Die oft beschworene Ausrichtung der IT auf Geschäftsziele hängt demnach vor allem davon ab, ob im Unternehmen bekannt ist, wie viel Geld in welche Bereiche fließt. So erklären zwei Drittel der Befragten, in deren Firmen die Budgets formal überprüft werden, die IT sei eng auf die Unternehmensziele abgestimmt. Von den Studienteilnehmern, die keine solchen Überprüfungen haben, sagt es nur ein Viertel.
Die Analysten wollten wissen, ob Anwendungen, mit denen kaum jemand arbeitet, wieder entfernt werden. Das wird allerdings nur in jedem vierten Unternehmen kontrolliert. Jede dritte Firma überprüft es "von Zeit zu Zeit", die restlichen 45 Prozent entscheiden diese Frage ad hoc.
Drei von vier Reports gehören in die "Ablage P"
Ein genaues Auge auf das operative Geschäft und die Etats zu haben, heißt aber nicht, ständig Reports zu schreiben. 39 Prozent der Befragten geben an, nur jeden vierten der Reports, die sie regelmäßig erhalten, für die Arbeit wirklich zu brauchen. Und nur in 23 Prozent der Firmen sind die Kosten für diese Reports bekannt.
Auf einer Zufriedenheits-Skala von eins bis fünf, wobei die höchste Note für die größte Zufriedenheit steht, geben die Studienteilnehmer der Effizienz ihrer IT im Schnitt eine 3,4. Der Spitzenwert wurde nur von elf Prozent der Befragten attestiert. Ein genauerer Blick zeigt aber, dass die Befragten aus Unternehmen mit einer formalen Kontrolle der IT-Budgets durchschnittlich den Wert vier erteilen, während diejenigen ohne Kontrolle einen Wert von nur 2,8 vergeben.
Fazit der Analysten: CIOs, die ihre Budgets nicht mit formalen Methoden überprüfen, könnten ihre Kosten im Schnitt um bis zu fünf Prozent senken - Geld, das effektiver verwendet werden kann. So fällt es nach den Erfahrungen der Studienteilnehmer leichter, Budgets für Innovationen in der Informationstechnologie bewilligt zu bekommen, wenn die IT im Unternehmen insgesamt als effizient anerkannt ist.
Der erste Schritt zu einer effektiveren IT ist der, die User über die Kosten für "ihre" Anwendungen aufzuklären. Häufig haben Abteilungsleiter keine Ahnung von den finanziellen Ressourcen, die sie verschwenden.
Der Blick auf die Kosten trennt die Spreu vom Weizen
Bestes Beispiel ist ein großes Healthcare-Unternehmen: Nach dem Implementieren eines Rückberechnungs-Systems sanken die operativen IT-Kosten um satte zwölf Prozent. Wie der CIO der Firma sagt, haben die User ganz schnell angefangen, in notwendige und überflüssige Anwendungen zu unterscheiden, als sie mit den genauen Kosten konfrontiert wurden.
Die Analysten geben IT-Entscheidern folgende Fragen mit auf den Weg:
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Existiert im Unternehmen eine vierteljährliche Überprüfung aller IT-Projekte? Wenn ja, wie häufig führt dies dazu, dass Budgets umverteilt werden? Sind in dieser Überpüfung wirklich alle relevanten Kosten aufgeführt?
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Sind die Leiter von Fachabteilungen über "ihre" IT-Kosten im Bilde? Werden diese Kosten genau und verständlich aufgeschlüsselt?
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Wird regelmäßig untersucht, welche Anwendungen upgegradet werden müssen, welche rausgeschmissen werden können und wo es günstigere Alternativen gibt?
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Sind Verantwortlichkeiten für spezifische Geschäftsziele festgeschrieben?
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Verwechseln die Damen und Herren aus dem Controlling eine effiziente IT mit der billigsten IT? Nur auf den Stückpreis zu gucken, ist eine zu kurzfristige Sichtweise. Gerade bei der IT bedeutet Effizienz, multiple Faktoren einzuberechnen. Daher sollte ein Team aus CIO, CFO und anderen Verantwortlichen gemeinsam über die Budgets entscheiden.
Ventana hat für die Analyse "Unlocking value from IT" mit 531 Entscheidern aus den USA, Kanada und Europa gesprochen.