"Die Outlook-Integration ist sehr gut gelungen“

Die Open-Source-Lösung Zarafa als Microsoft-Exchange-Ersatz für E-Mail, Kalenderführung, Kollaboration und Aufgabenverteilung nutzen einige IT-Leiter in der öffentlichen Verwaltung, in Schulen, Bibliotheken und den Kirchen. Darunter sind in Deutschland etwa die Bundeszentrale für politische Bildung, das Bundeskartellamt, der Bundesbeauftragte für den Datenschutz, das Erzbischöfliche Ordinariat München und die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen im Bundestag.

Das Unternehmen Zarafa verspricht seinen Kunden, die sich vom Microsoft Exchange Server lösen und stattdessen die Zarafa-eigenen Open-Source-Mailserver-Lösungen einsetzen, Einsparungen von bis zu 50 Prozent der bisherigen Kosten - sowie mehr Unabhängigkeit.

Unsere Schwesterpublikation CIO.de sprach im Nachgang des Zarafa Summer Camp 2012, das im Juni im holländischen Kerkrade stattgefunden hat, mit Walter Zabel, IT-Leiter der Österreichischen Nationalbibliothek in Wien.

Zabels IT-Abteilung besteht aus 15 Mitarbeitern. Die Kern-Applikationen sind Bibliotheksdatenbanken und Bilddatenbanken. Zusätzlich betreut die IT die ganze PC-Client-Landschaft, rund 500 Endgeräte, PC und Thin Clients. Darauf läuft die normale Microsoft-Palette mit Office und Outlook. Als Groupware-Server-Software im Hintergrund arbeitet Zarafa in Version 7.

CIO.de: Sind Sie ein Linux-Fan?

Walter Zabel: Wir sind hier überhaupt nicht dogmatisch festgelegt. Auf Bibliotheksseite setzen wir schon seit längerem sehr stark auf Linux. So erklärt sich auch, dass die größeren Applikationen, wozu bei uns auch das Mail-System gehört, von der Linux-Seite kommen. Wir haben immer schon Unix-basierende Mailsysteme gehabt. Microsoft-Betriebssystem und -Clients benutzen wir deshalb, weil unsere Kernapplikationen, die Bibliotheksanwendungen, auf der Client-Seite Microsoft-Clients benötigen. Wenn es für uns sinnvoll ist, dann setzen wir auf Open Source.

Wo wir aber glauben, dass es, etwa aus Kompatibilitätsgründen Vorteile hat, setzen wir Standard-Microsoft-Produkte ein. Das ist ein erster Hinweis, warum wir Zarafa einsetzen und damit sehr zufrieden sind. Die Outlook-Integration ist hier sehr gut gelungen.

CIO.de: Seit wann arbeiten Sie damit?

Zabel: Wir setzen Zarafa seit 2007 ein. Wir haben es damals eher zufällig auf der Cebit entdeckt, als wir auf der Suche nach einem neuen E-Mails-System waren. Wir haben vorher Sendmail eingesetzt und waren auf der Suche nach einem neuen Produkt. Wir haben uns das dann angeschaut und waren davon überzeugt, dass es eine gute Alternative zu den damaligen Möglichkeiten mit Exchange darstellt.

CIO.de: Was sind die Vorteile gegenüber der Microsoft-Lösung?

Zabel: Bei der ursprünglichen Entscheidung standen die finanziellen Vorteile im Vordergrund. Zarafa war zum einen von den Lizenzkosten wesentlich günstiger als Exchange. Wir hatten aber auch schon ein gutes Linux-Knowhow im Haus, das war ein weiterer wesentlicher Punkt. Wir setzen Zarafa als ganz normales Mailprogramm inklusive der Kalenderfunktionen ein. Das ist für unsere Zwecke völlig ausreichend. Ein wichtiger Vorteil auf der Client-Seite ist natürlich die Integration von Microsoft Outlook. Unsere Clients sind ja mit Microsoft-Software ausgestattet.

Hohe Stabilität des Sysetems- längere Ausfälle hat es nie gegeben

CIO.de: Wie zufrieden sind Sie jetzt, und was wünschen Sie sich noch?

Zabel: Wir haben schon zwei Updates hinter uns. Ein wesentlicher Punkt vor der jetzigen Version 7 war für uns die Unterstützung des UTF-8-Zeichensatzes. Darauf hatten wir schon lange und gespannt gewartet. Für uns als Bibliothek ist das wesentlich, da unsere Slavisten mit den Kollegen im osteuropäischen Bereich sehr aktiv zusammen arbeiten. Da gab es immer das Problem, dass die nichtlateinischen Zeichen nicht korrekt dargestellt wurden.

Seit der Version 7 funktioniert das sehr gut und alle sind zufrieden. Wir arbeiten mit dieser Version jetzt seit rund einem Jahr und es gibt keine Probleme. Die Stabilität ist sehr gut, ich kann mich nicht erinnern, dass wir mal einen längeren Ausfall gehabt hätten. Wir wünschen uns dazu jetzt noch eine entsprechende Archivierungslösung, da gibt es aber auch schon etwas, das wir in den nächsten Monaten testen werden.

CIO.de: Merkt denn der Endnutzer irgendetwas davon, dass Sie Zarafa einsetzen?

Zabel: Der End-User, also die Bibliotheksmitarbeiter und Mitarbeiterinnen denen wir das Zarafa zur Verfügung stellen, ist das an ihren PCs nicht wirklich bewusst. Sie verwenden ihren Microsoft-Client. Sie merken es eher, wenn Sie die Webmail-Funktionen verwenden. Und das ist natürlich praktisch, wenn sie auch außerhalb des Arbeitsplatzes auf ihre Mailboxen zugreifen können.

"Wir haben auch ein sehr gutes Verhältnis zum Microsoft-Partner"

CIO.de: Kann man sagen, was Sie eingespart haben?

Zabel: Das ist schwierig zu beziffern, weil ein wichtiger Grund für die Entscheidung ja nicht nur die Kosteneinsparung war, sondern auch die weitere Nutzung des vorhanden Linux-Knowhows in der IT-Abteilung. Die Microsoft-Bedingungen haben sich mittlerweile für uns auch verbessert, da wir nun akademische Lizenzen von Microsoft verwenden dürfen. Die Preise für Exchange sind hier wesentlich günstiger. Ein Wechsel steht aber für uns nicht im Raum, da wir sehr zufrieden sind und es sich über die Jahre bewährt hat.

CIO.de: Zarafa sagt, Microsoft kämpfe sehr hart um jeden Kunden. Haben Sie das bemerkt?

Zabel: Aus meiner Sicht kann ich das nicht bestätigen. Wir haben auch ein sehr gutes Verhältnis zu unserem Microsoft-Partner in Österreich. Wir haben nie Druck aus dieser Richtung verspürt.

CIO.de: Wie ist zusammenfassend Ihr Ausblick?

Zabel: Was für uns ebenfalls überraschend gut funktioniert hat, war die Einbindung mobiler Endgeräte. Die mobilen Geräte spielen für uns als Bibliothek zwar keine übergroße Rolle, wo sie aber genutzt werden, da waren sie für uns ohne Probleme, schnell und einfach einzubinden. Das hat uns noch einmal darin bestätigt, bei unserer Linie zu bleiben. Denn wir haben das Gefühl, das auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigt werden und das Zarafa wirklich zukunftssicher ist, was im Open-Source-Bereich ja nicht immer und überall zu 100 Prozent gegeben ist.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation CIO.