Digitale Gehaltsabrechnung im sicheren Postfach

Die Endress+Hauser Gruppe, Anbieter von Messgeräten, Dienstleistungen und Lösungen für die industrielle Verfahrenstechnik mit weltweit rund 13.000 Beschäftigten, treibt die Digitalisierung ihrer Prozesse voran. Ziel ist dabei auch, die interne Servicequalität der HR-Abteilung zu steigern. Eine Maßnahme des digitalen Wandels ist, dass die rund 850 Mitarbeiter des Sales Center Deutschland und der Endress+Hauser InfoServe GmbH ihre Entgeltabrechnungen, Sozialversicherungsbescheinigungen sowie jährlichen Lohnsteuerbescheide seit 2016 komplett digital mit der "Jedermann-Akte" von Aconso über einen sicheren, elektronischen Raum erhalten. Konkret handelt es sich dabei um eine Plattformlösung für den Austausch digitaler Dokumente für Angestellte.

Digitale Entgeltabrechnung löst Kuvertiermaschine ab

Vor der Einführung stand für die HR-Abteilung jeden Monat der Postversand der Abrechnungen auf der Agenda. Trotz Kuvertiermaschine nahm die größtenteils manuelle Arbeit mindestens einen vollen Arbeitstag der Personalabteilung in Anspruch. Zusätzlich zur Bearbeitung der Standardbriefe mussten die Schreiben für Mitarbeitende im Ausland in separaten Sortierläufen herausgesucht werden, um sie mit einem höheren Porto zu versehen. Da die Kuvertiermaschine nur auf ein Blatt Papier ausgelegt war, erforderten die Schreiben, die mehr als eine Seite umfassten, eine Sonderbehandlung. Dieser langwierige, manuelle Routineprozess war für das Unternehmen nicht mehr zeitgemäß - eine Automatisierung dringend notwendig.

Zu diesem Zweck begab sich die Personalabteilung in Zusammenarbeit mit Vertretern aus den Bereichen Netzwerk, Security und SAP-Applikationsbetreuung auf die Suche nach einer sicheren, digitalen Lösung. Vorab formulierte Endress+Hauser alle Anforderungen an die digitale Lösung. "Neben der sicheren Datenübertragung für die sensiblen HR-Dokumente sollte sich die Plattform reibungslos in die bereits vorhandene SAP-Landschaft integrieren lassen und den Mitarbeitenden orts- und zeitunabhängig Zugriff auf ihre Entgeltnachweise gewähren", erklärt Tobias Reuter, Senior Process Consultant bei Endress+Hauser, die wesentlichen Kriterien.

Ferner sollte das System nicht mit den privaten E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden arbeiten, weil das Unternehmen sie aus Datenschutzgründen nicht speichern möchte. Drüber hinaus, so Reuter, verbot sich auch der Versand an die firmeninterne E-Mail-Adresse aus Sicherheitsgründen, weil IT-Administratoren mit erweiterten Berechtigungen damit - zumindest theoretisch - Zugriff auf die privaten Dokumente gehabt hätten. Außerdem wären sie dann nicht von zu Hause aus zugänglich gewesen.

Portallösung in der Private Cloud

Neben dem Sicherheitskonzept, der Integrationsmöglichkeit in SAP-Systeme und der flexiblen Nutzbarkeit gab laut Reuter die Erfahrung den Ausschlag zugunsten des HR-Software-Providers Aconso. Weitere Kriterien seien die Reputation, der sichergestellte Support in den kommenden Jahren sowie die Tatsache gewesen, dass einzig Aconso die Dokumente in einem sicheren, virtuellen Datenraum zur Verfügung stellt und nicht als verschlüsselte E-Mail an die Mitarbeiter versendet.

Während viele Unternehmen die Jedermann-Akte als Public-Cloud-Lösung einsetzen, hat sich Endress+Hauser entschieden, das Portal im eigenen Rechenzentrum in einer Private Cloud zu betreiben. Die Funktionsweise lässt sich metaphorisch wie die eines "digitalen Briefkastens" beschreiben: HR-Mitarbeiter laden die Entgeltabrechnung in das Portal hoch. Einmal eingestellt, geht das Dokument in den privaten Verantwortungsbereich der Mitarbeiter über und der HR-Mitarbeiter hat keinen Bearbeitungszugriff mehr. Um ihre persönlichen Daten und Dokumente einzusehen, müssen sich die Empfänger zunächst im System registrieren. Ist die Berechtigung erteilt, lassen sich die Dokumente sichten und bei Bedarf lokal speichern oder ausdrucken. Nach zwei Jahren werden die übermittelten Dokumente gelöscht.

Mitarbeiter früh ins Boot holen

Neben der technischen Implementierung der Lösung bestand die Aufgabe darin, die Beschäftigten gezielt und früh über die Umstellung auf die elektronische Entgeltabrechnung zu informieren. Dies geschah über Flyer, Newsletter, ein Info-Portal und eine Hotline. Wichtig war, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass die digitale Lösung mindestens genauso sicher ist wie die postalische.

Ebenso wurden Betriebsräte und der Datenschutzbeauftragte mit ins Boot geholt. Darüber hinaus haben sich die Mitarbeiter der Personalabteilung bei Endress+Hauser Zeit für persönliche Gespräche genommen, um auch den Skeptikern der Lösung ihren Argwohn zu nehmen. "Die Kollegen müssen ihre Fragen im Vorfeld loswerden können, um alle Bedenken auszuräumen. Nur so schafft man Akzeptanz für neue Wege", rät Martin Döring, Abteilungsleiter Personalmanagement.

Arbeitserleichterung und verbesserter HR-Service

Die Verantwortlichen der HR-Abteilung bei Endress+Hauser schätzen die Zeitersparnis durch den Wegfall des manuellen Dokumentenversands. Die Abrechnungskontrolle findet jetzt direkt auf dem Bildschirm statt - was nach etwas Eingewöhnungszeit reibungslos funktioniert. Das Ziel, vom Papier wegzukommen und mit einem modernen, digitalen System einen Schritt in Richtung Zukunft zu gehen, wurde in der HR-Abteilung erreicht. Die Mitarbeiter vertrauen der Plattform, Abrechnungen werden nur noch vereinzelt ausgedruckt.

Großes Potenzial sehen die Projektverantwortlichen durch die Einführung der Jedermann-Akte an weiteren Produktionsstandorten und bei Schwesterunternehmen. "Im Vordergrund stehen dabei die Standorte in Deutschland und in der Schweiz, aber auch Schwesterunternehmen in Frankreich kämen infrage", erklärt Reuter. Während momentan einige Hundert manuelle Schreiben einspart würden, könnte der Service dann auf tausende Beschäftigte ausweitet werden.