sich auch per POP3 an Outlook 2010 anbinden. Hier verwenden Sie ebenfalls eine Verschlüsselung. Der Servername für den POP3-Abruf ist pop.googlemail.com, der dazugehörige Port 995. Der Name für den Postausgang ist der gleiche wie bei IMAP.
Postordner für POP3/IMAP4- und Exchange-Konten anpassen
In Outlook 2010 können Sie ganz individuell festzulegen, in welchen Ordner innerhalb der Datendatei die verschiedenen Konten E-Mails ablegen sollen. Dabei gilt es je nach Art des Kontos ein paar Punkte zu beachten.
In den Optionen der E-Mail-Konten auf der Registerkarte E-Mails legen Sie fest, in welchem Ordner innerhalb der Datendatei (.pst) die verschiedenen Konten E-Mails ablegen sollen. Dabei haben Sie verschiedene Möglichkeiten.
Wenn Sie auf der Registerkarte Datei die Einstellungen der E-Mail-Konten aufrufen, finden Sie auf der Registerkarte E-Mail im unteren Bereich die Schaltfläche Ordner wechseln vor, wenn Sie ein POP3-Konto anklicken. Über diese Schaltfläche können Sie den Ordner in der .pst-Datei anpassen, in dem Outlook neue E-Mails speichern soll, wenn diese aus dem Internet übertragen werden.
Über dieses Fenster können Sie auf Wunsch auch eine neue Datendatei oder einen neuen Ordner innerhalb der bestehenden Datendatei anlegen. Standardmäßig verwendet Outlook immer den Ordner Posteingang der Datendatei, die Sie im Konto hinterlegen.
Verwenden Sie mehrere POP3-Konten mit einer gemeinsamen Datendatei, können Sie auf diesem Weg zum Beispiel für jedes Konto einen eigenen Unterordner anlegen. Da Outlook 2010 für jedes neue Konto standardmäßig eine eigene Datendatei anlegt, können Sie an dieser Stelle den Posteingang auf die vorhandene Datei umleiten und anschließend die nicht mehr notwendige Datei löschen.
IMAP4- und Exchange-Konten
Beim Einsatz von IMAP4-Konten verbleiben die E-Mails auf dem IMAP-Server und werden im Ordner Posteingang des Kontos gespeichert. Darin liegt der Vorteil von IMAP4, da hier die E-Mails nicht übertragen werden, sondern Sie die E-Mails auf dem Server belassen und anzeigen können. Auf diesem Weg können Sie zum Beispiel von mehreren Konten aus auf das gleiche E-Mail-Konto zugreifen. Was Sie aber bei IMAP4-Konten ändern können, ist der Ordner, in dem Outlook gesendete E-Mails oder gelöschte E-Mails speichert. Sie können hier entweder ebenfalls den E-Mail-Server im Internet oder die Datendatei verwenden.
Diese Einstellungen nehmen Sie vor, wenn Sie doppelt auf ein IMAP-Konto klicken oder dieses markieren und dann auf Ändern klicken. Klicken Sie anschließend auf Weitere Einstellungen. Wichtig sind die beiden Registerkarten Gesendete Elemente und Gelöschte Elemente. Hier stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
Über die Registerkarte Gesendete Elemente legen Sie fest, wo Outlook E-Mails speichern soll, die Sie gesendet haben. So können Sie jederzeit nachvollziehen, wem Sie E-Mails gesendet haben und welchen Inhalt diese hatten. Auf der Registerkarte Gelöschte Elemente in den erweiterten Einstellungen des IMAP4-Kontos legen Sie fest, wie sich Outlook beim Löschen von E-Mails verhalten soll.
Legen Sie ein Exchange-Konto an, verbindet sich Outlook über das spezielle MAPI-Protokoll mit dem Server. Dabei verbleiben die E-Mails auf dem Server, Outlook legt aber eine Cache-Datei an, in welche die E-Mails zwischengespeichert sind. Diese Cache-Datei mit der Endung .ost legt Outlook automatisch an. Der Vorteil dabei ist, dass Sie die E-Mails auch offline lesen können, also wenn keine Verbindung zum Exchange-Server besteht. Außerdem ist die Verbindung schneller, da Sie nicht auf Antworten des Servers warten müssen, sondern mit der .ost-Datei arbeiten, die sich im Hintergrund mit dem Server aktualisiert.
Wollen Sie diesen Umweg nicht gehen, sondern sich direkt mit dem Server ohne .ost-Datei verbinden, rufen Sie die Einstellungen des Exchange-Kontos auf und deaktivieren die Option Exchange-Cache-Modus verwenden. Die Exchange-Cache-Datei (.ost) speichert Outlook normalerweise im Verzeichnis C:\Users\<Anmeldename>\AppData\Local\Microsoft\Outlook.
