Die virtuelle IT-Organisation von Hella

Auf den ersten Blick ist es ja naheliegend, dass der CIO eines großen Automobilzulieferers in Shanghai sitzt. Schließlich setzen alle Fahrzeughersteller auf China als den Markt der Zukunft; wenn aktuell irgendwo die Musik spielte für die Branche, dann hier.

Trotzdem sagt CIO Gerd Niehage vom Autozulieferer Hella aus Lippstadt, der vor allem Lichttechnik und Elektronik herstellt, auf die Frage, wie wichtig der Standort für ihn ist, fast nebenbei, das sei gar nicht entscheidend. "Ich lebe nun mal in China, und deshalb mache ich den Job von hier. Ich könnte ihn aber auch von Deutschland aus machen."

Ganz so einfach ist es bei genauer Betrachtung aber doch nicht. Denn China und Shanghai spielen insofern eine Rolle, als Gerd Niehage seit 2008 hier arbeitet, dabei viel erlebt und eine klare Vorstellung davon hat, was Unternehmen in Deutschland für die Zukunft noch von Asien lernen können.

Jede Gesellschaft hatte ihre eigene IT

Als er in Shanghai anfing, vor sieben Jahren, "sah die Welt hier noch erheblich anders aus", sagt der Hella CIO. Der Raum Asien/Pazifik war für Hella in erster Linie ein Produktionsstandort. Die lokalen Hella-Gesellschaften hatten überwiegend ihre eigene IT mit eigenem E-Mail- und ERP-System.

Niehages Aufgabe bestand darin, den Shared Service-Center Ansatz, der bei Hella seit mehr als 10 Jahren verfolgt wird, auch in die Region Asien/Pazifik umzusetzen. Gerade im Zuge der globalen Finanzkrise 2008 bestand aus Kostengründen die Notwendigkeit, die IT Kompetenzen der gesamten Region zu bündeln. Daraus entstand schrittweise eine funktional virtuelle IT-Organisation für die Region.

Heute unterhält Hella ein globales Netzwerk von Servicegesellschaften mit funktionaler Aufstellung - Corporate Center genannt - z.B. in Deutschland, Osteuropa, China, Indien, Vietnam, USA und Mexiko.

Sechs Stunden bis zur Antwort

Für jedes Fachgebiet der IT gibt es einen global Verantwortlichen, darunter dienen regionale Information Officer als Ansprechpartner vor Ort. Für Gerd Niehage sind diese Mitarbeiter sozusagen seine Stellvertreter in der Welt.

Durch die Virtualisierung ist er nicht mehr von der Konzernzentrale abhängig, sondern kann Leute dort einstellen, wo er sie braucht, in welcher Zeitzone und zu welchen Kosten auch immer. Deshalb steht ihm auch zu jeder Frage immer sofort ein Ansprechpartner zur Verfügung.

"2008 musste ich Kollegen in Asien, die ein Problem hatten, oft vertrösten nach dem Motto: Ich melde mich in sechs Stunden dazu, dann ist der Zuständige in Deutschland wach", erzählt Gerd Niehage. "Aber solche Wartezeiten werden heute von den Usern außerhalb Europas nicht mehr akzeptiert."

Auch Schlüsselfunktionen sind bei Hella nicht mehr unbedingt in Lippstadt angesiedelt, der CTO sitzt in Tschechien, und Jörg Buchheim, der für das Chinageschäft zuständige Geschäftsführer der Hella KGaA Huck & Co., wie das Unternehmen vollständig heißt, arbeitet ebenso wie Gerd Niehage in Shanghai.

Chinesen sprechen anderes Englisch als Mexikaner

Virtualisierung, Globalisierung und rund um den Globus verteiltes Know-how - all das will auch sprachlich bewältigt werden. Englisch ist dabei die Lingua Franca, aber dass alle Kandidaten wirklich perfekt darin sind, kann man nach Ansicht von Gerd Niehage nicht erwarten. "Und selbst wer es richtig gut kann, muss sich erstmal an die vielen unterschiedlichen Akzente gewöhnen. Chinesen zum Beispiel sprechen völlig anderes Englisch als Inder, Osteuropäer oder Mexikaner."

