Längst ist die Nutzung von Smartphones und Tablets Alltag in Unternehmen. Und dementsprechend kommen auf diesen Geräten auch Unternehmensanwendungen zum Einsatz. Gerade aus diesen Apps möchten Anwender häufig drucken, wie sie das vom stationären PC oder Notebook gewohnt sind. Häufig ist an dieser Stelle dann doch ein Wechsel zum traditionellen Gerät notwendig.
Nachfolgende haben wir einige Tipps zusammengestellt, wie das Ausdrucken mit mobilen Endgeräten klappt. Dabei konzentrieren wir uns auf iOS und Android, lassen aber auch die anderen mobilen Betriebssysteme nicht unberücksichtigt. Viele der hier vorgestellten Möglichkeiten lassen sich für mehrere Systeme nutzen.
Drucken mit iPhone und iPad
Anwender, die Apple-Geräte einsetzen und mit diesen Geräten Dokumente ausdrucken wollen, tun gut daran auf AirPrint-fähige Drucker zu setzen. Bei dieser Technologie kann sich das Endgerät direkt mit dem Drucker verbinden und Dokumente ausdrucken. Kompatible Drucker finden Sie zum Beispiel auf der Seite AirprintDrucker.org. Der Drucker muss dazu WLAN-fähig sein. Mittlerweile gibt es auch einige Einsteigermodelle die diesen Dienst nutzen.
Drucker, die nicht AirPrint unterstützten, können Sie mit Hilfe eines Tools für mobile Endgeräte verfügbar machen. Der Drucker muss dazu auf dem PC installiert ein. Wollen Sie mit Ihrem Apple-Gerät ausdrucken, muss der PC dafür eingeschaltet sein. Das kostenlose Tool funktioniert in Windows 7, aber auch in Windows 8 und 8.1. Um AirPrint in Windows zu aktivieren, installieren Sie auf dem Computer den Druckertreiber und iTunes. Geben Sie den Drucker frei. Anschließend verwenden Sie AirPrint Activator und gehen folgendermaßen vor:
1. Entpacken Sie das Archiv und starten Sie die Datei mit der rechten Maustaste Als Administrator ausführen.
2. Klicken Sie anschließend auf Activate AirPrint.
3. Klicken Sie auf Systemsteuerung/System und Sicherheit/Windows-Firewall.
4. Klicken Sie auf der linken Seite auf Eine App oder ein Feature durch die Windows-Firewall zulassen.
5. Klicken Sie auf Andere App zulassen und wählen Sie die Datei Airprint.exe im Verzeichnis C:\AirPrint aus, wenn diese noch nicht freigegeben ist.
6. Klicken Sie auf OK, damit das Programm im Netzwerk kommunizieren darf.
7. Tippen Sie unter Windows 8 auf der Startseite wf.msc ein, unter Windows 7 im Suchfenster.
8. Erstellen Sie eine eingehende neue Regel, die den TCP-Port 631 zulässt.
9. Geben Sie lusrmgr.msc auf der Startseite oder im Suchfenster (Windows 7) ein und klicken Sie auf Benutzer. Stellen Sie sicher, dass das Benutzerkonto Gast aktiviert ist.
10. Wählen Sie die Druckfunktion in der App auf dem Smartphone, über das Sie drucken wollen. Im E-Mail-Bereich wählen Sie zum Beispiel die Weiterleiten-Funktion und dann Drucken.
11. Wählen Sie Drucker auswählen.
12. Die freigegebenen Drucker sollten jetzt angezeigt werden. Zum Drucken müssen Sie das Dokument dann nur über die Weiterleiten-Funktion ausdrucken. Der freigegeben Drucker sollte im Menü automatisch erscheinen, eine App ist nicht notwendig.
Viele Druckerhersteller bieten im Apple App-Store oder Google Play an, die das Drucken auf Druckern des jeweiligen Herstellers direkt erlauben.
AirPrint und Co. mit Android-Geräten
Manche AirPrint-fähige Drucker bieten auch die Möglichkeiten von Android aus Druckaufträge entgegen zu nehmen. Leider funktioniert das nicht mit allen Druckern. Hier gilt es im Zweifel es einfach auszuprobieren.
Eine sehr bekannte App um das Drucken von Android zu ermöglichen, ist die kostenlose App PrintBot. Damit das Drucken funktioniert, muss der Drucker im WLAN verfügbar sein. Die kostenlose Version unterstützt leider nicht alle Funktionen. Wollen Sie zum Beispiel auch Bilder auf Webseiten ausdrucken, müssen Sie die Pro-Version von PrintBot kaufen. Diese erlaubt das unbegrenzt Drucken von Dokumenten.