Mit Suchordnern arbeiten
Mit Suchordnern können Sie unter Outlook die Organisation Ihrer E-Mail-Nachrichten optimieren. Bei Suchordnern handelt es sich um virtuelle Ordner, deren enthaltene E-Mails bestimmten Kriterien entsprechen.
Mit Suchordnern kann man Ordnung in seinen E-Mail-Nachrichten halten, ohne dass diese in die entsprechenden Ordner verschoben werden müssen. Suchordner sind virtuelle Verzeichnisse, die E-Mails anzeigen, die definierten Kriterien entsprechen.
Outlook bringt serienmäßig einige vordefinierte Suchordner mit. Diese enthalten einfache Bedingungen wie "ungelesen" oder "wichtig". Ebenso können Sie daraus E-Mails über bestimmte Absender oder Empfänger selektieren. Zu den vorgegebenen Suchordnern gelangen Sie über die Registerkarte Ordner und Neuer Suchordner. Alternativ finden Sie links beim jeweiligen Konto die Suchordner, ein Klick darauf erlaubt das Anlegen eines neuen Suchordners. Und natürlich steht für das Anlegen eines neuen Suchordners auch eine Tastenkombination zur Verfügung: STRG+UMSCHALT+P.
Für eine bessere Organisation der eigenen Nachrichten kann es sinnvoll sein, Suchordner nach eigenen Kriterien anzulegen. Am Ende der Liste der vordefinierten Ordner findet sich der Punkt Benutzerdefinierten Suchordner erstellen. Über diesen können Sie Suchordner gemäß eigener Kriterien anlegen. Dabei sind die Möglichkeiten vielfältig. So können Sie etwa sämtliche Mails mit Anhang oder alle Nachrichten mit hoher Wichtigkeit in einem Suchordner anzeigen lassen. Über den Reiter Erweitert lassen sich tiefergehende Bedingungen über die einzelnen E-Mail-Felder definieren. So können Sie beispielsweise alle vertraulichen E-Mails in einem Suchordner darstellen.
Bleibt noch der Hinweis, dass Suchordner keine Ergebnisse aus unterschiedlichen pst-Dateien enthalten können. Hinsichtlich der Suche von Textzeichenfolgen bei Suchordnern sollte man noch Folgendes beachten: Suchordner unterstützen Präfixübereinstimmungen. Dazu liefert Microsoft folgendes Beispiel: Soll der Suchordner beispielsweise alle E-Mail-Nachrichten mit dem Wort "über" beinhalten, enthält der Suchordner auch Wörter wie "Übersetzer" oder "überlegen", jedoch keine Wörter wie "darüber".
Liste sicherer Absender um E-Mail-Empfänger erweitern
Wer unter Outlook 2010 als sicherer Absender eingestuft ist, landet nicht im Junk-E-Mail-Ordner. Sie können die Empfänger Ihrer E-Mail-Nachrichten automatisch zur Liste sicherer Absender hinzufügen lassen.
In den Grundeinstellungen wertet Outlook 2010 die Outlook-Kontakte als sichere Absender. Wird Outlook mit einem Exchange-Server-Konto betrieben, stuft das Programm auch die E-Mail-Adressen aus der globalen Adressliste (GAL) als sichere Absender ein. Sichere Absender landen nicht im Ordner Junk-E-Mail.
Wenn Sie E-Mails an Empfänger senden, die nicht in den Outlook-Kontakten oder der globalen Adressliste stehen, werden diese nicht automatisch als sichere Absender klassifiziert, es sei denn, Sie legen dies per Einstellung fest.
Damit können Sie sicherstellen, dass die Empfänger Ihrer E-Mail-Nachrichten beim Antworten nicht versehentlich im Junk-E-Mail-Ordner landen.
Wechseln Sie dazu über die Registerkarte Start in der Gruppe Löschen auf Junk-E-Mail. Dort finden Sie die Junk-E-Mail-Optionen. Unter der Registerkarte Sichere Absender können Sie die Option Personen, an die ich E-Mails schicke, automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen aktivieren.
Termine vor einem bestimmten Datum löschen
In Outlook bleiben eingetragene Termine permanent im Kalender, selbst wenn sie bereits seit Jahren verstrichen sind. Um im Kalender aufzuräumen und die PST-Datei nicht unnötig aufzublähen, lassen sich Uralt-Einträge ganz einfach löschen.
Wechseln Sie über Ansicht / Ansicht ändern zur tabellarischen Kalenderansicht. Sortieren Sie nun die Liste so, dass die Termine chronologisch absteigend dargestellt werden. Anschließend markieren Sie zunächst den ersten Eintrag des Datums, ab dem die alten Daten gelöscht werden sollen, und dann mit der Tastenkombination Shift + Ende alle Termine ab diesem Datum bis zum ältesten Termin.
