Mitarbeiter achten nach Meinung von Führungskräften nur mäßig darauf, Dokumente nicht fehlerhaft oder doppelt auszudrucken. Das ist ein Ergebnis des europaweiten "Document Governance Index", den der japanische Anbieter Ricoh veröffentlicht hat.
Ricoh ist nicht ganz zufällig Anbieter von Lösungen für Dokumenten-Management. Die Umfrage hat allerdings das unabhängige Marktforschungsunternehmen Coleman Parkes erstellt. 311 Führungskräfte mittlerer und großer Firmen in Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Spanien, Großbritannien und Nordirland wurden befragt.
Die Teilnehmer schätzen, dass das Dokumenten-Management bis zu fünf Prozent ihres Jahresumsatzes verschlingt. Trotzdem hat die Mehrzahl keinen vollen Überblick über die Kosten. Bei immerhin vier von zehn Firmen gibt es eine umfassende Strategie. Die anderen regeln das Dokumenten-Management entweder abteilungsweise, haben nur einzelne Richtlinien dafür oder planen gerade ihre Strategie.
Deutsche Unternehmen liegen der Umfrage zufolge ziemlich genau im europäischen Durchschnitt. Die wenigsten Firmen mit einer umfassenden Strategie für die Dokumenten-Verwaltung gibt es in Frankreich. Spitzenreiter sind die Belgier, von denen 52 Prozent den Umgang mit Dokumenten nach eigenen Angaben voll im Griff haben.
Viele Chefs interessiert Dokumenten-Management nicht
Wo der Umgang mit Dokumenten bisher nicht gesteuert wird, liegt das meist am nicht vorhandenen Bewusstsein für das Thema. Häufig gaben die Befragten auch an, es gebe keine Ressourcen, um Dokumenten-Richtlinien umzusetzen, oder die Firmenleitung stehe nicht hinter dem Thema.
Die meisten deutschen Befragten überwachen die Kosten fürs Dokumenten-Management. 44 Prozent tun das laufend und 42 Prozent zumindest gelegentlich. Übrig bleiben 14 Prozent, die ihre Kosten nie überwachen.
Auffällig: Gerade in Belgien, wo die meisten Befragten nach eigenen Angaben ihre Dokumentenkosten voll im Griff haben, ist der Anteil derer am größten, die diese Kosten gar nicht überwachen. Er liegt bei 28 Prozent und damit doppelt so hoch wie in Deutschland.
Jeder Dritte kennt Druckkosten nicht
Gezielt nach Druckkosten gefragt, gab jeder Dritte zu, er habe darüber keinen Überblick. Auch in dieser Frage liegen die Deutschen im europäischen Durchschnitt. Auch hier tun sich die Belgier wieder negativ hervor. Dort wissen 42 Prozent nicht, wie viel Geld der Betrieb eines Druckers im Monat durchschnittlich kostet.
Einen einzelnen Verantwortlichen für die Druckkosten gibt es in den meisten Firmen nicht. Bei sechs von zehn ist die "Document Governance" zumindest teilweise Aufgabe von Abteilungsleitern. Der CIO ist in 16 Prozent der Firmen mit dem Thema befasst
Wartungskosten für Drucker senken
Obwohl vielerorts nur Ansätze für Dokumenten-Management zu finden sind, verbinden die meisten Befragten damit Vorteile. Sie könnten Geld sparen, Wartungskosten für Drucker senken, die Produktivität der Belegschaft erhöhen und die Umwelt schützen, gaben die befragten Manager am häufigsten an.