Unbeschwert werden nur wenige CIOs in die anstehenden Budgetverhandlungen gehen. Die Krise brachte oftmals drastische Einschnitte in den IT-Ausgaben. Leichtfertig wird kaum ein Unternehmen die Spirale wieder nach oben kurbeln wollen, obwohl sich ein Aufschwung andeutet. Genau deshalb aber wachsen die Anforderungen, die immer besser in Schwung kommenden Geschäftsprozesse mit ausgebauten IT-Services zu unterstützen. Vor diesem Hintergrund muss die IT meist mehr als bisher leisten, ihr Chef aber um jeden Cent kämpfen.
Im Beratungshaus PA Consulting Group macht man sich intensiv Gedanken darüber, mit welcher Strategie CIOs vor diesem Hintergrund in die anstehenden Budget-Verhandlungen gehen sollen. In einem Fachartikel empfehlen die US-amerikanischen Consultants Craig Rintoul, Ross Smith und Nilesh Chandra nachdrücklich eine auf dem Return on Investment (ROI) basierende Strategie.
Hartmut Jaeger, Mitglied der Geschäftsleitung von PA Consulting in Deutschland, teilt diese Einschätzung inhaltlich, würde hierzulande aber einen anderen Begriff wählen. „Bei unseren Kunden werden Projekte immer mit ROI-Prognosen positioniert“, so Jaeger. Dabei schwinge stets ein Schielen auf den schnellen Erfolg mit, das den CIOs gerade nicht ans Herz gelegt werden soll.
„Treffender wäre der Begriff Business Value, weil er die Nachhaltigkeit mehr betont“, so Jaeger. „Es geht darum, die langfristige Wertschöpfung aufzuzeigen, die IT-Investitionen mit sich bringen.“ CIOs sollten also deutlich machen können, welchen Mehrwert für die Geschäftsprozesse sie auf lange Sicht beizusteuern in der Lage sind.
Unabhängig von den feinen begrifflichen Unterschieden zielen die Überlegungen der Berater in erster Linie darauf ab, die Rasenmäher-Gefahr zu bannen. Also das übliche Ritual in Budgetverhandlungen, dass in der ersten Runde Vorschläge diskutiert werden. Und nach einigem Hin und Her entscheidet die Geschäftsführung, dass die Ausgaben überall um einen pauschalen Prozentsatz gekürzt werden.
IT-Fachjargon einfach weg lassen
In der Folge gerät der CIO in die Klemme, aus zu begrenzten Mitteln das Maximum herauszaubern zu müssen. Das frustriert die IT und schadet dem Business, auch wenn diese Seite davon meist gar nichts bemerkt. Denn so manches für die Entwicklung des gesamten Unternehmens förderliche Projekt bleibt auf der Strecke.
Ein anderer Weg verspreche mehr Erfolg und verbessere die Verhandlungsposition des CIOs, meint PA Consulting: Der IT-Chef sollte für jedes einzelne Projekt die exakten Kosten und den dauerhaften Wert fürs Geschäft beziffern und die Vorhaben anhand dieser harten Zahlen priorisieren können.
Die Budgetverhandlungen enden dann nicht mehr mit zu knappen Pauschalbudgets. Stattdessen hat der Vorstand zu entscheiden, welche Projekte umgesetzt werden sollen und welche nicht. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass attraktive Maßnahmen durchgewinkt und realisiert werden, sofern der CIO die andere Seite vom Nutzen zu überzeugen vermag.
Das gelingt freilich nur, wenn die Präsentation neben präzisen Zahlen auch mit verständlicher Sprache aufwarten kann. Mit der Dringlichkeit von Cloud Computing beispielsweise braucht der IT-Chef die Managerkollegen nach Ansicht Jaegers überhaupt nicht zu behelligen. „Das ist eine wunderschöne Diskussion, die für die Business-Seite völlig nebulös ist.“
Soll heißen: Ob der Weg zum Erfolg Cloud Computing oder anders heißt, interessiert außerhalb der IT niemanden. Stattdessen sollte der CIO nach Ansicht der Berater schlicht vermitteln, dass die IT in der Lage sei, eine enorme Flexibilisierung der Abnahmemengen zu ermöglichen. Dass also für Services nur bezahlt werden muss, was auch genutzt wird, und dass bei schwankendem Bedarf entsprechend ab- oder draufgesattelt werden kann.
Es geht um Ergebnisse, nicht um Lösungen
Wenn der CIO vor diesem Hintergrund die Kosten der Implementierung veranschlagt, wird ein solches Projekt nicht an einer pauschalen Kürzung von zehn Prozent scheitern. Entweder ist die Geschäftsführung von der Sache überzeugt und stellt sich dahinter, oder Ausflüge in die Wolke unterbleiben ganz einfach.
Rintoul, Smith und Chandra definieren die Eckpfeiler einer ROI-basierten Strategie so: Im Fokus stehen Ergebnisse, nicht einzelne Lösungen. Strategische Prioritäten und Ziele des Unternehmens werden berücksichtigt. Eine Kosten-Nutzen-Messung verdeutlicht, in welchen Unternehmensbereichen hohe und weniger hohe Fortschritte zu erzielen sind.
Ein weiterer Ratschlag für die CIOs: Je größer ein angestrebtes Projekt, umso strenger sollte die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung erfolgen.