Die E-Mail wird Opfer ihres Erfolgs

Jahr für Jahr wächst zwar die Zahl der via Internet übermittelten Nachrichten. Im Jahr 2010 wurden laut Wikipedia 107 Billionen E-Mails verschickt. Doch die schiere Masse ist schon lange kein Maß mehr für die Beliebtheit der E-Mail, denn rund 90 Prozent des Volumens entfallen auf Nepper, Schlepper und Bauernfänger.

Viele Firmen bewerten Spam aber nicht mehr als so problematisch wie in früheren Jahren, weil die Filter heute lästige Botschaften sehr zuverlässig aussortieren. Die Unzufriedenheit rührt eher von vorschnell und unnötig versandter E-Post - beispielsweise von Kollegen, Projektmitarbeitern, aber auch Marketing- und Verkaufsabteilungen, die ihre Mailings unters Volk bringen.

Drei Arbeitsjahre nur für E-Mails

"Das E-Mail-Aufkommen in Unternehmen ist nicht mehr wirtschaftlich zu bewältigen", klagte etwa Thierry Breton, CEO des IT-Dienstleisters Atos. "Manager in Unternehmen verbringen zwischen fünf und 20 Stunden pro Woche damit, E-Mails zu schreiben und zu beantworten." Eine Studie des britischen Henley Management College belegt die Aussage, was die Belastung der Manager betrifft.

Die britische Universität hat in einer europaweiten Erhebung den Mail-Verkehr von 180 Führungskräften analysiert. Knapp ein Drittel der Nachrichten seien irrelevant, lautet das Urteil. Hochgerechnet auf das gesamte Berufsleben verschwenden Manager demnach drei Jahre mit dem Bearbeiten unwichtiger Nachrichten.

Atos zieht daher die Notbremse, nicht abrupt, aber kontinuierlich. Binnen drei Jahren will das Unternehmen die E-Mail komplett aus der internen Kommunikation verbannen. "Wir können noch nicht genau alle erforderlichen Schritte bis zu diesem Ziel abschätzen. In Teilbereichen konnten wir aber bereits alternative Kommunikationskanäle einführen, die den Informationsaustausch beschleunigen und verbessern", verzeichnet Hermann Gouverneur, CTO bei Atos Deutschland, erste Erfolge des Projekts.

Google Docs
Mit "Google Docs" lassen sich neben klassischen Dokumenten im Word-Stil auch Präsentationen oder Tabellen erstellen und im Team bearbeiten. Die Bedienung erfolgt weitgehend intuitiv und stellt Office-Nutzer vor keine größeren Probleme. <br /><br /> Einzige Voraussetzung für die Nutzung von Google Docs: Die Einrichtung eines kostenlosen Google-Kontos sowie eine funktionierende Internetverbindung. <br /><br /> <a href="http://docs.google.com/" target="_blank">...zu Google Docs</a>

Springloops
Die kostenlose "Free"-Version von "Springloops" wendet sich im wesentlichen an Web-Entwickler, die im Team am Quellcode eines Projekts arbeiten. Springloops arbeitet dabei rein webbasiert und bietet schon in der kostenlosen "Free"-Version eine Fülle an nützlichen Features, wie beispielsweise einen AJAX-Code-Browser, die Möglichkeit bestehende Projekte zu importieren oder auch Roll-Back-Features. <br /><br /> Wer mehr als drei aktive Projekte gleichzeitig bearbeiten möchte, muss auf eines der kostenpflichtigen Pakete zurückgreifen. <br /><br /> <a href="https://www.springloops.com" target="_blank">...zu Springloops</a>

Zoho Docs
Ähnlich wie Google Docs arbeitet "Zoho Docs" rein webbasiert und kommt ohne die Installation zusätzlicher Software aus. Nach Einrichtung eines User-Accounts können Dokumente erstellt sowie weitere User zur Mitarbeit eingeladen werden. Die Benutzeroberfläche orientiert sich dabei an dem klassischen MS-Word-Schema und stellt den Nutzer vor keine größeren Probleme. <br /><br /> <a href="https://www.zoho.com/de/docs/" target="_blank">...zu Zoho Docs</a>

Gobby
Im Gegensatz zu Google Docs präsentiert sich "Gobby" im wesentlichen als reines Entwicklertool. Nach Erstellen eines kostenlosen Useraccounts und Installation der Software können via Gobby simultan mehrere Dokumente im Team bearbeitet werden. Gobby bietet hierbei die Möglichkeit einem Dokument die jeweils verwendete Programmiersprache zuzuordnen. Wer möchte, kann sich während des gemeinsamen Codens, via Chat-Funktion, beraten. <br /><br /> <a href="https://gobby.github.io/" target="_blank">...zu Gobby</a>

QuickTopic
Nach Erstellen eines User-Accounts lassen sich mit „QuickTopic" einzelne Dokumente hochladen und im Team besprechen. Einzelne Abschnitte eines Dokuments können dabei via "comment dot" geflaggt und kommentiert werden. <br /><br /> Einziger Wermutstropfen bleibt die Tatsache, dass nur Dokumente im HTML-Format akzeptiert werden. Für Word-Dokumente empfiehlt es sich daher diese vor dem Upload als HTML-Datei abzuspeichern. <br /><br /> <a href="http://www.quicktopic.com/" target="_blank">...zu QuickTopic</a>

SubEthaEdit
Für "SubEthaEdit" hat die Münchner Softwareschmiede The Coding Monkeys 2003 einen der begehrten Apple Design Awards erhalten. Seitdem hat sich der kollaborative Texteditor für den Mac kontinuierlich weiterentwickelt und bietet heute zahlreiche nützliche Funktionen ohne überladen zu sein. Dazu zählen unter anderem ein Kommandozeilen-Tool, das komplexe und interaktive Arbeitsabläufe mit dem Terminal ermöglicht, eine mächtige Druckfunktion, Syntax-Hervorhebung, Html-Export und AppleScript-Unterstützung. <br /><br /> <a href="http://subethaedit.net/">... zu SubEthaEdit</a>

Die Unarten der E-Mail-Nutzung

Der Manager ist Mitglied der internen und globalen "Scientific Community", die als eine Art Think Tank Zukunftsthemen diskutiert, analysiert und bewertet und dabei viel Paperware produziert. Weil die einzelnen Experten weltweit verteilt sind, kommunizieren sie untereinander hauptsächlich über elektronische Medien.

