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Immer mehr Firmen setzen auf das Auslagern von dokumenten-intensiven Prozessen. Das geht aus zwei aktuellen Studien von IDC und Gartner hervor, die sich in diesem Punkt decken – auch wenn sie inhaltlich verschiedene Akzente setzen und unterschiedliche Märkte unter die Lupe nehmen. Während IDC deutsche Unternehmen befragte, analysierte Gartner den nordamerikanischen Markt.
Dennoch ist die Kernbotschaft identisch: Ein steigender Anteil von Unternehmen legt das Management von Dokumenten in fremde Hände. Die Firmen erhoffen sich durch die Zusammenarbeit mit Outsourcing-Dienstleistern sowohl Kosteneinsparungen als auch eine Verbesserung der Prozesse. Darüber hinaus gehen sie davon aus, dass die spezialisierten Partner besser als sie selbst in der Lage sind, Sicherheit und das Erfüllen von Compliance-Anforderungen zu gewährleisten.
IDC befragte 300 deutsche Firmen mit mehr als 200 Unternehmen und stellte ein hohes Interesse an Cloud Computing im Bereich Document Solutions fest. Nach IDC-Definition ist mit diesem Begriff die Optimierung von Dokumenten-Prozessen in den Fachabteilungen gemeint. In der Praxis setzt der Einsatz von Document Solutions auf Print Management - also der Konsolidierung des Geräteparks und der Senkung von Druckkosten - auf.
Von Anwendern nutzen 69 Prozent elektronische Formulare und zwei Drittel elektronische Vorlagen. Mehr als die Hälfte verfügt über elektronische Archivierung sowie Digitalisierung und manuelles Weiterleiten physischer Dokument. 48 Prozent haben zudem Maßnahmen zum sicheren Drucken implementiert. In der Automatisierung und Standardisierung dieser Prozesse sehen 30 Prozent der von IDC befragten Firmen immenses Optimierungs-Potenzial.
Die Analysten gehen deshalb davon aus, dass in den kommenden beiden Jahren viele Unternehmen an dieser Stelle investieren werden. „Automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse“, sagt IDC-Analyst Matthias Kraus. Die Folge seien höhere Produktivität der Mitarbeiter und mehr Kundenzufriedenheit.
Nur 13 Prozent lehnen SaaS rundweg ab
Auf dem Weg dahin denkt ein Großteil der Anwender über Software-as-a-Service (SaaS) nach. 11 Prozent setzen laut IDC bereits eine Cloud-Lösung ein. Knapp 35 Prozent planen die Nutzung von SaaS in diesem Bereich. Weitere 11 Prozent würden sofort zugreifen, haben aber auf dem kleinen Markt noch kein passendes Angebot gefunden. Etwa 30 Prozent sind sich noch unschlüssig, nur 13 Prozent schließen diesen Weg für sich kategorisch aus.
Als Beweggründe für die Cloud-Begeisterung bei Document Solutions sieht IDC insbesondere die Erwartung reduzierter Kosten und höherer Flexibilität. Allgemein hemmen Sicherheits- und Datenschutzbedenken bisher den Einsatz entsprechender Lösungen. Aber in dieser Hinsicht vertrauen nicht wenige Anwender den Service-Providern mehr als sich selbst. „Die befragten Unternehmen gehen davon aus, dass ein professioneller SaaS-Anbieter über mehr Ressourcen und Know-how als ein Anwenderunternehmen verfügt, um Daten sicher zu speichern“, erläutert Kraus.
In den USA ticken die Anwender offenbar ähnlich, wie aktuelle Zahlen der Marktforscher von Gartner belegen. Diese vermelden ein beträchtliches Wachstum auf dem Markt für Strategic Document Outsourcing (SDO).
Mit diesem Begriff bezeichnet Gartner ein spezielles Segment des Marktes für Business Process Outsourcing (BPO) – und zwar jenes, das sich mit Kundenkommunikation befasst. Damit sind unter anderem das Erstellen von Inhalten und Multimedia-Präsentationen sowie das Verarbeiten von Dokumenteingängen gemeint. Ausgelagert werden durch SDO beispielsweise Transaktionsformulare, Verkaufssicherheiten und Direktmarketing-Material. Die Dokumente werden in Papierform, elektronisch oder in einer Kombination aus beidem veröffentlicht.
In Nordamerika legte der SDO-Markt in diesem Jahr laut Gartner um 1,7 Prozent auf 17,1 Milliarden US-Dollar zu. Bis 2014 prognostizierte Gartner jährliche Wachstumsraten von rund 5 Prozent. In jenem Jahr soll die 20 Milliarden-Marke geknackt werden.
Anwender wollen schnelle Ergebnisse
"Große und sehr große Unternehmen sowie staatliche Institutionen beauftragen verstärkt SDO-Provider, um Kosten zu senken, Investitionen zu umgehen, Geschäftsprozesse zu verbessern und Compliance mit komplexen Regelwerken sicherzustellen", sagt Gartner-Analyst Pete Basiliere.
Auf Anbieterseite seien Provider im Vorteil, die schnell Einsparungen und profitable Prozessverbesserungen realisieren könnten. Gefragt seien außerdem die Fähigkeiten, Effizienzreserven zu heben und Mitarbeiter bei den anstehenden Veränderungen zu begleiten.
Ausführlicher befassen sich IDC in der Studie „Print Management & Document Solutions – von der Gerätekonsolidierung zu effizienten Dokumentprozessen, Deutschland 2011“ und Gartner in der Prognose „Forecast: Strategic Document Outsourcing, North America, 2009-2014“ mit der Materie.