Mit der Taste Entf lassen sich die markierten Elemente nun in einem Rutsch entfernen. Diese landen zunächst im Ordner Gelöschte Objekte. Endgültig gelöscht sind sie allerdings erst, wenn man per Rechtsklick im Kontextmenü den Ordner leert, erst dann wird auch der Speicherplatz wieder freigegeben.
Den Vorgang, um Objekte aus dem Ordner Gelöschte Objekte zu entfernen, lässt sich auch automatisieren. Dazu muss die Registerkarte Weitere über das Menü Extras und Optionen aufgerufen werden. Anschließend muss man lediglich noch das Kontrollkästchen Bei Programmbeendigung Ordner "Gelöschte Objekte" leeren aktivieren. Um die Funktion wieder zu deaktivieren, muss der Anwender das Kontrollkästchen entsprechend wieder demarkieren.
Mit anderem Standard-Ordner starten
Normalerweise zeigt Outlook beim Start direkt den Posteingang an. In den Einstellungen kann man dieses Startverhalten ändern und einen beliebigen, anderen Ordner für den Programmstart auswählen.
Wer Outlook mit einem anderen Ordner starten möchte als dem Posteingang, der kann dies in den Einstellungen entsprechend festlegen.
Den Menüpunkt Option findet man über Datei oben links im Programm. Der entsprechende Menüpunkt ist in der Unterrubrik Erweitert, genauer gesagt im Punkt Starten und Beenden von Outlook. Hier kann man über die Schaltfläche Durchsuchen den Ordner einstellen, mit dem Outlook künftig startet.
Neu: Termine vor einem bestimmten Datum löschen
In Outlook bleiben eingetragene Termine permanent im Kalender, selbst wenn sie bereits seit Jahren verstrichen sind. Um im Kalender aufzuräumen und die PST-Datei nicht unnötig aufzublähen, lassen sich Uralt-Einträge ganz einfach löschen.
Wechseln Sie in Outlook 2010 über Ansicht / Ansicht ändern zur tabellarischen Kalenderansicht. Sortieren Sie nun die Liste so, dass die Termine chronologisch absteigend dargestellt werden. Anschließend markieren Sie zunächst den ersten Eintrag des Datums, ab dem die alten Daten gelöscht werden sollen, und dann mit der Tastenkombination Shift + Ende alle Termine ab diesem Datum bis zum ältesten Termin.
Mit der Taste Entf lassen sich die markierten Elemente nun in einem Rutsch entfernen. Diese landen zunächst im Ordner Gelöschte Objekte. Endgültig gelöscht sind sie allerdings erst, wenn man per Rechtsklick im Kontextmenü den Ordner leert, erst dann wird auch der Speicherplatz wieder freigegeben.
Den Vorgang, um Objekte aus dem Ordner Gelöschte Objekte zu entfernen, lässt sich auch automatisieren. Dazu muss die Registerkarte Weitere über das Menü Extras und Optionen aufgerufen werden. Anschließend muss man lediglich noch das Kontrollkästchen Bei Programmbeendigung Ordner "Gelöschte Objekte" leeren aktivieren. Um die Funktion wieder zu deaktivieren, muss der Anwender das Kontrollkästchen entsprechend wieder demarkieren.
Neu: Kalenderwochen anzeigen
Ob Fertigstellung von IT-Projekten oder avisierte Liefertermine, hierzulande ist die Kalenderwoche oder kurz KW als Zeitangabe noch immer eine feste Größe im Berufsleben. Outlook zeigt die Kalenderwoche im Auslieferungszustand nicht an, die entsprechende Einstellung ist zudem nicht ganz offensichtlich.
Die Kalenderwoche ist im Geschäftsalltag hierzulande eine nicht wegzudenke Kenngröße, wenn es um Termine geht, die angekündigt werden. Selbst manch Armbanduhr hiesiger Manufaktur weist diese Zeitangabe aus. Outlook 2010 zeigt diese bei einer Standardinstallation nicht. Über eine entsprechende Einstellung lässt sich dies ändern.
Befindet man sich im Kalender von Outlook, findet sich die entsprechende Einstellung mitnichten direkt im Menü Ansicht und den Ansichtseinstellungen. Dort lassen sich zwar umfangreiche Optionen hinsichtlich der Darstellung des Kalenders treffen, die Kalenderwochen gehören jedoch nicht dazu. Diese Option finden Sie über Datei/Optionen und Kalender oder alternativ über das Menü Ansicht und die Kalenderoptionen. Dort finden Sie unter Anzeigeoptionen den Punkt Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen.
Achten Sie zudem unbedingt darauf, dass etwas weiter oben unter Arbeitszeit bei dem Punkt Erste Jahreswoche die Option Erste-4-Tage-Woche ausgewählt ist. Damit erfolgt die Zählweise der Kalenderwochen nach dem hierzulande üblichen Verfahren, diese unterscheidet sich international durchaus, in den USA wird beispielsweise eine andere Zählweise angewendet. (mje)