Am Anfang stand eine vertraute Situation: Die IT-Landschaft der Haufe Mediengruppe hatte sich unkoordiniert entwickelt und ließ die Kosten für Wartung und Integration in die Höhe steigen. Zugleich bestand der Wunsch, sich stärker mit Lieferanten und Kunden zu vernetzen.

Die bis dato oft auf "Quick wins" abzielenden IT-Projekte mussten daher laut IT-Leiter Jürgen Thoma dringend einem systematischen Vorgehen hin zu einer konsistenten Architektur mit flexiblen und durchgängigen Geschäftsprozessen weichen.

Thoma und sein Team mussten sich zunächst einen Überblick über den Bestand, die Kosten und die geplanten Investitionen der Anwendungen verschaffen. Die Ergebnisse erfassten sie in einem Architektur Management-System und diskutierten sie mit dem Vorstand.

Kernprozesse im Fokus

Früh im Projekt wurde klar, dass die Hardware und Software neben dem IT-Personal den größten Kostenblock bildete. Die Vorteile eines übergreifenden Enterprise-Architecture-Managements waren anfangs schwerer zu vermitteln. Dies änderte sich, als die Analyse der IT-Architektur und ihrer Prozesse und Anwendungen in den Vordergrund rückte. Um die komplexen Zusammenhänge übersichtlich darzustellen, entschied sich Thoma für ein Modellierungswerkzeug. Mit ihm wurden "Architecture Maps" sowie "Business Views" erarbeitet, welche die Kernprozesse deutlich präsentierten.

BPM eine Nummer zu groß

"Dieses Vorgehen brachte im Projekt den Durchbruch", denn nun waren Vorstand und Fachbereiche bereit, mit der IT über Anwendungen, Prozesse, Konsolidierung und Weiterentwicklung der IT zu diskutieren. Ein umfassendes Business-Process-Management (BPM) war dabei aber nicht das Ziel: "BPM wäre für einen Mittelständer wie uns mit Kanonen auf Spatzen zu schießen", begründet Thoma. Statt endloser "Prozesstapeten" wollte er die wesentlichen Prozessschritte grafisch aufbereiten und mit den dahinterliegenden Systemen verbinden.

Return on Investment

Rund 18 Monate nach Projektstart kann Thoma eine erste stolze Bilanz ziehen: Allein durch Einsparungen von Lizenzen und Wartungsverträgen, sinkende interne Aufwendungen für die IT sowie die Konsolidierung der Systemschnittstellen auf SAP Netweaver wurde ein Return on Investment von über 500 Prozent erreicht. Und die Einsparungen sollen in der kommenden Zeit weiter steigen, erwartet der Manager. So sind bisher noch nicht alle abgeleiteten Maßnahmen umgesetzt. Die neu entstehende Architektur verheißt durch flexiblere Prozesse mit weniger Schnittstellen noch nicht abschätzbare Kostensenkungen in der Zukunft. Heute schon existiert das "Zielfoto" der Architektur, die Haufe in fünf Jahren erreichen möchte. Hierzu hat die IT eine Liste von Handlungsempfehlungen verfasst. Zudem hatte die IT unabhängig von diesen Aktivitäten in den vergangenen Jahren mit einer Standardisierung von Kernanwendungen begonnen.

Vorlage für alle Nutzer

Dank dem systematischen, auf Geschäftsprozesse ausgerichteten Vorgehen beim Umbau der IT-Landschaft der Haufe Mediengruppe existiert heute eine gemeinsame Vorlage für alle Beteiligten und Nutzer. Ohne die Unterstützung des Vorstands hätte die IT aber nie die nötige Neuausrichtung der Architektur in Angriff nehmen können: "Viele Kollegen haben heute den Business View für ihren Bereich in den Unterlagen dabei, wenn es um die zukünftige Gestaltung von Geschäftsprozessen geht."