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Eine Entscheidung für BYOD (kurz für "Bring your own device") sollte nicht durch Kostendruck motiviert sein. Nur auf den ersten Blick spart ein Unternehmen Geld, wenn Mitarbeiter eigene Geräte mit ins Büro bringen. Das gibt unsere US-Schwesterpublikation Networkworld.com zu bedenken.
Laut Networkworld müssen Firmen mit Kosten rechnen, die ihnen zunächst wahrscheinlich nicht bewusst sind. Diese können in folgenden sechs Bereichen entstehen:
1. Die Geräte: Es scheint paradox, aber die Kosten für firmeneigene Hardware können steigen, wenn Mitarbeiter private Geräte mitbringen. Dann nämlich, wenn - weil nicht mehr so viele Devices angeschafft werden - Mengenrabatte verloren gehen. Vor diesem Hintergrund sollte die typische Lebensspanne der Geräte (18 bis 24 Monate) berücksichtigt werden.
2. Der Support: In puncto Support zitiert Networkworld den Analysten Hyoun Park von Nucleus Research. Er beobachtet, dass es viele Diskussionen um den Support dienstlich genutzter Privatgeräte gibt. Unternehmen könnten den Mitarbeitern schlecht den Anruf beim firmeneigenen Helpdesk verweigern, auch, wenn sie nicht immer genau wissen, wofür der Anrufer welchen Support braucht. Der Analyst rät, in Policies festzulegen, für welche Geräte es welchen Support von der Firma gibt.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Self-Support einzurichten, also beispielsweise Nutzer über Collaboration-Tools zur Selbst- und gegenseitigen Hilfe anzuregen. Es versteht sich von selbst, dass auch solche Einrichtungen wiederum Zeit (und damit Geld) kosten.
3. Die Infrastruktur: Wer BYOD zulässt, muss im schlimmsten Fall mit einem unüberschaubaren Wildwuchs an Geräten, Systemen, Anwendungen und Programmen in verschiedenen Versionen rechnen. Das betrifft insbesondere Mobile IT. Unternehmen müssen daher verstärkt in Sicherheitslösungen und Anwendungen für das Mobile Data Management investieren. Park gibt zu bedenken, dass Smartphones und Tablets heutzutage nicht weniger aufwändig sind als klassische PCs.
4. Die kabellose IT: Wenn Angestellte ihre Smartphones und Handys mitbringen, ist automatisch eine Vielzahl an Anbietern mit im Haus. Möglicherweise haben manche Mitarbeiter an diesem oder jenem Ort keinen Empfang. Aus Unternehmenssicht kann das heißen, dass das gesamte Netzwerk neu designt werden muss.
Probleme, wenn der Mitarbeiter geht
5. Software und Services: Es ist schwer zu kontrollieren, inwieweit Mitarbeiter Software und Services rund um beruflich genutzte Privatgeräte wirklich brauchen. Möglicherweise wollen sie auch die Kosten für Produkte erstattet haben, die mehr dem eigenen Vergnügen dienen als der Arbeit. Ungemütlich wird es insbesondere dann, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen - wem gehören dann welche Lizenzen? Networkworld rät auch hier zu möglichst genauen Policies.
6. Die Telefonrechnung: Die Kosten für auch dienstlich genutzte mobile Geräte bergen Streitpotenzial. Glaubt man Park, bezahlt mancher Arbeitgeber schlicht und einfach die komplette Rechnung. Wer das nicht will, kann genaue Analysen darüber verlangen, wann welche Gespräche mit welcher Dauer und welche Mails geschäftlich begründet waren.
Park weist darauf hin, dass das einen erheblichen Verwaltungsaufwand nach sich ziehen kann. Dieser frisst mögliche Ersparnisse wieder auf.
Mit Produktivitätssteigerung und Mitarbeiterbindung argumentieren
Networkworld hält die ganze BYOD-Diskussion auch deswegen für so schwierig, weil es bisher noch kaum gute Beispiele aus der Praxis gibt. Entscheider müssen ihre Vorgehensweise noch finden. Wer BYOD unterstütze, sollte eher mit erwarteten Vorteilen in puncto Produktivitätssteigerung, Flexibilisierung und Mitarbeiterbindung argumentieren statt mit Kostensenkungen.