Die Zeiten, in denen Verträge auf Bierdeckel gekritzelt und anschließend in der Schreibtischschublade des Chefs aufbewahrt wurden, sind definitiv vorbei: Durch die komplexen Beziehungen moderner Unternehmen zu Lieferanten und Dienstleistern ist ein strukturiertes Vertragsmanagement (VM) längst zum erfolgskritischen Faktor geworden.
Die RWTH Aachen untersucht seit Februar 2009 in einer Studie den Status Quo des beschaffungsseitigen Vertragsmanagements (VM) sowie die Rolle der Informationstechnologie dabei. Eine vorläufige Auswertung der Daten lässt dabei erste Rückschlüsse auf den Umsetzungsstatus und die Qualität des beschaffungsseitigen VMs bei Unternehmen im deutschsprachigen Raum zu.
So hat ein Großteil der befragten Unternehmen (60 Prozent) in den vergangenen fünf Jahren bereits ein Projekt zur Einführung eines Vertragsmanagements durchgeführt. Die Transparenz der Vertragsbeziehungen und die Übereinstimmung der Verträge mit fachlichen Anforderungen wird von diesen Unternehmen im Durchschnitt denn auch deutlich positiver bewertet. Die wohlwollende Beurteilung eines strukturierten VMs erstreckt sich zudem auf die Vertragsrecherche und das Vertragscontrolling.
Diese durchweg positive Einschätzung wird dadurch verstärkt, dass mehr als 70 Prozent aller befragten Unternehmen dem VM-Prozess einen wesentlichen Anteil am gesamtvertraglichen Erfolg beimessen.
IT-Beitrag zum Vertragsmanagement wird insgesamt positiv bewertet
Positive Noten gibt es auch für die IT in ihrem Beitrag zur Unterstützung dieses Prozesses: Sowohl im Hinblick auf die Verbesserung von Durchlaufzeiten, auf Vertragstransparenz und auf die Reduktion vertraglicher Risiken wird auch der unterstützenden Software eine vorwärts weisende Rolle zugebilligt.
Werden die VM-Prozesse von Vertragsabschluss, -bewirtschaftung und -archivierung noch mit "mittel" bis "gut" bewertet und im Status Quo grundsätzlich unterstützt, fällt bei den übrigen Prozessen eine eher unzureichende IT-Unterstützung auf. "Im Hinblick auf eine umfassende (ganzheitliche) Unterstützung des VM-Prozesses bei der Vertragsplanung, -gestaltung und dem Vertragsabschluss sowie bei der Integration in das Lieferantenmanagement", heißt es im Zwischenfazit der Studie, "fehlt in der Praxis häufig noch die IT-Unterstützung". Ausbaufähig sei vor allem die Verwendung von Contract-Composer-Lösungen, während die Integration in bestehende ERP-Anwendungen in fast allen VM-Prozessen "erstaunlich positiv" vermerkt wird.
Eine Studienteilnahme ist noch bis Ende Juni möglich. Angesprochen sind Einkäufer, Supply Chain Manager, Controller und Unternehmensjuristen im deutschsprachigen Raum. Neben den Ergebnissen der Studie erhalten die Teilnehmer für ihre Mitwirkung einen umfassenden Einblick in den derzeitigen Umsetzungsstand des VM als auch einen Benchmark im Branchenvergleich.