E-Mail ist zu dem zentralen Kommunikationsmittel im geschäftlichen Umfeld avanciert. Kein Wunder also, dass die E-Mail-Clients im Mittelpunkt der täglichen Arbeit stehen. Insbesondere da sie auch immer mehr Funktionen jenseits der eigentlichen Kommunikation übernehmen: Aufgaben, Kalender, Integration mit Instant Messaging und so weiter und so fort.
Und je mehr sich der E-Mail-Client in die tägliche Arbeit einschleicht, desto mehr hasst oder liebt man das Werkzeug. Microsoft Outlook nimmt da eine besondere Rolle ein. Unsere US-Kollegen der CIO haben die wichtigsten Gründe für und gegen das Outlook zusammengetragen.
Auch wenn man grundsätzlich ein gespaltenes Verhältnis zu E-Mail hat: Es lässt sich nicht von der Hand weisen, dass die Produktentwicklung der E-Mail-Clients vorangekommen ist. So ist denn auch Outlook mit jeder Version besser geworden, findet zumindest Lynn Greiner, Autorin der US-Schwesterpublikation CIO und im Hauptberuf IT-Leiterin. Die derzeit noch aktuelle Version "Outlook 2007" sei sogar das Juwel von "Microsoft Office 2007".
Gute Gründe für Outlook
Der bald erscheinende Nachfolger Outlook 2010 kann nochmal einiges besser, insbesondere im Zusammenspiel mit Exchange-Servern: Besser IMAP-Support, E-Mail-Tipps, inhaltlich zusammenhängende E-Mails lassen sich bequem aus der Vorschau entfernen, E-Mails, die zu einem durchgehenden E-Mail-Wechsel gehören, können bequem zusammengefasst werden.
Doch auch jenseits aller Emotionen gibt es gute (sachliche) Gründe für Outlook (die dazu führten, dass in den letzten Jahren viele Anwender von Lotus Notes zu Outlook wechselten):
1. Outlook und Exchange arbeiten gut zusammen
Die Integration des E-Mail-Clients in den Exchange-Server ist gut gelöst. Für den Endanwender entsteht kein Konfigurationsaufwand. Die Einrichtung eines E-Mail-Accounts ist einfach und nachvollziehbar. Dies erleichtert auch der IT die Administration. Zudem gibt es eine Vielzahl Exchange-kompatibler Open-Source-Lösungen als E-Mail-Server, die Outlook als Client direkt unterstützen.
2. Outlook und Active Directory passen zusammen
Setzen Unternehmen den Verzeichnisdienst Active Directory ein, werden mit der Anmeldung in Outlook / Exchange die Informationen an das Verzeichnis übermittelt und dort gespeichert. Endanwender müssen sich somit nur einmal anmelden.
3. Viele mobile Geräte und Desktop-Anwendungen "können" Outlook
Eine Synchronisation zwischen dem E-Mail-Client und PDAs oder Smartphones ist eigentlich immer technisch machbar. Manche Geräte benötigen nicht einmal spezielle Software für diese Aufgabe. Sie setzen ganz auf die entsprechenden Funktionen in Outlook. Auch Anwendungen von Drittherstellern für den BlackBerry oder Windows-Mobile-basierende Geräte können meist ohne Umwege mit Outlook kommunizieren. Apple hat sein iPhone ebenfalls Outlook- und Exchange-kompatibel gemacht, auch Android hat mit der E-Mail-Infrastruktur von Microsoft kein Problem.
Ebenso lassen sich Programme wie Skype oder ACT! mit Outlook kombinieren sowie praktisch alle heutigen Desktop-Anwendungen. Zudem finden sich unzählige Add-ins, mit denen der Benutzer Outlook funktional erweitern kann.
4. Outlook erleichtert die tägliche Arbeit
Zwar bieten heute alle gängigen E-Mail-Clients eine Reihe von Regeln und Funktionen für die Verwaltung der E-Mails. Doch legt Outlook 2007 (in Kombination mit dem Exchange Server 2007) die Latte noch einmal höher. So kann man beispielsweise verschiedene Abwesenheitsnachrichten an interne oder externe Empfänger automatisiert verschicken.
Ebenso lässt sich festlegen, wer überhaupt eine solche Nachricht erhält, um nicht alle Empfängeradressen mit "SPAM"-Nachrichten zu überziehen. Ein anderes Beispiel sind Kennzeichnungen (Flags) in verschiedenen Farben, um Nachrichten für die Nachverfolgung zu sortieren. Ein Ordner zur "Nachverfolgung" vereint zudem alle Links zu markierten Nachrichten.
Noch mehr gute Gründe für Outlook
5. Outlook und SharePoint harmonieren
Viele Anwender haben keine Zeit oder Kenntnisse, um mit dem Microsoft Office SharePoint Server regelmäßig zu arbeiten. Sie können sich stattdessen über per E-Mail in Outlook über neue Inhalte in SharePoint benachrichtigen lassen und dann über einen Link in SharePoint nachschauen. Ebenso können sie eigene Inhalte in eine gemeinsam genutzte Arbeitsumgebung oder ein Forum in SharePoint heraus per E-Mail importieren dank der guten Integration zwischen Outlook und Exchange.