"Wir sind ein heterogenes Team", beschreibt Gouverneur das Umfeld, "einige kennen noch die E-Mail-Netiquette, andere nicht." Aufgrund seiner Beobachtungen unterteilt er die falsche Nutzung der E-Mail-Kommunikation in zwei Kategorien:

• Fehler eins: Chatten über E-Mail. Einige Kollegen senden Anfragen und erwarten prompte Reaktion. Meldet sich das Gegen-über nicht umgehend, wird die nächste Anfrage mit der Bitte um Reaktion auf den Weg gebracht oder eine Erklärung dafür verlangt, warum der Angeschriebene schweigt.

• Fehler zwei: Zu viel Historie. Die zweite Unart sind E-Mails, die die gesamte Kommunikationshistorie enthalten. Das ist besonders für solche Empfänger ärgerlich und zeitaufwendig, die erst spät auf dem Verteiler landen. Sie müssen sich durch den gesamten zurückliegenden Informationsaustausch kämpfen, um möglicherweise abschließend festzustellen, dass sie der Inhalt gar nicht betrifft.

E-Mail-Netiquette
Als das Internet beziehungsweise die E-Mail-Kommunikation laufen lernte, gehörte es zum guten Ton, einige Benimmregeln zu beachten. Diese sind im Lauf der Jahre ein wenig aus der Mode gekommen. Im Internet gibt es aber nach wie vor unzählige Verhaltensempfehlungen. Hier ist eine Auswahl.

1) Freundliche Anrede und Grußformel
Eine allgemein gültige Formel gibt es nicht, übliche Anreden in der Geschäftskommunikation sind heute "Hallo Herr XX" oder "Sehr geehrte Frau YY". Wichtig sind eine freundliche und respektvolle Anrede zu Beginn der Kommunikation und eine ebenso gestaltete Grußformel zum Abschluss.

2) Signatur und Footer
Hier stehen vollständiger Name samt Titel sowie sämtliche Kontaktdaten. Geschäftliche Korrespondenz benötigt zudem laut Gesetz formelle Angaben, etwa zu Geschäftsleitung oder Handelsniederlassung.

3) Betreffzeile
Sie sollte den Anlass der E-Mail knapp und verständlich darstellen, so dass der Empfänger sogleich die Relevanz der Nachricht einschätzen kann. Als dringend gekennzeichnete E-Mails müssen wirklich dringend sein.

4) Verteiler
Die cc-Funktion ist nützlich, um weitere Kommunikationspartner über aktuelle Entwicklungen in Kenntnis zu setzen, sollte aber immer zurückhaltend genutzt werden.

5) Antwort
Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um.

6) Schreibweise
Hier gelten die üblichen Rechtschreibregeln. Viele Schreibfehler signalisieren Nachlässigkeit. Textpassagen in Großbuchstaben wirken aufdringlich. Durchgängig Kleingeschriebenes gilt als Hinweis auf eine geringe Wertschätzung des Adressaten.

7) Länge der E-Mail
Gute E-Mails sind kurz gehalten. Die gesamte Kommunikationshistorie hängt nur an, wenn sie notwendig ist. Ganz bestimmt sollten Mails keine alten Diskussionen enthalten, die nichts mit dem aktuellen Thema zu tun haben.

8) Format
Bunte E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation überflüssig. Im Zweifel wird nur Text ohne HTML-Code verschickt. Emoticons sollten der privaten Korrespondenz vorbehalten sein. Längere Textpassagen mit Absätzen gliedern.

9) Anhänge
Die Zeiten knapper Speicherressourcen und schlechter Verbindungen sind passé. Anhänge mit mehreren Gigabyte Volumen sollten dennoch die Ausnahme sein. Auch die Zahl der Anhänge sollte im niedrigen einstelligen Bereich bleiben.

10) Kettenbriefe
An die geschäftliche E-Mail-Adresse zugestellte Kettenbriefe wandern in den Mülleimer.

Kostenexplosion durch E-Mail

Wohl jeder kennt solche Auswüchse in der digitalen Kommunikation. Einige ärgern sich darüber, andere finden sie lustig. Für Unternehmen ist die falsche E-Mail-Nutzung aber alles andere als komisch, sie ist ineffizient und kostet Geld. Das zeigt sich zuerst in der IT: Das wachsende Mail-Volumen durch große und mehrfach verschickte Attachments beansprucht immer mehr Speicherplatz und Backup-Systeme.

Zudem gefährden die übermittelten und in vielen unterschiedlichen Postkörben abgelegten Dokumente die Compliance-Regelungen der Firmen. Das unstrukturierte Speichern relevanter Informationen untergräbt die Transparenz, erschwert die Archivierung und verursacht Gesetzesverstöße.

Ineffizienzen entstehen zudem, wenn Dokumente an Projektmitglieder oder Kollegen mit der Bitte um Ergänzungen, Korrekturen und Kommentare verschickt werden. Stehen auf dem Verteiler mehrere Personen, ist eine eindeutige Versionierung der Unterlagen unmöglich. Für neue Projektmitarbeiter, die sich etwa über den aktuellen Stand der Dokumention informieren wollen, ist das fatal.

"Viele Mitarbeiter haben generell ein Gefühl der Informationsüberflutung, wobei sie den eigenen Umgang mit E-Mails fälschlicherweise oft als ihr geringstes Problem einstufen", berichtet Stephan Schillerwein Director of Research beim Forschungs- und Beratungshaus Infocentric Research, aus seinen Projekterfahrungen. Die zum Teil mehrere Hundert ungelesenen und unbearbeiteten Mails im Postkorb - so die Meinung vieler Nutzer - habe man Griff. "Aber wenn dann der Kollege am Telefon das letzte Meeting diskutieren möchte, merkt man plötzlich, dass man das aktuelle, per Mail verschickte Sitzungsprotokoll gar nicht kennt", beschreibt Schillerwein eine typische Situation.

In der verdichteten Arbeitswelt fehlt vielen Mitarbeitern die Muße, sich sinnvolle Ordner für eingehende Nachrichten zu überlegen, um so der Informationsflut Herr zu werden. Zum Teil sind die Nutzer auch überfordert, die Mengen eingehender Nachrichten den selbst geschaffenen Strukturen zuzuordnen. Zum Glück für alle E-Mail-Chaoten haben die Forscher von IBM jüngst herausgefunden, dass das Sortieren von E-Mails gar nicht effizienter ist als die Unordnung im Eingangskorb.

