Die besten Tools für Outlook & Co.

Auch wenn die Apologeten der sozialen Medien immer wieder behaupten, dass die E-Mail tot sei und "kein Mensch" und schon überhaupt kein professionelle Anwender sie noch brauchen würde, sieht die Wirklichkeit doch ganz anders aus: E-Mail-Programme gehören zu den Anwendungen, die auf fast allen PC-Systemen am häufigsten eingesetzt werden. Entsprechend ausgereift sind die entsprechenden Programme wie Outlook und Thunderbird, die auf den unterschiedlichen Plattformen zum Einsatz kommen. Doch auch Gutes, Bewährtes kann noch besser werden, wie unser Überblick über die besten und praktischsten Tools für die E-Mail zeigt.

Nicht einfach zu finden
Zwar liefert Microsoft das Werkzeug „ScanPST“ bei allen Outlook-Versionen seit Office 2000 mit, versteckt es aber immer wieder an anderer Stelle auf dem System.

Einfache, sehr stringente Bedienung
Das Werkzeug "ScanPST" findet in der Regel automatisch den Pfad zur richtigen PST-Datei und startet dann nach dem „OK“ die Überprüfung/Reparatur ebenso automatisch.

Das Programm „OutlookAttachView“ beim Start
Die Freeware ist flexibel genug, um auch mit mehreren Outlook-Profilen zusammenzuarbeiten. Zudem kann der Anwender gleich beim Start den Zeitraum der Suche einschränken.

Der richtige Anhang wurde gefunden
Danach kann der Nutzer nun mit Hilfe von „OutlookAttachView“ entscheiden, ob er das Attachment kopieren, weiterverarbeiten oder nur anschauen möchte.

Welche Dubletten „verstopfen“ den Posteingang?
Das Programm MODupRemover durchsucht die verschiedenen Outlook-Ordner nach doppelten Dateien und bietet sie dann zum Löschen an.

Die Auswahl entscheidet darüber, wie lange der Suchlauf dauert
Wenn ein Anwender hier alle Ordner von Outlook durchsuchen lässt, kann das schon etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Zunächst etwas verwirrend
Die Anzeige von MODupRemover erschließt sich dem Anwender nicht auf den ersten Blick – da die Lösung aber alle gelöschten Dateien nur in den Outlook-Papierkorb schiebt, hat der Anwender immer noch das „letzte Wort“.

Nach der Installation des SPAMfighters
Der Anwender wird deutlich darauf hingewiesen, dass er diese Pro-Version nur eine gewisse Zeit nutzen kann – allerdings sind die Funktionen der Standardversion für die meisten Privatanwender durchaus ausreichend.

Enge Integration
Einer der großen Vorteile der SPAMfighter-Software besteht darin, dass sie sich nahtlos in die E-Mail-Anwendungen wie hier den Mozilla Thunderbird einfügt und damit dem Anwender die Arbeit erleichtert.

Eine sehr gute Möglichkeit, das Spam-Aufkommen in der eigenen Mail einzuschränken
Der SPAMfighter erlaubt es, die eingehenden Nachrichten nach der jeweiligen Sprache zu selektieren und entsprechend zu sperren.

Fehlt ansonsten beim Mozilla Thunderbird
Mit dem Add-on Lightning steht auch für dieses Mail-Programm eine Möglichkeit zur Verfügung, die eine Verwaltung von Terminen erlaubt.

Gute gelungene Integration
Obwohl sich das Lighting-Add-on noch in der ersten Version befindet, bietet es dem Anwender schon die meisten Funktionen, die er von einer Terminverwaltung (hier das Einladen zu Terminen) erwartet.

Die MailStore-Anwendung zeigt sich bereits während der Installation flexibel
Sie kann als portable Version auch in einem beliebigen Ordner auf dem System installiert werden.

Archivierung mit sehr vielen Möglichkeiten
Mit Hilfe des MailStore-Programm können Anwender Sicherungen von ganz unterschiedlichen Mail-Programmen und –Profilen anlegen – sie sind dabei nicht auf ein Mail-Konto beschränkt.

