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Mit den richtigen Tools und Diensten werden künftig Überstunden nicht mehr Ihre Hauptfreizeit-Beschäftigung sein. Im Gegenteil, vielleicht können Sie sogar früher als geplant ein Projekt fertigstellen und den wohlverdienten Feierabend genießen. Schließlich ist es den meisten Vorgesetzten egal wie lange Sie bei der Arbeit sind, solange Sie erledigen, was es zu erledigen gibt. Mit Hilfe unserer Tipps und Hinweise werden Sie lernen schneller zu arbeiten.
Meistern Sie Ihre To-Do Liste
Eine gut organisierte To-Do-Liste ist ein wichtiger Eckpfeiler für eine hohe Büro-Effizienz. Eine gute To-Do-Liste erspart Ihnen die schmerzhafte Erfahrung um 16:30 Uhr festzustellen, dass Sie vergessen haben Ihren Ausgabenbericht einzureichen. Dann viel Glück dabei früher in den Feierabend zu gehen.
Der Trick liegt darin ein To-Do-System zu finden, das etwas mehr kann als die üblichen am Monitor klebenden gelben Notizzettel oder der Terminkalender in der Tasche. Beides wird viel zu einfach übersehen oder vergessen. Außerdem erfolgt kein akustisches Signal, sobald es an der Zeit ist einen Termin einzuhalten oder eine Arbeit zu erledigen.
Probieren Sie es mal mit Producteev. Producteev ist ein kostenloser webbasierter Aufgaben-Verwalter, der mit ein paar weiteren nützlichen Funktionen aufwartet. Am wichtigsten sind die vielen Möglichkeiten Ihre Aufgaben in die To-Do-Liste zu integrieren. Sie können es direkt über den Browser, E-Mail, Instant Messenger oder Ihr iPhone machen. Wählen Sie einfach den Weg, der Ihnen gerade am günstigsten erscheint. Sie können Ihre Aufgaben auch mit dem Google Kalender synchronisieren und ein Widget für Ihre iGoogle Homepage hinzufügen. Da Producteev immer und überall verfügbar ist, können Sie nicht nur sehr viel einfacher Aufgaben hinzufügen, sondern erhalten auch auf mehreren, von Ihnen eingestellten Wegen, entsprechende Erinnerungen. Der Dienst ist nicht perfekt, beispielsweise wird keine Outlook-Integration angeboten und Sie werden vergeblich nach Apps für Android- oder BlackBerry-Smartphones suchen. Aber es sind durchaus gut durchdachte Funktionen vorhanden. Beispielsweise können Sie Ihre Mitarbeiter in Ihre To-Do-Liste einladen und einen "Wer kann mehr Aufgaben erledigen"-Wettbewerb veranstalten.
Im Internet schwirren noch weitere Aufgaben-Verwalter herum, die eher zur Kategorie "Schwergewicht" zählen. Remember The Milk ist einer dieser Dienste. Remember The Milk war lange Zeit der Lieblingsdienst für die "Erledige die Aufgaben"-Masse und bietet zahlreiche Apps für Smartphones an. Leider brauchen Sie ein Pro-Benutzerkonto für 21 Euro (25 US-Dollar) im Jahr. Ein weiterer populärer Dienst ist Toodledo Pro, das einen ähnlichen Funktionsumfang bietet und für 12,50 Euro (15 US-Dollar) pro Jahr zu haben ist.
So verpassen Sie keinen Anruf mehr
Stellen Sie sich vor, dass ein Kunde gerade anruft, während Sie beim Mittagessen sind. Er hinterlässt wahrscheinlich eine Nachricht auf Ihrem Büro-Anrufbeantworter, den Sie danach bis zum späten Nachmittag vergessen abzuhören. Es stellt sich heraus, dass es ein Problem gibt, das nur Sie lösen können und das einige Stunden benötigt. Klar, Der Kunde hätte auch versuchen können, Sie über das Mobiltelefon zu erreichen, aber seien wir ehrlich: Eigentlich sind Sie dafür verantwortlich für den Kunden die ganze Zeit erreichbar zu sein.
Hier kommen Dienste wie Google Voice zum Tragen. Google Voice ist in den USA schon verfügbar und bietet eine wahre Wunderfunktion für Business-Nutzer. Eine Telefonnummer für alle Geräte. Sie können den Dienst nahezu beliebig konfigurieren, sodass Ihr Telefon zu Hause, bei der Arbeit oder auch Ihr Mobiltelefon zu von Ihnen bestimmten Zeiten über diese Nummer erreichbar ist. Google Voice ist auch in der Lage Anrufbeantworternachrichten in geschriebenen Text umzusetzen und Ihnen beispielsweise per E-Mail zuzusenden. Dadurch wird es deutlich unwahrscheinlicher, dass Sie eine wichtige Mitteilung verpassen.