6. Outlook beschleunigt Prozesse
Die Nutzung von Outlook ist nicht auf den reinen Versand von E-Mails beschränkt. Vielmehr können Unternehmen auch Workflows einrichten, beispielsweise für ein Abstimmungsverfahren in einem Team. Dabei kann der Empfänger zwischen verschiedenen Vorschlägen in der E-Mail über einen "Button" abstimmen und den Versand einer Antwort auslösen. Auch lassen sich Mit "Outlook Forms" Formularelemente für die Gestaltung von Arbeitsabläufen erstellen.
7. Outlook bietet eine vertraute Arbeitsumgebung
Microsoft-Office-Nutzer finden sich in der Benutzeroberfläche von Outlook schnell zurecht. Zwar ist der Client mit zahllosen Features und Optionen ausgestattet, doch sind die Grundfunktionen intuitiv gestaltet. Dies hilft den Schulungsaufwand senken. Gleiches gilt für die Kombination der Entwicklungsumgebung "Microsoft Visual Studio" mit Outlook. Gerade werde innerhalb des neuen, demnächst final erscheinenden Office 2010 Outlook 2010 benutzt, findet sich leicht zurecht, weil alle Teilanwendungen von Office 2010 das gleiche Erscheinungsbild haben.
8. Outlook enthält Kalender und Aufgabenlisten
Der E-Mail-Client bietet ein Adressbuch, Kalender, eine Aufgabenliste oder kann um "Sticky Notes" erweitert werden. Alle Elemente sind im Client integriert. Aufgaben lassen sich beispielsweise mit einem oder zwei Klicks delegieren, wobei nicht nur der Betroffene benachrichtigt wird, sondern auch der Absender Statusinformationen erhält. Erweitert man Outlook zudem um die Software "Microsoft Business Contact Manager" entsteht eine komplette Arbeitsumgebung für kleine Firmen.
9. Outlook hat ziemlich gute Sicherheitsfunktionen
Entgegen des schlechten Rufs von Outlook bietet zumindest Outlook 2007 seit langem leistungsfähige Filter gegen SPAM (solange diese regelmäßig aktualisiert werden) und kann ausgewählte Inhalte wie beispielsweise aus dem Web geladene Bilder oder in der E-Mail enthaltene ausführbare Dateien blockieren und verhindert in der Standardeinstellung die Ausführung von ActiveX-Applets. Anwender können diese Sicherheitsvorkehrungen ändern oder ausschalten, doch dann ist es ihre bewusste Entscheidung. Outlook 2010 prüft die Sicherheit von E-Mail-Dateianhängen vor dem Öffnen, also bevor sie Schaden anrichten.
10. Outlook bündelt die Arbeit mit E-Mail
Benutzer können mehrere Konten in Outlook unterhalten und dabei sowohl POP3 als auch IMAP verwenden - Outlook 2010 wurde die IMAP-Anbindung noch einmal verbessert: Sie müssen jetzt in der Regel nur noch Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort eingeben, um Ihre E-Mails von einem IMAP-Server abrufen zu können. Die elektronischen Nachrichten können je nach Wunsch separat oder gemeinsam in Ordner abgelegt und mit Hilfe einheitlicher Regeln verwaltet werden. Zwar können andere E-Mail-Produkte Benutzerkonten diverser Clients einbinden, dafür liegt die Stärke von Outlook in der nativen Unterstützung von Exchange.
Microsoft Outlook ist heute robust, sicher und flexibel genug, um Anwender beim täglichen Umgang mit E-Mail zu helfen, so das Fazit von Lynn Greiner.
Gute Gründe gegen Outlook
Eine ganz andere Meinung vor allem über ältere Outlook-Versionen hat hingegen ihre Kollegin Dee-Ann LeBlanc: "Dieses Softwareungetüm auf seinen Desktop-PC zu lassen ist, wie einen Vampir zu sich nach Haus einzuladen". Für die Autorin gibt es sieben gute Gründe, nicht auf Outlook zu setzen:
1. Outlook stiehlt Zeit
Outlook war nie besonders schnell, doch Outlook 2007 setzt dem ganzen die Krone auf. So friert der Client bei der Arbeit mit wachsenden .pst- oder .ost-Dateien, die offiziell einen Umfang von mindestens zwei Gigabyte haben, zeitweise ein. Dasselbe Problem kann auftreten, wenn der Benutzer über Outlook 2007 RSS-Feeds empfängt. Obwohl Microsoft ein Update bietet, um diesen Misstand zu beseitigen, sind manche Empfehlungen des Herstellers zu Beseitigung großer Dateien wenig praktikabel, etwa wenn aufgefordert wird, große Dateien händisch zu entfernen.
Auch empfiehlt der Hersteller Dateien nicht zu im Arbeitsspeicher zu laden, sondern im Online-Modus zu nutzen. Doch dies führt nur zu einem wachsenden Netzwerkverkehr und bringe den SPAM-Filter durcheinander. Zudem stehen so die Dateien im Offline-Modus nicht zur Verfügung. Schließlich gibt es Probleme mit Outlook 2007 beim Abruf von POP3-Mails vom Server. Demnach verwendet das Programm das AUTH-Kommando nicht korrekt und sorgt dafür, dass Prozess quälend langsam sein kann.
