Noch hat sich der Begriff der Dokumenten-Logistik – der sich, anders als die enger gefasste Definition des Dokumenten-Managements, auf sämtliche Schritte vom Erstellen bis zur Verwendung und Ablage bezieht – in der Finanzbranche wenig durchgesetzt. Der Bedeutung tut das keinen Abbruch: Jede einzelne der in der Studie befragten Schadens- und Sachversicherungen gab an, die Dokumenten-Logistik entwickle sich zu einer immer wichtigeren strategischen Aufgabe. Am Zurückhaltendsten zeigten sich Sparkassen und Genossenschaftsbanken, die diese Einschätzung aber immerhin noch zu 59 Prozent teilen.
Die Zuständigkeit für die Dokumenten-Logistik ist unterschiedlich geregelt: Während in Großunternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern meist die IT-Abteilung oder die Organisationsabteilung zuständig ist, kümmert sich in Firmen mit weniger als 250 Mitarbeitern oft der Vorstand um diese Aufgabe.
Die Analysten haben untersucht, wie weit die Dokumenten-Logistik in der Finanzbranche fortgeschritten ist. Als Vorreiter erwiesen sich Lebensversicherungen und Bausparkassen: 71 Prozent gaben an, bereits mit konkreten Optimierungsmaßnahmen begonnen zu haben. Dahinter liegen mit 67 Prozent die Schadens- und Sachversicherungen. Unter den Banken, Sparkassen und Genossenschaftsbanken hat mit 47 Prozent fast jeder zweite Betrieb konkrete Optimierungsmaßnahmen gestartet.
Knapp jeder zweite Befragte (48 Prozent) erklärte, sein Unternehmen source Aufgaben außerhalb der Kernkompetenz aus. Für die Dokumenten-Logistik kommen dabei drei Anbieter-Gruppen in Frage: IT-Dienstleister, klassische Dienstleister mit eng umrissenem Angebot (beispielsweise Druckereien oder Archivdienste) und Allrounder, die alles aus einer Hand liefern.
Outsourcing-Partner mit Branchenkenntnissen gefragt
Derzeit liegen die klassischen Dienstleister deutlich vorn: 64 Prozent der Befragten würden sich für sie entscheiden. Auf Platz zwei rangieren die IT-Service-Unternehmen mit 41 Prozent, die Allrounder kommen auf 37 Prozent. Allerdings zeigen sich dabei je nach Sparte erhebliche Unterschiede. So sprechen sich die Banken zum Beispiel mit 73 Prozent sehr deutlich für die klassischen Dienstleister aus, nur jede dritte kann sich die Zusammenarbeit mit IT-Servicefirmen vorstellen. Bei den Sparkassen dagegen liegen klassische Dienstleister mit 65 Prozent und IT-Dienstleister mit 62 Prozent fast gleichauf.
Die Studienteilnehmer wurden gefragt, nach welchen Kriterien sie externe Partner aussuchen. Am Wichtigsten sind demnach die Branchenkenntnisse (89 Prozent der Nennungen) sowie die Erfahrung (87 Prozent) und das Renommé der Firma (86 Prozent). Mit 85 Prozent wurde ein günstiger Preis an vierter Stelle genannt.
Zugleich herrscht nach Feststellung der Analysten in vielen der befragten Unternehmen Unklarheit über die Kosten vor, die mit dem Outsourcing einer Dokumentenlogistik eingespart werden können. Dazu erklärt Jaqueline Preußer vom F.A.Z.-Institut: "Während die Kosten für den Sendungs- und Dokumententransport sowie die Inhouseservices noch relativ oft ermittelt werden, sieht es bei den elektronischen Komponenten der Dokumenten-Logistik eher schlecht um die Kostenerfassung aus."
Für die Studie hat das Marktforschungsinstitut Forsa im Auftrag der Deutschen Post, des F.A.Z.-Institutes und des Beraters Steria Mummert Consulting mit 100 Entscheidern aus Banken, Sparkassen und Versicherungen gesprochen.