Ein weiterer Vorteil einer ordentlichen Archivierung
Mit Hilfe der im Programm integrierten Suchmöglichkeiten lassen sich so auch bestimmte Nachrichten und Anhänge schnell innerhalb der Archive wiederfinden.

MailCheck2 macht bei der Installation zunächst einen sehr unspektakulären Eindruck
Hier muss der Anwender zunächst die Daten seiner Mail-Provider eintragen – das Programm kennt aber POP3- und IMAP-Server der gängigen Provider automatisch.

Zusätzlicher Tool-Tipp
Die Anwendung MailCheck2 kann so konfiguriert werden, dass sie dem Nutzer in der Tool-Leiste einen Überblick über die auf den verschiedenen Konten eingegangenen Mail-Nachrichten bietet.

Die Nachrichten werden im Programm MailCheck2 lediglich im Textformat angezeigt
Da so keine aktiven Inhalte übertragen werden, ist eine große Gefahr von Angriffen über E-Mail-Nachrichten gebannt.

ScanPST: Immer dabei - kaum bekannt …

Ein Szenario, das für viele Anwender sicher dem GAU - dem "größten anzunehmenden Unfall" -schon sehr nahe kommt: Unterwegs mit dem Notebook und Outlook kann man nicht mehr auf die PST-Datendatei (Personal Store - persönliche Ordnerdatei) zugreifen. In diesem Fall lassen sich auch keine neuen Nachrichten mehr herunterladen!

Was den meisten Anwender kaum bekannt sein dürfte: Microsoft hat für solche Fälle eine gewisse Vorsorge getroffen. Bereits seit der Version Outlook 2000 wird bei der Installation des Mail-Programms eine Software automatisch mit auf das System gebracht, die helfen kann, eine beschädigte PST-Datei zu reparieren: ScanPST.

Das Werkzeug "ScanPST" wird auf den deutschen Windows-Systemen als "Posteingang reparieren" bezeichnet. Bei dem Programm handelt es sich um eine ausführbare .exe-Datei, die in der Regel im gleichen Ordner zu finden ist, in dem auch die ausführbaren Dateien der jeweiligen Office-Version liegen. Beim aktuellen Office 2010 (in der 32-Bit-Version) sind sie zumeist unter folgendem Pfad abgelegt:

C:\Progamme(x86)\Microsoft Office\Office 14

Das muss aber nicht bei allen Versionen und Kombinationen von Microsoft Office und den unterschiedlichen Windows-Systemen so sein. Auf den Support-Seiten von Microsoft findet sich ein Artikel, der beschreibt, an welchen Stellen dieses Werkzeug jeweils zu finden ist.

Vorteile des Einsatzes von ScanPST:

• Sehr einfach einzusetzendes Programm, das nach dem Start automatisch den Pfad zu richtigen PST-Datei findet;

• Programm untersucht die Datei in acht Schritten und kann dabei auch beschädigte Elemente wiederherstellen;

• Findet das Programm Fehler, legt es automatisch eine Sicherung der bestehende Datei mit der Endung "*.bak" an, die im Zweifelsfall weiter benutzt werden kann.

Nachteile des Einsatzes von ScanPST:

• Das Programm arbeitet recht radikal: Struktur- und Tabellenblöcke, die sich bei der Überprüfung als nicht lesbar oder beschädigt herausstellen, werden direkt aus der Datenbank entfernt;

• Diese Vorgänge werden in einer Protokolldatei dokumentiert, weshalb es unbedingt erforderlich ist, diese Option beim Start des Programms nicht abzuwählen.

