Die Excel-Tabelle hat ausgedient

Jährlich kamen bisher über 6000 Bewerbungen an den Bereich Krankenversorgung der Universitätsmedizin Mannheim (UMM). Diese Masse war kaum noch zu bewältigen. Andererseits ist man als große Klinik ständig darauf angewiesen, gutes Fachpersonal einzustellen.

Die Menge an Zuschriften stellte einen immensen Arbeitsaufwand für das Sekretariat im Ressort Personalbetreuung dar. Zwei Sekretärinnen verwalteten allein die Bewerbungen in Excel. "Die Pflege der Excel-Datei und die gesamte Bewerberverwaltung bedeuteten einen enormen Aufwand", erklärt Stephanie Riese, Mitarbeiterin im Ressort Personalbetreuung. Sie ergänzt: "Dementsprechend hat sich auch die Rückmeldung an die Bewerber und die Rücksendung der Unterlagen sehr lange hingezogen." Auch die Bewerber seien bei diesem umständlichen Procedere unzufrieden gewesen, weil sie erst verspätet eine Rückmeldung bekamen.

Das alles führte zur Entscheidung, eine professionelle Bewerbermanagement-Software einzuführen. Das Universitätsklinikum wollte sich attraktiver am hart umkämpften Arbeitsmarkt positionieren. Deshalb sollte der Bewerbungsprozess nicht nur für die Personalreferenten und Vorgesetzten, sondern auch für die Bewerber nutzerfreundlicher und komfortabler gestaltet werden.

Bewerbermanagement zentral in der Personalabteilung

Gleichzeitig sollte das gesamte Bewerbermanagement zentralisiert und in der Personalabteilung angesiedelt werden. Denn bislang hatten manche Abteilungen eigenverantwortlich Stelleninserate geschaltet. Dabei hätte immer die Gefahr bestanden, dass Formulierungen vorkamen, die nicht dem AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) entsprechen, heißt es bei dem Klinikum. Torsten Hintz, als Geschäftsbereichsleiter verantwortlich für den Bereich Personal und Logistik, präzisiert: "Wir mussten sicherstellen, dass wir AGG-konform arbeiten. Und wir wollten Initiativbewerbungen, die direkt an einen Klinikdirektor oder Abteilungsleiter gerichtet waren, dem gesamten Haus zur Verfügung stellen."

Mit ihren angeschlossenen Kliniken und Instituten ist die Universitätsmedizin Mannheim eine der größten Gesundheits-Einrichtungen in Deutschland. Neben Forschung und Lehre steht die Krankenversorgung im Vordergrund. Hier stehen rund 4500 Mitarbeiter für die jährlich rund 80.000 stationären und teilstationären Patienten und über 200.000 ambulanten Patienten zur Verfügung.

Software auf eigenem Server statt Cloud

In die engere Wahl bei der Suche nach einer geeigneten Software kamen drei Anbieter. Die Entscheidung fiel schließlich für "Haufe.umantis" – aus mehreren Gründen. Erstens wollte die Universitätsmedizin die Software auf ihrem eigenen Server betreiben. Dies ist bei vielen Software-Anbietern, die ausschließlich auf webbasierte Cloud-Lösungen setzen, nicht möglich. Zweitens sollten die Kosten trotz des hohen Bewerbungseingangs überschaubar bleiben. Auch das ist bei einigen Anbietern, die nach Anzahl der Bewerbungen abrechnen, nicht gegeben. Und drittens sollte die Lösung mit weiteren Modulen erweiterbar sein und über eine Schnittstelle zur Abrechnungs-Software von SAP verfügen.

Im März 2011 ging das Haufe.umantis Bewerbermanagement als erstes neues Anwendungspaket im Personalbereich live, weitere Pakete sollten folgen. Die Umstellung erforderte vergleichsweise wenig Aufwand. "Die Software lässt relativ viele Freiheiten. Dadurch konnten wir sie an unsere Bedürfnisse anpassen", berichtet Stephanie Riese. Diese Einführungsphase habe zudem den Anstoß dafür gegeben, die bisherigen Prozesse zu überdenken und besser zu organisieren. Riese fügt hinzu: "Vorher gab es einige umständliche Schleifen, die wir dann ausgemerzt haben."