Außerdem funktioniere das Follow-the-Sun-Prinzip nur mit großem Vertrauen in die Kollegen. Wenn es in China Abend wird, muss man die Arbeit an einem Projekt an Indien weitergeben. Global angelegte Projektteams sind - auch bei Telefon- oder Videokonferenzen - nie vollzählig, weil ein Teil der Kollegen immer gerade schläft.

Und was sollten Europäer von den Chinesen lernen? Gerd Niehage beeindruckt vor allem "diese extrem hohe Umsetzungsgeschwindigkeit. Ich war mal für ein paar Tage auf Geschäftsreise, und als ich wiederkam, war in meiner Nachbarschaft ein kompletter Häuserblock verschwunden."

Europa muss schneller werden

Egal, was und bei welchem Thema, diese Beobachtung macht Niehage jeden Tag, in China geschieht es auf jeden Fall schnell. "Und wir in Europa müssen auch mehr Geschwindigkeit aufnehmen, sonst werden wir links und rechts überholt."

Mehr und mehr Kollegen aus Asien kommen an den Hauptsitz des Unternehmens in Lippstadt und stärken damit die globale Vernetzung. Hella versucht, auch Mitarbeiter aus Fernost langfristig an sich zu binden. Das Unternehmen hat dabei deshalb vergleichsweise gute Karten, weil es seinen etwa 4500 Angestellten in China vielfältige Karrierechancen bietet.

Prinzipiell ändert das allerdings nichts daran, dass Menschen in Ostasien schneller ihren Arbeitgeber wechseln als in Deutschland. Gerd Niehage: "Mitarbeiter an einem Best Cost-Standort sind häufig schon nach wenigen Jahren wieder weg."

Für europäische Arbeitgeber ist es deshalb wichtig, die Tätigkeiten entsprechend zuzuschneiden: Standards und Dokumentation sind enorm wichtig, damit nicht mit jedem Wechsel Know-how abfließt, und um den Nachfolger schnell einarbeiten zu können.

Produkte sind schwer nachzubauen

Diebstahl geistigen Eigentums hält der Hella CIO für ein beherrschbares Problem. "Bei uns gibt es in Asien keine offenen USB-Ports, und auch der Internetzugang unterliegt strengen Regeln; eine 100 prozentige Sicherheit kann es aber nicht geben."

Vor allem die zunehmende Verbreitung von Smartphones stellt neue Herausforderungen an Sicherheitsvorkehrungen und Datenschutz. Deshalb werden die Standards weiter erhöht, um beispielsweise auszuschließen, dass jemand unerlaubterweise mit dem Mobiltelefon Konstruktionszeichnungen abfotografieren kann.

"Ein Nachbau unserer Produkte ist aber allein schon deshalb nahezu unmöglich, weil man dazu auch immer das Wissen unserer Ingenieure, spezifische Werkzeuge und Maschinen sowie die übrige Infrastruktur benötigen würde", sagt Gerd Niehage.

In den kommenden Jahren wird die IT immer globaler, davon ist der Hella-CIO überzeugt: "Die IT wird zum integralen Bestandteil von Geschäftsmodellen und dadurch noch enger mit dem Business verzahnt. Auf der Ebene der Zentralfunktion wird das Makeln von externen IT-Services eine immer größere Rolle spielen."

In China laufen die Dinge anders

Einmal im Monat reist Gerd Niehage in die Firmenzentrale nach Lippstadt, tauscht sich mit den Kollegen aus.

Durch den Blick von außen hat er in den zurückliegenden Jahren viel gelernt. Sein Rat für deutsche Manager, die nach China kommen: "Am wichtigsten ist, sich auf das Neue und Andere einzulassen. Wer in China glaubt, er könnte die Menschen erziehen und die Prozesse so gestalten wie in Europa, der wird definitiv nicht zurechtkommen."