Foto: GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement)
Fehler beim Projektmanagement können fatal sein. Das Vorhaben verzögert sich oder kostet deutlich mehr. Im schlimmsten Fall scheitert es ganz. Wir haben die 14 häufigsten Fehler aufgelistet.
Falsches Personal
Der Fehler: Nicht die richtigen Leute für ein Projekt zu haben, kann das ganze Vorhaben sterben lassen. "Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, Personal mit den passenden Fähigkeiten zu haben", sagt Joel Koppelman, CEO der Software-Firma Primavera. Alle Planungen sind nichts wert, wenn die notwendigen Talente fehlen.
Die Lösung: IT- und Projektmanagement müssen einen kompletten Überblick über die Fähigkeiten und Belastungsgrenzen des Personals haben. Das bezieht sich auch auf Berater, Anbieter und Outsourcing-Partner. Entscheidend ist, die Ressourcen bei den unzähligen Projekten und der täglichen Arbeit richtig einzusetzen.
Es gibt verschiedene organisatorische Modelle. "Ich habe aber noch nie eins erlebt, dass wirklich gut funktioniert hat", berichtet Richard Scannell von der IT-Beratung Glass House Technologies.
Es bleibt deshalb nichts anderes übrig, als zu versuchen, Personal und Projekt so gut wie möglich aufeinander abzustimmen. Für jedes Vorhaben muss eine Mannschaft zusammengestellt werden, die diesem entspricht.
Wenn bei einem Projekt gar nichts mehr vorangeht, können Mitarbeiter von einem weniger kritischen Projekt abgezogen und in das Team eingewechselt werden. Oder Mitarbeiter steigen für ein Jahr oder einige Wochen aus ihrem normalen Job aus und kümmern sich um das Vorhaben, das zu scheitern droht.
Keine erfahrenen Projektmanager
Der Fehler: Projekte können schnell außer Kontrolle geraten, wenn ein erfahrener Projektmanager am Steuer fehlt.
Die Lösung: Es muss ein Projektmanager her, der über die richtigen Zertifizierungen und die Finesse verfügt, die einzelnen Akteure zu steuern. Gute Projektmanager verstehen es, Meetings in die gewünschte Richtung zu lenken, Risiken zu managen und mit einer Vielzahl von unterschiedlichsten Mitarbeitern umzugehen: Business-Leute, die funktional denken, IT-ler, die sich Gedanken über die Sicherheit machen, und die Mitarbeiter aus der Buchhaltung, die sich Sorgen um das Budget machen.
"Wenn ein Projektmanager die Finanzabteilung nicht dazu anhält, das Budget von Woche zu Woche zu planen und die Kunden über Veränderungen zu informieren, kann er sehr schnell Ärger bekommen", sagt Matthew Strazza von CA. Gute Projektleiter brauchen seiner Meinung nach aber auch eine Ahnung in technischen Dingen, egal um welche Technologie es sich gerade handelt.
Keine Methode
Der Fehler: Keine Methode mit Standards zu haben erhöht das Risiko, dass das Projekt durch das Raster fällt. Es kann vorkommen, dass es dann komplett überarbeitet werden muss. Im schlimmsten Fall wird es nicht rechtzeitig fertig oder sprengt das Budget.
Die Lösung: Eine Methodik hilft, Projekte effizienter zu gestalten und informiert über alle Aktivitäten, die bei der Ausführung dazu gehören. "Einen Grundstock an Standards zu haben hilft, sich vor Risiken zu schützen, die bei IT-Projekten gang und gäbe sind", meint Ken Cheney von HP.
Zu viele Prozesse
Der Fehler: Zu viele Prozesse auf einmal machen das Projektteam unflexibel. Was dabei herauskommt ist Frust bei den Beteiligten.
Fumi Kondo vom Beraterhaus Intellilink Solutions beobachtete einmal folgende Situation: Ein Softwareentwickler teilte einem Projektmanager mit, dass er einer Applikation Extra-Features hinzufügen könnte, und das ohne mehr Aufwand. Der Projektleiter sprach sich mit der Begründung dagegen aus, dass die User nicht danach gefragt hätten.
"Meine Antwort wäre gewesen: Geh zu den Anwender und schau, ob diese Features sinnvoll sind", sagt Kondo. "Ich sehe nichts Falsches darin, mehr abzuliefern, wenn es keinen Einfluss auf das Budget oder die Zeit hat."
Die Lösung: Flexibel sein und mit Auftraggebern und Projektbeteiligten kommunizieren.
Änderungen beim Projektumfang werden nicht berücksichtigt
Der Fehler: Das Budget für das Projekt explodiert. Zeitpläne sind nur Makulatur.
