Seitdem die Beta-Version des Microsoft SharePoint 2010 im November 2009 erschien hat sich noch einiges getan. Wir haben für Sie das fertige Microsoft SharePoint 2010 getestet und schnell festgestellt, dass es sich nicht mehr schlicht um ein Mitarbeiter-Portal für Daten und Programme handelt, sondern gerade aufgrund der Office 2010-Einbindung eine Multi-Funktions-Software entstanden ist.
Ein paar Schwachstellen der Beta-Version sind bei der Verkaufs-Version noch immer vorhanden. SharePoint 2010 ist nur als 64-Bit-Version verfügbar, sodass Sie Ihre Server möglicherweise erweitern müssen. Ebenfalls wird der Internet Explorer 6 wird nicht mehr unterstützt, weswegen der IE 8 installiert werden sollte. Zudem kommen Sie nur dann in den Genuss des vollen Funktionsumfangs, wenn Sie die aktuellsten Versionen anderer Microsoft-Produkte, wie Windows Server 2008 R2 und Office 2010, nutzen.
Bei diesem Test haben wir uns hauptsächlich mit den Gestaltungsmöglichkeiten für den Benutzer, der Office 2010-Einbindung, den neuen sozialen Funktionen und wie Sie Metadaten effektiv nutzen können beschäftigt.
Testsystem und Installation
Für diesen Test haben wir SharePoint 2010 auf einem Quad-Core Server mit Windows Server 2008 R2 und SQL Server 2008 (64-Bit) installiert. Test-Nutzer konnten eine Verbindung zum SharePoint, über verschiedene Notebook- und Desktop-Systeme, auf denen Windows 7, Vista und XP installiert war, herstellen.
Das Setup ist einfach gestrickt. Nachdem ein Diagnoseprogramm überprüft, dass der Server bereit für die Installation von SharePoint 2010 ist, kann die Installation starten. Wir hatten keine Probleme das Upgrade von SharePoint 2007 auf SharePoint 2010 durchzuführen. Sie müssen sich nur im Klaren sein, dass es nur die 64-Bit-Version von SharePoint 2010 gibt.
Auf einem neuen Server ist die Installation genauso einfach. Vorher müssen das Betriebssystem und die Datenbank installiert und jeweils eingestellt werden. Danach folgt die SharePoint-Installation. Alles zusammen dauert etwa 3 Stunden und läuft fast komplett automatisch. Auch die Konfiguration von SharePoint geschieht hauptsächlich automatisch, sodass die Installation auf Anhieb erfolgreich verlief.
Die ersten Schritte
Sobald SharePoint erfolgreich installiert ist und funktioniert sollten Sie sich mit den neuen Web-Bearbeitungs-Werkzeugen vertraut machen. Gerade Nutzer, welche die Office 2007-Benutzeroberfläche gewohnt sind, werden einige Vereinfachungen begrüßen. Wir haben beispielsweise auf die Bearbeitungs-Option geklickt und erhielten prompt die Seite im Editiermodus mit reformatiertem Text und einem Live-Preview-Bild.
Die neue wiki-artige Syntax beschleunigt das Erstellen von Links zu anderen Inhalten spürbar. Wenn Sie "[[List:S" eingeben zeigt Ihnen SharePoint 2010 alle mit "S" beginnenden Dokument-Ordner in einem Drop-Down-Menü an. Nun können Sie bequem zum gewünschten Dokument oder Seite scrollen und den Link setzen. Grafiken und Multimedia-Inhalte können genauso einfach eingefügt werden.
Uns hat es vor allem gefallen wie Web-Parts (das sind Anzeigekomponenten für verschiedene Informations-Typen) nun besser geordnet waren und im Editiermodus ganz oben auf der Seite standen. Beispielsweise können Sie nun einfach eine Kategorie, wie Media oder Information, auswählen und den Webinhalt, der dort angezeigt werden soll, einfügen.
