Unternehmen investieren schon heute viel Geld in BI-Software, BI-Cloud-Lösungen und seit einiger Zeit auch in mobile Anwendungen wie Apps oder sogar Social BI. Doch mit all den vielen neuen BI-Anwendungen nehmen auch die Risiken zu. Manche Projekte scheitern, weil die BI-Lösungen nicht zum Unternehmen und dessen Anforderungen passen oder weil die Anwender diese Tools nicht gut genug verstehen, um sie richtig einzusetzen.
Um kostspielige Fehler zu vermeiden und das Beste aus BI-Lösungen herauszuholen, hat die Autorin Jennifer Lonoff Schiff für cio.com eine Liste mit den neun häufigsten Fehlern zusammengestellt. Sie führt die Irrtümer auf, die Unternehmen häufig unterlaufen, wenn sie BI-Lösungen auswählen und implementieren, nennt aber auch Wege, wie Pannen verhindert werden können.
Fehler 1: Unternehmen haben keinen konkreten BI-Plan
Scott Schlesinger von Capgemini empfiehlt Unternehmen, sich nicht überstürzt für eine BI-Anwendung zu entscheiden, vor allem wenn sie keine expliziten Anwendungsszenarien haben, für die sie die BI-Tools einsetzen wollen. "Der größte Fehler ist es, sich zu früh festzulegen, bevor überhaupt klar ist, was das Unternehmen damit erreichen will", erklärt der BI-Experte. Die Begründung: Firmen verdienen keinen Cent mit der Software, sondern nur mit den Ergebnissen, die sie liefert. Betriebe, so sein Rat, sollten also vorab genau festlegen, wofür sie BI einsetzen und aus welchen Daten sie Informationen für welche Anwendungen ziehen wollen.
Charles Caldwell von Logi Analytics stimmt Schlesinger zu. Der größte Fehler ist seiner Meinung nach, eine "allgemeine BI-Anwendung" zu kaufen und keine auf ein bestimmtes Problem zugeschnittene. "Viele suchen nach einer Wunderwaffe, mit der sie jedes Problem lösen können, und vergessen dabei, die anstehenden Fragen zu beantworten. Das ist der Grund, weshalb so viele BI-Projekte scheitern", sagt Caldwell und rät, mit einer konkreten Fragestellung zu beginnen, die besonderen Anforderungen zu verstehen und diese Probleme mit einer maßgeschneiderten BI-Anwendung zu lösen.
Fehler 2: Anwender werden im BI-Entscheidungsprozess übergangen
IT-Abteilungen neigen laut Joanna Schloss, die sich bei Dell mit den Themen BI und Software beschäftigt, zu einsamen Entscheidungen. Sie wählen BI-Lösungen aus, ohne die Kollegen in den Entscheidungsprozess einzubeziehen, die später damit arbeiten sollen. "Es ist ein Fehler, zu glauben, Angestellte nutzen eine neue BI-Anwendung nur deshalb, weil das Unternehmen sich für eine Standardisierung entschieden hat", gibt Schloss zu bedenken.
Selbst die besten BI-Anwendungen sind nutzlos, wenn sie nicht an das Unternehmen angepasst sind, und die Anwender nicht geschult werden. "Es ist wichtig für die Mitarbeiter zu wissen, wie sie persönlich von den neuen BI-Tools profitieren", gibt Schloss zu bedenken. "Erläutern Sie genau die Vorteile und sie werden sich dafür begeistern."
Ray Major von Halo Business Intelligence ergänzt: "Viele Firmen unterschätzen die Schwierigkeiten, eine Unternehmenskultur zu verändern, damit eine Akzeptanz von BI-Anwendungen geschaffen wird." Marketing in eigener Sache sei notwendig. Denn ganz unabhängig davon, für welche Lösung sich ein Unternehmen entscheidet, sollte es auf jeden Fall die späteren Anwender genau im Auge behalten, sie gut über die Neuerungen informieren und großen Wert darauf legen, sie gut zu schulen. Damit steht und fällt der Erfolg eines Projekts. Major empfiehlt deshalb, die Einführung neuer BI-Tools mit den persönlichen Zielvereinbarungen der Mitarbeiter zu verknüpfen.
Fehler 3: Sicherheitsaspekte werden ignoriert
Steve Farr vom BI-Anbieter Tibco Software spricht den Punkt Sicherheit als weitere Fehlerquelle an: "Vergessen Sie nicht, Datenschutz, Sicherheitsanforderungen und das Daten-Management in ihre Planungen einzubeziehen", warnt Farr. Es sei unvernünftig, allen Mitarbeitern alle Daten zur Verfügung zu stellen. Unternehmen müssten sowohl im eigenen Interesse als auch in dem ihrer Kunden die eigenen und gesetzlichen Datenschutzbestimmungen einhalten.
Fehler 4: Sinnlose Anwendungen und fehlende Integration
BI-Anbieter lassen sich einiges einfallen, um Kunden mit allerlei Schnickschnack wie grafisch aufbereiteten Berichten, schicken Analysen, Visualisierungen oder Kennzahlen- und OLAP-Auswertungen zu beeindrucken. Doch einige vergessen dabei das Wichtigste, nämlich die Integration der Software, beispielsweise in die Office-Welt. Manches Tool funktioniert vielleicht mit Excel, längst nicht jede BI-Anwendung ist jedoch mit Outlook kompatibel. Und mobile Geräte stellen oft noch ganz andere Anforderungen. All das gilt es zu berücksichtigen.
