Die Nutzerfreundlichkeit von Business Intelligence (BI) war Thema eine Studie von Beye-Network, über die wir an dieser Stelle kürzlich berichteten. In der Untersuchung stellt Autorin Cindi Howson auch anhand von Anwendererfahrungen dar, welche Rolle dieses Kriterium bei ihrer BI-Wahl konkret gespielt hat.
Alco Ventures begab sich vor zwei Jahren jungfräulich in die Welt der BI. Das kanadische Unternehmen stellt Geländer, Spezialtüren und Zäune her und vertreibt Öfen. Kostenbewusstsein ist in der Firma ein hohes Gut, überflüssige Ausgaben widersprechen der Philosophie. Deshalb herrschte in Sachen BI lange Zurückhaltung – bis es offensichtlich nicht mehr ohne ging. Die zwei Säulen des Geschäftsmodells – Produktion und Vertrieb – sorgten für eine Vielzahl unterschiedlicher Reporting-Anforderungen, die eine überlastete IT-Abteilung nicht mehr zur Zufriedenheit des Managements lösen konnte. Die Herausforderung im Jahr 2008 war entsprechend eindeutig: Es musste eine kostengünstige Lösung für flexibles Reporting her, und das möglichst schnell.
Ausgefallene Wünsche hatte Alco Ventures ebenso wenig wie ein besonderes Augenmerk auf einfache Bedienbarkeit. Der klassische Fall eines Unternehmens also, für dessen Ansprüche einige rudimentäre BI-Funktionen vollkommen ausreichen. Fündig wurde Alco Ventures beim kleinen Anbieter Indicee aus dem Segment Software-as-a-Service (SaaS). Das Unternehmen ist mit dem Dienstleister auf Leihsoftware-Basis vollauf zufrieden. Die entscheidenden Gründe dafür fasst Firmenchef Ben Hume prägnant zusammen: „Der Preis stimmt. Der Support ist phänomenal. Und Indicee reagiert schnell auf unsere Anforderungen.“
Komplexere Hintergründe trieben ebenfalls vor zwei Jahren die Firma Cabela’s zu einem neuen BI-Anbieter. Der Ausstatter aus für Angel-, Jagd- und Camping-Zubehör aus Nebraska setzt jedes Jahr mehr als 2,5 Milliarden US-Dollar um – sowohl in seinen Läden in ganz Nordamerika als auch über Internet. Um seine Verkäufe zu optimieren, ist eine fortlaufende Beobachtung der Handelsspannen für jedes Produkt ebenso unerlässlich wie die Minimierung von Lagerbeständen und die Verbesserung der Preisgestaltung. Kein Wunder, dass in diesem Unternehmen BI eine längere Tradition hat als bei Alco Ventures.
Aber das vorhandene Data Warehouse entpuppte sich immer mehr als allzu schwerfällig. Jede strukturelle Veränderung am Reporting erwies sich als zeitraubende Prozedur. Der manuelle Aufwand war derart enorm, dass manch ein Mitarbeiter acht Arbeitsstunden pro Monat benötigte, um die Daten aus verschiedenen Applikationen in Spreadsheets zu kopieren. Ein Lösungsansatz scheiterte daran, dass die Anwender dafür SQL-Kenntnisse benötigt hätten. Einleuchtend, dass Nutzerfreundlichkeit für dieses Unternehmen 2008 ein entscheidendes Kriterium darstellte. „Wir wollten etwas, das einfach zu bedienen und schnell ist – und das gut aussieht“, so Jeff Thorson, bei Cabela’s verantwortlich für das Data Warehouse.
Strategische Vision: Alle Mitarbeiter arbeiten mit BI
Die Zufriedenheit mit der gewählten Lösung aus dem Hause MicroStrategy gründet in der Erfüllung genau dieser Ansprüche. Nicht nur die Business-User kommen gut mit der BI-Plattform zurecht, auch die IT-Entwickler freuen sich über eine einfache Handhabung. Unverzichtbar für die Unternehmensleitung sind mittlerweile die täglichen Flash-Reports, die die wichtigsten Performance-Daten enthalten. Neben der Firmenzentrale greifen aber auch immer mehr Außenstellen auf die BI-Lösung zu. Bei Cabela’s wird BI also zu einer unternehmensweiten Angelegenheit mit Nutzern auf allen Hierarchieebenen – ein grundlegender BI-Trend derzeit. Diese wachsende Beliebtheit hat aber auch eine Kehrseite: die Gefahr der Überfrachtung. „Zu viele Daten, die nur nice-to-have sind, machen unnötig Lärm“, hat Thorson mittlerweile festgestellt.
Cabela’s freut sich über deutlich reduzierte Support-Kosten – ähnlich wie das Barnes-Jewish Hospital (BJH) der Washington University. Das größte Krankenhaus im Bundesstaat Missouri mit jährlich über 50.000 Patienten geht davon aus, durch den Einsatz einer neuen BI-Lösung Millionen eingespart zu haben. Ein zusätzliches BI-Instrument wohlgemerkt – neben den klassischen Tools, die das Top-Management verwendet.
Mit Hilfe eines neuen Zeit- und Anwesenheits-Systems gelang es dem Klinikum, eines der grundlegenden Organisationsübel in den Griff zu bekommen: den unkontrollierten und suboptimalen Personaleinsatz. Geschuldet war das Problem einem unüberschaubar gewordenen Dickicht von Dienstplänen, in dem sich ein ausreichender und rentabler Einsatz der Personalressourcen nicht mehr bewältigen ließ. War die eine Abteilung überbesetzt, herrschte in der anderen ein Engpass – unvermeidlich scheinbar. Das neue System aus dem Hause Tableau schafft hier seit 2009 Transparenz. Die Daten zur täglichen Arbeitsproduktivität gehen in die Tiefen der individuellen Arbeitszeit, der Mittagspausen und der Kosten für bezahlte Überstunden. Entscheidend aus Sicht von BJH ist, dass die Business-User ihre Reports und Dashboards aus diesen Daten selbst anfertigen können.
Linh Dye, Projekt Managerin in der IT-Abteilung, sagt: „Unsere Partner aus den Fachabteilungen kennen ihre Daten besser als wir.“ Bei der Auswahl des BI-Tools waren einfache Bedienbarkeit und Übersichtlichkeit ausschlaggebend – mit einem schönen Nebeneffekt für die IT: „Ich wusste, dass durch Nutzerfreundlichkeit des Produkt für meine Team Zeit freigeschaufelt werden konnte. Wir können uns jetzt technischen Herausforderungen widmen anstatt Berichte zu erstellen“, sagt Dye. Mit Hilfe der gemessenen Daten aus BI-Anwendung gelingt es BJH, bei Personaleinsatz im Budget zu bleiben. Zum Erfolg der Lösung trägt bei, dass alles in allem 3000 Mitarbeiter die BI-Lösung anwenden. Die Ziele von Linh Dye gehen weit darüber hinaus. Ihre strategische Vision ist, dass alles Arbeitskräfte im Klinikum zum BI-Erfolg beitragen.