Mehr Anpassungs-Fähigkeit denn je
Um das Aussehen der Seiten für SharePoint 2007 zu ändern, waren noch detaillierte CSS (Cascading Style Sheets) Kenntnisse notwendig. Bei SharePoint 2010 können autorisierte Nutzer Vorlagen hochladen und einfach den Wünschen entsprechend bearbeiten. Keinerlei Programmierkenntnisse sind dafür nötig. Wir haben eine der vielen vordefinierten Farben- und Typen-Vorlagen ausgewählt und innerhalb weniger Minuten unseren Vorstellungen entsprechend mit anderen Farb-Nuancen und Schriftarten versehen.
Sie können Anpassungen weit über die Benutzeroberfläche hinaus vornehmen. Sie können bei SharePoint 2010 nicht nur vollständige Listen, sondern auch jedes Listenelement auswählen und verändern. Das Ganze funktioniert so: Zunächst erstellen Sie einen Regelkatalog mit verschiedenen Gruppen und Mitglieder-Abstufungen. Danach können Sie beinahe jedes Seitenelement für die verschiedenen Gruppen anpassen, sodass jeder Nutzer die für ihn speziell zusammengestellten Inhalte erhält.
Als lebensnahes Beispiel haben wir ein Personalabteilungs-Dokument hochgeladen, in einem Web-Part auf der Homepage abgelegt und anzeigen lassen. Nun haben wir dem Web-Part nur die Personalabteilungs-Gruppe zugewiesen was zur Folge hatte, dass nur noch Nutzer, die dieser Gruppe zugeordnet sind, das Dokument angezeigt bekamen. Auf die gleiche Weise können Sie spezifische Daten für Mitarbeiter im Verkauf, der Forschung und Entwicklung oder einer anderen Abteilung nur den Interessengruppen zuweisen.
Wie Metadaten die Übersichtlichkeit erhöhen
Eines der größten Hindernisse beim Organisieren von Informationen innerhalb einer Seite, egal ob Dokumente, Multimedia-Inhalte oder ganzer Webseiten, ist es, Benutzer dazu zu bringen, konsistent und zuverlässig Metadaten anzuwenden. SharePoint 2010 bietet hier eine intelligente Lösung mit Term-Store-Management. Dazu haben wir eine Liste mit Stadt- und Ländernamen, deren Elemente mit Kommas getrennt waren (comma-separated variable [CSV]), in die SharePoint-Dokumentenbibliothek importiert. Beispielsweise könnte dies eine Liste sein, auf der steht, wo ein Unternehmen weltweit Filialen unterhält.
Nach einigen Schritten, von denen wir denken, dass nicht alle wirklich notwendig sind, war die Liste im Einstellungs-Dialog "gerade bearbeitete Dokumente" eingefügt. Dadurch können beispielsweise an bestimmten Dokumentenstellen eine gewisse Auswahl an Listenelementen eingefügt werden. Dies sorgt für eine bessere Übersichtlichkeit und Strukturgleichheit der in den verschiedenen Abteilungen bearbeiteten Dokumente.
Außerdem können Sie nun auch Dokumentenlisten nach den Metadaten filtern und sortieren. Beispielsweise können Sie in den von uns erzeugten Dokumenten nun gezielt nach jenen suchen, die sich nur auf die Filiale in New York beziehen, da "New York" für jedes Dokument aus dem Metadaten-Satz stammt.
Weitere Verbesserungen des Dokumenten-Managements
Wir haben auch einige weitere Verbesserungen zum Dokumenten-Management getestet. Der Inhalts-Organisator erlaubt es Regeln aufzustellen, die gespeicherte Dokumente dann jeweils dem Datentyp und den Metadaten entsprechend in bestimmte Dokumenten-Bibliotheken einordnen. Beispielsweise können Sie PowerPoint-Dateien in denen der Tag "UK" vorkommt in eine Dokumenten-Bibliothek mit dem Namen "Vorträge-Westeuropa" zuordnen (das UK steht hier für United Kingdom, also Vereinigtes Köngreich: Großbritannien).
