Fast zwei Drittel der Unternehmen, die eine Lösung für das Enterprise Content Management (ECM) einsetzen, bauen trotz Wirtschaftskrise ihre bestehenden Installationen weiter aus. Nur 18 Prozent der Firmen wollen für bereits geplante Projekte im ECM-Bereich das Budget kürzen oder diese zu einem späteren Zeitpunkt umsetzen.
Boom bei ECM-Projekten bleibt ungebrochen
Zu diesen Ergebnissen kommt die Studie "Enterprise Content Management im Schatten der Finanzkrise - Unternehmenserfolg durch Weitsicht" der Frankfurter Unternehmensberatung Pentadoc.
Für die Untersuchung wurden mehr als 200 Firmen in Deutschland zu den Auswirkungen der Finanzkrise auf die aktuellen Projekte sowie Projektplanungen für 2009 befragt. Lediglich drei Prozent der Unternehmen gaben an, dass sie derzeit laufende ECM-Implementierungen vorerst stoppen werden.
Workflow-Lösungen automatisieren ECM-Prozesse
Unternehmen, die bereits ECM-Lösungen einsetzen, wollen künftig vor allem in Workflow-Lösungen investieren. Das gaben mehr als 15 Prozent der Befragten an. Damit können sie Prozesse von der Posteingangs-Bearbeitung bis zur Archivierung komplett IT-gestützt abwickeln und weitgehend automatisieren. Das sorgt für mehr Prozesseffizienz und senkt Kosten.
14 Prozent der ECM-Anwender planen die Einführung einer Archivierungslösung. Bei knapp 13 Prozent stehen Anwendungen für das E-Mail-Management ganz oben auf der Agenda. Elf Prozent haben vor, Geld für Web-Content-Management-Software auszugeben und zehn Prozent für Such-Technologien.
Gesetzliche Anforderungen erfüllen
Firmen ohne ECM-Lösung fokussieren sich zunächst auf die Einführung einzelner Software-Komponenten. Rund ein Fünftel will elektronische Archiv-Systeme kaufen und 17 Prozent Scanner-Lösungen, etwa zur Digitalisierung des Post- und Rechnungseingangs.
Die starke Konzentration dieser Firmen auf Komponenten zum Scannen und Archivieren hängt nach Ansicht der Berater damit zusammen, dass sie gesetzliche Anforderungen bei Archivierung von Geschäftsdokumenten erfüllen müssen.
ECM muss schnellen Return on Investment liefern
Obwohl Unternehmen trotz der aktuellen wirtschaftlichen Lage weiter ECM-Projekte ausgeben, wollen 86 Prozent künftig auf die Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Lösungen sowie einen schnellen Return on Investment (RoI) achten.
In diesem Zusammenhang gewinnt auch die Auslagerung ganzer Geschäftsprozesse wieder verstärkt an Bedeutung. 13 Prozent der Firmen interessieren sich für Outsourcing oder Bezug von ECM-Produkten auf Mietbasis im Application Service Providing (ASP).
Elf Gründe für das Scheitern von ECM-Projekten
Schätzungen zufolge soll ein Drittel aller ECM-Vorhaben scheitern. Die Pentadoc-Berater warnen Unternehmen, die die Einführung von ECM-Lösungen vorhaben, Umfang und Komplexität solcher Projekte zu unterschätzen. Aus diesem Grund haben die Berater ironisch eine Negativ-Liste mit den elf wichtigsten Punkten erstellt, die ECM-Projekte sicher zum scheitern bringen. Diese sind:
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Stellen Sie das Projektteam ausschließlich nach vorhandenen Ressourcen zusammen. Verfügbarkeit geht schließlich vor Qualifikation.
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Übertragen Sie das Projekt einem neuen Kollegen, der sich noch profilieren muss.
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Beginnen Sie Projekte sofort und ohne zeitraubende Strategiediskussion
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Zwei Meilensteine im Projekt (Beginn und Produktionsaufnahme) sind völlig ausreichend. Statusbesprechungen nehmen viel Zeit in Anspruch.
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Sorgen Sie als Projektleiter dafür, dass nur Sie immer im Bilde sind. Das Team erhält seine Aufgaben schließlich von Ihnen.
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Machen Sie häufig nachträgliche Änderungen an den Anforderungen, am besten auf Zuruf zwischen Tür und Angel.
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Vor dem Go-Live brauchen die späteren Anwender nicht zu wissen, was sie erwartet. Deren permanente Nachfragen halten ein Projekt auf.
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Ignorieren Sie Bedürfnisse der Anwender. Ergonomie und Benutzerführung sind purer Luxus und kosten unnötig Budget.
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Halten Sie sich mit Informationen an den Betriebsrat zurück, andernfalls verkompliziert das Projektbesprechungen.
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Spielen Sie die Anforderungen der Fachanwender herunter und verursachen Sie so einen Konflikt zwischen IT- und Fachabteilung.
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Informieren Sie das Management erst kurz vor der anstehenden Einführung. Die frühzeitige Einbindung der Geschäftsführung verwirrt diese nur und führt zu Missverständnissen.