Auch beim Versenden fällt es Mitarbeitern mitunter schwer, den richtigen Verteilerkreis und die relevanten Informationen auszuwählen. Im Zweifel wird also lieber ein Kollege beziehungsweise ein Dokument mehr als zu wenig auf den Verteiler gesetzt. So entsteht der Informationsüberfluss, der auf der Empfängerseite viel Zeit, Geld und Nerven kostet.

Sämtliche Probleme mit der E-Mail werden erst im Posteingangskorb der Nutzer offenbar. Dort sammeln sich die gelesenen und ungelesenen Nachrichten sowie Attachments. Dort häuft sich neben unnützen Datenmengen auch wertvolles Wissen sowie geschäftskritische Inhalte und Dokumente an. Für Unternehmen wächst das Problem, dass sie sämtliche Daten speichern und sichern müssen, die kostbaren Informationen aber oft nicht nutzen können, weil sie unstrukturiert in persönlichen digitalen Postkörben verschwinden.

Archivieren oder lieber nicht
Darf ein Unternehmen jede E-Mail archivieren? Was passiert mit privater Korrespondenzen? Sollte jede E-Mail verschlüsselt werden? Hier finden Sie die gröbsten Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung.

1. Jede Mail muss archiviert werden
Alle Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren.

2. Jede Mail darf archiviert werden
Einige E-Mails können, andere müssen gespeichert werden. Es gibt aber auch Mails, die auf keinen Fall mitgespeichert werden dürfen: private E-Mails von Mitarbeitern, soweit keine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt.

3. Das Verbot privater Mails in Unternehmen ist juristisch ohne Alternativen
Auch wenn es die bequemste und einfachste Methode ist: Ein striktes Verbot für private E-Mail ist nicht mehr zeitgemäß. Der gesamte Social-Media-Bereich weicht die Grenze von privater und geschäftlicher Nutzung IT auf und gerade die Einbindung des Unternehmens in Facebook, Twitter oder ähnliche Netzwerke erfordert eine private oder halbprivate E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit.

4. Das E-Mail-Archiv muss verschlüsselt sein
Der Gesetzgeber verlangt keine Verschlüsselung. Einige Fälle von unbeabsichtigten Datenverlusten zeigen aber, dass es im Eigeninteresse der Unternehmen liegen sollte, Daten verschlüsselt zu speichern und zu übertragen.

5. Bordmittel des E-Mail-Servers bieten alle nötigen Optionen
E-Mails werden häufig in proprietären Archivdateien gesichert, wie beispielsweise PST-Dateien in Exchange-Umgebungen. Diese enthalten nicht nur die gesicherten E-Mails, sondern auch Kalendereinträge, Kontakte sowie Aufgaben und werden häufig auf dem Endgerät des Anwenders abgespeichert. Dies reduziert zwar die Datenmenge auf den Mail-Servern, bietet aber keinerlei Compliance.

6. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert Rechtskonformität
Neue, automatisierte Appliances oder Cloud-Lösungen mit hohem Zusatznutzen steigern die Motivation in Unternehmen, ihre E-Mail-Archivierung rechtskonform aufzusetzen. Doch die Tools automatisieren nur den Archivierungsvorgang.

7. E-Mail-Archivierung geschieht nur aus juristischen Gründen
Selbst wenn es keine gesetzliche Verpflichtung geben würde, ist eine Sicherung der E-Mails nach heutigen Standart sinnvoll: Eine umgehende Wiederherstellung verloren gegangener E-Mail-Infrastrukturen ist jederzeit möglich - entweder von einer lokalen Appliance oder von einem externen Rechenzentrum, wo die Daten gespiegelt sind.

Was Bayer Material Science tut

Der Chemiehersteller Bayer Material Science hat vor zwei Jahren ein Projekt gestartet, um den Know-how-Transfer im Unternehmen zu verbessern und Informationen besser zugänglich zu machen. Es wurde nicht in die Wege geleitet, um E-Mails abzulösen, sondern um sie zu ergänzen. Ziel war es, Social Media im Unternehmensalltag zu verankern. "Die Initiative kam aus den Fachbereichen", sagt Kurt De Ruwe, CIO bei Bayer Material Science. "Dort hat man festgestellt, dass mehrere Teams an den gleichen Projekten arbeiteten, aber nichts voneinander wussten, weil nicht kommuniziert wurde."

Kleines Pilotteam, großer Bedarf

Für das Pilotprojekt wählte De Ruwe die Forschungs- und Entwicklungsabteilung aus. Dort wurden Tools für das Microblogging sowie für Blogs und Wikis eingeführt. Anfangs machte nicht jeder mit, die Teilnahme war freiwillig. Die etwa 50 Mitglieder starke Pilotgruppe war über mehrere Standorte verteilt und arbeitete häufig in Projekten an gemeinsamen Dokumenten.

Schnell wussten die Mitglieder jedoch die Vorzüge von Communities, Blogs, Wikis sowie das Bookmark- und Filesharing zu schätzen. Der Erfolg in der kleinen Gruppe sprach sich im Unternehmen herum. Ohne Zutun des Managements, nur durch Mund-zu-Mund-Propaganda, setzte sich das Angebot auch in andere Abteilungen durch.

Die große Resonanz übertraf die Erwartung von De Ruwe bei Weitem. Schon nach wenigen Monaten gab es 2000 aktive Nutzer, heute beteiligen sich rund 6000 der insgesamt rund 14.000 Mitarbeiter. Sie haben sich in etwa 1000 Communities organisiert. Die Hälfte der virtuellen Gemeinschaften sind nichtöffentlich, also nur für einen bestimmten Personenkreis aus der Belegschaft zugänglich. Hier können Abteilungen und Arbeitsgruppen projektbezogene Informationen austauschen.

"Akzeptanz und Nutzen steigen mit der Menge und Qualität der Inhalte. Deshalb ist es wichtig, mit einem Team zu starten, das besonderen Bedarf hat", rät De Ruwe. Um den Know-how-Transfer zu verbessern, wurden die Mitarbeiter ermuntert, ihre Profile zu veröffentlichen und zu pflegen. "Der Weg, das Wissen unserer Mitarbeiter zu nutzen und weiterzugeben, führt nur über gemeinsame Arbeit und Kommunikation", ist De Ruwe überzeugt.

Wenn Mitarbeiter die richtigen Experten finden, können sie Arbeiten und Projekte besser und schneller abschließen. Auch Bayer Material Science hat in der Vergangenheit mit Knowledge-Datenbanken experimentiert. "Was nützen umfangreiche Dokumente, wenn keiner sie liest. Unser Ansatz lautet heute: Finde den richtigen Kollegen und teile dein Wissen", betont der Manager.

