So sieht der Universal-Arbeitsplatz der KUVB aus

Vor wenigen Jahren beruhten die Arbeitsplätze in der Kommunalen Unfallversicherung Bayern (KUVB) noch überwiegend auf Windows XP. Schon weil Microsoft angekündigt hatte, diese Betriebssystem-Version ab April 2014 nicht mehr zu supporten, musste IT-Abteilungsleiter Jürgen Renfer handeln.

Renfer nutzte die Gelegenheit zu einer grundsätzlichen Neuerung. Der unternehmensweit einheitliche "Anwenderorientierte Universalarbeitsplatz" (AUP), den der Abteilungsleiter Informationstechnologie mit seinen Mitarbeitern vor zwei Jahren einführte, befreit die Anwender von den Einschränkungen, die mit den zuvor gewachsenen Client-Strukturen verbunden waren.

Die KUVB-Mitarbeiter können nun überall mit PC, Laptop oder Tablet auf ihren Arbeitsplatz zugreifen, wo ihnen eine stabile Mindestbandbreite zur Verfügung steht, also zum Beispiel in der Reichweite des Firmen-LAN, im Home Office, per Kabel-TV, im WLAN oder unterwegs via mobiles 3G/4G. Sie gelangen stets auf dieselbe Benutzeroberfläche ("KUVB-Desktop") und in dieselbe Anwendungslandschaft. Wie bei Windows 10 können sie jederzeit zwischen einem klassischen Startmenü und einem Kachelmodus wählen.

Von der technischen Komplexität, die sich aus den unterschiedlichen Netzzugängen ergibt, werden die Anwender abgeschirmt. Will ein Anwender, egal von wo, an den KUVB-Desktop, sucht der Log-on-Prozess erst einmal das Firmen-LAN. Wird er nicht fündig, fordert er den Anwender zur Token-Eingabe via Smartphone-App auf. Danach baut das System einen von Ende zu Ende verschlüsselten Tunnel auf. Damit erfüllt es die strengen Anforderungen, denen die KUVB hinsichtlich des Sozialdatenschutzes gerecht werden muss.

Gut gerüstet für Home Office

Mit der Einführung des AUP wurden die vielfältigen Möglichkeiten zur Telearbeit integriert und daraus weitere Varianten wie beispielsweise regionale Büros baukastenartig etabliert.

Der "Projektsteckbrief" (siehe unten) enthält eigentlich die Rubrik "Herausforderungen", womit auch hausinterne Widerstände gemeint sind. Wenn Benutzeroberflächen standardisiert sowie optisch und in der Bedienung verändert werden sollen, bleibt Widerspruch oft nicht aus. Renfer versichert jedoch, gegen den AUP habe es keine nennenswerten Proteste gegeben.

Das führt er zum einen auf Transparenz zurück: Der Fortgang des Projekts wurde laufend im Intranet dokumentiert, und die Mitarbeiter waren durch Key User in die Gestaltung des KUVB-Desktops eingebunden. Zum anderen half dem Projekt der wohlverstandene Eigennutz der Anwender. Die wichtigsten Schlagworte lauten hier wohl "Telearbeit" und "Home Office". Aber auch dass die Anwender einige Endgerätestandards selbst auswählen konnten, zum Beispiel die Monitore für das Dokumenten-Management-System, wird dem Vorhaben genützt haben.

Jürgen Renfer gelangte beim Wettbewerb "CIO des Jahres 2015", den CIO und COMPUTERWOCHE veranstalteten, damit erneut unter die Top Ten in der Kategorie Mittelstand. Sein Projekt sieht er als Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie, die die Anwendungslandschaft bei der KUVB noch weiter verändert hat und verändern wird. Ziel ist immer, die Mitarbeiter von technischen Beschränkungen traditioneller IT-Lösungen zu befreien und zugleich die technische Komplexität der neuen Lösungen vor ihnen zu verbergen. Vom AUP aus ist jetzt eine vollelektronische Aktenführung verfügbar.

Die Bandbreitenproblematik, die aus der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems resultierte, ließ sich reduzieren, nachdem die wesentlichen Fachanwendungen vollständig Browser-fähig gestaltet wurden. Renfer denkt im Zug des anstehenden Austauschs der Smartphones an die Einführung von Unified Communication zur All-IP-Konvergenz. Immer soll die Entwicklung evolutiv verlaufen, so dass die Anwender nicht den Verlust bewährter Praktiken fürchten müssen: der Mensch im Mittelpunkt.

Projektsteckbrief

Name des Projekts: Anwenderorientierter Universalarbeitsplatz, ("Clientmigration")

Projektart: Ersatz gewachsener Client-Strukturen durch einen unternehmensweit einheitlichen Universalarbeitsplatz.

Branche: Gesetzliche Sozialversicherung.

Zeitrahmen: 2012-2014.

Stand heute: Läuft produktiv.

Umfang: Etwa 400 interne Benutzer.

Aufwand: 37 Projektmitarbeiter (Fach- und IT-Beteiligte).

Produkte: Unter anderem Microsoft Windows 8.1, Office 2013, Windows Server 2008R2/2012, Procilon ProGov-Suite nebst Signaturkarten, IBM DB2, Oracle 11i, Telekom Secure Client, Adobe Connect, Kernsystem CUSA.

Ergebnis: Einheitliche Benutzeroberfläche und Anwendungslandschaft unabhängig von Standort, Netzzugang und Endgeräteformat.

Nächster Schritt: Vollelektronische Aktenführung verfügbar, Bandbreitenproblematik reduziert.