Die IT strategisch klug aufstellen

Eine IT-Roadmap ist dafür das ideal geeignete Mittel zur Planung der mittel- und langfristigen IT-Ausrichtung. Eine IT-Roadmap entsteht dabei in den folgend aufgeführten drei praxisnahen Schritten:

1. IT-Assessment: WO stehen wir aktuell?

2. IT-Zielbild und Vision: WO wollen wir hin?

3. Die IT-Roadmap: Wie kommen wir da hin?

Schritt 1: Das IT-Assessment

Damit die Strategiearbeit an der IT erfolgreich sein kann, muss es zunächst einen klaren Ausgangspunkt geben. Das IT-Assessment dient dabei der Analyse und Ist-Aufnahme der aktuellen Situation der IT und gibt wertvolle Hinweise auf mögliche Schwachstellen und Herausforderungen.

Standortbestimmung: Die Rolle der IT und des CIO im Unternehmen

Bevor es damit losgeht und allerlei Detailfragen zur IT gestellt werden, sollte der eigene Standort reflektiert werden: Wie wird die IT heute gesehen? Welche Rolle nimmt sie ein und warum?

Folgende Fragen zur Reflektion helfen dabei, die eigene Ausgangssituation und die Rolle der IT und des CIO klar zu erkennen:

• Auf welcher Stufe stehe ich aktuell?

• Was bedeutet das für mich und die IT?

• Können Stufen überspringen werden oder muss Stufe für Stufe erklommen werden?

• Auf welcher Stufe möchte die Geschäftsleitung die IT sehen?

• Sehen die Fachbereichsleiter dies genauso und wie groß wird die Anstrengung sein, von der heutigen auf die gewünschte Stufe zu gelangen?

Die Beantwortung dieser Frage ist immens wichtig für die Einordnung der Ausgangssituation. Diese wiederum ist ein wichtiges Fundament und Ausgangspunkt für das Erreichen der IT-Vision, die im Anschluss entwickelt wird.

Die Ausgangssituation der IT ermitteln: Das IT-Assessment

Jetzt geht es mit dem IT-Assessment los. Struktur erhält diese Analyse mit Hilfe der folgenden vier Bausteine:

1. Strategic Impact: Wie ist die IT strategisch ausgerichtet?

2. Business Impact: Wie schafft IT Business Impact?

3. Technology Impact: Wo steht die IT technologisch?

4. Digital Impact: Welchen digitalen Reifegrad hat die IT?

So stellen sich die vier Bausteine des IT-Assessments im Überblick dar:

In der folgenden Grafik sieht man beispielhaft wie für den ersten Bereich des "Strategic Impact" der Reifegrad der Aufgaben beziehungsweise IT-Prozesse dargestellt werden kann.

Herausforderungen des Unternehmens und der Fachbereiche ermitteln

Neben der gerade im IT-Assessment durchgeführten Analyse der verschiedenen IT-Bereiche muss jetzt der Blick auf das Unternehmen gerichtet werden.

Zu analysieren sind die folgenden Untersuchungsgegenstände:

Schritt 2: Das IT-Zielbild erstellen

Was ist die Funktion einer Vision beziehungsweise was soll das bringen?

• Die Vision ist das Fundament und die Basis für die Strategie.

• Sie liefert Orientierung für das eigene Handeln.

• Visionen sind Landebahnen für Ziele!

Eine Vision, die klar und mit Fakten unterlegt Mehrwerte und Nutzen stiftet und hinter der alle stehen, weckt Überzeugung und vor allem Motivation für alle Mitarbeiter!
Zugegeben: Viele Visionen - insbesondere die von großen Konzernen - kommen hölzern daher und wirken irgendwie alle gleich. Wie soll da eine Identifikation stattfinden? Warum sollte man als einer von Tausenden von Mitarbeitern das gut finden? Aber: Soll man deswegen sofort kündigen?

Konzerne haben es da auch nicht leicht. Für eine IT-Organisation zwischen 20 und 500 Mitarbeitern ist es einfacher, eine für die gesamte IT und zum Unternehmen passende IT-Vision zu formulieren.

Folgende Fragen stehen auf dem Weg zu dieser Vision im Fokus:

• Wozu gibt es uns als IT im Unternehmen?

• Was treibt uns an?

• Wo wollen wir in drei oder fünf Jahren stehen?

Die Vision wird dadurch entwickelt, dass man sich auf eine Zeitreise begibt. Das mag zunächst komisch klingen, aber genau das macht die Vision aus. Es darf während der Arbeit geträumt werden!
Welche Geschehnisse sind anders als heute und mit welchen erlebbaren Folgen? Bilder sind dabei wichtiger als Zahlen. Die Manager sollen perspektivisch und emotional gefühlt schon da gewesen sein, wo sie real hinkommen wollen.