E-Mail als Alert-Medium

Blogs, Communities, Wikis und Collaboration-Tools sollen die E-Mail ergänzen. Das Unternehmen fördert die Mitarbeiter auf, möglichst auf elektronische Post zu verzichten. Die weltweite IT-Abteilung unterhält etwa eine geschlossene Community. Will De Ruwe sämtliche Kollegen über Neuigkeiten informieren, schreibt er einen Blog-Eintrag. "Wer wissen will, was los ist, muss den Blog lesen. Daraus ergeben sich Diskussionen unter Kollegen, die über mehrere Zeitzonen verteilt arbeiten", beschreibt er die Nutzung. Einfach einzurichtende Alert-Funktionen stellen sicher, dass niemand relevante Informationen verpasst.

Die Lösung von Atos

Auch Atos baut auf Social-Media-Lösungen. Ziel des IT-Dienstleisters ist es, die Ineffizienzen in der Kommunikation zu beheben und die Lücke zwischen der strukturierten Datenverarbeitung (etwa in ERP-Systemen) und der unstrukturierten E-Mail-Kommunikation zu schließen. "Wenn Informationen in Anhängen und E-Mails unstrukturiert zwischen Mitarbeitern hin- und hergeschickt werden, dann mag das im kleinen Kreis noch einigermaßen funktionieren.

Ab einer bestimmten Größe ist das Daten- und Informationsaufkommen aber nicht mehr sinnvoll zu verarbeiten", sagt Gouverneur. Daher wurden der klassischen E-Mail Angebote wie Instant Messaging, Video, Präsenzanzeige, Blogs, Social Networks, Collaboration auf SharePoint-Basis und das Workflow-Tool Lifelink zur Seite gestellt.

Seitdem gilt eine einfache Regel innerhalb der Scientific Community, die künftig für das ganze Unternehmen verbindlich sein soll: Es dürfen keine Attachments via E-Mail mehr versendet werden. Stattdessen verschicken die Mitarbeiter nur noch den Link auf einen File-Server oder ein Dokumenten-Sharing-Tool, wo die Informationen zu finden sind.

Zentrale Archivierung

Diese einfache Maßnahme bewirkt viel: Die Informationen sind für einen variierenden Personkreis zugänglich, sie verschwinden nicht in einem individuellen Postkorb. Die Versionierung macht Änderungen nachvollziehbar. Damit ist gewährleistet, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Kenntnisstand sind. Vor allem lassen sich Dokumente zentral einfacher speichern und sichern.

Auch sämtliche Blogs, Social Networks und Content-Management-Systeme werden Server-basierend betrieben. Das erleichtert der IT die Aufgabe, die Inhalte und Dokumente vor Datenverlust zu schützen und gesetzeskonform zu archivieren. Weil über das Mail-System im Idealfall nur gemeldet wird, dass Dokumente an bestimmten Speicherorten aktualisiert oder abgelegt wurden, erübrigt sich in letzter Konsequenz sogar deren Archivierung.

Wertlos ohne Single-Sign-on

Basis für die erfolgreiche Einführung der E-Mail-Alternativen bei Bayer Material Science ist die Integration aller Kanäle unter einer zentralen Oberfläche. Grundlage der internen Social-Media-Aktivitäten des Herstellers von Polymeren ist IBMs Web-2.0-Lösung "Connections".

Sie ist der zentrale Zugangsknoten für alle Kommunikationskanäle. Auch Microsofts Collaboration-Software SharePoint wurde mit dem IBM-Produkt integriert. Connections glänzt nicht unbedingt mit Funktionsvielfalt, doch das findet De Ruwe eher nützlich: "Die Tools müssen ohne Schulung zu bedienen sein, so dass auch weniger IT-affine Mitarbeiter unkompliziert Communities und Profile anlegen können."

Atos treibt die Zentralisierung noch weiter, indem alle Funktionen in das unternehmensinterne Portal mit Single-Sign-on integriert wurden. Dort finden die Mitarbeiter neben den diversen Kommunikations- und Social-Media-Angeboten auch sämtliche internen Selfservice-Dienste etwa für Urlaubs- und Reiseanträge.

Was ist ein "Like"-Button?
Soziale Netzwerke wie Facebook und Co. haben einen ungeahnten Hype ausgelöst. Ein Beispiel hierfür ist der "Like-Button" von Facebook. Doch Vorsicht, es lauern rechtliche Stolperfallen.

Facebook bietet den Betreibern externer Website eine einfache Möglichkeit, ihren Internet-Auftritt mit dem sozialen Netzwerk zu verküpfen.

Ein Besucher der jeweiligen Site, der auf diesen Button klickt und gleichzeitig in Facebook eingeloggt ist, bekundet damit seine Sympathie für die Site oder einem bestimmten Produkt.

Diese Sympathiebekundung ist in seinem Profil und für alle seine Facebook-"Freunde" ersichtlich.

Die dazu notwendigen Daten werden mit dem Klick an Facebook übermittelt.

Wo E-Mail weiterhilft

Beide Unternehmen verzichten bislang nicht auf die E-Mail-Nutzung. Bei Bayer Material Science ist auch gar nicht vorgesehen, die E-Mail abzulösen. "Social Media wird viele Aufgaben übernehmen, die früher mit Hilfe der E-Mails erledigt wurden. Die neuen Kommunikationskanäle werden die E-Mail aber nicht ersetzen, sie behält ihren Platz im Unternehmen", weiß De Ruwe. So lassen sich viele Mitarbeiter beispielsweise per elektronische Post über neue Informationen in den sozialen Netzen informieren.

Auch Berater Schillerwein glaubt nicht an das Ende der E-Mail: "In der asynchronen Kommunikation, wenn Nachrichten beispielsweise nicht zwingend eine unmittelbare Reaktion erfordern oder lediglich eine einfache Abklärung erforderlich ist, wird sie noch lange ihre Daseinsberechtigung haben", vermutet er. Auch in der Kommunikation zwischen internen und externen Partnern bleibt die elektronische Post vorerst Standard. Eine E-Mail ist mit einem Klick versendet, so Schillerwein, eine gemeinsame Plattform mit außerhäusigen Partnern für kurzzeitige Projekte einzurichten sei hingegen deutlich aufwendiger.

