Die Pläne und Projekte der Verwaltungen

Die digitale Offensive bei Bund, Ländern und Kommunen soll laut einer aktuellen Befragung der Berater von Steria Mummert Consulting in Zusammenarbeit mit dem F.A.Z.-Institut weiter gehen. 87 Prozent der öffentlichen Verwaltungen wollen demnach bis 2014 in die elektronische Vorgangsbearbeitung investieren. 81 Prozent planen, die vorhandenen IT-Eigenentwicklungen gegen Standardsoftware auszutauschen.

Wichtiges Ziel sei es, die schon sichtbaren Erfolge in Sachen Effizienzsteigerung auszubauen. Das ist eines der Ergebnisse der Studie „Branchenkompass 2012 Public Services".

Verbesserungen seien laut der Studie bereits in unterschiedlichen Bereichen der Verwaltung zu spüren. Am deutlichsten sichtbar aber würden sie aber „an der Schnittstelle zum Bürger" werden. Beispiele dafür seien beschleunigte Verwaltungsabläufe, eine größere Flexibilität bei unvorhersehbaren Anforderungen und eine vereinfachte Kommunikation.

Erfolge bei Kfz-Zulassungen und Führerscheinen

Speziell in den Meldeämtern sowie bei Kfz-Angelegenheiten wie Führerscheinausgabe und Kfz-Zulassungen verzeichneten die Behörden der Studie zufolge deutlich weniger Wartezeiten und einen unkomplizierteren Austausch von Informationen mit Bürgern und internen Stellen.

Daran wollen die Verwaltungsmanager nun anknüpfen. Weitere Schlüsselprojekte sind Anwendungen für den neuen Personalausweis und ein vereinfachter Datenaustausch durch Standardschnittstellen - Stichwort XML in der öffentlichen Verwaltung (XÖV).

Zwei Drittel der Befragten aus Bund, Ländern und Gemeinden haben der Studie zufolge bereits entsprechende Projekte auf den Weg gebracht oder planen sie in den kommenden drei Jahren. 42 Prozent der Verwaltungen setzen zudem auf Mobile Government, so die Studie. Über Apps und andere Anwendungen für Smartphones sollen Bürger Verwaltungsleistungen und Informationen auch unterwegs abrufen können.

Hauptprobleme: Finanzen und demographischer Wandel

Mit den eingeleiteten Investitionen in E-Government- und andere IT-Maßnahmen verschaffen sich die Verwaltungen Luft in ihren Budgets, und sie wappnen sich für künftig geringere Mitarbeiter- und Einwohnerzahlen, schreiben die Autoren. „Der öffentliche Sektor legt so die Grundlage für eine weitere Automatisierung von Verwaltungsabläufen und damit für mehr Effizienz im Verwaltungsapparat", sagte Peter Krolle, Mitarbeiter für Finanzen und Verwaltungssteuerung bei Steria Mummert.

Hier einige Ergebnisse im Einzelnen:

Die Finanzentwicklung und der demographische Wandel stellen für die befragten Verwaltungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene die größten Herausforderungen der kommenden Jahre dar. Vom demographischen Wandel sind laut Befragung alle befragten Verwaltungsebenen und alle geographischen Regionen etwa gleich stark betroffen. Wegen der schwierigen Finanzentwicklung und der Anforderungen der Haushaltskonsolidierung melden vor allem die Bundesbehörden sowie die Verwaltungen in Ostdeutschland Handlungsbedarf an.

So halten 83 Prozent der befragten Entscheider die Budgetsituation in ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich für das größte Hindernis. Insbesondere in den Bundesbehörden (93 Prozent der Befragten dieser Gruppe) erschweren finanzielle Engpässe die Arbeit. Im Regionalvergleich drücken schwierige Finanzverhältnisse die Verwaltungen in Ostdeutschland (95 Prozent) noch etwas mehr als im Westen. Relativ gut stehen Verwaltungen in Süddeutschland (73 Prozent) sowie (bundesweit) mittelgroße Städte und Gemeinden da (62 Prozent).

Auch bei der Vorjahresbefragung standen die Finanzentwicklung und der demographische Wandel auf den Rängen 1 und 2 der größten Herausforderungen. Ein direkter Vergleich mit der Vorjahresbefragung ist allerdings nur mit Einschränkung möglich, da 2011 die Frage offen, also ohne feste Antwortvorgaben, gestellt worden war.

Fachpersonal dringender gesucht als im Vorjahr

Der demographische Wandel ist für die Verwaltungen nahezu genauso schwierig zu bewältigen wie die knappe Budgetsituation. Insgesamt 81 Prozent der Befragten sehen sich hier vor großen Aufgaben. Dies gilt im Prinzip für alle Verwaltungsebenen und alle Regionen in Deutschland. Lediglich im Vergleich der Städte und Gemeinden zeigt sich, dass große Kommunen (73 Prozent der Befragten dieser Gruppe) etwas weniger durch den demographischen Wandel belastet sind als kleine (91 Prozent).

Beim Punkt Fachpersonalmangel fällt ein deutlicher Unterschied zur Befragung im Vorjahr auf – auch in der Rangfolge. 2011 stand dieses Thema nur an siebter Stelle der größten Herausforderungen – 10 Prozent der Befragten fiel dieser Punkt spontan ein. In diesem Jahr liegt dieses Thema mit 77 Prozent auf Position 3.

