Teils durch mangelndes Wissen der Mitarbeiter, teils durch fehlende Software kommt mittlerweile in fast jedem zivilrechtlichen Prozess der Punkt nicht gesicherte Dokumente ins Spiel. Mehr als die Hälfte der Firmen ist dafür nicht gerüstet.
Die Analysten stellen fest, dass in Sachen digitale Dokumentensicherung noch immer nicht dasselbe Bewusstsein herrscht wie beim Umgang mit papiernen Unterlagen. Nach Einschätzung der international tätigen Anwaltskanzlei Fulbright and Jaworski entwickelt sich E-Discovery - also Ermittlungen rund um das Thema digitale Datensicherheit - für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 100 Millionen US-Dollar zur Belastung Nummer Eins in Gerichtsverfahren.
Für Debra Logan, Vize-Präsidentin Forschung bei Gartner, sind nicht nur CIOs und Firmenvorstände in der Verantwortung, die Schlüssel-Rolle der IT vor diesem Hintergrund zu begreifen. Sie sieht auch Wirtschaftsjuristen in der Pflicht, sich in Fragen der IT-Sicherheit auf den neuesten Stand zu bringen.
CIOs und Firmenjuristen müssen sich zusammen setzen
Noch gibt es etwa für die elektronische Beweisdokumentenbeschafftung kaum Standard-Lösungen, so die Autoren der Studie weiter. Sie gehen unter Berücksichtigung der aktuellen Entwicklung davon aus, dass im Jahr 2010 Unternehmen, die ihre IT-Sicherheit nicht aufrüsten, doppelt so hohe Kosten für ihr Dokumenten-Management aufbringen müssen wie Firmen, die vorsorgen.
Debra Logan spricht folgende Empfehlungen aus:
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Unternehmen sollten ihre Aktivitäten rund um das Thema Compliance verstärken und mit fachlich versierten Juristen abstimmen,
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sie sollten ihr Dokumenten-Management auf den aktuellesten Stand bringen, Richtlinien für den Umgang mit brisantem Material festlegen und versuchen, die Flut an elektronischen Informationen zu verringern,
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sie sollten den Bestand ihrer IT-Anlagen, insbesondere Speichermedien, überprüfen,
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sie sollten alle Schadensfälle, in denen es um nicht gesicherte Daten ging, dokumentieren. Ziel muss sein, die Systematik dahinter zu erkennen, um Regeln zur Prävention solcher Fälle ableiten zu können. Möglicherweise müssen große Firmen dafür eigene Stellen schaffen.
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Unternehmen sollten sich den Markt für Anbieter von E-Discovery ansehen - auch wenn sich das Segment derzeit noch als unübersichtlich darstellt. Die Analystin geht davon aus, dass der Markt wächst.
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CIOs sollten sich mit der Rechtsabteilung ihres Unternehmens zusammen setzen. Dabei geht es nicht nur um Fragen der technischen Ausstattung, sondern zum Beispiel auch um die Kosten, die durch Sicherheitsvorfälle entstehen.
Gartner hat für die Studie Zahlen und Informationen aus verschiedenen eigenen Untersuchungen zusammen getragen.