Einige sind sich die Experten aber darin, dass die E-Mail-Nutzung auf ein vernünftiges Maß reduziert werden muss. Bei Atos hat sich schon mit der Ankündigung, künftig auf E-Mail verzichten zu wollen, das Aufkommen reduziert. "Ich bekomme weniger E-Mails als früher, kann aber nicht feststellen, dass ich mich schlechter informiert fühle als zuvor", so Gouverneur.

Memonic - Wissensmanagement für Unternehmen
Mit "Memonic” bietet sich ein Wissensmanagement-Tool in der Cloud an, mit dem Privatanwender, aber auch Unternehmen Notizen erstellen, Themen online recherchieren, Webinhalte speichern und mit dem Team teilen und gemeinsam bearbeiten können.

Miranda
Wer viele Freunde in unterschiedlichen Netzwerken in einem übersichtlichen und anpassbaren Client sammeln will, findet in Miranda die passende Software. Allerdings sollte man sich auf einfache Dinge wie Chats und Dateiaustausch beschränken - andere Dienste können unter Umständen Probleme bereiten. <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1910031/" target="_blank">...zum Testbericht</a>

WirelessKeyView
WirelessKeyView erspart dem Nutzer eine Menge Ärger, wenn der WLAN-Schlüssel verloren gegangen ist und nicht ohne weiteres aus dem Router ausgelesen werden kann. Derzeit funktioniert die Software noch nicht mit Windows 7. Da das Tool aber weiterentwickelt wird, bleibt zu hoffen, dass es bald entsprechend angepasst ist. <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1907568/" target="_blank">...zum Testbericht</a>

Wireless NetView
Die WLAN-Einrichtung kann gerade für mobile Anwender oft mühsam sein - mit Hilfe von Wireless NetView erhält man alle Detailinformationen zu den verfügbaren drahtlosen Netzen. <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1905768/" target="_blank">...zum Testbericht</a>

Outlook Tools
Outlook ist komplex. Outlook Tools bieten dafür eine Art Kundendienst. <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1902759/index.html" target="_blank">...zum Testbericht</a>

Mini-Kalender für Outlook
Terminanfragen oder Urlaubsplanung per E-Mail - komfortabler als in Textform geht dies über eingebettete Kalenderausschnitte mittels "Mini-Kalender für Outlook". <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1902742/index.html" target="_blank">...zum Testbericht</a>

Gadgets für komprimierte Outlook-Informationen
Dank dieser drei praktischen Mini-Anwendungen, haben Sie alle wichtigen Outlook-Inhalte sofort im Blick. <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1902744/index.html" target="_blank">...zum Testbericht</a>

Kompatible Kalender mit Notes 8.5
Lesen Sie, wie sich in Notes kompatible Kalendernachrichten für verschiedene E-Mail-Plattformen einstellen lassen. <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1902799/index.html" target="_blank">...zum Testbericht</a>

ActiveSync Tester
Der ActiveSync Tester erleichtert die Fehlersuche bei Problemen mit ActiceSync deutlich. Einen Pferdefuß gibt es dabei nicht: Um das Tool zu verwenden, ist weder eine Registrierung notwendig, noch werden Nutzer- und Server-Informationen an den Hersteller Asavie Technologies weitergeleitet. Dieser wirbt lediglich auf der Diagnoseseite für seinen VPN-Service AccessMyLAN. <br /><br /> <a href="http://www.computerwoche.de/software/office-collaboration/1881312/index.html" target="_blank">...zum Testbericht</a>

CouchCommerce macht Online-Shops fit für Mobile
"CouchCommerce" bietet Online-Shop-Betreibern einen einfachen Weg, ihr Angebot für Smartphones und Tablets ohne viel Aufwand zu optimieren.

iCurrency Pad - Währungsrechner für iPhone und iPad
Unter den unzähligen Währungsrechnern, die Apples App Store zu bieten hat, einen brauchbaren zu finden ist gar nicht so einfach. "iCurrency Pad" bildet hier die Ausnahme.

Uservoice fördert den Kundendialog
Mit "Uservoice" steht Unternehmen ein nützlicher Online-Dienst zur Verfügung, der Kunden-Feedback- und Helpdesk-Software integriert, um den Dialog mit Kunden und Besuchern zu fördern.

Vsee - sichere Videokonferenzen für PC und Mac
Wer eine sichere und vor allem einfache Videokonferenz-Lösung ohne Schnickschnack sucht, der wird bei Vsee fündig.

Finanzblick macht Online-Banking mobil
Die Buhl Data Service GmbH bietet die Home-Banking-Lösung "Finanzblick" für iPhone und iPad an.

E-Conomic - Online-Buchhaltung für Freelancer und Mittelständler
Mit "E-Conomic" bietet sich eine leistungsfähige Online-Anwendung an, mit der kleine und mittelständische Firmen sowie Freiberufler Abrechnungen und Buchführung im Browser erledigen können.

Dozeo macht Online-Meetings unkompliziert
Das Stuttgarter Startup Dozeo bietet einen Online-Meeting-Dienst, der ohne Software-Installation im Browser funktioniert.

Mandrill - zuverlässiger E-Mail-Service für Anwendungsentwickler
Die Macher des populären Newsletter-Dienstes MailChimp bieten nun mit "Mandrill" einen weiteren E-Mail-Service, der sich an Anwendungsentwickler richtet. Mit dem Dienst können sie automatisierte E-Mails, etwa bei der Benutzerregistrierung, zuverlässig versenden.

Popfax, Online-Fax-Lösung für Mittelständler
Mit "Popfax" steht kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Komplettlösung für das Online-Faxen zur Verfügung, die für Web, Desktop und Mobile erhältlich ist.

Zufriedenere Kunden mit Zendesk
"Zendesk" ist als moderne Helpdesk-Software gedacht, die verspricht, den Kundensupport über alle Kanäle hinweg zu verbessern.

Billomat - effiziente Rechnungsstellung in der Cloud
Mit "Billomat" steht kleinen und mittelständischen Unternehmen sowie Selbständigen eine umfangreiche Lösung zur effizienten Rechnungsstellung in der Cloud zur Verfügung.

Money Journal - Kontrolle über Ein- und Ausgaben
"Money Journal" für iPhone und iPad ist eine nützliche App zur Geldverwaltung im Stil eines Terminplaners, mit der man seine Finanzen stets im Blick behalten kann.

Good Noows - der persönliche Nachrichten-Stream
Der Online-Dienst "Good Noows" bietet einen einfachen Weg, interessante Nachrichten und News-Quellen im weltweiten Netz zu finden und effizient an einer zentralen Stelle zu verwalten.