Die Lösung: Strazza von CA empfiehlt einen Änderungsantrag ganz formal anzugehen. Ein Dokument sollte die spezifischen Änderungen auflisten. Der Projektleiter muss dann ermitteln, wie sie sich auf das Budget und den Zeitplan auswirken. Zuletzt unterschreibt der Auftraggeber den Änderungsantrag.
Keine Ahnung über den Status quo
Der Fehler: Bei vielen IT-Projekten fehlen aktuelle Daten über den momentanen Status. Aber wie soll man etwas managen, wenn man es nicht messen kann? Vor allem ist es schier unmöglich, Ressourcen zu koordinieren oder auf Veränderungen zu reagieren.
Die Lösung: Software einsetzen und sich stets über den aktuellen Stand der Dinge informieren.
Probleme ignorieren
Der Fehler: Probleme lösen sich leider nicht von selbst. Sie nehmen immer mehr zu, je länger man wartet. Die Folge sind steigende Kosten.
Die Lösung: Wenn mal etwas schief läuft, kommt es anschließend darauf an, wie schnell man es wieder in Ordnung bringt. "Die meisten Leute würden sich am liebsten irgendwo verkriechen und erst einen Monat später zum Vorschein kommen", sagt Scanell. Also nicht jammern, sondern handeln, ist die Devise.
Umfang nicht klar definieren
Der Fehler: Wenn der Umfang eines Projekts nicht klar umrissen ist, kann es so aufgeblasen enden wie Elvis in seinen letzten Jahren. Irgendwann verliert die IT die Richtung, um das Vorhaben im Rahmen des Zeitplans und des Budgets so über die Bühne zu bekommen, wie sich das Business das vorstellt.
Die Lösung: IT und Business sollten sich zunächst einmal Zeit nehmen und die Grenzen des Projekt strikt feststecken.
Zusammenhänge zwischen Projekt nicht sehen
Der Fehler: Projekte laufen niemals isoliert für sich allein. Sie hängen oft mit anderen zusammen. Projektleiter vergessen schon mal, das zu berücksichtigen. Die Folge ist, dass nicht nur das einzelne Projekt den Bach runtergeht, sondern auch noch weitere mit nach unten zieht.
Die Lösung: Zusammenhänge zwischen einzelnen Projekten sollten schon bei der Planung berücksichtigt werden. Dabei hilft es, sich mit den Beteiligten zu besprechen und Projekte als Diagramme darzustellen, um zu erkennen, wie sie sich gegenseitig beeinflussen.
Murphy's Law vergessen
Der Fehler: Probleme kann es immer geben – und meistens folgt eines dem anderen. Das Schlimme ist nur, wenn die IT davon auf dem falschen Fuß erwischt wird. Das Projekt hat dann erst mal Zwangspause, während die IT versucht, den Laden wieder auf Vordermann zu bringen.
Die Lösung: Zu einer guten Projektplanung gehört ein Risiko-Assessment. Dafür muss das ganze Team überlegen, was passieren könnte. Danach geht es darum, diese Szenarien zu verhindern.
Kein Change Management
Der Fehler: All die Zeit, Geld und harte Arbeit, die man in neue Technologien steckt, bringen nichts, wenn die Anwender diese nicht annehmen.
Die Lösung: Bevor zum Beispiel neue Applikationen implementiert werden, sollte geschaut werden, wo es im Unternehmen Widerstand gibt, um die entsprechenden Leute ansprechen zu können. Aufklärungsarbeit ist gefragt. Projektleiter müssen klar machen, dass nicht alle Veränderungen schlecht sind.
Unvollständige Ablaufpläne
Der Fehler: Die Beteiligten wissen oft nicht, was wann zu erledigen ist.
Die Lösung: Zunächst sollten alle Schritte festgelegt werden, die für das Projekt notwendig sind. Als zweiter Schritt muss jedem Punkt eine Deadline gesetzt werden. Hilfreich dabei ist eine entsprechende Software.
Unrealistische Deadlines
Der Fehler: Die IT weist zu selten nicht einhaltbare Deadlines zurück, die vom CEO vorgegeben werden. Dass das Projekt dann nicht just in time läuft, ist kein Wunder.
Die Lösung: Die IT muss dem CEO erklären, was es kostet, bestimmte Termine einzuhalten. Der hat dann die Wahl zwischen mehr Kosten oder mehr Zeit, die er dem Projekt zur Verfügung stellt.
Fachchinesisch
Der Fehler: Die IT kommuniziert oft mit den Auftraggebern und anderen Beteiligten in einer Weise, die keiner außer ihr selbst versteht.
Die Lösung: Von Vorteil ist es, wenn man sich bei der Kommunikation auf die Gegenseite einstellt. Das gilt vor allem für die IT. Das Business hat keine Lust, seitenweise Technikbegriffe lesen zu müssen, die ein paar Funktionalitäten erklären sollen.