Mit Outlook 2010 dürfte sich das Tempo-Problem jedoch reduzieren, im Langzeittest der PC-WELT arbeitet Outlook 2010 sehr schnell.
2. Benutzer verlieren E-Mails
Vor allem in älteren Outlook-Versionen waren .pst-Dateien dafür berüchtigt, bei einer Größe von über zwei Gigabyte spontan kaputt zu gehen. Ebenso kann eine .pst-Datei unbrauchbar werden, wenn sie im Netzwerk genutzt und nicht lokal abgespeichert wird oder wenn man sie komprimiert. Ein ganzes Heer an Softwareherstellern hat seitdem Produkte entwickelt, die diese Probleme beseitigen sollen. In Outlook 2007 und 2010 ist das allerdings kein Problem mehr.
3. Probleme mit HTML
Outlook 2007 verwendet die HTML-Engine von Word statt die des "Internet Explorers". Die Folgen: Empfangene Nachrichten in diesem Format lassen sich nicht richtig anzeigen, Formulare nicht hinzufügen oder ausfüllen, Flash und andere Plug-ins nicht ausführen, diverse CSS-Features sind nicht verfügbar und es gibt keinen Support für animierte GIFs. Ebenso lässt sich HTML-Code nicht in eine Outlook-Nachricht einbetten.
Für Verfechter von E-Mails im reinen Textformat sind diese Beschränkungen eher erfreulich als ärgerlich, für eine Marketing-Abteilung, die E-Mail als Werbekanal nutzt, hingegen nicht. Zwar bietet Microsoft mit Outlook 2007 jetzt ein spezielles Tool, mit dem sich prüfen lässt, ob ein HTML-Dokument im E-Mail-Client funktioniert. Doch sollte dies eigentlich eine Grundfunktion eines guten E-Mail-Programms sein.
Mehr gute Gründe gegen Outlook
4. Outlook ignoriert E-Mail-Standards
.pst-Dateien werden in Microsofts proprietären MAPI-Format und nicht gemäß dem MIME-Format (Multipurpose Internet Mail Extensions) gespeichert. Dadurch wird Antiviren- und SPAM-Software das Scannen der Inhalte erschwert. Hinzu kommt, dass Anwender die Outlook 2003 ohne den Exchange-Server nutzen, keine Message-ID für ihre Nachrichten-Header erhalten und so gegebenenfalls im Spam-Filter des Empfängers hängen bleiben. Die vielen neuen Features von Outlook 2010 stehen ebenfalls nur im Zusammenspiel mit Exchange 2010 zur Verfügung.
5. Outlook und die Betriebssysteme
Für Macintosh-Nutzer müssen Unternehmen eine spezielle Microsoft Office-Version mit "Entourage 2008" als E-Mail-Client installieren, der laut CIO vielen Anwendern wie ein Fremdkörper auf dem Apple-Desktop vorkommt. Sind zudem Linux-Desktops im Einsatz, ist ein Emulator nötig oder der Benutzer wechselt gleich ganz zu einer anderen E-Mail-Software. Alternativ zur Pflege diverser E-Mail-Clients könnte ein Benutzer auch auf Webmail umsteigen. Mit dem E-Mail-Client "Thunderbird" steht zudem ein kostenloses Programm bereit, dass sich auf Windows, Mac und Linux gleichsam nutzen lässt.
6. Beschränkte Hardware-Budgets
Outlook ist ein mächtiges Programm, das immer mehr Rechenleistung beansprucht und Akkus mobiler Rechner leert. Gerade mobile Nutzer sollten Alternativen wie Thunderbird, Eudora oder PegasusMail in Betracht ziehen. Und natürlich besteht auch hier die Option, statt eigener Software auf Webmail zu setzen.
Immerhin: Outlook 2010 beansprucht nicht mehr Hardwareressourcen als der Vorgänger Outlook 2007.
7. Outlook als Zielscheibe
Nicht zuletzt wegen der großen Verbreitung von Microsoft Office und Outlook gibt es viele Spammer und Betrüger, die sich auf diese Anwendungen spezialisiert haben. Deren Umtriebe werden noch dadurch erleichtert, dass in vielen Unternehmen nur die IT-Abteilungen Updates aufspielen dürfen und dies nicht immer zeitnah machen oder dass ältere, anfällige Outlook-Versionen noch im Einsatz sind.
Muss es Outlook sein, sollten Unternehmen ihre Benutzer gerade am Anfang betreuen sowie einzelne Anwender und den internen Help Desk für den späteren Support schulen, der mit Sicherheit nötig sein wird, so das Fazit der Outlook-Gegnerin.
Hilfen und Ratgeber zu Microsoft Outlook 2007
Microsoft hat auf seiner Website Informationen, Webcasts und Ratgeber für dein Einstieg und die Nutzung von Outlook 2007 zusammengestellt. Hier eine Auswahl:
Quelle: PC-Welt