Fazit: Es bleibt unverständlich, warum Microsoft dieses so nützliche Programm so gut "versteckt": Wer die Sicherheitsratschläge in Bezug auf die Backup- und die Protokolldatei beachtet, bekommt hier ein Werkzeug an die Hand, das vielfach die letzte Rettung sein kann - wenn beispielsweise durch den Zugriff über eine instabile Internet-Verbindung die Datendatei beschädigt hat. Für Anwender, deren Postfach direkt mit einem Exchange-Server verbunden ist, stellt Microsoft eine spezielle Version des Tools unter dem Namen "ScanOST" bereit.

Wo ist der Anhang geblieben? OutlookAttachView hilft

Bis vor einigen Jahren gab es bei den E-Mail-Nachrichten häufig strenge Begrenzungen für die Größe der mitgesendeten Anhänge: 1 Megabyte war häufig ein Grenze, die viele Provider so gerade noch durchgehen ließen. Heute hat sich das zumeist erübrigt und somit werden häufig komplette PowerPoint-Präsentationen, Bildersammlungen und sogar Videodateien als Anhang verschickt. Die Folge ist eine unüberschaubare Menge von Attachments in unterschiedlichen Formante, die die Postfächer überfluten. Für den Anwender ist es häufig schwer bis unmöglich, den richtigen Anhang schnell und zuverlässig zu finden.

Hier kann unser nächstes Tool mit dem Namen "OutlookAttachView" wirkungsvolle Hilfe anbieten, das der Entwickler Nir Sofer auf seiner Webseite zum Download bereitstellt. Das Programm ermöglicht es, alle in Outlook abgespeicherten Nachrichten zu durchsuchen und danach eine Liste aller Anhänge anzeigen zu lassen, die es dabei gefunden hat.

Vorteile von OutlookAttachView:

• Schnell arbeitende, zuverlässige Freeware, die auch bei großen Postfächern alle Anhänge findet und anzeigt;

• Vielfältige Möglichkeiten der Weiterverarbeitung der gefundenen Anhänge wie Kopieren, Löschen, Betrachten und Vergleichen;

• Software steht auch in einer 64-Bit-Version für Microsoft Office 2010 zur Verfügung;

• Keine zusätzliche Installation - Software startet direkt aus der ".exe"-Datei.

Nachteile von OutlookAttachView:

• Oberfläche der Software (gerade bei den Eigenschaften der Anlagen) nicht mehr auf der Höhe der Zeit;

• Lokalisierung muss als einzelne Datei von der Webseite nachgeladen und dann in den Ordner mit dem Programm kopiert werden.

Fazit: Wer dieses Werkzeug erst einmal auf seinem System hat, wird es kaum noch missen wollen - hilft es doch lang vergessene "Datenschätze" aus den Untiefen der Mailbox wieder zu entdecken. Außerdem erleichtert es auch sonst die Arbeit mit E-Mail-Datenmengen. Diese Freeware bekommt unsere uneingeschränkte Empfehlung für Outlook-Anwender.

Die Suche nach Dubletten: MODubRemover

Wie schon das vorherige Werkzeug hat auch diese Software ein Ziel: Sie will dem Anwender den Durchblick durch eine im Normalfall riesige Menge an Nachrichten in seinem Postfach erleichtern. Die Lösung MODubRemover (Microsoft Office Duplicate Remover) tut das, indem sie die Dubletten in einem Outlook-Postfach findet, anzeigt und auch zum Löschen anbietet.

Vorteile von MODubRemover:

• Schnelle Freeware, die mit allen Outlook-Versionen ab Outlook 2000 problemlos zusammenarbeitet;

• Wenn Duplikate gefunden werden, wird automatisch die noch nicht gelesene Mail zum Löschen vorausgewählt;

• Sowohl Mail-Profil als auch die Ordner innerhalb eines Profils können einzeln ausgewählt und durchsucht werden.

Nachteile von MODubRemover:

• Outlook-Express und Windows Mail können mit Hilfe der Software nicht durchsucht werden;

• Der Kalender und die Kontakte können nicht durchsucht werden;

• Die angezeigten Ergebnisse sind gerade bei sehr großen Postfächern sehr unübersichtlich - der Anwender sieht nicht auf einen Blick, was er nun eigentlich dem Löschen überantwortet.