Eine Alternative ist Phonebooth, das einen ähnlichen Dienst mit Blick auf Unternehmen anbietet. Zusätzlich zur automatischen Anrufweiterleitung und der Anrufbeantworter-Textumsetzung ermöglicht Phonebooth das Einrichten eines automatischen Platzanweisers, der Anrufe direkt an die richtige Abteilung weiterleitet. Zusätzlich ist ein Click-to-Call Widget verfügbar, das Sie auf Ihrer Webseite für Ihre Kunden integrieren können.
Beide Dienste sind kostenlos. Der Zusatzdienst Phonebooth OnDemand, der viele weitere nützliche Funktionen, wie unbeschränkte Orts-, Fern- und Auslandsgespräche, bereitstellt, kostet hingegen 17 Euro (20 US-Dollar) pro Monat.
Automatisierte E-Mail-Antworten und Minimierung der Unterbrechungen
Eine gesparte Minute bedeutet am Ende Ihres Arbeitstages normalerweise eine Minute früher nach Hause gehen zu können. Outlook 2010 bietet hier im E-Mail-Bereich einen Weg täglich wertvolle Zeit zu sparen. Quick Steps lautet der Name der Funktion. Damit können Sie automatisiert häufig zu erledigende E-Mail-Aufgaben, beispielsweise Mehrfachbeantwortung, bestimmte E-Mails zu löschen, Ihrer gesamten Projektgruppe zu antworten oder Nachrichten einer bestimmten Adresse in einen entsprechenden Ordner einzusortieren. Viel besser noch ist die Möglichkeit E-Mail-Makros mit Quick Steps zu erstellen. Diese können Sie dann mit nur einem Klick ausführen lassen und sich dadurch viel Zeit sparen.
Ein anderes Problem, das allzu häufig den Arbeitsfluss stört, sind häufige Unterbrechungen. Wie sollen sind Sie denn in der Lage sein Ihrem Projekt den letzten Schliff zu verleihen, wenn ständig Ihre Kollegen irgendetwas fragen oder mit Ihnen über dies und das reden wollen. Wir haben einige Tipps, damit die Unterbrechungen auf ein Minimum reduziert werden. Benutzen Sie die Auto-Beantwortungsfunktion von Outlook. Die automatischen Antworten sind nicht nur praktisch, wenn Sie gerade Krank oder im Urlaub sind, sondern Sie können Ihren Kontakten auch verdeutlichen, dass Sie gerade ungestört an einem wichtigen Projekt arbeiten und deswegen heute keine E-Mails oder Anrufe beantworten.
Noch ein kleiner Tipp von einem unserer Mitarbeiter. Besorgen Sie sich Kopfhörer. Sie müssen darüber nicht einmal Musik hören, denn allein das Tragen der Kopfhörer erzeugt eine Art "Privatsphären-Aura", sodass Besucher meist lieber zu einem späteren Zeitpunkt wiederkommen.
Telefonate < E-Mails < Instant Messenger < Kurznachrichten
Der erste Tipp lautet: Nutzen Sie E-Mails statt dem Telefon. Stellen Sie sich vor es sei gerade 16 Uhr und Sie hätten alles bis auf ein Kundentelefonat erledigt. Es sollte nicht lang dauern, da Sie lediglich eine Kleinigkeit für das neueste Projekt erfragen müssen. Und was passiert nur allzu oft? Genau, der Anruf dauert länger als erwartet, da Sie in eine scheinbar endlose Konversation über Gott und die Welt hineingezogen werden. Einfach verabschieden und auflegen? Das geht nicht, da Sie ja Ihrem Kunden gegenüber nicht unfreundlich erscheinen wollen. Darum hören Sie sich alles geduldig an während die Minuten vergehen.
Deswegen hat man E-Mails erfunden. Natürlich sind Telefonate persönlicher und eine gute Sache um bei Geschäftskontakten in positiver Erinnerung zu bleiben. Aber sparen Sie sich Anrufe für Tage auf an denen Sie mehr als genug Zeit dafür übrig haben. Falls Sie also nur eine Antwort auf eine einfache Frage benötigen, dann widerstehen Sie der Versuchung den Hörer in die Hand zu nehmen. Schreiben Sie stattdessen eine kurze E-Mail und verschwinden Sie in Richtung Tür. Falls die Antwort sehr wichtig ist können Sie mit Ihrem Smartphone immer wieder nach Antworten schauen.
