Eine aktuelle Studie analysiert die Rolle der Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement-Büros (PMO) in stark wissensbasierten, technologischen Unternehmen. Wie die Ergebnisse zeigen, hat das PMO inzwischen Aufgaben in wichtigen Bereichen des Managements inne.
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68 Prozent der Teilnehmer nutzen das PMO für das strategische Management und für die Budgetplanung ihrer Organisationen. Traditionell beschränkte sich das PMO ganz auf Projektmanagement. Die Studie zeigt, dass Befragte ihrem PMO heute ein breiteres Spektrum von Aufgaben übergeben. Das umfasst jede Art von Planungstätigkeit sowie Ressourcenmanagement, operativen Support und Business-Management-Services.
Entsprechend weit oben sind PMOs inzwischen in die Unternehmenshierarchien eingegliedert. 55 Prozent berichten direkt an die Geschäftsführung, 25 Prozent fungieren als Enterprise PMO. Sie sind Katalysator für unternehmensweite Verbesserungsprozesse.
Die größten Hindernisse im operativen Bereich sind politische Spannung in Abteilungen und Silo-Verhalten einzelner Gruppen. Doch die Befragung hat auch gezeigt, dass die negativen Einflüsse umso schwächer ausfallen, je ausgeprägter die Prozessreife ist und je effektiver das PMO arbeitet.
Reporting, Analytik und Dashboards auf der Agenda 2009 ganz oben
Die Studien-Teilnehmer wurden darüber hinaus zu ihren PMO-Plänen für dieses und kommendes Jahr befragt. Die Schwerpunkte liegen auf dem Reporting, der Analytik und auf Dashboard Tools. 61 Prozent sehen in den kommenden drei Monaten die Priorität in diesen drei Bereichen. Die fünf Schlüsselinitiativen für das Jahr 2009 lauten:
1. Reporting, Analytik, Dashboards
2. Verbesserungen der zentralen Geschäftsprozesse
3. Aktualisierung der wichtigsten Applikationen und Technologien
4. Erweiterung des PMO-Aufgabenbereiches in Richtung strategischer Support
5. Automatisierung von Geschäftsprozessen
PMOs haben Potenzial, einen positiven Beitrag zur Effizienz und Effektivität eines Unternehmens zu leisten. Die Studienautoren verweisen allerdings darauf, dass das bloße Vorhandensein eines PMOs noch keine Garantie wäre, effizienter zu werden. Ein erfolgreiches PMO muss auf die eigenen Anforderungen in der Firma ausgerichtet sein und beispielsweise kulturelle Unterschiede, Geschäftsziele und das jeweilige Umfeld beachten.
Die Studie PMO 2.0 wurde vom Marktforschungsinstitut OpenSky Research durchgeführt. Die 450 Teilnehmer stammen aus PMOs in den verschiedensten Branchen weltweit. Die Untersuchung umfasste primär amerikanische, meist aber global tätige Unternehmen. Auftraggeber war Planview, ein Anbieter für Portfolio-Management-Lösungen aus Austin im US-Bundesstaat Texas.