Fazit: Der große Vorteil dieser Software besteht darin, dass der Entwickler sie komplett mit allen Funktionen und Fertigkeiten als Freeware freigegeben hat - keine fehlenden Optionen, die erst in der "Vollversion" zur Verfügung stehen. Sicher kein Programm, dass der normale Anwender jeden Tag braucht, aber sehr gut einzusetzen, wenn es darum geht, das eigene Postfach von Zeit zu Zeit aufzuräumen.

Kämpft an allen Fronten: Der SPAMfighter

Wer sich mit Zusatzprogrammen und Werkzeugen befasst, die das Leben mit den Mail-Programmen erleichtern sollen, kommt um eine Kategorie sicher nicht herum: Anti-Spam-Programme aller Art. Wir haben uns hier mit dem SPAMfighter ein Programm ausgesucht, das exemplarisch für die vielen am Markt erhältlichen Lösungen stehen soll.

Vorteile des SPAMfighters:

• Umfangreiche Unterstützung: Mozilla Thunderbird, Outlook, Outlook Express, Windows Mail und Windows Live Mail (über POP3);

• Sehr enge und gute Integration in das jeweilige Mail-Programm samt Unterstützung vieler Sprachen;

• Sperren bestimmter Absender und Domänen sehr einfach und übersichtlich möglich;

• Sprachfilter zum Sperren von Nachrichten in bestimmten Sprachen

Nachteile des SPAMfighters:

• Nach 30 Tagen steht für Privatanwender nur noch eine etwas eingeschränkte Version zur freien Verfügung - Unternehmen müssen nach dieser Zeit eine Lizenz kaufen;

• An einigen Stellen in der Software wird versucht, dem Anwender mittels Werbung auf weitere Produkte des Herstellers aufmerksam zu machen.

Fazit: Bei dieser Software hat es uns besonders gut gefallen, dass sie eine breite Palette an Mail-Lösungen und Sprachen unterstützt. Für Privatanwender, die eine einfach zu nutzende Anti-Spam-Lösung suchen, die sich gut in ihr Mail-Programm einpasst, ist diese Software einen Blick wert.

Ein Kalender auch für den Thunderbird: Lightning

Anwender, die sich bisher gegen ein Microsoft-Mail-Programm und für die freie Alternative Thunderbird entschieden hatten, standen oft vor dem Problem, dass sie mit diesem Programm zwar auch ihre Kontakte verwalten konnten, aber bei einem Kalender zur Terminverwaltung auf andere Programme zurückgreifen mussten. Nachdem die Mozilla-Entwickler den Standalone-Kalender "Sunbird" nicht mehr weiterentwickeln, bieten sie mit dem Add-On "Lightning" aber eine interessante Alternative an.

Vorteile von Lightning:

• Sehr enge gute Integration in das Mailprogramm: Erscheint wie ein integraler Teil von Thunderbird;

• Trotz des frühen Stadiums (Version 1.0b7) bietet die Ergänzung die wichtigsten Möglichkeiten, die ein Anwender von einem Kalender mit Terminverwaltung erwarten kann;

• Steht auf vielen Plattformen unter anderem auf für Mac OS X zur Verfügung.

Nachteile von Lightning:

• Ähnlich wie beim Browser von Mozilla sind auch hier die Add-Ins sehr stark davon abhängig, dass sie zur jeweiligen Version des Programms passen: Es kann passieren, dass ein Add-On nach einem Update erst einmal nicht mehr funktioniert.

• Noch in der Entwicklung: Es ist nicht sicher, wie diese Anwendung weiterentwickelt wird. Standalone-Vorgänger "Sunbird" wurde zugunsten dieses Add-Ons eingestellt.