E-Mails sind wie gerade begründet zwar schneller als Telefonate, aber langsamer als Sofortnachrichten über einen Instant-Messenger-Dienst. Bleiben wir beim gleichen Beispiel, dem Klären einer kleinen Frage zu einem Projekt, aber dass Sie zusätzlich das Büro nicht verlassen können solange die Antwort aussteht. Dann haben Sie bei der E-Mail das Problem, dass Sie nicht wissen, wie regelmäßig Ihr Kunde nach neuen E-Mails schaut. Vielleicht dauert es Stunden oder die ganze Nacht bis Sie eine Antwort erhalten. Kennen Sie jedoch die IM-Adresse Ihres Kunden, dann erhalten Sie die Antwort Ihres Kunden wahrscheinlich genauso schnell wie am Telefon. Nur einem erweiterten Gespräch können Sie sehr viel einfacher ausweichen.
Was ist jedoch zu tun, wenn der Kunde den Yahoo Messenger benutzt und Ihr Chef ein Google Talk Fan ist? Das ist heutzutage kein Problem mehr, denn Programme wie Meebo ermöglichen auch einen Chat über die Plattformgrenzen hinaus. Meebo ist ein webbasierter Dienst, sodass Sie nicht einmal zusätzliche Software installieren müssen. Der Freischein der IT-Abteilung ist also sicher. Sie können sich mit Meebo fast mit jedem Dienst und damit fast jedem Nutzer in Verbindung setzen. Ganz gleich ob AIM, ICQ, MSN oder Facebook.
Sofortnachrichten senden ist zwar spitze, wenn Sie schnell eine Antwort erhalten müssen, aber nicht immer praktikabel. Nehmen wir als Beispiel, dass Sie Ihren Vorgesetzten kontaktieren sollten, dieser sich aber gerade in einer Besprechung befindet in der er keinen Zugang zu IM-Diensten hat. Die Lösung: Senden Sie ihm stattdessen eine Textnachricht (aber nur, wenn Sie dazu die Erlaubnis haben).
E-Mails wären hier eine schlechte Idee, da Menschen nach einer Besprechung dazu tendieren die Mails einfach auf "morgen" zu verschieben. Eine Textnachricht hingegen impliziert Dringlichkeit, sodass es doch sehr wahrscheinlich ist, dass Ihr Chef noch während der Besprechung unter dem Tisch einen Blick riskiert. Senden Sie deswegen klare und kurze Ja-Nein-Fragen, wie "Den WidgetCo-Vertrag für 75k Euro erneuern?" So machen Sie es Ihrem Chef einfach die Antwort "Ja" oder "Nein" zurückzuschreiben. Fazit: In Windeseile sind Sie auf dem Weg nach Hause.
So retten Sie sich vor endlosen Besprechungen
Eine Besprechung pünktlich zu verlassen ist ein eher seltenes Ereignis. Wie können Sie sich aus einer solchen Besprechung befreien ohne in Schwierigkeiten zu geraten? Planen Sie einfach einen fingierten Anruf. Entweder können Sie einen Freund einweihen, der zu einer bestimmten Zeit den Anruf tätigt oder nutzen Sie eine Smartphone App. Fake-A-Call für iPhone beispielsweise simuliert den Anruf eines gespeicherten Kontakts, eines Arztes oder eines Anwalts zu einer vorbestimmten Zeit. Es wird sogar über ein Skript geantwortet, sodass sich das Telefonat authentischer anhört. Klar ist dieser Weg ein wenig dreist, aber es gibt keinen eleganteren Weg sich aus einer endlosen Besprechung herauszuwinden: "Entschuldigen Sie, aber ich muss den wichtigen Anruf annehmen!" Besitzen Sie kein iPhone? Kein Problem, probieren Sie Fake My Call für BlackBerry für 2,50 Euro (3 US-Dollar) oder Fake-A-Call Free für Android.
Aber was bringen all die Tipps, wenn Sie am Ende auf dem Heimweg im Stau stehen? Das Problem ist, dass Sie erst wissen, dass Sie in einen Stau kommen, wenn Sie schon mittendrin sind. Anstatt also auf die Ansagen im Radio zu warten können Sie die App Beat the Traffic für BlackBerry oder iPhone nutzen. Diese Applikation zeigt Ihnen aktuelle Verkehrswarnungen in Ihrer Umgebung an, sodass Sie wissen, ob es sich lohnt den Heimweg anzutreten. Beat The Traffic verfügt sogar über eine Verkehrs-Kamera-Funktion, die Ihnen Echtzeitbilder der Straßen zeigt und eine Verkehrsvorhersage für die nächsten 20, 40 und 60 Minuten ausgibt. Beide Funktionen sind auch sehr sinnvoll um die brenzligen Verkehrssituationen zu umfahren. Die App funktioniert auch bei der Fahrt zur Arbeit sehr gut. Schließlich müssen Sie die Zeit, die Sie morgens zu spät kommen, am Abend nachholen.
Quelle: PC-Welt