Auch wer noch nicht soweit ist, profitiert von der elektronischen Beschaffung. Nach den Daten der Analysten haben Teilnehmer an einem aktuellen Benchmark Report ihre Bedarf-zu-Auftrag-Zyklen im Schnitt um drei Viertel verkürzt. In Tagen ausgedrückt: Die Frist sank von 12,4 Tagen ohne E-Procurement auf 3,2 Tage mit Einsatz der Software. Im Zuge dessen gingen die Bedarf-zu-Auftrag-Kosten um fast die Hälfte (48 Prozent) zurück. Außervertragliche Ausgaben konnten von 40 auf 25 Prozent verringert werden.
Die Analysten haben eine Statistik über die Einsatzdauer von E-Procurement erstellt. Demnach hat mehr als jedes dritte Unternehmen (35 Prozent) die Lösungen bereits vor über drei Jahren implementiert. 18 Prozent arbeiten seit zwei bis drei Jahren damit, 22 Prozent seit ein oder zwei Jahren.
Nur noch eine Minderheit will auf E-Procurement verzichten
Nur vier Prozent geben an, keinerlei Pläne in Sachen E-Procurement zu schmieden.
Dass Beschaffung viel mit vertraglichen Regelungen zu tun hat und damit den Bereich Compliance berührt, haben die Befragten erkannt. 43 Prozent nennen das Einhalten von Compliance-Vorgaben als Treiber für E-Procurement, damit rangiert dieser Punkt auf Platz zwei hinter dem Ziel, Beschaffungsprozesse zu automatisieren (60 Prozent der Nennungen). Transaktionskosten zu senken kommt mit 27 Prozent der Nennungen auf Platz Drei.
Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass E-Procurement mehr kann, als einzelne Prozesse zu automatisieren. Richtig eingesetzt, trägt die Software zur Zentralisierung des Beschaffungs-Managements bei und standardisiert die Ablaufkette von der Bestellung bis zur Bezahlung. Glaubt man den Studienteilnehmern, lässt sich dadurch sehr viel effizienter arbeiten. Einer der befragten E-Procurement-Manager strahlt: "Unsere IT-Abteilung liebt uns. Wir haben ehemals 1.800 Dienstleister auf weniger als 100 rationalisiert und ein System implementiert, das sicherstellt, dass alle neuen Computer die Firmenstandards einhalten."
Die Software läuft, die Mitarbeiter blocken
So gut läuft es nicht überall. Auf die Frage nach den größten Hindernissen setzen 43 Prozent der Studienteilnehmer keine technischen oder fachlichen Schwierigkeiten auf Platz Eins, sondern den Unwillen der eigenen Mitarbeiter. Die täten sich mit der Umstellung schwer, so die Befragten. Gegenstrategie: Trainings und ein Change Management einführen.
Außerdem erweist es sich als schwierig, Lieferverzeichnisse und Transaktionen für die digitale Beschaffung fit zu machen (41 Prozent der Nennungen). Nicht zuletzt stehen bei jedem Dritten die Kosten im Weg.
Die Analysten haben einen Blick in die Zukunft des E-Procurement geworfen und sprechen bereits von der nächsten Generation der digitalen Beschaffung. Konkret: Die Unternehmen, die mit den Lösungen bereits vertraut sind, wollen in Bereiche wie Compliance und Supplier Performance Management (jeweils 21 Prozent) sowie in E-Sourcing (18 Prozent) investieren.
Dabei verfügen diese Firmen nicht nur über einige Erfahrung mit der Software, sondern auch über die entsprechende personelle Infrastruktur. Statt schlecht gelaunter Technik-Verweigerer sitzen bei ihnen so genannte Power User an den Rechnern, die für E-Procurement entflammt sind. Geleitet werden sie von einer eigens für E-Procurement abgestellten Führungskraft.
Die elektronische Beschaffung ist in diesen "Best in Class"-Firmen (Aberdeen-Jargon) unternehmensweit standardisiert. Compliance-Vorgaben werden aktiv gemanagt.
Aberdeen hat für den "E-Procurement Benchmark Report" mit 170 Unternehmen gesprochen.