Geschäftsstrategien haben sich als Antwort auf die weltweite Finanz- und Kreditmarktkrise entscheidend gewandelt. Viele Unternehmen verändern Ihre Geschäftsmodelle radikal und suchen nach Möglichkeiten zur Kostenoptimierung. In diesen Zeiten sind CIOs gut beraten, proaktiv die veränderte Business Agenda mit dem Top Management zu diskutieren und klar aufzuzeigen, welche Handlungsalternativen bestehen.
Der CIO eines weltweit operierenden Konzerns die Herausforderung bringt es auf den Punkt "In diesen schwierigen Zeiten fordert das Management Board mehr denn je, dass bereitgestellte Ressourcen für die IT kosteneffizient verwendet und die Business-Ziele optimal unterstützt werden."
Kostenoptimierung in der IT ist ein vielschichtiges und komplexes Thema, das eine differenzierte Herangehensweise erfordert. Aktuelle State-of-the-Art Ansätze zur Kostenoptimierung in der IT lassen sich in folgende Bereiche unterteilen:
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Maßahmen zur Kostenreduzierung
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Maßnahmen zur Kostenvermeidung
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Maßnahmen zur Realisierung eines erhöhten Wertbeitrages
Praxis-Beispiele aus diesen Bereichen zeigen die relevanten Fragestellungen auf.
1. Maßnahmen zur Kostenreduzierung
Grundsätzlich sollten bestehende Vereinbarungen mit externen aber auch internen IT-Lieferanten regelmäßig kritisch überprüft werden. Es sollte sichergestellt sein, dass sich die vereinbarten Service Level Agreements noch an den tatsächlichen Business-Anforderungen orientieren. Ferner sollte bei vergleichbaren IT-Services die Wettbewerbsfähigkeit der Kosten regelmäßig evaluiert werden.
Konsolidierung im Bereich Infrastruktur und Applikation ist ein weiteres bewährtes Mittel zur Kostenreduktion. Im Infrastrukturbereich kann beispielsweise der Einsatz von Technologien im Bereich Virtualisierung, Voice-over-IP (VoIP) oder Software-as-a–Service (SaaS) unter Kostengesichtspunkten untersucht werden. Aber auch auf Applikationsebene sind positive Kosteneffekte erzielbar. "Durch die konsequente Konsolidierung von bestimmten Bereichen, die nur wenig Potenzial zu Individualität und damit Wettbewerbsdifferenzierung aufweisen, wie beispielsweise ERP-, HR-, Compliance/Access- und CRM-Lösungen, konnten wir unsere Maintenance-Kosten um etwa ein Drittel konzernweit senken", beschreibt der COO eines eher dezentral organisierten Automobilkonzerns den Erfolg.
Ein weiterer Hebel zur Kostenreduzierung kann in der konsequenten Standardisierung von Supportprozessen (z.B. nach ITIL) und der organisatorischen Neuausrichtung der IT (z.B. prozessorientiert) gesehen werden. Doch Vorsicht: Durch die hierfür notwendigen, tiefgreifenden Veränderungen in die Aufbau- und Ablauforganisation einer IT-Organisation entstehen hier vor allem eher langfristige Kostenoptimierungseffekte. Dieser Zusammenhang sollte dem Business hinreichend transparent gemacht werden, um falsche Erwartungshaltungen zu vermeiden.
Ferner führt der Einsatz von energieeffizienter Hardware in modernen Rechenzentren zu erheblichen Kosteneinsparungen, die sich direkt aus dem verminderten Energieein-satz und den stetig steigenden Energiekosten ergeben (Stichwort "Green IT").
2. Maßnahmen zur Kostenvermeidung
In der Regel kann der Betrieb und die Wartung von veralteten Technologien als kostenintensiv eingestuft werden. Der Grund hierfür ist insbesondere in fehlenden Automatisierungsmöglichkeiten im Vergleich zu aktueller Technologie zu sehen. Hinzu kommt, dass ein hohes Risiko für unternehmenskritische Altsysteme besteht, für die nur noch ein eingeschränkter oder schlimmstenfalls gar kein Support mehr zu bekommen ist.
Dennoch kann es in umsatzschwachen Zeiten Sinn machen, bestimmte Investitionen zu vermeiden bzw. hinauszuzögern. Denn nicht immer ist die Strategie des "Early Adopters" die richtige Wahl. "Durch die gezielte Entscheidung gegen einen neuen Unternehmens-Desktop auf Basis von Windows Vista konnten wir enorme Kosten einsparen und trotzdem alle wesentlichen Anforderungen aus dem Business erfüllen" erklärt der CIO eines großen Technolo-giekonzerns.
3. Maßnahmen zur Verbesserung des Wertbeitrages
Die undifferenzierte Betrachtung von Alternativen zur Kostenreduzierung und -vermeidung ist allerdings nicht ausreichend. Denn auch durch die Optimierung des Wertbeitrages von IT-Aktivitäten kann Kosteneffizienz praktisch umgesetzt werden. Ein effektives Business/IT-Alignment ist hier eine wesentliche Voraussetzung.
Um ein kontinuierliches Business/IT-Alignment sicherzustellen, sollte ein effektiver Demand-Management-Prozess etabliert sein. Das Demand Management stellt sicher, dass bereitgestellte IT-Services an den Business-Zielen ausgerichtet sind und kontinuierlich angepasst werden. Durch klar definierte Kompetenzen und formale Entscheidungs-wege zwischen IT und Business können Ineffizienzen vermieden werden.
Ferner sollte das IT-Projektportfolio vor dem Hintergrund einer sich potenziell stark veränderten Business-Agenda kritisch geprüft werden. Es macht insbesondere Sinn, dass bestehende Business Cases und ROI-Kalkulationen regelmäßig aktualisiert und an die veränderten Rahmenbedingungen angepasst werden. Tendenziell dürften vor allem große, strategische Investitionen mit langfristigen Effekten auf den Prüfstand kommen, da die Unternehmen aktuell eher auf Projekte mit kurzfristig erzielbaren Einsparpotenzialen und Benefits sowie das "Run the Business" fokussieren.
Der kosteneffiziente Einsatz von IT unter optimaler Berücksichtigung der Business-Ziele sollte differenziert beleuchtet und bewertet werden. Unterschiedliche Strategien zur Optimierung von Kosten in der IT sollten sorgfältig mit den Business-Zielen abgestimmt sein und konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. In diesen turbulenten Zeiten ist es noch wichtiger geworden, dass der CIO eine (mit)gestaltende Rolle übernimmt. Denn rein reaktive Maßnahmen unter dem aktuell herrschenden Kostendruck können fatale Folgen für das Business haben.
Lutz Mack ist CIO Advisor bei der KPMG AG in München