Ralf Hirschberger ist unbeliebt: Der IT-Leiter der Kreis- und Stadtsparkasse in Hof hat vielen Mitarbeitern Arbeitsmittel weggenommen. Das kann man freilich auch anders sehen: Hirschberger outete per internem Benchmarking jene Abteilungen, die mehr PCs brauchen als vergleichbare. Fast jeder zehnte Rechner wurde als überflüssig eingestuft, 60 000 Euro sparte die Kasse.
Das Problem sei universell, meint Hirschberger: Geldinstitute wüssten zwar um ihre hohen IT-Kosten, wirksames Controlling sei aber nur in den Marktbereichen wie dem Kreditwesen möglich. "Die PC-Ausstattung in Stabs- und Betriebsbereichen zu bemessen, etwa in der internen Revision oder im Vorstandssekretariat, war dagegen bisher eine schier unlösbare Aufgabe", so der IT-Leiter, "weil sich hier mangels Umsatz keine Kosteneffizienz berechnen ließ." Beunruhigend für Controller: Dort arbeiten 30 bis 40 Prozent der Mitarbeiter einer Bank oder Sparkasse.
Gelöst hat das Problem Jessica Seifert: Sie reichte an der Fachhochschule Hof Ende 2002 eine Diplomarbeit über die "Entwicklung eines Maßzahlensystems für die IT-Ausstattung bayerischer Sparkassen" ein. Ergebnis: Note 1,o und ein Controller-Job bei der Sparkasse Hof.
Rechenkonstrukt als Richtschnur
Seiferts Formel (s.o.) funktioniert folgendermaßen: Die durchschnittliche PC-Anzahl von vier Organisationseinheiten eines - angenommenen - Geldinstituts mit 400 Mitarbeitern und einer Milliarde Euro Bilanzsumme wird als Benchmark gesetzt. Zum Vergleich mit diesem Benchmark wird jeder Organisationseinheit x ein Basiswert (in der Formel: Bx) zugeordnet, der die Anzahl an PCs beziffert, den die Einheit benötigt, um sich selbst zu organisieren. Dieses "Grundrauschen", wie Hirschberger es nennt, wird mit einem Größenfaktor Gx multipliziert, der die Anzahl der PCs im Vergleich zum Benchmark abbildet. Darauf gibt es einen Zuschlag pro Aufgabe, für welche die Abteilung zuständig ist.
"Die Zuschlagsrechnung ist erforderlich, weil Aufgaben von unterschiedlichen Einheiten erledigt werden: Kontrollmitteilungen etwa werden von der internen Revision oder von der Poststelle verschickt", so Hirschberger. Der Zuschlag errechnet sich aus dem Anteil (Ai) der Abteilung an der Aufgabe, multipliziert mit deren IT-Wert (pi), der sich aus dem anfänglichen Benchmark ergibt.
"Die Formel ist am Anfang nicht so einfach zu verstehen und umzusetzen", räumt Hirschberger ein; für IT-Spezialisten sei mathematisches Controlling eben meist Neuland. Deshalb wird das Rechenkonstrukt durch ein Gerüst von Excel-Tabellen abgestützt, die die Anwender in den Banken ausfüllen müssen. "Jetzt lassen sich unterschiedliche Institutsgrößen und Tätigkeiten von Organisationseinheiten berücksichtigen", erklärt Seifert. Sie warnt jedoch davor, die Ergebnisse "bis in die zweite Kommastelle" zu interpretieren.
Seine Grenze hat das Verfahren, wenn es an die Anwendungen geht. Hier gibt es keine Unterschiede; jeder PC wird rechnerisch behandelt, als habe er ein komplettes Microsoft-Office-Paket installiert, nicht mehr. Andere Anwendungen oder nutzenabhängige Softwarelizenzen sind nicht berücksichtigt. Das hat praktische Gründe, so Hirschberger : "Sonst wären wir in den Wald gekommen."
Die Rechenvorlagen gibt es für 50 Euro auf einer CD, zusammen mit der Diplomarbeit. Anwenderberatung ist nicht vorgesehen, "aber wenn jemand Fragen hat, helfen wir gern", betonen Seifert und Hirschberger. 80 Sparkassen und Banken bundesweit haben sich den Hofern zufolge die CD bisher zuschicken lassen. Der Preis von 50 Euro gilt übrigens nur für solche Geldinstitute, die die Seifert-Formel selbst anwenden wollen. Banken- und Sparkassenverbände, vor allem aber Beratungshäuser und IT-Dienstleister, die sich der Methode bedienen wollen, zahlen einen "Verhandlungspreis", deutet Hirschberger an.
Dessen Selbstverständnis ist mittlerweile eher das eines Controllers als das eines IT-Verantwortlichen. Das erklärt zwar seine Unbeliebtheit bei vielen Sparkassenangestellten, macht sie aber nicht angenehmer. "Man muss als Controller damit leben, nicht gemocht zu werden", so Hirschberger. Ihm und Seifert bleibt zum Trost die Feststellung: "Dafür mag uns jetzt der Vorstand."