Fazit: Wer seine Nachrichten mit Mozillas Thunderbird verwaltet, möchte dabei neben seinen Kontakten auch die Termine mit Hilfe dieser Lösung bearbeiten. Das wird durch die schon in dieser ersten Version (1.0b7) gut funktionierende Integration von "Lightning" auch sehr gut möglich - es bleibt allerdings abzuwarten, wie sich diese Komponente in späteren Versionen entwickelt.

Eine wichtige Komponente: Mail-Archivierung mit MailStore

Wie sichern die meisten Anwender ihre Mail? In der Regel werden sie unter Outlook die PST-Dateien auf einem (hoffentlich sicheren) Datenträger abspeichern oder bei anderen Programmen die entsprechenden Verzeichnisse sichern. Viel sicherer und weitaus besser zu handhaben sind da jedoch spezielle Archivierungs- und Sicherungslösungen, von denen wir hier mit MailStore ein umfangreiches - für den privaten Einsatz kostenloses - Programm vorstellen.

Vorteile von MailStore:

• Einfach zu bedienende Sicherungs- und Archivierungslösung, die alle gängigen Mail-Programme unterstützt,

• Für Privatanwender ohne weit gehende Einschränkung kostenlos einzusetzen,

• Suchfunktionen im Archiv erleichtern das Auffinden von Nachrichten und Anhängen,

• Kann mit IMAP-, POP3- und Webmail-Postfächern zusammenarbeiten.

Nachteile von MailStore:

• Die Sicherungen werden in einem eigenen MailStore-Format angelegt - will der Anwender später auf eine andere Lösung wechseln, muss er zunächst einmal die Daten exportieren.

Fazit: Mit der MailStore-Software steht eine Lösung bereit, die umfangreiche Möglichkeiten zur Speicherung, Archivierung und Suche in den Archiven bereitstellt. Da sie für Privatanwender kostenlos ist und zudem auch die Sicherung der vielfach im Gebrauch befindlichen Webmail-Accounts ermöglicht, ist diese Software eine definitive Empfehlung. Firmen sollten ebenfalls einen Blick auf die kommerzielle Variante werfen, die bei unseren Tests sehr gut mit den verschiedenen Windows-Servern harmonierte.

Alle Konten direkt im Überblick: MailCheck2

Es wird heute wohl kaum noch einen Anwender geben, der nur ein einziges E-Mail-Konto besitzt: Neben dem Standardkonto beim Provider oder bei der eigenen Firma sind es oft noch weitere Konten bei Anbietern von Webmail, die es regelmäßig zu überprüfen gilt: Hier kann gut das kleine Programm MailCheck2 zum Einsatz kommen: Es hilft, beliebig viele Postfächer sowohl über IMAP als auch über POP3 abzufragen und im Blick zu halten

Vorteile von MailCheck2:

• Kleines, handliches Programm zu reinen Abfrage von Mail-Konten - ideal um eine größere Anzahl von Konten ohne umständliche Installation eines Mail-Programms im Blick zu behalten,

• Das Programm "kennt" die POP3- und IMAP-Server der gängigen Provider und Webmail-Anbieter - der Anwender braucht nur noch Mail-Adresse und Passwort eintragen,

• Eine SSL-verschlüsselte Übertragung wird unterstützt,

• Mail-Nachrichten werden nur im Text-Format angezeigt - es werden keine aktiven Inhalte ausgeführt.

Nachteile von MailCheck2:

• Das Programm "verschluckt" sich manchmal, wenn das Posteingangsfach beim Provider sehr voll (mehrere tausend Nachrichten) ist - dann bricht die Übertragung ab,

• Etwas "altbackene" Oberfläche

Fazit: Das richtige Werkzeug für den "Mail-Power-User" - wer viele Mail- und Webmail-Konten gleichzeitig zu verwalten hat und diese nicht alle in einem Mail-Programmen installieren will oder kann, der findet hier das Programm für den schnellen und sicheren Zugriff. Zudem lässt sich "MailCheck2" problemlos auf einem USB-Stick installieren, so dass der schnelle Zugriff auf alle Konten auch von unterwegs aus möglich ist. (Computerwoche)