Apps für Android und iOS zum Drucken im WLAN
Wollen Sie mit Ihrem mobilen Gerät ausdrucken, sollten Sie zunächst im App-Store des Drucker-Herstellers überprüfen, ob es spezielle Apps gibt, mit denen sich WLAN-fähige Drucker ansprechen lassen. Über diesen Weg lassen sich Dokumente am schnellsten und einfachsten ausdrucken. Generell lassen sich fast ausschließlich nur WLAN-fähige-Drucker. Wenn Sie sich einen neuen Drucker anschaffen und mit Smartphones/Tablets drucken wollen, sollten Sie vor dem Erwerb genau überprüfen mit welchen Endgeräten der Drucker kompatibel ist.
Epson stellt zum Beispiel mit Epson iPrint eine Android-App für WLAN-Drucker bereit, fürs iPhone steht die App ebenfalls zur Verfügung. Auch Brother bietet mit Brother iPrint&Scan eine solche App an, die auch für iOS verfügbar ist. Anwender mit HP-Druckern greifen bei Android-Geräten zu HP ePrint. Alle diese Apps stehen kostenlos zur Verfügung, benötigen aber Drucker, die direkt mit WLAN an das Netzwerk angebunden sind. Außerdem funktionieren die Apps meist nur mit bestimmten Modellen.
Drucken mit Google Cloud Print
Einen anderen Ansatz verfolgt Google mit seinem kostenlosen Dienst Google Cloud Print. Sie verbinden Ihren Drucker mit dem Internet und können zukünftig über Google Cloud Print auf dem Drucker ausdrucken. Vorteil dieser Technologie ist, dass das auch von unterwegs über das Internet funktioniert. Sie können Google Cloud Print mit Notebooks, von externen PCs oder mit Smartphones und Tablets nutzen.
Der Nachteil dieser Funktion ist, dass Sie nur Drucker verwenden können, die Google Cloud Print unterstützen. Außerdem müssen Sie den Drucker direkt über das Internet verbinden. Das birgt grundsätzlich gewisse Sicherheitsrisiken.
Ist Ihr Drucker nicht mit Google Cloud Print kompatibel, müssen Sie auf einem klassischen PC mit Google Chrome den Drucker mit dem Cloud-Connector mit Google verbinden. Damit Sie ausdrucken können, muss der entsprechende PC gestartet sein. Die Verbindung mit Google Cloud Print geht außerdem nur über Chrome mit dem installierten Connector. In aktuellen Google Chrome-Versionen können Sie die Anbindung ohne zusätzliche Installationen direkt im Browser vornehmen.
Außerdem müssen Sie sich mit einem Google-Konto anmelden um Google Cloud Print zu nutzen. Damit Sie Google Cloud Print auf Smartphones und Tablets verwenden können, benötigen Sie eine App. Diese beziehen Sie aus dem jeweiligen App-Store. Wollen Sie Google Cloud Print nutzen, benötigen Sie außerdem Chrome als Browser. Nur dann lassen sich auch Webseiten problemlos ausdrucken. Zum Ausdrucken nutzen Sie die Teilen-Funktion für Dokumente und Webseite und senden die Datei an den Cloud-Dienst. Dieser bereitet den Druck auf und sendet die Daten dann an den angebundenen Drucker.
Die Einrichtung in Chrome zur Verwendung von Google Coud Print geht folgendermaßen:
1. Klicken Sie auf das Chrome-Menü.
2. Wählen Sie Einstellungen aus.
3. Klicken Sie auf Link Erweiterte Einstellungen anzeigen.
4. Klicken Sie unten auf der Seite bei Google Cloud Print auf Drucker hinzufügen. Die Verbindung gelingt nur, wenn Sie sich mit einem Google-Konto angemeldet haben.
5. Wählen Sie die gewünschten Drucker aus und klicken Sie auf Drucker hinzufügen.
Sie sehen die angebundenen Drucker in der Verwaltung von Google Cloud Print im Bereich Drucker. Sie haben natürlich auch die Möglichkeit mehrere Drucker anzubinden, zum Beispiel Ihren Drucker im Büro und Ihren Drucker zu Hause. Voraussetzung ist allerdings, dass der Drucker direkt Google-Cloud-Print-fähig ist, oder Sie überall Google Chrome installiert haben und der entsprechende PC gestartet ist. Es reicht nicht aus, nur auf einem einzelnen PC die Einrichtung durchzuführen.