Da wiederum jede Dokumenten-Bibliothek zusätzlich mit bestimmten Optionen ausgestattet werden kann, ist SharePoint 2010 ein wirkungsvolles Werkzeug um Dokumente und Aufzeichnungen in größeren Unternehmen oder Regierungsorganisationen sinnvoll und einfach zu ordnen. Arbeits- und Planungsabläufe werden so vereinfacht und sind um ein vielfaches effizienter, da kaum Zeit durch unauffindbare Informationen oder eine erneute Informationsbeschaffung verloren geht.
Einmalig: Das Facebook für Unternehmen
Nach der neuen individuell anpassbaren Benutzeroberfläche ist das Eingliedern sozialer Communities wohl die wichtigste große Verbesserung von SharePoint 2010. Unsere persönlichen Seiten gehen bis SharePoint Portal Server 2003 zurück und bestehen hauptsächlich aus selbsterstelltem Inhalt.
Bei SharePoint 2010 haben die Nutzer nun eine bei weitem größere Auswahl ihre persönlichen Profile zu füllen und genau zu bestimmen wie viel Information sie der Öffentlichkeit zugänglich machen möchten. Denn SharePoint setzt die öffentlichen Daten durch das System hindurch online, sodass diese Profile die Anlaufstelle für ein soziales Unternehmens-Netzwerk darstellt.
Ähnlich wie bei Facebook existiert ein Neuigkeiten-Ticker, der Ihnen zeigt, an welchem Projekt Community-Mitglieder und Kollegen gerade arbeiten und was sie tun. Wenn Sie zu Ihren Aktivitäten Schlüsselwörter oder Tags anhängen, kann SharePoint über die Metadaten-Suche und Verknüpfungen ein detailliertes Bild über die Projekt- und Subarbeitsgruppen vermitteln.
Experten finden, wenn sie gebraucht werden
Soziale Lesezeichnen sind ebenfalls ein wichtiges Hilfsmittel um Informationen innerhalb eines sozialen Netzwerkes auszutauschen. Jeder Internet-Inhalt kann in einem sozialen Lesezeichen-Verzeichnis gespeichert werden. Nutzer können dann die Inhalte bewerten, kommentieren und Zusatz-Inhalte beisteuern. Dieser Vorgang ist vergleichbar mit bloggen. Unserer Meinung nach ist eine derartige Funktion für Unternehmen von Bedeutung, da Inhalte effizient und selbstorganisiert an die richtigen Adressaten gelangen und so den Arbeitsgruppen wertvolle Informationen liefern, die sonst möglicherweise im Verborgenen geblieben wären.
Die integrierte Personensuche ist auch mit dem sozialen Netzwerk von SharePoint 2010 verbunden. Das System erkennt automatisch anhand der Nutzeraktivitäten welches Expertenwissen vorhanden ist. Die Personensuche bewertet die Ergebnisse auch nach "sozialer Entfernung". Wenn Sie beispielsweise einen Experten mit .NET-Erfahrung suchen werden Ihnen bevorzugt Kollegen aus der gleichen oder ähnlichen Arbeitsgruppe vorgeschlagen.
Die FAST-Suche für SharePoint, die separat erhältlich ist, wird von uns empfohlen. Mit Hilfe der FAST-Suche können Sie zusätzlich Ihre Suchergebnisse nach Namen, Orten und Organisationen sortieren.
Die Integration von Office 2010
Die Integration von Office in SharePoint erreicht mit den jeweiligen 2010 Versionen ihren bisherigen Höhepunkt. Sie können mit der neuen Office-Backstage-Ansicht, welche auf allen Office-Client-Applikationen verfügbar ist, einfache Aufgaben, wie das Einfügen und Herausnehmen von Dokumenten aus einer SharePoint-Bibliothek, durchführen. Sie können außerdem Metadaten automatisch komplettieren lassen, beispielsweise aus der Ortsdatenliste wie im vorherigen Beispiel.