Heute kommen über das elektronische Bewerbermanagement 90 Prozent der Bewerbungen online ins Haus. Einige Bewerbungen treffen per E-Mail ein. Und die wenigen Mappen, die noch per Post ankommen, werden eingescannt und in das System eingespeist. Man überlegt in Mannheim, ob man in Zukunft auf das Einscannen verzichtet und die Postbewerbungen mit einem netten Brief wieder zurücksendet, in dem die Bewerber gebeten werden, ausschließlich das Bewerbermanagementsystem im Internet zu nutzen. Somit könne man einen hundertprozentig elektronischen Prozess gewährleisten, sind die Verantwortlichen der Klinik überzeugt.

Time-to-Hire von 121 auf 17 Tage verkürzt

Mit der bisherigen Software-Einführung ist man bei der Universitätsmedizin zufrieden: "Die Time-to-Hire, also die Zeit von der Ausschreibung bis zur Einstellung, hat deutlich abgenommen – von 121 auf durchschnittlich 17 Tage", so der Geschäftsbereichsleiter Hintz. Außerdem sei die Anzahl der online eingegangenen Bewerbungen von monatlich 92 auf 310 angestiegen. "Daraus folgere ich, dass wir durch das Verfahren viel mehr Bewerber gewinnen können als früher", sagt er.

Auch intern hat die Bewerbermanagement-Software Erleichterungen gebracht. Das Sekretariat wurde von der Verwaltungsarbeit entlastet. Ein Rollenkonzept sorgt dafür, dass die Führungskräfte die Zuschriften auf die von ihnen ausgeschriebenen Vakanzen direkt im System einsehen können. Dadurch wurde auch der Datenschutz verbessert: Nur noch die zuständigen Personen haben Zugriff auf die jeweiligen Bewerbungen. Der elektronische Prozess gewährleistet außerdem, dass keine Mappen mehr auf Schreibtischen herumliegen oder gar vorübergehend verlorengehen.

Daten für Veranstaltungen aus dem SAP

Nach der erfolgreichen Einführung des Bewerbermanagements soll nun mit dem Veranstaltungsmanagement ein weiteres Modul der Software-Lösung von Haufe.umantis eingeführt werden. Das bisherige System war als reines Veranstaltungsmanagement nicht ausbaufähig und konnte auch keine Daten aus SAP übernehmen. Das heißt, die Daten mussten bislang separat gepflegt werden. Außerdem hatte man mit SAP als Abrechnungssystem, Haufe.umantis als Bewerbermanagement und dem bisherigen Veranstaltungsmanagement drei verschiedene Systeme im Einsatz. Mehr Integration war angesagt.

Dem Modul Veranstaltungsmanagement kommt wegen der Fortbildungsansprüche eine wichtige Rolle zu. Im Veranstaltungsmanagement werden nicht nur für Ärzte vorgeschriebene Qualifizierungen gelistet, sondern auch Führungskräftetrainings, auf die das Klinikum besonderen Wert legt. "Bei uns wird niemand Führungskraft, wenn er oder sie nicht bestimmte Führungsmodule durchlaufen hat", erläutert Hintz.

Doch nicht nur Ärzte und Führungskräfte können an Weiterbildungen teilnehmen, sondern alle Mitarbeiter. Im neuen Modul Veranstaltungsmanagement sollen alle angebotenen Seminare und Kurse abgebildet werden. Selbst Mitarbeiter im Erziehungsurlaub werden regelmäßig über den Fort- und Weiterbildungskatalog informiert. Man geht in Mannheim davon aus, "dass sie irgendwann wieder zurückkommen". Deshalb gebe man ihnen in ihrer inaktiven Phase diverse Möglichkeiten, sich aktiv fortzubilden.

Professionelles Arbeiten

Stephanie Riese von der Personalabteilung zieht Bilanz: "Das neue Bewerbermanagement-System ist sehr übersichtlich. Wir haben jederzeit einen Überblick über den Stand einer Bewerbung und können bei Fragen der Bewerber Rückmeldung geben." Auch der Austausch mit den Vorgesetzten habe sich verbessert. Ein weiteres Plus: „Es können keine Unterlagen wegkommen. Es ist insgesamt ein wesentlich professionelleres Arbeiten."