"Ja", meint Jon Reed, "wir wissen, dass Upgrades intensive Tests benötigen. Ja, man braucht eine effiziente Strategie fürs Change Management. Ja, je besser die Benutzerdokumentation ist, umso besser wird das Upgrade über die Bühne gehen."
Für ein erfolgreiches Umrüsten, so der unabhängige SAP-Berater, brauche man aber mehr, als ein paar allgemeingültige Prinzipien und der Hoffnung, dass es schon schief gehen werde.
Daher hat Reed für cio.com insgesamt 49 Dos and Don’ts zusammen getragen, die Sie auch bei Ihrem Upgrade-Projekt auf ERP 6.0 beachten sollten. Wir präsentieren Ihnen hier die wichtigsten Ratschläge.
Dos und Don’ts bei der Auswahl der Dienstleister
Don’t: Vertrauen Sie darauf, dass Ihre Erfahrung mit SAP ausreicht, um das Upgrade ausschließlich in-house durchzuführen.
Do: Behandeln Sie das Upgrade wie eine komplette Neu-Installation. Wiederholen Sie die Evaluation der technischen sowie der Anforderungen der Fachbereiche. Machen Sie sich Gedanken über das Ausmaß der notwendigen Systemanpassungen.
Don’t: Vergeben Sie den Auftrag einfach an die Firma, die bei Ihnen das letzte Großprojekt durchgeführt hat.
Do: Machen Sie sich auf die gründliche Suche nach einem Dienstleister. Holen Sie sich zwei oder drei Anbieter ins Haus und lassen Sie sich von ihnen ihre Methodik erläutern.
Don’t: Machen Sie den Fehler anzunehmen, dass eine Upgrade-erfahrene Beratungsfirma die richtige Qualifikation für Ihr Projekt hat.
Dos und Don’ts bei der Planung des SAP-Upgrades
Do: Wählen Sie sich einen Berater, der Erfahrungen und Referenzen speziell in Ihrer Branche und mit Ihrer Version von SAP hat.
Don’t: Machen Sie das Upgrade, um sich die Wartungsgebühren bei SAP zu sparen.
Do: Definieren Sie Geschäftsziele für das SAP-Upgrade, zum Beispiel eine Konsolidierung Ihrer Datenbanken mit dem Ziel, Kosten einzusparen.
Don’t: Führen Sie funktionale und technische Upgrades am besten gleichzeitig durch.
Do: Stellen Sie sicher, dass auch rein technische Upgrades ein Business-Ziel verfolgen, das die Aktualisierung rechtfertigt. Halten Sie beim Upgrade nach leicht zu erntenden Früchten Ausschau, die automatisch für neue Funktionen sorgen: eine neue Berichtsvorlage etwa oder eine Checkbox zum Automatisieren eines Workflow-Schritts. Damit punkten Sie quasi zum Nulltarif.
Don’t: Planen Sie ein konventionelles Zahlungsmodell für den Support des SAP-Upgrades ein.
Do: Ziehen Sie bei der Suche nach einem Support-Partner wenigstens eine dieser beiden Optionen in Erwägung: Support zu fixen Kosten oder zu festen Zeiten. Es gibt Unternehmen am Markt, die solche Optionen anbieten.
Dos und Don’ts bei den Überlegungen für das technisches SAP-Upgrade
Don’t: Lassen Sie sich von der Unicode-Konvertierung einschüchtern. Die sind nicht übermäßig kompliziert, kosten aber viel Zeit und Ressourcen.
Do: Führen Sie die Unicode-Konvertierung gleich zu Beginn des Upgrades durch. Es gibt Experten, die dazu raten, damit zu warten. Aber es gibt gute Gründe, die dagegen sprechen. Wade Walla von group:basis weist auf einen besonders passenden hin: Nach dem Umstieg auf ERP 6.0 ist die SAP-Datenbank um 50 bis 100 Prozent größer. Das würde der Aufwand für die Konvertierung wesentlich erhöhen.
Don’t: Drücken Sie die Daumen, dass Ihre IT die Systemanforderungen von SAP erfüllt.
Do: Nutzen Sie die Gelegenheit, auf die 64-Bit-Hardware umzusteigen, die SAP empfiehlt. Das wird Ihnen auch bei künftigen Ausbaustufen helfen.
Don’t: Vertrauen Sie darauf, dass Ihr eigener Code und Ihre selbst programmierten Interfaces mit ERP 6.0 arbeiten werden. Tatsache ist: Selbst, wenn Sie dafür bewährte Userexits verwenden, wird das nicht funktionieren.
Dos und Don’ts beim SAP-Upgrade
Do: Testen Sie allen selbst hergestellten Code und alle Schnittstellen in der Sandbox oder - noch besser - in einer Simulationsumgebung.
Don’t: Planen Sie Ihr Upgrade ohne eine geeignete Testumgebung.
Do: Stellen Sie sicher, dass die Upgrade-Umgebung die real existierende Infrastruktur spiegelt, mit Sandbox, Entwicklung, QA-Server und Produktionssystem.
Do’s and Don’ts bei der Mitarbeiterschulung
Don’t: Vertrauen Sie darauf, dass die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter mit 4.x-Systemen ausreichen, um gleich mit ERP 6.0 arbeiten zu können. Insbesondere sollten Sie auf Schulungen und neue Werkzeuge wie den Solution Manager verzichten.
Do: Führen Sie eine gründliche Analyse über die Wissenslücken durch. Dann können Sie entscheiden, welche Anforderungen Sie inhouse bewältigen und wo Sie Know-how von außen hereinholen müssen.
Gute SAP-Dienstleister werden Ihnen dafür eine "SAP-Skills-Matrix" anbieten, mit der Sie Ihren Bedarf genau ermitteln können. Personelle Anforderungen an den SAP-Upgrade können Sie mit dem "SAP’s Talent Management" in SAP HCM bewältigen. Eine andere Möglichkeit ist der Einsatz des Lösungs-Managers "OCM" (Organizational Change Management).
Don’t: Lassen Sie Ihre Anwender an der Entwicklungsbox schnuppern und nennen das Training.
Do: Ermöglichen Sie den Anwendern, das neue ERP-System in der Sandbox, aber unter realistischen Bedingungen zu testen. Richten Sie Feedback-Schleifen ein, um die Probleme der Anwender und die Fehler, die sie bei den Tests finden, aufzunehmen.
Don’t: Warten Sie das praktische Training ab, um mit den Anwendern das Change Management zu besprechen.
Do’s and Don’ts bei der Mitarbeiterqualifizierung
Do: Fangen Sie mit dem Change Management so früh wie möglich an. Schaffen Sie ein Forum, wo die Mitarbeiter auf die Auswirkungen auf Geschäftsprozesse und Berichtsstrukturen eingehen können.
Don’t: Legen Sie die Verantwortung für das Change Management und das Upgrade-Training in die Hände der IT-Abteilung.
Do: Bauen Sie ein internes Team für Change Management und Training auf. Das benötigt ein angemessenes Budget und Schnittstellen zum Management.