Die Erfolgsquote von Projekten steigt wieder

Eigentlich gibt es in der IT-Szene seit vielen Jahren Konsens darüber, dass Projekte zeitlich ausufern, ihre Ziele nicht erreichen und Geld verbrennen. Damit könnte nun Schluss sein: Das Project Management Institute (PMI) stellt ins seiner bereits zum neunten Mal umgesetzten weltweiten Umfrage "Pulse of the Profession" (kostenloses PDF hier) fest: "Zum ersten Mal seit fünf Jahren sehen wir, dass mehr Projekte ihre ursprünglichen Ziele erreichen und auch budgetär im Plan bleiben."

Von einer Milliarde Dollar, die heute in Projekte fließen, muss man im Durchschnitt 97 Millionen abschreiben, so das PMI. Das sind 20 Prozent weniger als noch vor einem Jahr. Der Studie liegt das Feedback von 3234 Projekt-Management-Profis, 200 Senior Executives, 510 Chefs von Projekt Management Offices (PMOs) sowie 17 weiteren Managern aus Nordamerika, Asien und dem Emea-Raum zugrunde.

Welchen geschäftlichen Vorteil bringt ein Projekt?

Erstmals hat das Institut nicht nur klassische Parameter wie Zeit, Kosten und Rahmen erhoben, sondern ist auch der Frage nachgegangen, ob und in welchem Ausmaß die von dem Projekt erwarteten geschäftlichen Vorteile erreicht werden. Auf diese Aspekt legen Unternehmen heute gesteigerten Wert. Sie formulieren zu Projektbeginn den erwarteten Geschäftsbeitrag des Vorhabens und stellen im Verlauf mit verschiedenen Maßnahmen sicher, dass die Benefits zum Projektende auch wirklich erreicht wurden. Ein Drittel der Befragten berichtet, dass sie bei diesem Vorgehen inzwischen einen hohen Reifegrad erreicht hätten.

Project Management Offices sind erfolgskritisch

71 Prozent der Unternehmen verlassen sich auf ein PMO, das die Brücke zwischen der strategischen Vision und der praktischen Umsetzung der Vorhaben schlagen soll. Es kann unternehmensweit oder auf Abteilungs-, Bereichs- oder regionaler Ebene agieren.

Der Erfolg spricht für sich: Firmen mit einem PMO erreichen ihre Projektziele und die damit zusammenhängenden unternehmerischen Ziele deutlich häufiger als ihre Pendants ohne PMO. Das Office übernimmt die Verantwortung dafür, dass das Projektportfolio an der Unternehmenstrategie ausgerichtet ist. Es misst und protokoliert darüber hinaus Projektfortschritte, schätzt Risiken ab, sorgt für eine professionelle Governance und etabliert ein gutes Talent-Management.

Auch Unterstützung aus dem Management ist erfolgskritisch. 62 Prozent der Befragten greifen auf einen "Executive Sponsor" zurück. Er muss detaillierte Kenntnisse des Projekts haben und wissen, wie es auf die Unternehmensstrategie einzahlt. Kraft seiner Autorität kann er Hindernisse aus dem Weg räumen, schnelle Entscheidungen treffen und das Topmanagement gewinnen und bei Laune halten.

Erfolgreiche Unternehmen arbeiten agil

Dass agile Projektmanagement-Methoden auf dem Vormarsch sind, überrascht nicht. 71 Prozent der Befragten nutzen sie zumindest gelegentlich. In den vergangenen zwölf Monaten folgte eines von fünf Projekten agilen Ansätzen, ein weiteres Fünftel nutzte hybride beziehungsweise gemischte Verfahren. PMI unterscheidet in der Untersuchung "Champions" von "Underperformers". Dabei fällt auf, dass die Champions zu 55 Prozent agilen Ansätzen folgen, die Underperformers aber nur zu 24 Prozent. Viele Unternehmen berichten zudem, sie hätten Probleme gehabt, agile Methoden in ihr bestehendes Projekt Management Framework aufzunehmen.

Woran scheitern Projekte?

Wenn es an klar definierten Zielen und ebenso klar formulierten Meilensteinen auf dem Weg dorthin fehlt, sind Projekte am häufigsten gescheitert, nämlich in 37 Prozent der Fälle. Der zweitwichtigste Grund sind Kommunikationsdefizite auf Projektebene (19 Prozent), gefolgt von schlechter Kommunikation durch das Senior Management (18 Prozent). Es folgen Widerstände der Mitarbeiter (14 Prozent) und eine wackelige Finanzierung.