Der Befragung zufolge verließen sich 57 Prozent der Unternehmen im vergangenen Jahr bei der E-Mail-Archivierung noch auf das Urteil ihrer Mitarbeiter. 2005 beschäftigt sich dagegen fast jede Firma mit dem Thema.
Die Gründe dafür sind unter anderem die geschäftskritischen Informationen in den E-Mails, die Überlastung der Server und die damit verbundene Instabilität, erklären die Befragten. Durch die Verlagerung von älteren E-Mails auf kostengünstigere Langzeitspeicher könnten Kosten gespart werden. Außerdem fordere die rechtliche Situation in Deutschland von den Unternehmen bestimmte E-Mails über eine bestimmte Zeit aufzubewahren (sechs bis zehn Jahre).
Für die Anbieter von E-Mail-Systemen ist das Thema Archivierung nichts Neues, so die Studie. Jedes System kann ausgewählte Nachrichten oder Ordner in Archivdateien auslagern. Allerdings haben diese meist die Aufgabe, die Mail-Boxen klein zu halten, um einen fehlerfreien Betrieb sicher zu stellen. Ziel der Systeme ist es also nicht, eine möglichst optimale Archivierung anzubieten. Aus diesem Grund suchen die IT-Verantwortlichen nach spezielleren Lösungen.
Vorteil für deutsche Anbieter
Die Untersuchung hat ergeben, dass deutschsprachige Anbieter in einer guten Ausgangslage sind. Immerhin 59 Prozent der angebotenen Systeme stammen von Software-Unternehmen aus Österreich, Deutschland und der Schweiz. Nur neun Prozent der Produkte sind reine E-Mail-Archivierungslösungen. Die meisten Systeme verstehen sich entweder als übergreifende Lösung und Dokumenten-Managementlösung oder als Life-Cycle-Managementsystem.
Laut der Studie gibt es mehr plattformspezifische als plattformübergreifende Lösungen. Auf 16 Produkte, die nur ein einziges E-Mail-System unterstützen, kommen nur sechs Produkte, die mehr als vier unterschiedliche Systeme archivieren können. Außerdem bieten nur zehn Prozent der Systeme entsprechende Funktionen für moderne Kommunikationsmittel wie Instant Messaging und Push-E-Mail an.
Zu den wesentlichen Ergebnissen der Markterhebung zählt, dass 82 Prozent der Anbieter ihre Lösungen für hoch skalierbar halten. Sie könnten selbst in Multi-Server-Konfigurationen betrieben werden.
Die Spezialisten
Die Ausgestaltung der jeweiligen Lösung hängt von den Anbietern ab, die sich auf unterschiedliche Bereiche spezialisiert haben. Die Studie unterteilt die Anbieter in vier Gruppen. Als Archivierungsspezialisten werden dabei die Unternehmen gesehen, die mit Speziallösungen begonnen haben. Sie sehen ihre Stärke im Fokus auf das Spezialproblem, was sich ihrer Meinung nach in höherer Leistungsfähigkeit und geringerem Implementierungsaufwand bemerkbar macht. Daneben gibt es Anbieter, die zunächst Zusatztools zur Sicherheit oder zum Management von E-Mails angeboten haben. Ihre Stärke liegt in der Integration der Archivierung in die grundsätzliche E-Mail-Behandlung.
Die dritte Gruppe hat Erfahrungen in der Verwaltung von elektronischen Dokumenten gesammelt. Für sie ist eine E-Mail auch nur ein elektronisches Schriftstück. Über Schnittstellen werden diese in das Dokumentenmanagement-System übernommen. Mit der E-Mail-Archivierung will die letzte Gruppe ihre Kompetenz im Speicher-Management ausspielen. Diese Unternehmen bieten traditionell Produkte in diesem Segment an und wissen folglich, wie man Dateien zwischen den unterschiedlichen Speichermedien bewegt.
Alle Systeme unterstützen in der Kernfunktion das Lagern der elektronischen Post und deren Anhänge, so die Studie. Über diese Pflichtfunktion hinaus bieten die meisten zusätzliche Leistungen an, die teilweise im Standardumfang enthalten sind. Bei manchen müssen optionale Zusatzmodelle lizenziert werden. Einige Anbieter verlassen sich auch auf die Software von Drittanbietern.
Archivierung von E-Mails und Attachments
Bei der Markterhebung ist herausgekommen, dass die Systeme bei den Hauptfunktionen häufig sehr homogen wirken. In den Details gibt es jedoch wesentliche Unterschiede. Bereits die Pflichtleistung "Archivierung von E-Mails und Attachments" kann vollkommen verschieden gelöst sein. So gibt es beispielsweise Lösungen, die E-Mails und Attachments gemeinsam ablegen - andere tun das getrennt.
Für die Studie wurden die Produktverantwortlichen von 81 in- und ausländischen Software-Unternehmen befragt. Ziel war es herauszufinden, ob die vertriebenen Produkte auch als reine E-Mail-Archivierungslösungen eingesetzt werden konnten und ob diese im deutschsprachigen Raum vertrieben wurden. Aus den Gesprächen ergaben sich 43 Anbieter, die mit 44 Produkten beide Kriterien erfüllten.