Es hat sich bewährt, die Vision gemeinsam mit dem IT-Leitungsteam sowie der Geschäftsleitung zu entwickeln. Das heißt, es sind ca. 5-10 Personen beteiligt. Es muss kein gemeinsamer Workshop sein, sondern jeder Teilnehmer der Gruppe kann das für sich machen an einem Ort seiner Wahl und wann er Lust und Zeit dafür hat (man sollte den Teilnehmern eine Woche dafür zur Verfügung stellen).
Als Moderator bietet sich ein neutrale Person an.

Als Erstes muss ein Zieldatum festgelegt werden. Es bietet sich ein Zeitraum von mindestens drei bis vier Jahren und maximal sieben bis acht Jahren in der Zukunft an. Fünf Jahre bildet da oft die goldene Mitte und so wird hier der 01.01.2025 als Zieldatum angenommen.

Um die Vision oder das sogenannte Zielbild zu entwickeln, helfen die folgenden Fragen und Anleitungen:

1. Jeder der Teilnehmer versetzt sich jetzt in das Jahr 2025.

2. Man schaut sich an, was gerade passiert.

3. An welchen Themen wird gearbeitet? Was sind wichtige Projekte?

4. Worauf ist man im Jahr 2025 stolz? Was hat man gemeinsam erreicht?

5. Was ist alles schon da und worauf kann man aufbauen?

6. Wie fühlt sich das an?

Wichtig ist es nun, diese ganzen Erkenntnisse in Prosa aufzuschreiben; ein weißes Blatt Papier, das man ganzseitig füllt, ist vollkommen ausreichend. Diese Werke sammelt der Moderator als objektiver und neutraler Experte für die Strategiearbeit. Es können durchaus zwei oder drei Versionen der Vision beziehungsweise dem Zielbild erstellt werden. Jetzt bekommt jeder Teilnehmer alle Dokumente zugeschickt mit der Bitte diese zu bewerten:

• Was ist gut? Was ist schlecht? Was fehlt?

Anschließend kommt erst der Workshop, in dem eine Gesamtvision beziehungsweise ein Gesamtzielbild aus allen Einzeldokumenten erstellt wird. Dazu treffen sich alle Teilnehmer, um aus den bekannten Einzeldokumenten ein Gesamtdokument und ein Gesamtzielbild zu erstellen. Dazu sind ca. drei Stunden einzuplanen. Idealerweise erfolgt die Erstellung des Gesamtdokumentes "live" für alle ersichtlich in einem Word-Dokument, sodass alle mit dem gleichen Ergebnis vor Augen nach Hause gehen.

Schritt 3: Wie kommen wir da hin? - Die IT-Roadmap erstellen

Jetzt kann der Weg von der heute bestehenden Ausgangssituation zur gerade entstandenen IT-Vision entwickelt werden.

Dabei ist es ganz wichtig, nicht von heute bis zur IT-Vision im Jahr 2025 zu denken, sondern rückwärts.

Das heißt konkret:

1. Man versetzt sich wieder in das Jahr, in dem das eigene Zielbild als IT-Vision konkretisiert wurde!

2. Was ist dort zu sehen? Was wurde erreicht?

3. Was waren damals erste Schritte, die konkret gegangen wurden?

4. Welche Maßnahmen wurden abgeleitet?

5. Welchen Schwierigkeiten ist man begegnet?

6. Wie wurde diese gemeistert?

7. Was braucht man also schon heute, um überhaupt dahin zu gelangen?

Das ist die sogenannte Arbeit an der "strategischen Lücke". Diese strategische Lücke bezeichnet den Bereich, der zwischen dem im Zielbild Gesehenen liegt und dem was heute tatsächlich ist. Anders formuliert: "Was ist das Gap zwischen der Vision und dem heutigen Ist-Zustand?"

Die IT-Roadmap gibt eine Übersicht über alle wichtigen Themen, Aufgaben und Projekte für die kommenden zwei bis drei Jahre auf einem Zeitstrahl. Der generelle Aufbau folgt der Strategiearbeit aus der Phase 3. Ausgangspunkt der IT-Roadmap ist das IT-Assessment mit seinen Ergebnissen und Gaps beziehungsweise Deltas. Das Ziel der IT-Roadmap ist die IT-Vision, in der die Gaps und Deltas möglichst zum großen Teil durch mehrere Transformationsschritte aufgelöst worden sind. Die folgende Grafik zeigt dies beispielhaft.

Die IT-Roadmap bildet damit einen verbindlichen Rahmen, der die Ergebnisse des IT-Assessments und der IT-Vision mit den dafür nötigen Transformationsschritten vereint.

Um diese Transformationsschritte lebendig zu machen, kann ein Bebauungsplan daraufgesetzt werden. Die Schritte der Transformation bekommen dann Kontur und werden auf Jahresscheiben geteilt mit konkreten IT-Projekten "bebaut". Dies kann dann beispielhaft mit den im IT-Assessment bereits benutzten vier Ebenen von Strategic Impact bis Digital Impact folgendermaßen aussehen:

So wird sehr schnell deutlich, was auf der IT-Roadmap in den kommenden Jahren "geliefert" wird und wie das auf die IT-Vision des Unternehmens einzahlt.