Google bietet für verschiedene Betriebssysteme und Smartphone-Systeme mehrere Apps an, die Google Cloud Print unterstützen. Die Links zu den Apps erhalten Sie direkt in der Google-Cloud-Print-Verwaltungsseite. Welche App Sie verwenden, hängt vom eingesetzten System und der eigenen Bedürfnisse ab. Es gibt auch Apps von Drittherstellern die das Ausdrucken von Windows Phone 8 über Google Cloud Print ermöglichen.
Drucken mit Windows Phone 8
Wirklich rosig sieht es derzeit in Sachen Drucken und Windows Phone 8 noch nicht aus. Microsoft bietet mit SkyDrive noch keinen Dienst an, der in etwa Google Cloud Print entspricht. Offizielle Apps für Windows Phone zum Verwenden von Google Cloud Print sind ebenfalls nicht in Sicht, nur Apps von Drittherstellern. Wollen Sie mit Windows Phone 8 drucken, ist der beste Weg, wenn Sie einen kompatiblen Drucker einsetzen, für den es eine App für Windows Phone 8 gibt. Beispiel dafür ist etwa Brother.
Im Gegensatz zu den Apps für die anderen mobilen Betriebssysteme, sind die Lösungen von Drittherstellern häufig offensichtlich noch funktionell problematisch, erkennbar auch an den Bewertungen im App Store.
Im Gegensatz zu Apple und Android sind die Apps von Drittherstellern derzeit nahezu nicht einsatzbereit. Man sieht das auch an den schlechten Bewertungen dieser Apps im Windows Phone Store. Eine nicht sehr elegante Möglichkeit Daten von einem Windows-Phone-8-Gerät auszudrucken, ist die Übertragung des Dokuments auf den PC und dort zu drucken.
Eine der bekanntesten Apps um mit Windows Phone 8 zu drucken ist derzeit KumoPrint. Die App kann zumindest das Drucken ermöglichen, wenn Sie auf dem PC Google Cloud Print aktiviert haben. Dazu müssen Sie vorgehen, wie bei der offiziellen Einrichtung von Google Cloud Print und die Drucker auch bei Google Cloud Print registrieren (siehe oben). KumoPrint kann auf die Drucker in der Google-Cloud zugreifen. Der Rechner mit dem registrierten Drucker muss dazu aber gestartet sein, genauso wie bei der Anbindung klassischer Drucker an Google Cloud Print.
Vorteil von KumoPrint ist die Möglichkeit auch Dateien aus SkyDrive über angebundene Drucker auszudrucken. Neben Bildern lassen sich mit der App auch PDF-Dateien und Office-Dokumente wie zum Beispiel Excel-Tabellen ausdrucken. Die App ist derzeit gemeinsam mit Print2Cloud die beste Möglichkeit um Daten in Windows Phone 8 auszudrucken. Bei Print2Cloud gehen Sie zur Einrichtung wie bei KumoPrint vor. Auch bei dieser App benötigen Sie einen PC, ein Google-Konto, Chrome und die Anmeldung an Google Cloud Print.
Cortado Workplace - Drucken aus der Cloud
Ein weiterer Anbieter zum Ausdrucken von Dokumenten aus der Cloud ist das Berliner Unternehmen Cortado. Das kostenlose Cortado Workplace ist weit mehr als eine Drucklösung, sondern auch eine zentrale Dokumentendrehscheibe, denn der Dienst erlaubt die Nutzung von 2 GByte Cloud-Speicher. Mit Cortado Workplace können Sie so Dateien ablegen und mit PCs synchronisieren. Der Zugriff kann bequem aus der App erfolgen.
Cortado Workplace lässt sich auf iOS-, Android- und BlackBerry-Geräten wie auch auf Windows-PCs und Notebooks nutzen. Der Funktionsumfang unterscheidet sich je nach Plattform ein wenig, so unterstützt Cortado Workplace unter iOS und Android auch die Verschlüsselung von Dokumenten.
Per E-Mail drucken - Workarounds für BlackBerry und Windows Phone
Viele Drucker können auch Dokumente ausdrucken, die per E-Mail auf dem Drucker eingehen. Beispiele dafür sind einige HP-Drucker. Richten Sie auf dem Drucker eine E-Mail-Adresse ein, können Sie alle Dokumente die Sie ausdrucken wollen, einfach per E-Mail an den Drucker senden. Das geht aber nur bei bestimmten Modellen, die direkt mit dem Netzwerk oder WLAN verbunden sind. Auf diesem Weg drucken Sie zum Beispiel von BlackBerry-Geräten aus. Das Ganze geht natürlich auch von allen anderen Geräten wie iPhones, iPad, Windows-RT-Tablets oder Android-Geräte. Sie müssen dazu einfach das Dokument per E-Mail an die richtige Adresse weiterleiten.