Ifttt verknüpft populäre Web-Dienste
"Wenn ich ein neues Bild auf Flickr hochlade, dann speichere es in meiner Dropbox", "Wenn mir ein neuer User auf Twitter folgt, dann sende ihm eine Willkommensnachricht". Mit dem Produktivitäts-Tool "Ifttt" ("If this then that") lassen sich solche Aufgaben automatisieren.

Quora verspricht Antworten auf alle Fragen
"Quora" ist ein modernes Frage-Antwort-Portal, das verspricht, auf jede mögliche Frage eine qualifizierte Antwort zu liefern.

Prezi ermöglicht lebhafte Präsentationen
Mit seinem innovativen Darstellungskonzept kann das Online-Tool "Prezi" komplexe Sachverhalte effektiv visualisieren und bei Präsentationen für Abwechslung sorgen.

QR Codes kostenlos erstellen
Mit dem "QR Code Generator" von Egoditor aus Bielefeld können Anwender QR-Codes im Internet kostenlos und mit Logo selbst erstellen.

Meetin.gs - plant effiziente Meetings
Mit dem Online-Dienst "Meetin.gs" lassen sich Teambesprechungen effizient planen, verwalten und protokollieren.

MindMeister - effektives Wissens-Management in der Cloud
"MindMeister" bietet einen einfachen und bequemen Weg, Wissen effizient zu sammeln, ordnen und strukturieren.

Tweepi verwaltet Twitter-Kontakte professionell
Mit dem in der Basisversion kostenlosen Online-Tool "Tweepi" können Nutzer ihre TwitterAccounts effizient verwalten.

Get Satisfaction verbessert den Kundenservice
Als modernes Social-CRM-Tool hilft "Get Satisfaction" Unternehmen, eigene Online-Communities aufzubauen, um näher beim Kunden zu sein.

Rapportive verrät manches über E-Mail-Versender
Wenn man eine E-Mail von einem Unbekannten erhält, wünscht man sich manchmal mehr Informationen über den Absender. "Rapportive" liefert Google-Mail-Nutzern Antworten auf solche Fragen.

Zep - Web-Tool erfasst Projektzeiten und rechnet Kosten ab
Mit "Zep" bietet sich kleinen und mittelständischen Firmen eine professionelle On-Demand-Lösung an, mit der sie Projektarbeitszeiten sowie Personal- und Reisekosten effizient verwalten können.

Geckoboard macht Business Intelligence flexible
Der Web-basierende Business-Intelligence-Dienst "Geckoboard" bietet Entscheidern einen einfachen und effektiven Weg, kritische Daten aus unterschiedlichen Anwendungen zentral zu visualisieren.

Schlagwortwolken mit TagCrowd selbst erstellen
Nicht nur auf Blogs oder Websites sind Tag-Clouds hilfreich und interessant, sondern auch bei Präsentationen oder Dokumenten können sie einen guten Eindruck machen.

Mixpanel - Echtzeitanalyse für Web und Mobile
Welche Funktionen nutzen die Anwender am häufigsten? Wie oft wurde ein bestimmter Link angeklickt? Welche Fehler treten oft auf? Wer Antworten auf solche Fragen sucht, der ist mit "Mixpanel" gut bedient.

IMAPSize sichert problemlos Daten von IMAP-Mail-Konten
Wer von Cloud Storage begeistert ist und einen der vielen E-Mail-Dienste nutzt, wird über die Zeit feststellen, dass sich dort sehr schnell große, private Datenmengen ansammeln können.

New Relic - Performance-Analytics für SaaS-Anwendungen
Der Online-Dienst "New Relic" bietet Monitoring und ausführliche Performance-Analytics für Web-Anwendungen, die im SaaS-Modell angeboten werden.

Hootsuite - Twitter, Facebook und Co. zentral verwalten
Mit "Hootsuite" können Unternehmen ihre Firmenpräsenz auf verschiedenen sozialen Netzwerken zentral verwalten. Das Tool unterstützt neben Twitter, Facebook und LinkedIn auch weitere Plattformen wie etwa MySpace, Foursquare und Ping.fm.

Elements - Texteditor für iOS mit Dropbox-Synchronisierung
Wer Textdokumente unterwegs auf dem iPhone oder iPad bearbeiten und zentral auf Dropbox ablegen möchte, dem sei die App "Elements" des Softwarehauses Secondgear empfohlen.

Smartsheet - Projekt-Management auf Tabellenbasis
Mit dem Online-Tool "Smartsheet" lassen sich Projekte mit Hilfe interaktiver und funktionsreicher Tabellen managen. Damit eignet es sich insbesondere für Anwender, die bis jetzt mit Excel gearbeitet haben und nun eine Alternative suchen.

WiseStamp - flexible E-Mail-Signaturen mit Social-Media-Integration
WiseStamp ist eine Web-Browser-Erweiterung für Firefox, Chrome und Rockmelt - bei Letzterem handelt es sich um einen alternativen Browser mit starker Social-Media-Ausrichtung für Twitter, Facebook und Youtube.

Website lokal gespiegelt mit Xaldon WebSpider
Unter gewissen Umständen kann es vorteilhaft sein, den Inhalt einer Website auf einem lokalen Rechner zu speichern.

Cortado Workplace - der Arbeitsplatz in der Wolke
Wer viel unterwegs ist, möchte auch Aufgaben mobil erledigen. Cortado bietet mit dem "Workplace" eine auf iPhone, iPad und iPod Touch ausgerichtete Lösung an, die in einigen Punkten das Arbeiten am Desktop ersetzen kann.

Mind-Maps schnell und einfach erstellen - mit Bubbl.us
Bei Bubbl.us handelt es sich um eine leichtgewichtige Web-Anwendung, die auf Adobe Flash basiert und kostenlos angeboten wird. Da keine Registrierung erforderlich ist, können Anwender im Nu eigene Mind-Maps erstellen und sofort loslegen.

Einfache Web-Formulare mit Google Docs
Ein großer Vorteil des Web ist die papierlose Erfassung von Formulardaten. Jeder Internet-User kennt diese Formulare (Webforms) im täglichen Umgang mit Ebay, Amazon, Facebook & Co.

Buffer twittert nach Zeitplan
Mit dem Online-Tool Buffer können Twitter-Nutzer die Veröffentlichung ihrer Kurznachrichten planen und zeitlich steuern.