Fehler 5: Eine BI-Lösung auswählen, die sich nicht anpasst
Was nutzt eine besonders ausgeklügelte BI-Anwendung, wenn sie nicht schnell anpassungsfähig ist und mit neuen Anforderungen im Unternehmen Schritt halten kann? Schnelligkeit wird immer wichtiger; schwerfällige und langsame IT-Systeme helfen hier nicht weiter, sondern verhindern oftmals Wachstum. Mächtige, monolithische Systeme haben ausgedient und werden oft durch agile, schnelle und wendige Anwendungen ersetzt, so die Einschätzung von Experten. Außerdem ist es wichtig, darauf zu achten, dass die BI-Anwendungen auch zukünftigen Anforderungen gewachsen sind.
Fehler 6: Mobile Anwendungen ignorieren
"Manche Firmen vergessen schlichtweg, über mobile Lösungen nachzudenken, wenn sie sich für eine BI-Anwendung entscheiden", hat Tibco-Mann Farr beobachtet. Manchmal nutzt eine knappe Auswertung, die über das Smartphone verfügbar ist, mehr als seitenlange Berichte. Das würden manche Firmen im Entscheidungsprozess jedoch außer Acht lassen.
Fehler 7: Überstürzte Implementierung
Unternehmen sollten sich für die BI-Einführung ausreichend Zeit nehmen. Wer BI-Lösungen zu schnell implementiert, kann, wie viele Projekte zeigen, böse Überraschungen erleben. Geduld, so der Expertenrat, ist deshalb eine wichtige Tugend: "Planen Sie auf jeden Fall genügend Zeit ein, um Mitarbeiter zu schulen und ihnen Zeit zu lassen, sich mit den neuen System vertraut zu machen. Nur so kann das BI-System gewinnbringend eingesetzt werden", gibt Daniel Ronesi von Aderant zu bedenken.
Southard Jones von Birst, einem Anbieter von Cloud-basierender BI-Lösungen, gibt in diesem Zusammenhang eine weiteren nützlichen Tipp: "Führen Sie BI-Lösungen schrittweise ein und erwarten Sie nicht, dass sich damit sofort jedes Problem lösen lässt." Stattdessen rät er, eine Art Fahrplan festzulegen und Schritt für Schritt weitere Anforderungen hinzuzufügen. Allerdings sollten BI-Projekt-Manager bei aller Systematik flexibel bleiben und schnell auf Veränderungen reagieren. Auch wenn BI-Anwendungen fast alle Fragen beantworten können, sollten Firmen geduldig sein und nicht sofort einen kompletten Erfolg erwarten.
Fehler 8: Fehlendes Schulungsbudget und schlechtes Mitarbeiter-Training
Experten warnen davor, das gesamte Budget für die BI-Software auszugeben. Der Grund: Dann bleibt kein Geld mehr für die dringend notwendigen Schulungen der Mitarbeiter übrig. Weil aber BI-Anwendungen inzwischen so komplex und vielschichtig sind und der Erfolg auch davon abhängt, wie gut die Mitarbeiter damit arbeiten, seien intensive Trainings der Angestellten unumgänglich, um die Tools optimal zu nutzen. Ideen für kleine Lerneinheiten liefern die BI-Experten ebenfalls. Beispielsweise können Firmen mit ihren Mitarbeitern ergänzend zum individuellen Training unterschiedliche Features in wöchentlichen Kurzvorträgen vorstellen und diskutieren. Zusätzlich sollten Kunden darauf achten, dass BI-Anbieter zur Software Videos für das eigenständige Online-Lernen der Mitarbeiter bereitstellen, damit sie sich selbständig mit dem neuen System vertraut machen können.
Fehler 9: BI-Daten nicht richtig nutzen
Es soll tatsächlich Firmen geben, die die schönsten Berichte, Grafiken und Auswertungen einfach in einer Schublade verschwinden lassen, anstatt sie für das Unternehmen und den wirtschaftlichen Erfolg einzusetzen. Schließlich sollten BI-Lösungen nie Selbstzweck sein, sondern beispielsweise dafür genutzt werden, um mehr über die Kunden zu erfahren, deren Wünsche besser vorherzusagen und somit mehr Umsatz zu generieren. Informationen analysieren, teilen und darauf reagieren sei entscheidend, denn ansonsten könnten sich die Unternehmen den ganzen Aufwand sparen. Mit einer guten Auswertung lassen sich Entscheidungen besser und mit mehr Hintergrundinformationen fällen. Aber auch zur Risikobewertung, Gefahrenabwehr oder Prognose sind die gesammelten Informationen nützlich und hilfreich. Auch Trends für die eigene Branche, das eigene Geschäftsmodell und neue Aufgabenfelder lassen sich ableiten. Warum setzen Unternehmen BI-Lösungen schließlich ein? Um Risiken besser einzuschätzen und Chancen zu nutzen, bevor die Konkurrenz dahintergekommen ist.