Ohne entsprechende Verwaltung, Zugriffsmöglichkeiten, Archivierung oder Entsorgung von Dokumenten sei der Erfolg ihres Unternehmens gefährdet, glauben zwei Drittel der Befragten. Doch ein Drittel verfügt über keine Strategie für das Dokumenten-Management.
Gibt es jedoch entsprechende Planungen, so ist in 40 Prozent der Fälle die IT zuständig, bei knapp der Hälfte der Firmen sind strategische Überlegungen ebenso Chefsache wie die Entscheidung über Anschaffungen.
Das zeigt sich auch in Bezug auf die Kosten. Nur 27 Prozent haben einen vollständigen Überblick, wie teuer ihre Drucker, Faxe, Scanner, Kopierer oder Multifunktionsgeräte in der Anschaffung und im Support sind. Bei knapp einem Zehntel (in Deutschland sieben Prozent) der Studienteilnehmer sind die Kosten gar völlig außer Kontrolle geraten.
Ungeliebte Aufgabe
Bei der überwiegenden Mehrheit der Unternehmen (89 Prozent) werden die IT und der Dokumenten-Output von derselben Abteilung betreut. Bei 84 Prozent übernimmt die IT die Wartung und bei zwei Dritteln den Support der Geräte. Diese Aufgabe übernimmt die IT allerdings oft nicht besonders gerne.
Bei der überwiegenden Mehrheit der Unternehmen (89 Prozent) werden die IT und der Dokumenten-Output von derselben Abteilung betreut. Bei 84 Prozent übernimmt die IT die Wartung und bei zwei Dritteln den Support der Geräte. Diese Aufgabe übernimmt die IT allerdings oft nicht besonders gerne. In Deutschland sagten 23 Prozent der Befragten, das sei eine "unwillkommene Last". Die ablehnende Haltung scheint mit der Firmengröße zu wachsen. Fast zwei Fünftel der mittleren bis großen Unternehmen sahen in der zusätzlichen Aufgabe des Dokumenten-Managements für die IT ein Problem.
VNU Research und Xerox befragten 1.238 Unternehmen aus Frankreich, Deutschland, Großbritannien, Italien und Spanien in Online-Interviews. Vertreten waren sämtliche Branchen mit Firmen jeder Größe.