Animoto bastelt anspruchsvolle Slideshows automatisch
Das Online-Tool "Animoto" erzeugt aus dem Bild-, Video- und Audiomaterial des Anwenders automatisch hochauflösende und professionelle Slideshows.

Bilddateien ohne Qualitätsverlust komprimieren
Mit dem kostenlosen Online-Dienst "JPEGmini" des israelischen Startups ICVT kann die Dateigröße von JPEG-Bildern ohne sichtbaren Qualitätsverlust auf einen Bruchteil reduziert werden.

OoVoo - kostenlose Video-Chats in HD-Qualität
Mit "OoVoo" können kostenlos Video-Chats mit bis zu sechs Teilnehmern in HD-Qualität betrieben werden.

Exfolders - Outlook-Rechte für Postfächer steuern
Exfolders.exe verbindet sich mit Datenbanken auf Servern mit Exchange Server 2007/2010 und passt Berechtigungen von Postfächern in den Datenbanken an.

Online-Konvertierung leicht gemacht
Nicht nur im Tagesgeschäft, auch im familiären Umfeld steht man immer wieder vor der Herausforderung, Dateien von einem in ein anderes Format zu überführen. Dies können zum Beispiel Audio-, Video- und Bild-Files sein oder aber Office-Dateien wie MS Word und Adobe PDF.

SQLite Manager - Mini-Datenbanken mit Firefox verwalten
Die Zeiten, als sich Web-Entwickler mit einfachen Cookies zufriedengeben mussten, wenn sie Daten lokal beim User persistent speichern wollten, sind dank "SQLite" vorbei.

Ein Diagramm auf die Schnelle im Browser mit Diagramly
Entwickelt an der ETH Zürich, ist "Diagramly" ein frei zugängliches Online-Tool, mit dem der Benutzer Diagramme im Web-Browser zeichnen kann.

Virtual WiFi Router macht PCs zum Access Point
Wer sein Notebook oder Laptop gelegentlich als Access Point für andere Systeme oder Smartphones nutzen will, findet mit Virtual WiFi Router eine Software, die dieses Vorhaben deutlich erleichtert.

Adobe Export PDF - professionelles Konvertierungs-Tool im Web
Wer wichtige PDF-Dokumente eins zu eins zu exportieren möchte, muss auf eine kostenpflichtige Alternative zurückgreifen, die zuverlässig arbeitet und professionelle Ergebnisse liefert. Eine solche Lösung ist der Online-Dienst "Adobe Export PDF".

Günstiges Online-Faxen für Web, Desktop und Mobile mit Pamfax
Auf herumstehende und laute Faxgeräte kann man mit Hilfe von günstigen und einfachen Online-Fax-Services wie "Pamfax" verzichten.

Open Tok - Kostenlose Video-Chats für Ihre Website
Mit "Open Tok" lassen sich Video-Chats in jede beliebige Website oder jedes Blog in nur wenigen Schritten einbauen - und das kostenlos.

"Soziale" Aufgabenverwaltung mit Astrid
Moderne Applikationen wie das kostenlose Tool "Astrid" zielen darauf ab, Aufgaben nicht nur zu klassifizieren und zu gewichten, sondern auch im sozialen Umfeld des Webs unterzubringen.

Pastebin - Codeschnipsel ins Netz stellen und teilen
Mit dem Online-Service "Pastebin" lassen sich beliebige Codeschnipsel auf bequeme und einfache Weise im Web speichern und mit Freunden und Kollegen über einen Link teilen.

Kostenlose Bildbearbeitung für Web und Mobile
Adobe stellt mit "Photoshop Express" eine Basisversion seiner klassischen Bildbearbeitungssoftware für Web und Mobile (iOS und Android) kostenlos zur Verfügung.

Moderne Aufgabenverwaltung mit Producteev
Producteev ist auf den ersten Blick ein Task-Manager wie viele andere, bietet aber doch einen gewissen Wow-Effekt.

Wordle - Schlagwort-Wolken kreativ erstellt
Wordle versteht sich auf die einfache Erstellung von Schlagwort-Wolken. Das Java-Applet eignet sich auch für Präsentationen.

Statistiken fremder Websites einsehen - mit URL Pulse
Monatliche Seiten-Impressions und Besuche, Zahl der Seiten und externer Verweise, die Landesplatzierung beziehungsweise der Weltrang, die IP-Adresse oder die wichtigsten Keywords: Diese und weitere Informationen liefert der Online-Dienst "URL Pulse" für beliebige Web-Seiten.

Scribd - das Youtube für Dokumente
Die Bereitstellung von Dokumenten aller Art kann heutzutage auf vielfältigen Wegen geschehen. Scribd ist die führende Social-Media-Site für den Upload von Dokumenten in vielen Formaten.

Kayak hilft die Reise planen
Wer viel unterwegs und auf die flexible Buchung von Airlines, Autos und Hotels angewiesen ist, wird sich über die Web-Applikation kayak.com freuen.

iPhone Mockup - UI-Skizzen für iPhone im Nu erstellen
Wer schnell Benutzerschnittstellen für iPhone-Apps skizzieren möchte, sollte einen Blick auf "iPhone Mockup" werfen.

Mail Attachment Downloader - E-Mail-Anhänge schnell extrahiert
Wenn Sie schon einmal Rechnungsbelege mühsam aus Ihrer Mailbox extrahieren mussten, ist Mail Attachment Downloader (MAD) das richtige Tool für Sie.

Effiziente Aufgabenverwaltung mit GQueues für Google
Wer schon mit Aufgaben als Bestandteil von Google Mail gearbeitet hat, wird von der optischen Aufbereitung des Task-Managements mit GQueues positiv überrascht sein.

Extensions, die Google Chrome veredeln
Die wachsenden Erweiterungen für Google Chrome bescheren dem Browser einen sprunghaft steigenden Marktanteil.

The Missing Sync - Vermittler zwischen PC und Smartphone
Wer zwischen seinen mobilen und stationären Endgeräten Daten bequem und zuverlässig abgleichen will, ist mit The Missing Sync gut bedient.

File-Sharing mit externen Partnern
Sichere Cloud-Speicher sind ein hilfreiches Instrument für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten mit externen Partnern. Der Service "digitalbucket.net" hebt sich unter den Angeboten ab.

Mit Xmarks Browser-Lesezeichen zentral verwalten
Aus Foxmarks wurde Xmarks, und es entstand ein praktischer Dienst für die Verwaltung von Lesezeichen (Bookmarks) an zentraler Stelle.