Um effizienter zu werden, planen viele Behörden für die kommenden drei Jahre eine Reihe von Projekten zur Verwaltungsmodernisierung und für den Ausbau von E-Government. Für 74 Prozent der befragten Verwaltungsentscheider liegt hier in den kommenden Jahren die entscheidende Herausforderung. Insbesondere große Städte (alle Befragten dieser Gruppe) müssen hier noch Hausaufgaben bewältigen.

In kleinen und mittleren Städten (61 bzw. 85 Prozent der Befragten) werden die Herausforderungen etwas seltener als groß angesehen. Im Vergleich der Verwaltungsebenen fällt auf, dass die befragten Bundesbehörden mit dem Thema E-Government offenbar gelassener umgehen. In dieser Gruppe schätzen nur 50 Prozent der Befragten E-Government als schwierige Aufgabe ein.

Automatisierung, Konsolidierung und Ablauforganisation

Als Effizienzinstrumente stehen die Aufgabenvollzugskritik und die Aufgabenzweckkritik im Fokus. Damit wollen die Verwaltungen schlanker und schlagkräftiger werden. Weitere bis 2014 geplante Maßnahmen sind die Automatisierung von Verwaltungsprozessen, die Konsolidierung der IT, die Verbesserung der internen Ablauforganisation sowie die verstärkte Nutzung externer öffentlicher Dienstleistungszentren (Shared-Service-Center). Aber auch direkte Kosteneinschnitte nach dem Rasenmäherprinzip sind geplant – in rund 40 Prozent der Verwaltungen.

Die Nutzung IT-gestützter Prozesse im Sinne von E-Government trägt wirksam zur Verbesserung der Verwaltungseffizienz bei, wie die Befragten mehrheitlich angeben. Bislang haben die Verwaltungen vor allem in IT-Sicherheit, Workflowmanagementsysteme, Standardsoftware, integrierte Prozesse (XÖV) und serviceorientierte Architekturen investiert. In den kommenden drei Jahren sind Investitionen insbesondere für die Nutzung der Funktionen des neuen Personalausweises – die Online-Ausweisfunktion und die qualifizierte elektronische Signatur – geplant sowie für Government-Information-Management-Systeme und weitere XÖV-Prozesse.

Im Bereich IT planen 10 Prozent der Befragten Investitionen in E-Partizipation. 9 Prozent wollen ihre IT modernisieren, und 7 Prozent nennen Projekte für die elektronische Verfahrensabwicklung (E-Akte). Angesichts des demographischen Wandels und des Fachkräftemangels beabsichtigen 20 Prozent Personalentwicklungsmaßnahmen wie Qualifizierungen oder Ausbildungsoffensiven. 7 Prozent setzen auf die Gewinnung neuer Fachkräfte.

Bürgerbeteiligung soll Effizienz erhöhen

Fast drei Viertel der befragten Entscheider sprechen sich für eine aktivere Mitarbeit der Bürger in ihrem Verwaltungsbereich aus. Die Bürgerbeteiligung ist ein weiterer Weg, um die Effizienz der Verwaltung und die Dienstleistungsqualität zu erhöhen – und um angesichts des demographischen Wandels Kapazitätslücken zu schließen. Eine stärkere Bürgerbeteiligung kann die Verwaltung entlasten, insbesondere wenn die Bürger Verwaltungsleistungen im Sinne von Koproduktion oder Crowdsourcing selbst übernehmen.

Bürgerbeteiligung fängt bei ehrenamtlicher Mithilfe wie Kinderbetreuung, Nachbarschaftshilfe und Altenpflege an und geht über E-Government-Angebote im Internet bis zu Open-Government-Maßnahmen wie Bürgermeldungen via Smartphone-Apps. Bislang hat erst jede dritte Verwaltung in größerem Umfang Erfahrungen mit aktiver Bürgermitarbeit gesammelt.

Open Government unterstützt die Bürgerbeteiligung elektronisch (E-Partizipation). Viele Bürger wünschen sich darüber hinaus auch eine stärkere politische Beteiligung. Für 64 Prozent der befragten Behörden stellt die Bürgerbeteiligung aber eine große Herausforderung dar. Dies gilt insbesondere in den Kommunen (76 Prozent).

Vereinfachter Informationszugang am wichtigsten beim E-Government

Die Verwaltungsmodernisierung und die Investitionen in E-Government und IT bringen Bürgern, Unternehmen und Verwaltungen eine Reihe von Vorteilen. Dabei stehen Kosteneinsparungen allerdings nicht an erster Stelle, wie die Entscheiderbefragung zeigt. 86 Prozent der Befragten heben an erster Stelle den vereinfachten Informationszugang für Bürger und Unternehmen hervor. Diesen Punkt nennen vor allem die Landesbehörden (94 Prozent der Befragten dieser Gruppe) und große Kommunen (93 Prozent).

Das zweite Argument für die moderne Verwaltung ist die höhere Qualität der Dienstleistungen für Bürger und Unternehmen. Diese nennen 78 Prozent der interviewten Entscheider. Darunter viele Landesbehörden (89 Prozent der Befragten dieser Gruppe) und Befragte aus Süddeutschland (91 Prozent). In großen Städten (80 Prozent) wird dieses Argument häufiger genannt als in kleinen (65 Prozent).

Im Januar und Februar 2012 befragte das Institut Forsa 100 Entscheider aus deutschen Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen zu den bis 2014 geplanten Maßnahmen, um die Effizienz in der Verwaltung zu erhöhen. Schwerpunkte der Befragung waren Verwaltungsmodernisierung, IT und E-Government, Kooperationen mit der privaten Wirtschaft und Bürgerbeteiligung. Die Interviews als Computer Assisted Telephone Interview (CATI) durchgeführt.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation CIO.