Gleichzeitiges Arbeiten am selben Word-Dokument ist nun ebenfalls möglich, jeder Autor wird automatisch erfasst. Word sperrt automatisch den Abschnitt, der gerade von einer Person bearbeitet wird und öffnet gleichzeitig das Restdokument für weitere Autoren. So ist Echtzeit-Projektarbeit im Team nun noch komfortabler möglich.
Outlook 2010 ist mit einem E-Mail-Alarm ausgestattet, der Sie benachrichtigt, wenn Inhalte erstellt oder aktualisiert werden. Dadurch wird die lästige Suche nach veränderten Daten am SharePoint hinfällig. Outlook erzeugt auch automatisch eine Verbindung zu "Meiner Seite" und informiert Sie über Veränderungen von externen Seiten wie beispielsweise Facebook.
Die Integration ist wohl am besten bei InfoPath 2010 gelungen. Zunächst haben wir eine typische SharePoint-Tabellenliste von Personen und den entsprechenden Kontaktadressen erstellt. Als nächstes haben wir aus der SharePoint-Menüleiste die Liste mit InfoPath geöffnet. Vorher hatten wir in InfoPath ein visuelles Dateneingabeformular erstellt. Nutzer konnten nach dem Update der Daten einfach per Klick ihre eigenen SharePoint-Daten mit Hilfe von InfoPath aktualisieren. Zusätzlich zur einfachen Bedienung können auch die Vorteile der jeweiligen Officeprogramme genutzt werden. In unserem InfoPath-Beispiel können die Daten-Eingabe-Funktionen und Daten-Validierung aus InfoPath genutzt werden, die in SharePoint nicht integriert sind.
Wir haben uns auch den Excel-Dienst näher angesehen. Der Dienst erlaubt es aus einem Exceldokument Teildaten einzusehen und zu bearbeiten. Formeln konnten wir von der webartigen Benutzeroberfläche aus mit wenigen Klicks vor Veränderungen schützen. Detaillierte Daten konnten wir dann als Diagramm ausgeben lassen, sodass Nutzer nur die visualisierten Ergebnisse erhielten. Nutzer können Informationen innerhalb von Pivot-Tabellen auf gewohnte Weise sortieren, filtern und damit arbeiten.
Visio 2010, das Schaubild- und Diagramm-Programm von Microsoft, ist nicht Bestandteil des Standard-Office 2010-Pakets. Unternehmen, die Visio separat lizensieren lassen, können ebenfalls neue Möglichkeiten des Visio-Dienstes nutzen. Sie können vor allem Diagramme innerhalb Ihres Browsers erstellen und bearbeiten. Noch interessanter wird dieser Dienst, wenn Sie Excel-Tabellen, SQL-Datenbanken und SharePoint-Listen als Datenquellen für Visio 2010 nutzen möchten. Das Einbinden dieser Quelldaten funktioniert problemlos, sodass einer visualisierten Präsentation der sonst trockenen Datenreihen nichts mehr im Wege steht. Die Ergebnisse können auch wieder direkt im SharePoint für bestimmte Gruppen angezeigt werden und bleiben so immer aktuell.
Fazit zu Sharepoint 2010
Mit SharePoint 2010 ist die Handhabung für den Endnutzer stark verbessert worden, da die Benutzeroberfläche nun den Office-Applikationen ähnlicher sieht. Außerdem sind jetzt viele Aufgaben, für die zuvor zeitaufwändig ein IT-Spezialist zu Rate gezogen werden musste, einfach vom Nutzer selbst lösbar.
Für diese SharePoint-Version scheint es so, als hätte Microsoft den geplagten Kunden zugehört und einige Vorschläge in das fertige Produkt einfließen lassen. Darum empfehlen wir ausdrücklich das Upgrade einer vorhandenen SharePoint-Version oder eine Neuinstallation.
Der Originalartikel stammt von Mike Heck. Er ist Autor bei unserem Schwestermagazin NetworkWorld.