Wordpress for iOS - Mobiles Bloggen mit iPhone und iPad
Wenn Sie auf Wordpress bloggen und ein iPhone oder iPad besitzen, dann ist "Wordpress for iOS” genau das Richtige.

OutBack Plus - der Datensicherer für Outlook
Wer ein funktionsreiches und komfortabel zu bedienendes Tool für Backup und Restore nicht nur von E-Mails sucht, sollte einen Blick auf "OutBack Plus" werfen.

Datensicherung und Sync mit Wuala
Dropbox bekommt Konkurrenz aus der Schweiz: Wuala schickt sich an, dem übermächtigen und etablierten Online-Speicherdienst das Wasser abzugraben.

E-Mail-Archivierung mit MailStore
Überfüllte Mail-Konten? Kein Problem für den E-Mail-Archivierer MailStore.

Instapaper sammelt Lieblingsartikel im Web
Mit dem kostenlosen Web-Dienst "Instapaper" können Sie interessante Online-Berichte zentral ablegen, um sie später bequem zu lesen - auch unterwegs und ohne Internetverbindung.

Growl - die zentrale Benachrichtigungsstelle auf dem Mac
"Growl” informiert Mac-Anwender unaufdringlich über relevante Ereignisse - zum Beispiel wenn eine E-Mail angetroffen ist, jemand in Skype etwas sagt oder der Download abgeschlossen ist.

Multi-Messenger mit Business-Anschluss
Ein Instant-Messaging-Client für alle Netze - "Trillian" ist der geeignete Messenger.

Postbox - ein unternehmenstauglicher E-Mail-Client
Einen komfortablen Mail-Client für diverse Mail-Dienste und reichlich Zusatzfunktionen bietet "Postbox".

Virtuellen WLAN-Hotspot mit Windows 7 erstellen
"Virtual Router" bringt diverse Endgeräte unkompliziert ins Internet.

Mailen Sie Ihre Stimme mit JDVoicemail
Der Versand von Sprachnachrichten per E-Mail - mit "JDVoicemail" eine einfache Angelegenheit.

Verschlüsselung für Dropbox leicht gemacht
Wer den Web-Dienst "Dropbox" als externen Speicher nutzt, sollte je nach Sensibilität der Informationen über eine Verschlüsselung nachdenken - etwa mit TrueCrypt.

Internet-Radio ganz einfach
Mit RadioSure hören Sie im Internet Ihre Favoriten aus Tausenden von Sendern und schneiden sie einfach im MP3-Format mit.

Zune - der bessere Media Player
Zune, Microsofts Antwort auf Apple iTunes, übertrifft mittlerweile den hauseigenen Windows Media Player.

Verlustfreier Schnitt von MP3-Dateien
Mit "mp3DirectCut" hat der Programmautor Martin Pesch ein feines Werkzeug für den effizienten und verlustfreien Schnitt von komprimierten MP3-Files entwickelt.

Xobni - das Analyse-Tool für Outlook
Wer für die Arbeit mit Outlook nach mehr Komfort sucht, als es die Funktionen des Mail-Programms zulassen, sollte einen Blick auf Xobni werfen.

NoteSync - der Notizzettel mit Google-Docs-Anschluss
Mit NoteSync können Sie Ihre Notizzettel über Google Docs synchron halten.

Foto-Manager für Windows Mobile
Schnelligkeit, Funktionsvielfalt und einfache Bedienung sind die Merkmale von "Photo Manager 7" von Resco.

GSplit für den Versand großer Dateien
Wer keinen FTP-Versand zur Verfügung hat und dennoch sehr große Dateien verschicken möchte, findet in "GSplit" eine elegante Lösung.

TeamDrive - der kostenlose Internet-Storage
TeamDrive ist für ein Online-Backup empfehlenswert. Darüber hinaus eignet es sich auch als Collaboration-Werkzeug, um in einer Gruppe Daten ständig synchron zu halten.

Ruhe vor E-Mails
Mit "Awayfind" soll die permanente Belästigung durch unwichtige E-Mails endlich ein Ende finden.

Suchen ist besser als sortieren

Die Forscher von IBMs Almaden Research Center in San José, Kalifornien, haben sich die E-Mail-Bearbeitung von 345 Probanden genauer angeschaut. In dem Beobachtungszeitraum von durchschnittlich 64 Tagen haben die Teilnehmer insgesamt mehr als 85.000 elektronische Briefe bearbeitet. Dabei hat sich gezeigt, dass Nutzer, die sich komplexe Ablagestrukturen im E-Mail-Client eingerichtet haben, beim Wiederauffinden von Dokumenten besonders auf ihr Ordnungssystem vertrauen. "Dieses auf Vorarbeiten beruhende Suchverhalten ist ineffizient und verbessert keineswegs den Sucherfolg", schreiben die Forscher in ihrem Bericht.

Immerhin verbrauchen die ordnungsliebenden Nutzer rund zehn Prozent der Zeit, die sie mit ihrem E-Mail-Programm verbringen, für das Ablegen von E-Mails und Anlegen von Ordnern. Durchschnittlich richten sie alle fünf Tage ein neues virtuelles Ablagefach ein. Unterstützten die angelegten Ordnerstrukturen nicht die Art und Weise, wie die Nutzer später ihre Dokumente wiederfinden, sei die Vorarbeit umsonst.

Mehr Erfolg versprächen sowohl die einfache Suche mit Schlüsselbegriffen als auch das Sortieren nach Sender und Empfänger (Threading). "Suchen, Scrollen und Sortieren benötigen keine Vorarbeiten", begründen die Forscher ihre Schlussfolgerung. Allerdings sprechen die Forscher auch die Nutzer mit nur einer Inbox nicht frei von Ineffizienzen. Mit den überquellenden Postkörben wachse die Gefahr, wichtige Nachrichten zu übersehen.

Anbietern von E-Mail-Programmen empfehlen die Forscher, ihre Lösungen so zu verändern, dass es leichter fällt, durch die Nachrichten zu scrollen. Außerdem seien die Threading-Funktionen, also das Sortieren etwa nach Absender und Empfänger, oft verbesserungsbedürftig. Die Investitionen lohnen sich, denn trotz neuer Collaboration-Tools und Social Media ist die E-Mail nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmedium im Beruf. Die Leute benutzen ihre E-Mail-Box zur Aufgabenplanung und Archivierung sowie zur Terminorganisation und als Kontaktdatenbank. (Computerwoche)